Spisová služba/elisa - Dodatek k manuálu - Verze

Transkript

1 Spisvá služba/elisa - Ddatek k manuálu - Verze

2 Obsah 1. Předávání celých spisů Převd agendy Slžky / Pdslžky Datum cizíh deslání u přijatých dkumentů Stažení údajů při dpvědi na dkument Funkce přidělit adresáty Funkce předat výpravně Autr zásilky Tky dkumentů Upzrnění na dmítnuté zásilky Vypravené pdací archy Nastavení Tků dkumentů a Práv zbrazení Načtení naskenvanéh subru pmcí čtečky čárvých kódů Tisk věření v ISZR EML rzlžení přílh Příjem Datvé zprávy datum dručení Pdací deník úpravy Šablny Převd dkumentů a spisů d spisven Přihlášení d SSL přes ActiveDirectry CNS a.s. Strana 2 (celkem 35)

3 1. Předávání celých spisů Mdul Kancelář Spisy Nevyřízené Mdul Kancelář Přehled Hledání V uvedených frmulářích lze p značení spisu a kliknutí na iknu s jeh bsahem (dkumenty, sběrné archy). Předání spisu, předat spis i P převzetí spisu se vlastníkem spisu a jeh bsahu stává uživatel, jenž spis převzal. Dkumenty p převzetí spisu jsu ve stejném stavu (evidván, vyřízen) jak při předávání spisu. 2. Převd agendy Mdul Administrace Aplikace Převd agendy Na uvedených frmulářích je mžné prvést hrmadnu změnu vlastníků dkumentů, spisů, zásilek a slžek. Jedntlivé frmuláře pr převd agendy: Převd agendy - dkumenty: Výběrvá kritéria pr převd dkumentů: Typ převdu: Nevyřízené, Vyřízené, Předávané, K převzetí (dkumenty k převzetí se p převdu zbrazí v Nevyřízených dkumentech jakby h nvý vlastník autmaticky převzal) Spisvý uzel: výběr spisvéh uzlu (pvinné ple) Funkční míst: výběr funkčníh místa (pvinné ple) Datum: vytvření/dručení, evidvání, vyřízení, nabytí právní mci d: - d: časvé rzmezí Typ dkumentu: výběr z číselníku typu dkumentů Spisvý znak: výběr z číselníku spisvých znaků Zbrazení detailu záznamu : prvede zbrazení detailu dkumentu CNS a.s. Strana 3 (celkem 35)

4 Vybrat všechny dkumenty : prvede výběr všech načtených dkumentů Zrušit výběr : prvede zrušení všech vybraných dkumentů Převd dkumentů : prvede převd vybraných dkumentů Tlačítk Načíst prvede načtení dkumentů pdle vybraných kritérií. Převd agendy - spisy: Výběrvá kritéria pr převd spisů: Typ převdu: Nevyřízené, Uzavřené/Vyřízené, Předávané, K převzetí (spisy k převzetí se p převdu zbrazí v Nevyřízených spisech jakby h nvý vlastník autmaticky převzal) Spisvý uzel: výběr spisvéh uzlu (pvinné ple) Funkční míst: výběr funkčníh místa (pvinné ple) Datum: zalžení, vyřízení, uzavření d: - d: časvé rzmezí Spisvý znak: výběr z číselníku spisvých znaků Zbrazení detailu záznamu : prvede zbrazení detailu dkumentu Vybrat všechny dkumenty : prvede výběr všech načtených dkumentů Zrušit výběr : prvede zrušení všech vybraných dkumentů Převd dkumentů : prvede převd vybraných dkumentů Tlačítk Načíst prvede načtení dkumentů pdle vybraných kritérií. CNS a.s. Strana 4 (celkem 35)

5 Převd agendy - zásilky: Výběrvá kritéria pr převd zásilek: Typ převdu: Vytvřené Spisvý uzel: výběr spisvéh uzlu (pvinné ple) Funkční míst: výběr funkčníh místa (pvinné ple) Zbrazení detailu záznamu : prvede zbrazení detailu dkumentu Vybrat všechny dkumenty : prvede výběr všech načtených dkumentů Zrušit výběr : prvede zrušení všech vybraných dkumentů Převd dkumentů : prvede převd vybraných dkumentů Tlačítk Načíst prvede načtení dkumentů pdle vybraných kritérií. Převd agendy - slžky: Výběrvá kritéria pr převd slžek: Typ převdu: Neveřejné Spisvý uzel: výběr spisvéh uzlu (pvinné ple) Funkční míst: výběr funkčníh místa (pvinné ple) CNS a.s. Strana 5 (celkem 35)

6 Zbrazení detailu záznamu : prvede zbrazení detailu dkumentu Vybrat všechny dkumenty : prvede výběr všech načtených dkumentů Zrušit výběr : prvede zrušení všech vybraných dkumentů Převd dkumentů : prvede převd vybraných dkumentů Tlačítk Načíst prvede načtení dkumentů pdle vybraných kritérií. 3. Slžky / Pdslžky Mdul Kancelář Slžky/Pdslžky Běžná slžka / Neveřejná slžka / Ke zveřejnění Na uvedených frmulářích je mžné vytvářet Slžky a Pdslžky, d kterých je mžné vkládat dkumenty, spisy a pdslžky. Slžky/Pdslžky jsu rzděleny pdle přístupu na: Běžná slžka (úrveň přístupu Běžný dkument): slžky jsu zbrazeny všem uživatelům na stejném spisvém uzlu (dbru). Uživatelé na stejném spisvém uzlu (dbru) jsu vlastníci slžek a mhu s nimi pracvat. slžky jsu dále zbrazeny i všem uživatelům, kteří mají nastavena rzšířená práva zbrazení na autra slžky. Neveřejná slžka (úrveň přístupu Neveřejný dkument) slžka je zbrazena jen vlastníkvi slžky. se slžku může pracvat jen vlastník. Ke zveřejnění (úrveň přístupu Ke zveřejnění) slžka je zbrazena všem uživatelům nezávisle na spisvém uzlu (dbru). Slžky/Pdslžky (Běžná slžka, Neveřejná slžka, Ke zveřejnění): Zalžení nvé slžky : prvede zalžení nvé slžky (viz. br.) CNS a.s. Strana 6 (celkem 35)

7 Zálžka prfil: Značka slžky: značení slžky (pvinné ple). Přadvé čísl: při ulžení je slžce autmaticky vygenerván přadvé čísl (jednznačný identifikátr), jak vzestupná řada začínající 1. Ppis: název či ppis slžky (pvinné ple). Pdrbný ppis: pdrbný ppis slžky. Přístup: Běžný dkument, Ke zveřejnění, Neveřejný dkument (číselník je editvatelný puze v režimu editace u hlavních slžek). Nadřízená slžka: pkud je slžka pdslžku, tak je zde vyplněn přadvé čísl a název nadřízené slžky. Vlastník: autr slžky (aplikace vyplňuje autmaticky). Zalžen: datum a čas zalžení (zaevidvání) slžky. Stav záznamu: výběr z číselníku: Platný záznam, Pzastavena platnst, Zrušen. Spisvý uzel: spisvý uzel autra slžky. Zbrazení detailu slžky : prvede zbrazení detailu slžky, není mžné prvádět změny údajů. Změna údajů slžky : prvede zbrazení detailu záznamu tevřenéh pr editaci. Zrušení slžky : prvede zrušení slžky a rzpuštění jejíh bsahu, tj. dkumenty a spisy nebudu zařazené d žádné slžky. Pdslžky zrušené slžky se stanu nvými hlavními slžkami (jejich bsah, tedy ani jejich případná pkračující strmvá struktura se nemění). Zrušením slžky se změní její stav na Zrušen. D zrušené slžky nelze vkládat žádné dkumenty, spisy a slžky. Vytvření pdslžky : Pkud existuje slžka a je značen řádek seznamu, je mžné vytvřit pdslžku ze stávající slžky. Plžky pr vyplnění jsu stejné jak při vytváření nvé slžky. P ulžení je v řádkvém zbrazení, ve slupci Nadřízená slžka, vidět vazba mezi slžku a pdslžku (viz. br.). Z pdslžky je dále mžné vytvářet další pdslžky. CNS a.s. Strana 7 (celkem 35)

8 Vlžení jak pdslžky d jiné slžky : prvede vlžení slžky d jiné slžky jak pdslžku. P značení slžky a kliknutí na iknu Vlžení jak pdslžky d jiné slžky, se tevře kn Vlžení pdslžky, zde se p kliknutí na iknu mřížky zbrazí seznam slžek (se stejnu úrvní přístupu), kde je vybrána slžka, d které bude značená slžka vlžena. Vlžením slžky d jiné slžky se změní její dkaz na nadřízenu slžku (viz. br.), slžka jak takvá se svým bsahem zůstává nadále stejná. Vyjmutí pdslžky : prvede vyjmutí pdslžky ze slžky a vytvří z ní hlavní slžku. Pkud existuje pdslžka a je značen řádek seznamu, tak se zaktivní ikna Kliknutím na tut iknu se tevře kn Vyjmutí pdslžky Vyjmutí pdslžky. CNS a.s. Strana 8 (celkem 35)

9 Kliknutím na tlačítk Ne se nestane žádná akce. Kliknutím na tlačítk An se z pdslžky stane hlavní slžka, tj. nemá žádnu jinu nadřízenu slžku (viz. br.). Obsah slžky se nemění. Slučení bsahu : prvede slučení bsahu slžky d jiné slžky. P značení slžky a kliknutí na iknu Slučení bsahu, se tevře kn Slučení bsahu, zde se p kliknutí na iknu mřížky zbrazí seznam slžek (se stejnu úrvní přístupu), kde je vybrána slžka, d které bude slučen bsah značené slžky. Slučením bsahu djde ke zrušení (stav záznamu Zrušen ) slučvané slžky a její bsah (dkumenty, spisy a pdslžky) kmpletně přejde pd určenu slžku. Vlžení dkumentu či spisu d Slžky/Pdslžky: Na frmuláři v dkumentech (spisech) Nevyřízených, p značení dkumentu (spisu) a kliknutí na iknu Vlžení d slžky, se tevře kn Vlžení dkumentu (spisu) d slžky, zde se p kliknutí na iknu mřížky zbrazí seznam slžek (se stejnu úrvní přístupu jak úrveň přístupu dkumentu či spisu), kde je vybrána slžka, d které bude dkument (spis) vlžen. CNS a.s. Strana 9 (celkem 35)

10 Kliknutím na tlačítk Vlžit je dkument (spis) vlžen d vybrané Slžky/Pdslžky. Na detailu dkumentu (spisu) v hrní části frmuláře (pd jeh evidenčním číslem) je zpráva tm, že dkument (spis) je vlžen d slžky (přadvé čísl a název slžky). V dlní části frmuláře prfilu dkumentu (spisu) je klnka Slžka, ve které je přadvé čísl a název slžky, d které je mžné vstupit stisknutím tlačítka šipky (viz. br.) Dkument, který je vlžen ve slžce, nelze vlžit d spisu. Dkument, který je vlžen ve spisu, nelze vlžit d slžky. Dkument či spis, který je vlžen v neveřejné slžce, není mžné předat. Je nutné dkument či spis ze slžky vyjmut. Dkument či spis, který je vlžen v běžné slžce, lze předat puze v rámci stejnéh spisvéh uzlu. Dkument či spis, který je vlžen ve slžce ke zveřejnění, lze předat kmukli nezávisle na spisvém uzlu. Pkud je předáván dkument či spis, který je vlžen ve slžce či pdslžce, tak v průběhu předávání (dkument je předáván, ale ještě nepřevzat) nemůže být změněna slžce (a tím i pdslžce) úrveň přístupu (např. z běžné slžky na neveřejnu slžku). 4. Datum cizíh deslání u přijatých dkumentů Mdul Pdatelna Příjem Datvá schránka/obecná zásilka Mdul Kancelář Přehled Příjem ů Mdul Kancelář Dkumenty Nevyřízené Při příjmu Datvé zprávy/obecné zásilky (Pdatelna), příjmu u (zálžka Dručení ) či při zakládání nvéh cizíh dkumentu (dkumenty Nevyřízené zálžka Dručení ) je mžnst zapsat datum cizíh deslání d nvé plžky Datum cizíh deslání. CNS a.s. Strana 10 (celkem 35)

11 P zapsání data d plžky Datum cizíh deslání a ulžení (zalžení) dkumentu, nelze tent datum změnit v režimu editace. 5. Stažení údajů při dpvědi na dkument Mdul Kancelář Dkumenty Nevyřízené (ikna dpvědi v řádkvém zbrazení a na detailu dkumentu) Mdul Kancelář Dkumenty Dle přadače (ikna dpvědi na detailu dkumentu) Mdul Kancelář Přehled Hledání (ikna dpvědi na detailu dkumentu) Pkud uživatel ve výše uvedených frmulářích klikne na iknu Vytvřit dpvěď na dkument, tak při vlbě Běžná dpvěď či Vyřizující dpvěď se z půvdníh dkumentu přetáhnu na dpvěď dkumentu tyt údaje: Typ dkumentu Spisvý znak Skartační znak Skartační lhůta CNS a.s. Strana 11 (celkem 35)

12 6. Funkce přidělit adresáty Mdul Kancelář jakýkli detail dkumentu, který lze editvat (tj. p kliknutí na iknu údajů dkumentu ) změna Na detailu dkumentu, na zálžce Odeslán (neb zrychlená vlba přidat nvé deslání zásilku ) neb na zálžce Rzdělvník, se p kliknutí na tlačítk Nvé, tevře kn Odeslání dkumentu nvý (či Rzdělvník dkumentů nvý ). V kně Odeslání dkumentu nvý, se p značení radibuttnu Přidělit adresáty a kliknutí na iknu mřížky u vlby Adresáta, zbrazí kn Dkumenty, kde je mžné vyhledat dkument např. pdle evidenčníh čísla, čísla jednacíh neb si kliknutím na tlačítk Načíst, načíst všechny dkumenty. P ptvrzení výběru dkumentu/ů, se na zálžku Adresáti z půvdníh dkumentu přenesu adresáti z vybraných (půvdních) dkumentů. Před ulžením lze adresy strnvat. Převádí se jen seznam adres. Způsb deslání, typ zásilky a frma zásilky se vlí ručně na svém dkumentu. P kliknutí na tlačítk Ulžit se adresáti prpíší na zálžku Odeslán či na zálžku Rzdělvník a zalží se zásilky. Zásilky lze před ulžením dkumentu editvat či strnvat. CNS a.s. Strana 12 (celkem 35)

13 7. Funkce předat výpravně Mdul Administrace Parametry aplikace Zásilky Pkud není zaškrtnut checkbx Pvlit autmaticku vlbu Předání výpravně, tak není v mdulu Kancelář Zásilky Vytvřené, při kliknutí na iknu Předat zásilky autmaticky značena vlba Předat výpravně. V tmt případě je ptřeba vybrat příjemce zásilky vlbu spisvéh uzlu a funkčníh místa, neb ručně zaškrtnut vlbu Předat výpravně. CNS a.s. Strana 13 (celkem 35)

14 8. Autr zásilky Pkud uživatel vytvří zásilku, tak na detailu zásilky, je d nvé plžky Vytvřil autmaticky vyplněn jmén, příjmení a funkční míst uživatele, který zásilku vytvřil. Plžka Vytvřil na detailu zásilky, se d vytvření zásilky nikdy nemění. Pkud bude zásilka předána na jiné funkční míst, tak na detailu zásilky v plžce Vytvřil zůstane půvdní uživatel, tedy ten, který zásilku vytvřil. Na detailu zásilky v plžce Odeslal, aplikace autmaticky vyplňuje jmén, příjmení a funkční míst uživatele, který zásilku předal na výpravnu. Před předáním zásilky na výpravnu zůstává plžka Odeslán prázdná. 9. Tky dkumentů V případě, že jsu nastavené Tky dkumentů, tak se při funkci předání (dkumentu, spisu, kpie, stejnpisu či zásilky) uživatelé zbrazí seřazeni pdle abecedy, ve tvaru Příjmení, Jmén a Funkční míst. CNS a.s. Strana 14 (celkem 35)

15 10. Upzrnění na dmítnuté zásilky Inf panel Uživatelské nastavení Parametry funkčníh místa nvý Pkud je zaškrtnut checkbx Upzrnění na vrácené zásilky a bsluha výpravny prvede Odmítnutí převzetí (vrácení) značených zásilek, tak je uživateli, který deslal zásilku na Výpravnu, em deslán upzrnění, že mu byla vrácena zásilka, kteru nalezne v mdulu Kancelář Zásilky Vytvřené. CNS a.s. Strana 15 (celkem 35)

16 11. Vypravené pdací archy Mdul Výpravna Přehled Pdací archy P kliknutí na Pdací archy, se nyní defaultně zbrazují Vypravené pdací archy, které nemají zapsaná pdací čísla. P zaškrtnutí nvéh checkbxu Zapsaná pdací čísla a kliknutí na tlačítk Načíst, se načtu všechny vypravené pdací archy, které mají na všech zásilkách zapsána pdací čísla. 12. Nastavení Tků dkumentů a Práv zbrazení Mdul Administrace Uživatelé Tky dkumentů Mdul Administrace Uživatelé Rzšíření práv zbrazení Na frmuláři Tků dkumentů a Rzšíření práv zbrazení, v blasti filtru vyhledávání, je mžné vyhledat u knkrétníh funkčníh místa nastavené tky dkumentů či rzšířená práva zbrazení. P výběru funkčníh místa v blasti filtru vyhledávání a kliknutí na tlačítk Načíst, se načtu všechny nastavené tky dkumentů či rzšířená práva zbrazení ke zvlenému funkčnímu místu. Standardně se zbrazují všechny nastavené tky dkumentů a rzšířená práva zbrazení. CNS a.s. Strana 16 (celkem 35)

17 13. Načtení naskenvanéh subru pmcí čtečky čárvých kódů Nastavení v mdulu Administrace Číselníky Lkální stanice Na frmuláři Lkální stanice je ptřeba zaškrtnut checkbx Čtečka je připjena ke stanici a vybrat adresář pr načtení naskenvaných subrů (např. C:\Čtečka) Dále je v InfPanelu ptřeba přiřadit lkální stanici k funkčnímu místu. V mdulu Kancelář Dkumenty, při zalžení či editaci dkumentu, na zálžce Elektrnický braz, přílhy, p kliknutí na iknu Načíst subr čtečku, se tevře kn Načti a ulž subr s čárvým kódem, kde lze načíst čárvý kód čtečku neb zapsat kód ručně. CNS a.s. Strana 17 (celkem 35)

18 14. Tisk věření v ISZR V mdulech Kancelář/Pdatelna/Administrace frmulář Externích subjektů Při věřvání údajů externíh subjektu v Základních registrech, na 4. Zálžce Výběr externíh subjektu, p kliknutí na iknu údajů v ISZR. Zbrazí tiskvu sestavu je mžné vytisknut Prtkl věření Prtkl věření údajů v ISZR bsahuje tyt infrmace: datum a čas věření údajů věřené údaje kd prvedl věření údajů (uživatel, FM, spisvý uzel) pd jaku agendu prběhl věření údajů (kód a název agendy) + rle (kód a název rle) důvd věření údajů 15. EML rzlžení přílh Mdul Kancelář Dkumenty v režimu editace dkumentu, jenž byl přijat Elektrnicku pdatelnu neb přes funkci Příjem ů, je na zálžce Elektrnický braz, přílhy EML zpráva. P kliknutí na iknu Vyjmutí přílh z EML subru, se zbrazí kn s dtazem Skutečně chcete vyjmut přílhy z EML zprávy?. CNS a.s. Strana 18 (celkem 35)

19 P kliknutí na tlačítk An djde k vyjmutí všech přílh a jejich ulžení d části Přílhy. EML zpráva se nemění, zůstává stále ulžena i s přílhami v subru elektrnickéh brazu. 16. Příjem Datvé zprávy datum dručení V mdulu Administrace Aplikace - Parametry aplikace zálžka Dkumenty Pkud je na výše uvedeném frmuláři zaškrtnut checkbx Při příjmu DZ ukládat jak datum dručení na prfilu dkumentu Acceptance Time míst Delivery Time, tak je v mdulu Pdatelna Příjem Datvá schránka, při příjmu datvé zprávy, v kně Příjem zásilky nvý, vyplněn v plžce Dručen datum dručení (AcceptanceTime) datvé zprávy d datvé schránky a nikliv datum ddání (DeliveryTime) datvé zprávy d datvé schránky. 17. Pdací deník úpravy Mdul Pdatelna Přehled Pdací deník Na tiskvu sestavu pdacíh deníku byly přidány nvé slupce: č.j. vyg.: zbrazen datum vygenervání či přidělení čísla jednacíh. CNS a.s. Strana 19 (celkem 35)

20 Identifikátr: zbrazen jednznačný identifikátr (čárvý kód dkument). V mdulu Pdatelna Příjem Datvá schránka, v kně Příjem zásilky nvý je zviditelněn a zpřístupněn ple Pčet listů / přílh (dříve byl tt ple viditelné puze u příjmu Obecné zásilky). V mdulu Kancelář Dkumenty zalžení neb režim editace dkumentu, na zálžce Prfil, při vlbě frmy dkumentu Digitální či Zdigitalizvaná, je zpřístupněn ple Pčet listů / přílh (dříve byl tt ple zpřístupněn puze u frmy Analgvé). 18. Šablny Na předdefinvané vzry dkumentů Micrsft Wrd je mžné vlžit tat nvá slučvací ple: Typ dkumentu = TypDkumentu Čísl Jednací Odesílatele = CislJednaciOdesilatel CNS a.s. Strana 20 (celkem 35)

21 Pčet listů a přílh = PcetListu Spisvý znak = SpisvyZnak Skartační znak = SkartacniZnak Skartační lhůta = SkartacniLhuta Datum dručení = DatumDruceni Datum evidence = DatumEvidence Datum cizíh deslání = DatumCizihOdeslani Vlastník = VlastnikFM Spisvý uzel = SpisvyUzel Odesílatel = OdesilatelAdresa Vytváření šabln v MS Wrd (celý prces vytvření ple, přiřazení hdnt aj.) a jejich přiřazení v prgramu Elisa je ppsán v uživatelské dkumentaci ELISy neb ve funkci Nápvěda. 19. Převd dkumentů a spisů d spisven Mdul Administrace Uživatelé Knfigurační skupiny Na detailu Knfigurační skupiny přibyl: v blasti Submdulů nvý checkbx Spisvna uživatel, který má přiřazenu Knfigurační skupinu, kde je zaškrtnut checkbx Spisvna, má v aplikaci Elisa přístupný mdul Spisvna. v blasti Práv nvé chceckbxy: Smí převádět d spisvny své dkumenty uživatel, který má přiřazenu Knfigurační skupinu, kde je zaškrtnut tent checkbx, má zpřístupněnu funkci Převdy d spisvny v mdulu Kancelář, kde smí vytvářet návrhy pr převd dkumentů či spisů (vlastních) d spisvny. Smí převádět d spisvny dkumenty spisvéh uzlu uživatel, který má přiřazenu Knfigurační skupinu, kde je zaškrtnut tent checkbx, má zpřístupněnu funkci Převdy d spisvny v mdulu Kancelář, kde smí vytvářet návrhy pr převd dkumentů či spisů (za spisvý uzel) d spisvny. Smí převádět d spisvny dkumenty celé rganizace uživatel, který má přiřazenu Knfigurační skupinu, kde je zaškrtnut tent checkbx, má zpřístupněnu funkci Převdy d spisvny v mdulu Kancelář, kde smí vytvářet návrhy pr převd dkumentů či spisů (za celu rganizaci) d spisvny. CNS a.s. Strana 21 (celkem 35)

22 Mdul Kancelář Převdy d spisvny Převd dkumentů / Převd spisů / Návrhy d spisvny Převd dkumentů: Na frmuláři Převdu uživatel vybírá dkumenty, které chce předat d spisvny. Kliknutím na tlačítk Načíst se načtu všechny vyřízené dkumenty (jenž nejsu vlženy ve spisech) pdle zvlených kritérií. Dkumenty lze filtrvat pdle těcht kritérií: Datum: vytvření / dručení, evidvání, vyřízení, nabytí právní mci CNS a.s. Strana 22 (celkem 35)

23 Ppis Frma: analgvá, digitální, zdigitalizvaná Spisvý znak Typ dkumentu Vlastník (ple je přístupné pdle nastavených práv v Knfigurační skupině) Spisvý uzel (číselník je přístupný pdle nastavených práv v Knfigurační skupině) zaškrtávací ple i dkumenty v pdřízených spisvých uzlech (checkbx je přístupný pdle nastavených práv v Knfigurační skupině) Přístupné ikny: Zbrazení detailu záznamu : prvede zbrazení detailu dkumentu Vybrat všechny dkumenty/spisy: prvede výběr všech načtených dkumentů Zrušit výběr : prvede zrušení všech značených dkumentů Předání dkumentu/spisu d spisvny : kliknutím na tut iknu se tevře kn Předání dkumentů/spisů d spisvny. V pli Spisvna je z číselníku spisven vybrána ta, d které mají být dkumenty předány. Pkud ve zvlené spisvně již existuje neschválený návrh, tak je mžné d tht návrhu dkumenty vlžit neb je mžné vlžit dkumenty na nvý návrh. Předáním dkumentů d spisvny djde buď k vytvření nvéh neschválenéh návrhu, neb k vlžení dkumentů na již existující neschválený návrh (dle vlby při předání dkumentů d spisvny), viz. mdul Kancelář Převdy d spisvny Návrhy d spisvny. Zbrazí tiskvu sestavu : prvede tisk záznamů v řádkvém zbrazení Převd spisů: CNS a.s. Strana 23 (celkem 35)

24 Na frmuláři Převdu uživatel vybírá spisy, které chce předat d spisvny. Kliknutím na tlačítk Načíst se načtu všechny uzavřené spisy pdle zvlených kritérií. Spisy lze filtrvat pdle těcht kritérií: Datum: vytvření / dručení, evidvání, vyřízení, nabytí právní mci Ppis Spisvý znak Vlastník (ple je přístupné pdle nastavených práv v Knfigurační skupině) Spisvý uzel (číselník je přístupný pdle nastavených práv v Knfigurační skupině) zaškrtávací ple i spisy v pdřízených spisvých uzlech (checkbx je přístupný pdle nastavených práv v Knfigurační skupině) Přístupné ikny: Zbrazení detailu záznamu : prvede zbrazení detailu spisu Vybrat všechny dkumenty/spisy: prvede výběr všech načtených spisů Zrušit výběr : prvede zrušení všech značených spisů Předání dkumentu/spisu d spisvny : kliknutím na tut iknu se tevře kn Předání dkumentů/spisů d spisvny. V pli Spisvna je z číselníku spisven vybrána ta, d které mají být spisy předány. Pkud ve zvlené spisvně již existuje neschválený návrh, tak je mžné d tht návrhu spisy vlžit, neb je mžné vlžit spisy na nvý návrh. CNS a.s. Strana 24 (celkem 35)

25 Předáním spisů d spisvny djde buď k vytvření nvéh neschválenéh návrhu, neb k vlžení spisů na již existující neschválený návrh (dle vlby při předání spisů d spisvny), viz. mdul Kancelář Převdy d spisvny Návrhy d spisvny. Zbrazí tiskvu sestavu : prvede tisk záznamů v řádkvém zbrazení POZNÁMKA: Předáním spisu d spisvny jsu předány i dkumenty bsažené ve spisu. Návrhy d spisvny: Na frmuláři Neschválených návrhů d spisvny se zbrazují návrhy, které uživatel vytvřil předáním dkumentů/spisů d spisvny. Přístupné ikny: Zbrazení detailu návrhu : prvede zbrazení detailu návrhu Zbrazí tiskvu sestavu : prvede tisk záznamů v řádkvém zbrazení Změna údajů návrhu : prvede zbrazení kna Návrhu pr editaci. CNS a.s. Strana 25 (celkem 35)

26 Neschválený návrh bsahuje dkumenty a spisy, které byly uživatelem vlženy d návrhu na převd dkumentů/spisů d spisvny, v sekci Převdy dkumentů a Převdy spisů. Přístupné ikny: Pklikáním na řádek dkumentu/spisu se zbrazí detail dkumentu/spisu. Změna údajů : umžní editvat Neschválený návrh Vybrat všechny dkumenty/spisy: prvede výběr všech dkumentů/spisů v Neschváleném návrhu. Zrušit výběr : prvede zrušení všech značených dkumentů/spisů v Neschváleném návrhu. Tisk na straně serveru : prvede tisk Návrhu předávacíh prtklu převdu dkumentů d spisvny. Pkud je Neschválený návrh v režimu editace, je mžné z něj vyjmut bsažené dkumenty/spisy zrušením výběru ve slupci Vybrat a ulžením Neschválenéh návrhu. POZNÁMKA: dkumenty či spisy je mžné vyjmut z Neschválenéh návrhu, dkud není návrh schválen (prvede uživatel, který má přístupný mdulu Spisvna). P schválení návrhu (v mdulu Spisvna) není již návrh zbrazen v mdulu Kancelář Převdy d spisvny Návrhy d spisvny. Mdul Spisvna Přehled - Přehled Frmulář zbrazuje stručný přehled stavu Spisvny a umžňuje přepínání mezi spisvnami dstupnými funkčnímu místu (pkud má dstupných více spisven zárveň). Frmulář s titulem Spisvna bsahuje: Nadpis název aktuální spisvny. Pkud je dstupných více spisven, je zde pd názvem aktuální spisvny zbrazen text Přepnut na spisvnu u něhž je dkaz na další spisvnu/ny. Minimalizvatelný panel Převdy d spisvny Neschválených návrhů s aktuálním pčtem návrhů + dkaz Zbrazit (zbrazuje seznam Neschválených návrhů) Schválených návrhů s aktuálním pčtem návrhů + dkaz Zbrazit (zbrazuje seznam Schválených návrhů) Prtklů s aktuálním pčtem prtklů + dkaz Zbrazit (zbrazuje seznam Prtklů) Tlačítk Aktualizvat prvádí aktualizaci dat. Jakmile jsu data načtena, jsu údaje přehledu aktualizvána. CNS a.s. Strana 26 (celkem 35)

27 Mdul Spisvna Návrhy a prtkly Návrhy neschválené/návrhy schválené/prtkly/převd d spisvny (Návrhy neschválené) Návrhy neschválené: Na frmuláři Neschválených návrhů se zbrazují návrhy, které uživatelé vytvřili předáním dkumentů/spisů d spisvny. Přístupné ikny: Zbrazení detailu návrhu : prvede zbrazení detailu návrhu Zbrazí tiskvu sestavu : prvede tisk záznamů v řádkvém zbrazení Změna údajů návrhu : prvede zbrazení kna Návrhu pr editaci. Neschválený návrh bsahuje dkumenty a spisy, které byly uživatelem vlženy d návrhu na převd dkumentů/spisů d spisvny, v mdulu Kancelář Převdy d spisvny, v sekci Převdy dkumentů a Převdy spisů. Přístupné ikny: Pklikáním na řádek dkumentu/spisu se zbrazí detail dkumentu/spisu. CNS a.s. Strana 27 (celkem 35)

28 Změna údajů : umžní editvat Neschválený návrh Vybrat všechny dkumenty/spisy: prvede výběr všech dkumentů/spisů v Neschváleném návrhu. Zrušit výběr : prvede zrušení všech značených dkumentů/spisů v Neschváleném návrhu. Schválení návrhu : prvede schválení dpsud Neschválenéh návrhu na Schválený návrh. Tisk na straně serveru : prvede tisk Neschválenéh návrhu předávacíh prtklu převdu dkumentů d spisvny. Pkud je Neschválený návrh v režimu editace, je mžné z něj vyjmut bsažené dkumenty/spisy zrušením výběru ve slupci Vybrat a ulžením Neschválenéh návrhu. Návrhy schválené: Na frmuláři Schválených návrhů se zbrazují návrhy, které byly schváleny uživatelem, který má přístupný mdul Spisvna. Přístupné ikny: Zbrazí tiskvu sestavu : prvede tisk záznamů v řádkvém zbrazení Zbrazení detailu návrhu : prvede zbrazení detailu návrhu CNS a.s. Strana 28 (celkem 35)

29 Schválený návrh bsahuje dkumenty a spisy, které byly uživatelem vlženy d návrhu na převd dkumentů/spisů d spisvny, v mdulu Kancelář Převdy d spisvny, v sekci Převdy dkumentů a Převdy spisů. Přístupné ikny: Pklikáním na řádek dkumentu/spisu se zbrazí detail dkumentu/spisu. Předat d spisvny : prvede předání dkumentů/spisů d spisvny (Prtkly). Tisk na straně serveru : prvede tisk Schválenéh návrhu předávacíh prtklu převdu dkumentů d spisvny. Prtkly: Na frmuláři Prtklů se zbrazují prtkly, které uživatel, který má přístupný mdul Spisvna, předal ze Schválených prtklů d spisvny. CNS a.s. Strana 29 (celkem 35)

30 Přístupné ikny: Zbrazí tiskvu sestavu : prvede tisk záznamů v řádkvém zbrazení Zbrazení detailu prtklu : prvede zbrazení detailu prtklu Prtkl bsahuje dkumenty a spisy, které byly uživatelem vlženy d návrhu na převd dkumentů/spisů d spisvny, v mdulu Kancelář Převdy d spisvny, v sekci Převdy dkumentů a Převdy spisů. Přístupné ikny: Pklikáním na řádek dkumentu/spisu se zbrazí detail dkumentu/spisu. Tisk na straně serveru : prvede tisk předávacíh prtklu převdu dkumentů d spisvny. Převdy d spisvny (Návrhy neschválené): Na frmuláři se zbrazují Neschválené návrhy pr převd dkumentů/spisů mezi spisvnami. Práce na tmt frmuláři je shdná jak na frmuláři Neschválených návrzích, v mdulu Kancelář Převdy d spisvny Návrhy d spisvny. CNS a.s. Strana 30 (celkem 35)

31 Mdul Spisvna Dkumenty Dkumenty ve spisvně Na frmuláři jsu zbrazeny dkumenty, které byly předány ze Schválenéh návrhu d spisvny. Dkumenty lze filtrvat pdle těcht kritérií: Ppis Evidenční čísl Čísl jednací Datum: vytvření / dručení, evidvání, vyřízení, nabytí právní mci Frma: analgvá, digitální, zdigitalizvaná Spisvý znak Typ dkumentu Přístupné ikny: Zbrazení detailu záznamu : prvede zbrazení detailu dkumentu Změna údajů záznamu : umžní na detailu dkumentu editvat spisvý znak, skartační znak a lhůtu Zápůjčka dkumentu : ikna je zaktivněna, pkud je značen řádek v seznamu (tj. není zaškrtnutý checkbx ve slupci Výběr). kliknutím na tut iknu se tevře kn Zápůjčka dkumentu CNS a.s. Strana 31 (celkem 35)

32 Uzel: Spisvý uzel uživatele, kterému bude zapůjčen dkument. Zapůjčit: výběr funkčníh místa, kterému bude zapůjčen dkument. Datum d d: vlba data a času, p kteru bude dkument zapůjčen. Účel: účel zapůjčení dkumentu. Uživatel, kterému je dkument zapůjčen, má práv si zbrazit detail dkumentu se všemi zálžkami. Předání dkumentu/spisu d spisvny : ikna je zaktivněna, pkud je zaškrtnutý checkbx ve slupci Výběr. kliknutím na tut iknu se tevře kn Předání dkumentů/spisů d spisvny V pli Spisvna je z číselníku spisven vybrána ta, d které mají být dkumenty předány. Pkud ve zvlené spisvně již existuje neschválený návrh, tak je mžné d tht návrhu dkumenty vlžit, neb je mžné vlžit dkumenty na nvý návrh. Předáním dkumentů d spisvny djde buď k vytvření nvéh neschválenéh návrhu, neb k vlžení dkumentů na již existující neschválený návrh ve zvlené spisvně. CNS a.s. Strana 32 (celkem 35)

33 Ve spisvně, ze které byly dkumenty předány d jiné spisvny, se zbrazí Neschválený návrh předávacíh prtklu převdu dkumentů d spisvny, v sekci Návrhy a prtkly Převd d spisvny (Návrhy neschválené). Vybrat všechny dkumenty: prvede výběr všech dkumentů. Zrušit výběr : prvede zrušení všech značených dkumentů. Zbrazí tiskvu sestavu : prvede tisk záznamů v řádkvém zbrazení. Mdul Spisvna Spisy Spisy ve spisvně Na frmuláři jsu zbrazeny dkumenty, které byly předány ze Schválenéh návrhu d spisvny. Dkumenty lze filtrvat pdle těcht kritérií: Datum: vytvření / dručení, evidvání, vyřízení, nabytí právní mci Ppis Spisvý znak Přístupné ikny: Zbrazení detailu záznamu : prvede zbrazení detailu dkumentu Změna údajů záznamu : umžní na detailu dkumentu editvat spisvý znak, skartační znak a lhůtu Zápůjčka spisu : ikna je zaktivněna, pkud je značen řádek v seznamu (tj. není zaškrtnutý checkbx ve slupci Výběr). kliknutím na tut iknu se tevře kn Zápůjčka spisu CNS a.s. Strana 33 (celkem 35)

34 Uzel: Spisvý uzel uživatele, kterému bude zapůjčen spis. Zapůjčit: výběr funkčníh místa, kterému bude zapůjčen spis. Datum d d: vlba data a času, p kteru bude spis zapůjčen. Účel: účel zapůjčení spisu. Uživatel, kterému je spis zapůjčen, má práv si zbrazit detail spisu se všemi zálžkami. Předání dkumentu/spisu d spisvny : ikna je zaktivněna, pkud je zaškrtnutý checkbx ve slupci Výběr. kliknutím na tut iknu se tevře kn Předání dkumentů/spisů d spisvny V pli Spisvna je z číselníku spisven vybrána ta, d které mají být spisy předány. Pkud ve zvlené spisvně již existuje neschválený návrh, tak je mžné d tht návrhu spisy vlžit, neb je mžné vlžit spisy na nvý návrh. Předáním spisů d spisvny djde buď k vytvření nvéh neschválenéh návrhu, neb k vlžení spisů na již existující neschválený návrh ve zvlené spisvně. CNS a.s. Strana 34 (celkem 35)

35 Ve spisvně, ze které byly spisy předány d jiné spisvny, se zbrazí Neschválený návrh předávacíh prtklu převdu spisů d spisvny, v sekci Návrhy a prtkly Převd d spisvny (Návrhy neschválené). Vybrat všechny spisy: prvede výběr všech spisů. Zrušit výběr : prvede zrušení všech značených spisů. Zbrazí tiskvu sestavu : prvede tisk záznamů v řádkvém zbrazení. 20. Přihlášení d SSL přes ActiveDirectry Mdul Administrace Uživatelé Uživatelé Na frmuláři uživatelů, p značení záznamu a kliknutí na iknu Změna údajů záznamu, se tevře kn Uživatel editace, kde p zaškrtnutí checkbxu Pvlit přihlašvání přes ActiveDirectry se zaktivní ple Uživatelské jmén v AD, d kteréh je ptřeba vyplnit uživatelské jmén d dmény. P ulžení změn je mžné se d Elisy přihlašvat přes nvé tlačítk Přihlásit přes ActiveDirectry, aniž by uživatel vyplňval přihlašvací údaje. IS Elisa načte dménu a uživatelské jmén z AD přihlášenéh uživatele, a tt uživatelské jmén věří vůči namapvaným uživatelům v systému Elisa, zdali existuje a je-li pvlen přihlašvání přes AD. CNS a.s. Strana 35 (celkem 35)