Spisová služba/elisa - Dodatek k manuálu - Verze 1.26

Transkript

1 Spisvá služba/elisa - Ddatek k manuálu - Verze

2 1. Obsah 2. Přihlášení přes ActiveDirectry Pčet záznamů na stránce Externí subjekty Zbrazení plžek Obec a PSČ Zneplatnění externích subjektů p slučení Hledání spisvé znaky Hledání ručních záznamů ve spisvně Archivní kniha Převdy archivních krabic Sběrné archy Pvlení či zakázání sběrných archů Rzdělení sběrných archů Spisy pdba Hrmadné vlžení záznamů Čísl jednací důvd debrání Ulžení subru Hrmadné výběr na frmulářích VITA/ ELISa přens atributů Příjem a desílání Pštvní/ kmerční datvé zprávy (PDZ) Datvá zpráva Pvlen dručení fikcí CNS a.s. Strana 2 (celkem 18)

3 2. Přihlášení přes ActiveDirectry V mdulu Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, zálţka Obecné: Přibyl zde nvé, nepvinné ple, Dména, viz brázek: D ple Dména, lze v reţimu editace frmuláře, zapsat název dmény. P zapsání dmény d tht ple a ulţení frmuláře, není jiţ nutné na detailu kna Uţivatele, vyplňvat název dmény d ple Uţivatelské jmén v AD. V mdulu Administrace/ Uživatelé/ Uživatelé: Pkud je uţivatelský účet v ELISe synchrnizván s aplikací EOS, lze v ELISe zárveň nastavit Pvlení přihlašvání přes ActiveDirectry, viz brázek: CNS a.s. Strana 3 (celkem 18)

4 3. Pčet záznamů na stránce Na níţe uvedených frmulářích je v levém dlním rhu řádkvéh zbrazení zbrazen: pčet záznamů na stránce (na aktuální stránce) pčet záznamů celkem (celkvý pčet záznamů dané pdsekce, např. dkumentů Nevyřízených) Celkvý pčet záznamů je tisknut na tiskvých sestavách, které lze z řádkvých zbrazení vytisknut, pd pslední záznam. POZNÁMKA: na frmulářích, které nejsu stránkvány (např. Jmenný a Věcný rejstřík) je zbrazen pčet záznamů celkem. CNS a.s. Strana 4 (celkem 18)

5 Seznam frmulářů, kde je zbrazen pčet záznamů: Mdul Kancelář: Přehled: Příjem ů, Hledání Dkumenty: Nevyřízené, Vyřízené, Strnvané, Předávané, K převzetí, Dle přadače, Přadače/Přadače Spisy: Nevyřízené, Vyřízené, Strnvané, Předávané, K převzetí, Sběrné archy/sběrné archy Slžky/ Pdslžky: Běţná slţka, Neveřejná slţka, Ke zveřejnění Zásilky: Vytvřené, k Odeslání, Odeslané, Strnvané, Návrat dručenek Externí subjekty: Externí subjekty, Skupiny externích subjektů, Slučení externích subjektů Převdy d spisvny: Převdy dkumentů, spisů, Návrhy d spisvny, Archivní krabice, Zvalidvané dkumenty Mdul Pdatelna: Přehled: Pdací deník/pdací deník, Pdací deník/sběrný arch, Pdací deník/rzdělvník, Jmenný rejstřík, Věcný rejstřík, Dručené datvé zprávy, Nepřidělené dkumenty, Nepřidělené spisy Příjem: Datvá schránka, Návrat dručenek, Elektrnická pdatelna (Nezaregistrvané, Zaregistrvané, Odmítnuté) Redistribuce: Dkumenty k převzetí, Spisy k převzetí, Dkumenty k předání, Spisy k předání Mdul Výpravna: Přehled: Pdací archy Příjem: Zásilky k vypravení CNS a.s. Strana 5 (celkem 18)

6 Vypravení: Datvá schránka, Pštvní zásilky Vypravené: Datvé zprávy, Pštvní zásilky Frankvací strj: Nvá dávka (exprt), Exprtvané dávky Mdul Spisvna: Přehled: Archivní kniha, Kniha zápůjček, Hledání Návrhy a Prtkly: Návrhy neschválené, schválené, prtkly, Převdy d spisvny/ Návrhy neschválené Dkumenty: Dkumenty ve spisvně, Dkumenty k archivaci/ skartaci Spisy: Spisky ve spisvně, Spisy k archivaci/ skartaci Archivní krabice: Archivní krabice ve spisvně, Archivní krabice k archivaci/ skartaci Skartační řízení: Skartace (Návrhy neschválené, schválené, prtkly), Archivace (Návrhy neschválené, schválené, prtkly) Mdul Administrace: Aplikace: Genervání ČK, Tiskvé sestavy, Šablny dkumentů, Převd agendy (dkumenty, spisy, zásilky, slţky) Číselníky: všechny frmuláře Uživatelé: všechny frmuláře Externí aplikace: frmuláře se zadáním Uţivatelů, Typů dkumentů, lgů aj., ne Parametry; pr kaţdu externí aplikaci (CzechPint, VITA, RŢP, AKZMU, STAG, Marbes EOS, Marbes Prxi, Základní registry, TAS, SDP, PrintServer). Mdul Zjedndušená evidence: Dkumenty: Dkumenty 4. Externí subjekty 4.1. Zbrazení plžek Obec a PSČ Ve všech grafických výstupech (řádkvé zbrazení externích subjektů, detail zásilky ) a tiskvých sestavách je Obec autmaticky zbrazena velkými písmeny a PSČ s mezeru mezi prvním trjčíslím a dvjčíslím, viz brázek: CNS a.s. Strana 6 (celkem 18)

7 4.2. Zneplatnění externích subjektů p slučení Mdul Kancelář/ Pdatelna/ Administrace/ Externí subjekty/ Slučení externích subjektů V kně Slučení externích subjektů : výběrem externíh subjektu (v pli Slučit d: ), d kteréh má být značený externí subjekt (subjekty) slučen a kliknutím na tlačítk OK, djde ke slučení externíh subjektu a nvě i ke změně stavu záznamu externíh subjektu na Zrušen (u slučenéh externíh subjektu) Pkud na detailu externíh subjektu, na zálţce Slučené externí subjekty, djde k vyjmutí externíh subjektu, tak u tht externíh subjektu djde ke změně stavu záznamu na Platný záznam. 5. Hledání spisvé znaky Mdul Kancelář/ Přehled/ Hledání Ve funkci Hledání, při vyhledávání hdnt dkumentů/ spisů neb dkumentů a spisů, pdle kritéria Spisvý znak, je umţněn vybrat spisvý znak i ze zrušených neb pzastavených spisvých plánů. 6. Hledání ručních záznamů ve spisvně Mdul Spisvna/ Přehled/ Hledání Ve funkci Hledání Archivních krabic, je nvě umţněn vyhledat archivní krabice pdle údajů, které byly zadány při ručním plnění archivní krabice, na zálţce Ruční plnění : Ruční plnění - Čísl jednací Ruční plnění - Ppis Ruční plnění - Vyřízen Ruční plnění - Pznámka P načtení/ vyhledání archivní krabice, je na zálţce Ruční plnění záznam, který se shduje s údaji zadanými při vyhledávání. 7. Archivní kniha Mdul Spisvna/ Přehled/ Archivní kniha Na frmuláři Archivní knihy dšl ke změně názvslví slupce "Dat. sknčení pvinné usch. lhůty" na Připraven k vyřazení. CNS a.s. Strana 7 (celkem 18)

8 8. Převdy archivních krabic Mdul Kancelář/ Převdy d spisvny/ Archivní krabice Na frmuláři Archivních krabic, v blasti filtru vyhledávání, přibyly ple Vlastník a Spisvý uzel, přičemţ: pkud je v mdulu Administrace/ Uživatelé/ Knfigurační skupiny nastavena pravmc Smí vytvřit archivní krabice pr své dkumenty a spisy, tak se uţivateli na frmuláři Archivních krabic, v blasti filtru vyhledávání, zbrazí v pli Vlastník jeh funkční míst, a v pli Spisvý uzel jeh spisvý uzel. Obě ple ( Vlastník a Spisvý uzel ) jsu v tmt případě neaktivní (není mţné vybírat z rzbalvací nabídky). pkud je v mdulu Administrace/ Uživatelé/ Knfigurační skupiny nastavena pravmc Smí vytvřit archivní krabice za spisvý uzel, tak se uţivateli na frmuláři Archivních krabic, v blasti filtru vyhledávání, zbrazí jeh spisvý uzel + spisvé uzly, které jsu k funkčnímu přiřazeny ve funkci Rzšíření práv převdu d spisvny. V pli Vlastník jsu pak zbrazena všechna funkční místa z th kteréh spisvéh uzle zadanéh v pli Spisvý uzel. Pkud je v mdulu Administrace/Uživatelé/ Knfigurační skupiny nastavena jedna z pravmcí, týkající se Archivních krabic, tj.: Smí vytvřit archivní krabice pr své dkumenty Smí vytvřit archivní krabice za spisvý uzel a sučasně je nastavena jedna z pravmcí, týkající se Převdů d spisvny, tj.: Smí převádět d spisvny své dkumenty Smí převádět d spisvny dkumenty spisvéh uzlu Smí převádět d spisvny dkumenty celé rganizace, tak je na frmuláři Archivních krabic, na liště ikn, aktivní ikna pr předání archivní krabice d spisvny. Pkud je nastavena pravmc pr vytvření Archivní krabice, ale sučasně není přiřazena ani jedna z pravmcí pr převd d spisvny, tak není mţné Archivní krabici předat na spisvnu (ikna pr předání není aktivní). CNS a.s. Strana 8 (celkem 18)

9 9. Sběrné archy 9.1. Pvlení či zakázání sběrných archů V mdulu Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, zálţka Spisy: přibyl zde nvý checkbx Zakládat nvé sběrné archy, viz brázek: Pkud je checkbx zaškrtnutý, tak je umţněn puţívat sběrné archy, tj. v mdulu Kancelář/ Spisy a sběrné archy, je přístupná pdsekce Sběrné archy. Pkud není checkbx zaškrtnutý, tak není umţněn puţívat sběrné archy, tj. v mdulu Kancelář Spisy a sběrné archy není přístupná pdsekce Sběrné archy. Pkud není checkbx zaškrtnutý, tak v řádkvém zbrazení dkumentů a na detailu dkumentu nejsu aktivní ikny: Vlţení dkumentu d sběrnéh archu Zalţit sběrný arch z dkumentu 9.2. Rzdělení sběrných archů Mdul Kancelář/ Spisy a sběrné archy/ Sběrné archy V blasti filtru vyhledávání přibyl ple Stav spisu, viz brázek: CNS a.s. Strana 9 (celkem 18)

10 V pli Stav spisu lze filtrvat sběrné archy pdle stavů: Nevyřízené sběrné archy, které náleţí d nevyřízenéh spisu. Vyřízené/Uzavřené sběrné archy, které náleţí d vyřízenéh neb uzavřenéh spisu. Předávané/Předané na spisvnu sběrné archy, které náleţí d spisu, který je předáván na spisvnu, neb je na spisvnu jiţ převeden. Všechny zbrazení všech sběrných archů (náleţících d spisů nevyřízených, vyřízených/uzavřených a předávaných/předaných na spisvnu). 10. Spisy pdba Na detailu spisu přibyla nvá plţka Pdba spisu, viz brázek: CNS a.s. Strana 10 (celkem 18)

11 Plţka Pdba spisu je needitvatelná (neaktivní), aplikace vyplňuje hdntu autmaticky. Hdnty pr vyplnění jsu tyt: Analgvá = ve spisu jsu vlţeny puze analgvé dkumenty. Digitální = ve spisu jsu vlţeny puze digitální neb zdigitalizvané dkumenty. Hybridní = ve spisu jsu vlţeny jak analgvé, tak i digitální neb zdigitalizvané dkumenty. 11. Hrmadné vlžení záznamů Mdul Kancelář/ Dkumenty/ Nevyřízené/ Vyřízené/ Dle přadače Pkud je v řádkvém zbrazení dkumentů značen (ve slupci Výběr ) jeden a více dkumentů, které nejsu vlţeny ve spisu, sběrném archu neb slţce, tak jsu na liště ikn zaktivněny ikny: Vlţení dkumentu d spisu Vlţení dkumentu d sběrnéh archu Vlţení d slţky P kliknutí na jednu z výše uvedených ikn, se tevře kn Vlţení dkumentu d spisu/ sběrnéh archu neb slţky, kde lze bvyklým způsbem prvést výběr spisu/ sběrnéh archu neb slţky, d kteréh budu značené dkumenty vlţeny. Kliknutím na tlačítk Vlţit v kně Vlţení dkumentu d spisu/ sběrnéh archu neb slţky, djde k vlţení značených záznamů d spisu/ sběrnéh archu neb slţky. Mdul Kancelář/ Spisy/ Nevyřízené/ Vyřízené Pkud je v řádkvém zbrazení spisů značen (ve slupci Výběr ) jeden a více spisů, které nejsu vlţeny ve slţce, tak je na liště ikn zaktivněna ikna: Vlţení d slţky P kliknutí na iknu Vlţení d slţky, se tevře kn Vlţení spisu d slţky, kde lze bvyklým způsbem prvést výběr slţky, d kteréh budu značené spisy vlţeny. Kliknutím na tlačítk Vlţit v kně Vlţení spisu d slţky, djde k vlţení značených spisů d slţky. CNS a.s. Strana 11 (celkem 18)

12 12. Čísl jednací důvd debrání Mdul Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, zálţka Dkumenty: Na frmuláři přibyl nvý checkbx Pvinnst uvést důvd při debrání ČJ, viz brázek: Pkud bude checkbx zaškrtnutý, tak na detailu dkumentu, p kliknutí na tlačítk Odebrat ČJ se zbrazí kn Odebrání čísla jednacíh (viz brázek), kde bude pvinné ple pr zapsání důvdu debrání čísla jednacíh. Kliknutím na tlačítk Odebrat ČJ djde k debrání čísla jednacíh, přičemţ důvd debrání čísla jednacíh se zbrazí v histrii dkumentu. Kliknutím na tlačítk Strn nenastane ţádná akce. Pkud nebude checkbx zaškrtnutý, tak djde k debrání ČJ bez uvedení důvdu. CNS a.s. Strana 12 (celkem 18)

13 13. Ulžení subru Na všech frmulářích a detailech záznamů, kde je umţněn ulţení subru d lkálníh pčítače, djde kliknutím na iknu dvjšipky (viz brázek), k tevření kna Vlba adresáře (viz brázek), kde lze vybrat libvlnu slţku/ adresář, d které má být knkrétní subr ulţen. CNS a.s. Strana 13 (celkem 18)

14 14. Hrmadné výběr na frmulářích Na níţe uvedené frmuláře byly přidány dvě tlačítka: Vybrat vše Zrušit výběr Funkčnst tlačítek je stejná, jak např. v sekci Zásilky/ Vytvřené, tedy: Kliknutím na tlačítk stránce. Vybrat vše, djde k značení všech záznamů ve slupci Výběr na aktuální Kliknutím na tlačítk aktuální stránce. Zrušit výběr, djde k dznačení všech záznamů ve slupci Výběr na POZNÁMKA: Tam, kde jsu rlvané frmuláře (např. Převdy d spisvny / Převd dkumentů), djde kliknutím na tlačítk celkvě. Vybrat vše, k značení všech záznamů, které jsu ve frmuláři Mdul Kancelář: Dkumenty Nevyřízené, Vyřízené, Strnvané, Předávané, K převzetí, Dle přadače Spisy Nevyřízené, Vyřízené, Strnvané, Předávané, K převzetí Mdul Pdatelna: Přehled Nepřidělené dkumenty, Nepřidělené spisy Redistribuce Dkumenty k převzetí, Spisy k převzetí Mdul Výpravna: Příjem Zásilky k vypravení 15. VITA/ ELISa přens atributů V rzhraní VITA/ ELISa, při funkci Zalţení vypravení, se nvě přenáší atributy Pšta, Městská část a Datum narzení. CNS a.s. Strana 14 (celkem 18)

15 16. Příjem a desílání Pštvní/ kmerční datvé zprávy (PDZ) Obecný ppis Jedná se sluţbu České pšty. Pmcí PDZ mhu kmunikvat právnické sby, pdnikající fyzické sby a fyzické sby. Příjem je zdarma a aktivuje se v uţivatelském nastavení Datvé schránky uţivatele. Odesílání je zpplatněné a je mţné puze tehdy, kdy datvá schránka adresáta umţňuje ddání dkumentu z datvé schránky jiné fyzické sby, pdnikající fyzické sby neb právnické sby (FO, PFO a PO). Pštvní (= kmerční) datvé zprávy se bsluhují stejnými metdami pr práci s datvými zprávami jak je tmu nyní u klasických (= veřejné) datvých zpráv. Nastavení v ISDS (mim ELISu) Příjem pštvních datvých zpráv se aktivuje v nastavení Datvých schránek, v zálţce Nastavení v hrní liště a následně v levém slupci v Pštvní datvá zpráva. Sluţba se aktivuje pmcí tlačítka Změnit nastavení, viz brázek Nastavení v ELISe: Mdul Administrace/ Číselníky/ Datvé schránky Na detailu kna Průvdce nastavením datvé schránky přibyly dva checkbxy Pvlit příjem PDZ a Pvlit desílání PDZ, viz brázek: CNS a.s. Strana 15 (celkem 18)

16 Příjem PDZ (tj. na detailu Datvé schránky je nastaven pvlení pr příjem PDZ) Dkumenty zalţené z Pštvní datvé zprávy, jsu v řádkvém zbrazení dkumentů dlišeny d klasických (= veřejné) datvých zpráv iknu Cizí dkument zalţený z datvé zprávy pštvní. Odesílání PDZ (tj. na detailu Datvé schránky je nastaven pvlení pr desílání PDZ) Při tvrbě PDZ (tj. nvé zásilky) musí uţivatel tent typ datvé zprávy zvlit na detailu deslání na zálţce datvá zpráva, kde přibyly radi butny (viz brázek): - Pštvní datvá zpráva smluvní - Pštvní datvá zpráva (kreditní) CNS a.s. Strana 16 (celkem 18)

17 Pkud uţivatel zvlí jeden z těcht radi buttnů, pak se znepřístupní výběr dručení fikcí (fikci pr PDZ nelze určit). Pkud není na detailu datvé schránky pvlen desílání PDZ, tak jsu uvedené radi butny neaktivní (tj. lze deslat puze klasicku/ veřejnu datvu zprávu). 17. Datvá zpráva Pvlen dručení fikcí Mdul Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, zálţka Dkumenty: Přibyl zde nvý checkbx Pvlit autmaticku vlbu Pvlen dručení fikcí, viz brázek: CNS a.s. Strana 17 (celkem 18)

18 Pkud bude checkbx zaškrtnutý, tak na detailu deslání (způsb deslání = Datvá schránka), na zálţce datvá zpráva, bude vţdy zaškrtnut checkbx Pvlen dručení fikcí (checkbx na detailu zásilky je mţné pdle ptřeby zneaktivnit). Pkud nebude checkbx zaškrtnutý, tak na detailu deslání (způsb deslání = Datvá schránka), na zálţce datvá zpráva, nebude zaškrtnut checkbx Pvlen dručení fikcí. CNS a.s. Strana 18 (celkem 18)