MS Excel TABULKOVÝ PROCESOR KURZY VÝPOČETNÍ TECHNIKY 776-85 50 58 kajtar@seznam.cz www.kajtar.com IČO: 731 81 269
Obsah Popis základního okna MS Excel... 3 Buňka... 4 Zadávání hodnot... 5 Editace hodnot... 6 Dlouhé hodnoty... 7 Označování tabulek (blok)... 7 Ohraničení tabulky... 9 Barva v tabulce... 9 Sloučení buněk... 10 Součet... 10 Zvláštní výsledek... 11 Formát Měna... 12 Počet zobrazených desetinných míst... 12 Formát procent... 12 Styl oddělovače... 13 Vlastní vzorec (výpočet)... 13 Ověření součtu apod.... 13 Vložení sloupce, řádku... 14 Odstranění sloupce, řádku... 14 Odstranění formátu z buňky (tabulky)... 14 Kopírování tabulky... 14 Přesun tab... 15 Předdefinované seznamy... 16 Úprava sloupců tabulky... 17 Průvodce vzorcem vkládání funkce... 17 List... 18 Pojmenování buňky výpočty s koeficientem... 20 Automatický text... 20 Zámek... 21 Zalomení a zarovnání hodnot... 21 Funkce Zaokrouhlení... 22 Komentář... 22 Graf... 23 Ukotvení příček... 24 Seřazení dat... 25 Automatický filtr... 25 Formulář... 26 Automatický přehled... 26 Kontingenční tabulka... 27 Oblast tisu... 27 Podmíněné formátování... 28 2
Popis základního okna MS Excel Titulkový proužek Horní menu Panely nástrojů - ikony Pole názvů Řádek vzorců Záhlaví sloupců Záhlaví řádků Aktivní buňka Jednotlivé listy sešitu (souboru) Stavový řádek
Buňka Textová obsahuje text nebo část textu, nelze ji použít ve výpočtech, zarovnání vlevo Text 1 tuna 1 metr Číslo obsahuje číslo, lze ji použít ve výpočtech, zarovnání vpravo 1 1,00 Kč 1% Vzorec obsahuje vzorec, v buňce se zobrazuje jen výsledek, po kliknutí na tuto b. se v řádku vzorců zobrazí úplný vzorec číslo 1 5 číslo 2 5 Součet 10 4
Zadávání hodnot zadávání hodnot v řádcích 1 Zadáme hodnotu a stiskneme klávesu Tabulátor kurzor se posune vpravo Po stisknutí klávesy Enter na konci řádku se kurzor vrátí na začátek dalšího řádku zadávání hodnot v sloupcích 1 Zadáme hodnotu a stiskneme klávesu Enter kurzor se posune o řádek dolů Každou zadanou hodnotu je nutno potvrdit (Enter, tab., atd.). 5
Editace hodnot Oprava hodnoty Postup I.: 1. 1xLT na editovanou hodnotu 2. Stiskneme klávesu F2 3. Provedeme opravu 4. Stiskneme klávesu Enter Postup II.: 1) 2xLT na editovanou hodnotu 2) Provedeme opravu 3) Enter Přepsání hodnoty 1. Klikneme na editovanou buňku 2. Zadáme novou hodnotu 3. Enter Smazání hodnoty 1. Klikneme na mazanou hodnotu 2. Stiskneme klávesu Delete (dojde ke smazání hodnoty ne formátu např. barvy) 6
Dlouhé hodnoty Tato hodnota je dlouhá. Sem zadáme další hodnotu Po dopsání tabulky, která obsahuje dlouhé hodnoty provedeme úpravu šířky sloupců. Dlouhou hodnotu vepíšeme do jedné buňky, další hodnotu zadáváme hned do následující buňky (nelze vynechat sloupec) Stiskneme LT + držet + posun nebo 2xLT Označování tabulek (blok) Označení řádku buněk: 1xLT na číslo označovaného řádku Více řádků označíme přidržením LT a posunem myši na čísla ostatních označovaných řádků. Označení sloupce buněk 1xLT na písmeno označovaného sloupce Více sloupců označíme tak, že držíme LT a posunujeme myší na písmena ostatních označovaných sloupců. 7
Označení celého listu 1xLT Označení velké tabulky 1) 1xLT do první buňky tabulky 2) Stisk + držet klávesu Shift Pití promile pivo 10 červené víno 12,5 bílé víno 15 fernet 40 vodka 47 gin 55 whisky 53 meruňka 32 3) 1xLT do poslední buňky tabulky Označení pouze zvolených buněk 1) 1xLT do první buňky tabulky Pití promile pivo 10 červené víno 12,5 bílé víno 15 fernet 40 vodka 47 gin 55 whisky 53 meruňka 32 2) Stisk + držet klávesu Ctrl 3) 1xLT do dalších označ. buněk tabulky 8
Ohraničení tabulky Postup I.: 1) Označíme tabulku 2) Formát Buňky 3) Zvolíme záložku Ohraničení 4) Klikneme na ikonu Vnitřní 5) Zvolíme silnější čáru 6) Klikneme na ikonu vnější 7) OK Postup II.: 1) Označíme tabulku 2) Rozrolujeme ikonu Ohraničení 3) Klikneme na ikonu Všechna ohraničení 4) Rozrolujeme ikonu Ohraničení 5) Klikneme na ikonu Tlusté ohraničení okolo Odstranění ohraničení: 1) Označíme tabulku 2) Rozrolujeme ikonu Ohraničení 3) Klikneme na ikonu Bez ohraničení Barva v tabulce Postup I.: 1) Označíme editované buňky 2) Formát Buňky 3) Zvolíme záložku Vzorky 4) Zvolíme požadovanou barvu 5) Potvrdíme OK 9
Postup II.: 1) Označíme editované buňky 2) Rozrolujeme ikonu Barva výplně 3) Zvolíme požadovanou barvu Odstranění barvy: 1) Označíme editované buňky 2) Rozrolujeme ikonu Barva výplně 3) Zvolíme Bez výplně Sloučení buněk Postup: 1) označíme slučované buňky 2) Klikneme na ikonu Sloučit a zarovnat na střed Součet Odstranění sloučení buněk: 1) Klikneme na sloučenou buňku 2) Formát Buňky 3) Zvolíme záložku Zarovnání 4) Zrušíme zatržení u položky Sloučit buňky 5) Potvrdíme OK Postup I.: 1) Klikneme do místa výsledku 2) Klikneme na ikonu AutoSum 3) Zkontrolujeme zobrazený rámečku (označuje sčítané hodnoty) 4) Potvrdíme Enter 1 2 Pokud se rámeček nezobrazuje okolo sčítaných hodnot, tak je označíme myší. 10
Postup II.: (platí pouze pro sčítání sloupců) 1) Označíme sčítané hodnoty 1) Klikneme na ikonu AutoSum V případě sčítání řádků může dojít k chybnému výsledku. Zvláštní výsledek Mřížka Pokud se v buňce místo čísla nebo výsledku zobrazí tzv. mřížka znamená to, že je potřeba příslušnou buňku (sloupec) rozšířit. (Pokud tak neučiníme, tak se zobrazená mřížka vytiskne.) ############## 20 000,00 Kč ############## HODNOTA! Pokud se v buňce místo výsledku zobrazí údaj HODNOTA! znamená to, že vytvořený vzorec obsahuje chybu a bude nutno jej vypočítat znovu. #Div/0! Pokud se v buňce místo výsledku zobrazí údaj #Div/0! znamená to, že vytvořený vzorec obsahuje chybu (dělení nulou) a bude nutno jej vypočítat znovu. 10 000 000,00 Kč 20 000,00 Kč #DIV/0! 11
Formát Měna 1) Označíme editovaná čísla 2) Klikneme na ikonu Měna Počet zobrazených desetinných míst Nastavení symbolu znaku: 1) Označíme čísla 2) Formát Buňky 3) Zvolíme záložku Číslo 4) Zvolíme Druh Měna 5) Zvolíme symbol Odstranění formátu Měna: 1) Označíme čísla 2) Formát Buňky 3) Zvolíme záložku Číslo 4) Zvolíme Druh Obecný 5) Potvrdíme OK 1) Označíme editovaná desetinná čísla 2) Pro přidání/odebrání desetinných míst použijeme ikonu Přidat nebo Odebrat desetinné místo Počet zobrazených desetinných míst může způsobit nesprávné (nepřesné) vytištění (zobrazení) tabulky. V případě, že u čísla např. 1,5 nastavíme počet desetinných míst na nula, tak bude toto číslo zobrazováno ve tvaru 2. Přidat desetinné místo Odebrat desetinné místo Číslo 1 2 Číslo 2 2 Celkem 3 Původní číslo bylo 1,5 Výsledek je zkreslený Formát procent 1) Označíme buňky do kterých BUDEME zadávat hodnoty v procentech 2) Klikneme na ikonu procenta 3) Pokud budou zadávané údaje v necelých číslech, tak klikneme na ikonu přidat desetinné místo Odstranění formátu Procenta: 1) Označíme čísla 2) Formát Buňky 3) Zvolíme záložku Číslo 4) Zvolíme Druh Obecný (nebo číslo) 5) Potvrdíme OK 12
Styl oddělovače 1) Označíme hodnoty (čísla) 2) Klikneme na ikonu styl oddělovače Vlastní vzorec (výpočet) 1) Klikneme do místa výsledku 2) Napíšeme znak = 3) Klikneme na první hodnotu vzorce (výpočtu) - pokud hodnota není v tabulce, tak ji napíšeme z klávesnice 4) Zadáme znaménko +;-;*;/ (hvězdička je násobení, lomítko je dělení) 5) Klikneme na druhou hodnotu vzorce (jako bod 2 ) 6) Enter Druhá hodnota Číslo 1 5 Číslo 2 5 Součin 25 První hodnota Místo výsledku - sem napíšeme = Pokud se nám během výpočtu nepodaří zvolit správný postup, tak můžeme výpočet přerušit pomocí klávesy Esc. Ověření součtu apod. 1) Označíme (sčítané) hodnoty 2) Klikneme pravým tlačítkem ve stavovém řádku 3) Zvolíme požadovanou funkci 4) Výsledek se bude zobrazovat ve stavovém řádku Výsledek bude zobrazován automaticky po označení libovolných hodnot. 1xPT ve stavovém řádku (pravá část) Volba funkce 13
Vložení sloupce, řádku 1) Klikneme do místa vkládání (sloupce nebo řádku) 2) Vložit Řádek/Sloupec nový řádek bude vložen nad místo, kde byl kurzor nový sloupec bude vložen nalevo od místa, kde byl kurzor Kurzor Nový řádek se vloží Číslo 1 10 Číslo 3 30 Součet Nový sloupec se vloží Odstranění sloupce, řádku 1) Označíme (celý) odstraňovaný sloupec nebo řádek (viz.označ.sloupce/řádku) 2) Úpravy Odstranit Odstranění formátu z buňky (tabulky) 1) Označíme editované buňky 2) Úpravy Vymazat Formáty - odstraní se všechny formáty Kopírování tabulky Postup I.: 1) Označíme kopírovanou tabulku 2) Klikneme na ikonu Kopírovat (nebo klávesová zkratka Ctrl+C) 3) Kurzor umístíme do místa vkládání 4) Enter (ikona Vložit nebo klávesová zkratka Ctrl+V) 14
Postup II.: 1) Označíme kopírovanou tabulku 2) Kurzor umístíme na hranu označené tabulky (zobrazí se bílá šipka), stiskneme levé tlačítko a držíme 3) Stiskneme klávesu Ctrl a držíme 4) Posunujeme myší (držet LT + Ctrl) do místa vkládání 5) Pustíme levé tlačítko myši 6) Pustíme klávesu Ctrl Šipka zobrazená při stisknutí LT na kraji označené tabulky Přesun tab. Postup I.: 1) Označíme přesunovanou tabulku 2) Klikneme na ikonu Vyjmout (nebo klávesová zkratka Ctrl+X) 3) Kurzor umístíme do místa vkládání 4) Enter (ikona Vložit nebo klávesová zkratka Ctrl+V) Postup II.: 1) Označíme přesunovanou tabulku 2) Kurzor umístíme na hranu označené tabulky (zobrazí se bílá šipka), stiskneme levé tlačítko a držíme 3) Posunujeme myší (držet LT) do místa vkládání 4) Pustíme levé tlačítko myši Šipka zobrazená při stisknutí LT na kraji označené tabulky 15
Předdefinované seznamy Textové seznamy (měsíce, dny, zkratky dnů) 1) Napíšeme první položku předdefinovaného seznamu a potvrdíme ji Enterem 2) Klikneme na potvrzenou hodnotu 3) Kurzor umístíme do pravé dolního rohu buňky - zobrazí se malý černý křížek 4) Stiskneme levé tlačítko a posunujeme myší směrem na další buňky 5) Náhled seznamu se bude zobrazovat nad označovaným úsekem buněk 6) Po uvolnění levého tlačítka se seznam vepíše do buněk Leden Pondělí Po I Po zobrazení křížku stisk LT a posun Opakování textu 1) Napíšeme opakovanou položku a potvrdíme ji Enterem 2) Klikneme na potvrzenou hodnotu 3) Kurzor umístíme do pravé dolního rohu buňky - zobrazí se malý černý křížek 4) Stiskneme levé tlačítko a posunujeme myší směrem na další buňky pes auto kolo Po zobrazení křížku stisk LT a posun Datum 1) Napíšeme první datum a potvrdíme Enterem 2) Klikneme na potvrzenou hodnotu 3) Kurzor umístíme do pravé dolního rohu buňky - zobrazí se malý černý křížek 4) Stiskneme levé tlačítko a posunujeme myší směrem na další buňky 30.11.2004 Po zobrazení křížku stisk LT a posun Čísla 1) Napíšeme první a druhé číslo (číselné řady) a potvrdíme Enterem 2) Označíme obě čísla (do bloku) 3) Kurzor umístíme do pravé dolního rohu druhé označené buňky 4) Stiskneme levé tlačítko a posunujeme myší směrem na další buňky 1 2 16
Vzorce 1) Vypočítáme první vzorec 2) Klikneme na výsledek prvního vzorce 3) Kurzor umístíme do pravé dolního rohu buňky - zobrazí se malý černý křížek 4) Stiskneme levé tlačítko a posunujeme myší směrem na další buňky ks cena auto 2 1 000,00 Kč 2 000,00 Kč kolo 3 5 000,00 Kč motorka 1 4 000,00 Kč Úprava sloupců tabulky 1) Označíme tabulku 2) Formát Sloupec Přizpůsobit ks cena auto 2 ######## ####### kolo 3 ######## ####### motorka 1 ######## ####### Průvodce vzorcem vkládání funkce 1) Klikneme do místa výsledku 2) Klikneme na ikonu Vložit funkci (nebo Vložit Funkce) 3) Zvolíme Funkce, Název funkce a potvrdíme OK 4) Zadáme první hodnotu funkce číslo 1(pokud je v tabulce, tak na ni klikneme pokud v tabulce není, tak ji vepíšeme do příslušného políčka) 5) Zadáme další hodnoty funkce (podobně jako první) 6) Potvrdíme OK Pokud je při zadávání hodnot překryta tabulka oknem funkce, tak toto okno přesuneme (uchopíme ho myší za šedou část a při stisknutém levém tlačítku posunujeme). Typ funkce První hodnota funkce Název funkce Okno pro zadávání hodnot funkce Okno lze při stisknutém levém tlačítku přesunout mimo tabulku Náhled výsledku Sem klikneme a zadáme druhou hodnotu funkce ks cena auto 2 1 000,00 Kč 2 000,00 Kč kolo 3 5 000,00 Kč motorka 1 4 000,00 Kč 17
Příklad použití funkce minimum. 1) Klikneme do místa výsledku 2) Klikneme na ikonu Vložit funkci 3) V levé části zobrazeného okna zvolíme statistické a v pravé části vybereme funkci min potvrdíme OK 4) Zobrazené okno pro vkládání hodnot funkce přesuneme mimo tabulku 5) V tabulce klikneme na první hodnotu funkce další hodnoty můžeme v tomto případě zadávat zjednodušeným způsobem: po kliknutí na první hodnotu stiskneme klávesu Ctrl a držíme klikneme na druhou, třetí a další hodnoty funkce po zvolení všech hodnot funkce pustíme klávesu Ctrl a stiskneme Enter 6) Po výběru hodnot vzorce potvrdíme okno funkce OK ks cena auto 2 1 000,00 Kč kolo 3 5 000,00 Kč motorka 1 4 000,00 Kč minimum 2 1 ks cena Místo výsledku auto 2 1 000,00 Kč kolo 3 5 000,00 Kč motorka 1 4 000,00 Kč minimum Zvolíme statistické 5 6 Klikneme na první hodnotu Při stisknuté klávese Ctrl klikáme na další hodnoty 4 3 Zvolíme min ks cena auto 2 1 000,00 Kč kolo 3 5 000,00 Kč motorka 1 4 000,00 Kč minimum Okno přesuneme mimo tabulku List Vložení listu Z Horního menu zvolíme Vložit List Pojmenování listu 1) Dvakrát klikneme na název listu (obvykle List 1 apod.) 2) Zadáme nový název 3) Potvrdíme Enterem 2xLT na editovaný název listu 18
Přesun listu 1) Kurzor myši nastavíme na název přesunovaného listu 2) Stiskneme levé tlačítko a vodorovně posunujeme myší 3) Po dosažení požadovaného umístění uvolníme levé tlačítko Stisk LT + držet + přesun Kopie listu Postup I.: 1 Stisk Ctrl + držet 1) Kurzor myši nastavíme na název kopírovaného listu 2) Stiskneme klávesu Ctrl a držíme 3) Stiskneme levé tlačítko a vodorovně posunujeme myší 4) Po dosažení požadovaného umístění uvolníme levé tlačítko 5) Pustíme klávesu Ctrl Postup II.: 1) 1xPT na název kopírovaného listu 2) Z nabídky zvolíme Přesunout nebo zkopírovat 3) Zvolíme umístění kopie (lze i do jiného otevřeného sešitu) 4) Zatrhneme políčko Vytvořit kopii 5) OK 2 Stisk LT + držet + přesun Kopii lze umístit i do jiného otevřeného sešitu Zvolíme umístění kopie v pořadí listů Odstranění listu (operace je nevratná) 1) Klikneme pravým tlačítkem na název odstraňovaného listu 2) Z nabídky zvolíme Odstranit 3) Potvrdíme OK 19
Pojmenování buňky výpočty s koeficientem Funkce slouží k pojmenování buňky, která bude ve výpočtech představovat koeficient - číslo, kterým bude např. násobena celá tabulka (číslo lze měnit změna se projeví v celé tabulce) Postup: 1) Klikneme na buňku, která obsahuje koeficient 2) Klikneme do pole názvů 3) Zadáme název buňky (koeficientu) 4) Název potvrdíme Enterem Příklad použití: V tabulce vypočteme mzdu zaměstnanců. Mzda bude představovat součin plat/hodina a počet odpracovaných hodin. Koeficientem bude buňka obsahující hodnotu hodinová mzda (60,00 Kč). Vzorec bude po vypočítání aktivní tzn. pokud změníme hodinovou mzdu, tabulka se přepočítá. Pole názvů Sem zadáme vzorec napíšeme znak =, klikneme na koeficient, napíšeme znak hvězdička (násobení) a klikneme na počet odpracovaných hodin potom Enter Počet odpracovaných hodin Mzda Nováková 40 Plat/hodina Hruška 50 60,00 Kč Nedbalová 70 Ondrová 55 Koeficient Automatický text Funkce usnadňuje psaní opakujícího se textu. Pokud píšeme podobný nebo stejný text do jednoho sloupce, bude nám Excel nabízet jeho automatické dopsání. Enterem, tabulátorem text vložíme, klávesou Esc nabídku zrušíme. 20
Zámek 1) Nástroje Zámek Zamknout list 2) Můžeme zadat heslo 3) OK Vodorovné zarovnání označených buněk Odemčení.: Nástroje Zámek Odemknout list Zalomení a zarovnání hodnot 1) Označíme editované buňky 2) Formát Buňky 3) Zvolíme záložku Zarovnání 4) Provedeme požadované nastavení 5) OK M Z D Y Svislý text Počet odpracovaných hodin Zalomená hodnota Mzda Nováková 40 2 400,00 Kč Plat/hodina Hruška 50 3 000,00 Kč 60,00 Kč Nedbalová 70 4 200,00 Kč Ondrová 55 3 300,00 Kč Svislé zarovnání označených buněk Zalomení hodnot Svislý text 21
Funkce Zaokrouhlení Příklad použití: 1) Klikneme do místa výsledku 2) Klikneme na ikonu Vložit funkci 3) Zvolíme funkce matematické a dále zaokrouhlit 4) Klikneme (v tabulce) na zaokrouhlované číslo 5) Klikneme do políčka Číslice a zadáme počet desetinných míst (pokud zadáme 0, bude číslo zaokrouhleno na celé) Komentář M Z D Y Počet odpracovaných hodin Mzda zaokrouhlované číslo Počet desetinných míst Nováková 40 2 400,00 Kč Plat/hodina Hruška 50 3 000,00 Kč 60,00 Kč Nedbalová 70 4 200,00 Kč Ondrová 55 3 300,00 Kč Zaokrouhleno Celkem 12 900,00 Kč 13 000,00 Kč Místo výsledku Vložení 1) Klikneme na komentovanou buňku 2) Vložit Komentář 3) Zadáme text komentáře 4) Klikneme do tabulky Plat/hodina 60,00 Kč Zaokrouhleno Pokud komentář zůstane zobrazen, je to způsobeno tím, že je zapnuta funkce Zobrazit Komentáře. Obvykle se komentář skryje a je indikován malým červeným trojúhelníkem. Ke zobrazení komentáře dojde až po nastavení kurzoru myši na komentovanou buňku. Skrytý komentář Plat/hodina 60,00 Kč Zaokrouhleno Zobrazený komentář Koeficient Editace komentáře 1) Klikneme na komentovanou buňku 2) Vložit Upravit komentář 3) Provedeme požadovanou editaci textu 4) Klikneme do tabulky Odstranění komentáře 1) Klikneme pravým tlačítkem na komentovanou buňku 2) Zvolíme Odstranit komentář 22
Graf Vytvoření 1) Označíme data pro graf (obvykle bez položky Celkem) 2) Klikneme na ikonu Průvodce grafem 3) Zvolíme typ a podtyp grafu a potvrdíme tlačítkem Další 4) Okno Zdrojová data potvrdíme tlačítkem Další 5) V okně Možnosti grafu zadáme název, zvolit legendu, popisky a potvrdíme tlačítkem Další 6) Zvolíme požadované umístění a klikneme na tlačítko Dokončit Náhled grafu Typ grafu Název grafu Graf bude na samostatném listě Ukázka vytvářeného grafu Podtyp grafu Legenda Graf bude na listě s tabulkou Editace grafu Přesun: 1) Klikneme do oblasti grafu 2) Stiskneme LT a držíme 3) Posunujeme myší meruňka 11% whisky 18% curaso 12% Alkohol červené pivo víno bílé víno 3% 4% 5% fernet 13% gin 18% vodka 16% Oblast grafu Čtvereček pro změnu velikosti Úprava velikosti: 1) Klikneme do oblasti grafu 2) Kurzor myši nastavíme ne jeden z rohových čtverečků zobrazí se dvojitá šipka 3) Stiskneme LT, držíme a posunujeme myší ve směru zobrazené šipky zmenšování/zvětšování 23
Editace popisků: 1) Klikneme do oblasti grafu 2) Klikneme na jeden z popisků 3) Pomocí ikon můžeme nastavit velikost písma atd. Přesun popisků: Úpravu použijeme, pokud se popisky překrývají. 1) Klikneme do oblasti grafu 2) Klikneme na popisky 3) Klikneme na editovaný popisek 4) Kurzor nastavíme na šedé ohraničení, které se zobrazuje okolo editovaného popisku 5) Stiskneme LT, držíme a posunujeme myší meruňka 11% whisky 18% curaso 12% Alkohol červené pivo víno bílé víno 3% 4% 5%fernet 13% gin 18% vodka 16% Přesunovaný popisek Další editace: Další editace (změna typu grafu, popisky ) provádíme pomocí nabídky Graf, která se zobrazí v Horním menu po kliknutí na oblast grafu nebo pomocí menu, které se zobrazí po kliknutí pravým tlačítkem v oblasti grafu. Ukotvení příček Funkce ukotví první řádek/sloupec tabulky při rolování dat se nebude ukotvený řádek/sloupec pohybovat. Pro správné fungování je vhodné, aby tabulka byla sama na listě. Postup: 1) Klikneme do místa ukotvení 2) Okno Ukotvit příčky Uvolnění příček Okno Uvolnit příčky 24
Seřazení dat 1) Označíme tabulku 2) Data Seřadit 3) Rozrolujeme volbu Seřadit podle a zvolíme název sloupce pro řazení 4) Pokud je seznam rozsáhlý a může ve vybraném sloupci pro řazení dojít ke shodě, můžeme nastavit druhý a třetí klíč řazení (volby Dále podle a Pak podle) 5) Volba Seznam se záhlavím/bez záhlaví umožňuje zahrnout hlavičku tabulky do řazených dat (obvykle se neprovádí) 6) OK Automatický filtr Zvolíme podle kterého sloupce se data mají seřadit Pro případ shody možnost vybrat další sloupce pro řazení Funkce umožňuje filtrovat data v tabulce odfiltrovaná data tisknout. Pro správné fungování je vhodné, aby tabulka byla sama na listě. Postup: 1) Klikneme do tabulky (nebo ji označíme) 2) Data Filtr Automatický filtr po aplikaci se v tabulce zobrazí tzv. filtrovací trojúhelníky trojúhelník pomocí něhož se filtrovalo změní barvu na modrou v tabulce můžeme filtrovat najednou pomocí více filtrovacích trojúhelníků (např. odfiltrujeme Druh výrobku a Dodavatele) Odstranění zvolených kritérií 1) Klikneme na aktivní filtrovací trojúhelník (je modrý) 2) Zvolíme položku vše Filtrovací trojúhelník po kliknutí můžeme zvolit požadovaná kritéria Odstranění automat. filtru V Horním menu zvolíme Data Filtr Automatický filtr Kliknutím zvolíme požadovaná data 25
Formulář Funkce umožňuje přehledné prohlížení, filtrování a přidávání dat. Pro správné fungování je vhodné, aby tabulka byla sama na listě. Přidání - odstranění dat Postup: 1) Klikneme do tabulky 2) Data Formulář zobrazí se okno formuláře Posun v odfiltrovaných datech Postup pro filtrování: 1) Klikneme na tlačítko Kritéria 2) Do zobrazených políček prázdného formuláře zadáme požadovaná kritéria 3) Pomocí tlačítek Další/Předchozí zobrazujeme odfiltrovaná data Editace dat Posun dat formuláře Možnost zadat filtrovací kritéria Automatický přehled Skrytí dílčích dat (sloupce E a F) Funkce vyhledá v tabulce vzorce a umožní skrýt data, která vedla k výpočtu. Tabulku se skrytými daty lze tisknout. Pro správné fungování je vhodné, aby tabulka byla sama na listě. Postup: 1) Klikneme do tabulky 2) Data Skupina a přehled Automatický přehled nad tabulkou se v místech vzorců zobrazí tlačítka mínus po kliknutí na toto tlačítko dojde ke skrytí dílčích dat vzorce Seskupení zvolených sloupců/řádků: 1) označíme seskupované sloupce (celé) 2) Data Skupina a přehled Seskupit Odstranění seskupení: Data Skupina a přehled Vymazat přehled 26
Kontingenční tabulka Sem přesuneme např. políčko Druh výrobku Funkce umožňuje filtrování a součty dat. Po aplikaci je vytvořena nová výsledná tabulka. Pro správné fungování je vhodné, aby tabulka byla sama na listě. Postup: 1) Klikneme do tabulky 2) Data Kontingenční tab. a graf 3) Zvolíme Další 4) Označíme tabulku 5) Zvolíme Další 6) Zvolíme Dokončit 7) Myší přesuneme filtrovací políčka a data z panelu nástrojů do kontingenční tabulky Sem přesuneme např. políčko Dodavatel Sem přesuneme např. políčko Tržba za rok Oblast tisu Funkce nastaví (obvykle) tisknutou oblast tabulky. Postup: 1) Označíme oblast tisku 2) Soubor Oblast tisku Nastavit oblast tisku Odstranění: Soubor Oblast tisku Vymazat oblast tisku 27
Podmíněné formátování Funkce automaticky zformátuje danou hodnotu (hodnoty) na základě logických pravidel. 1) V tabulce označíme sledované hodnoty (čísla) 2) Klikneme na Formát Podmíněné formátování 3) Zadáme 1.podmínku (např. hodnota buňky je mezi číslem1 a číslem 2) 4) Klikneme na tlačítko Formát 5) Zadáme co se má stát s číslem, které podmínku splní 6) Můžeme zadat další dvě podmínky (tlačítko Přidat) 7) Potvrdíme OK Odstranění podmíněného formátu: 1) Označíme data, kde je formát nastaven 2) Klikneme na Formát Podmíněné formátování 3) Klikneme na tlačítko Odstranit 4) Zvolíme, které podmínky mají být odstraněny 5) Potvrdíme OK Ověření dat - seznam Funkce omezí zadávání dat pouze na přípustné hodnoty nebo na rolovací nabídku. V případě zadání hodnoty která nebude splňovat daná kritéria, bude uživatel vyzván k novému zadání hodnoty. Co má být povoleno 1) Vytvoříme seznam přípustných položek (musí být na stejném listě) 2) V tabulce označíme ověřovanou oblast 3) Zvolíme Data Ověření Umístění povoleného seznamu 28
4) V záložce Nastavení zadáme co bude povoleno - tlačítko Povolit (např. Seznam) 5) Do dalších políček zadáme podmínky povolení např. min. a max. hodnoty nebo v případě seznamu Zdroj (označíme povolené hodnoty v seznamu přípustných hodnot) 6) Můžeme zvolit Rozevírací seznam v buňce 7) Klikneme na záložku Zpráva při zadávání 8) Můžeme zadat text zprávy (nápověda) 9) Klikneme na záložku Chybové hlášení 10) Zvolíme Zobrazit chybové hlášení 11) Zvolíme Styl (Stop neumožní zadat nesprávné hodnoty) 12) Zadáme chybové hlášení 13) OK Odstranění funkce: 1) Data Ověření 2) Vymazat vše 3) OK Funkce souhrny Funkce sečte apod. hodnoty na základě zvolených kritérií vytvoří tzv. mezisoučet. 1) Klikneme do tabulky 2) Data Souhrny 3) Zvolíme kritéria pro mezisoučty - U každé změny ve sloupci (např. Druh výrobku) 4) Zvolíme použit funkci (pro mezisoučty funkce součet) 5) Zvolíme co se má sčítat Přidat souhrn do sloupce 29
6) Potvrdíme OK 7) Data budou obsahovat mezisoučty a bude možno skrývat dílčí hodnoty Odstranění funkce: 1) Data Souhrny 2) Odstranit vše Vlastní pohledy Funkce umožňuje zaznamenat data v určité fázi snímání během filtrování. 1) První ukládaný pohled je obvykle vše (bez filtru) Klikneme na Zobrazit Vlastní pohledy 2) Klikneme na tlačítko Přidat 3) Zadáme název pohledu (vše) 4) V tabulce provedeme požadované filtrování dat a pohled na odfiltrovaná data opět uložíme pod zvoleným názvem 5) Pro uložená dalších pohledů postupujeme podobně (jako krok 4) Prohlížení pohledů: 1) Zobrazit Vlastní pohledy 2) Zvolíme požadovaný pohled 3) Klikneme na tlačítko Zobrazit Přidání vlastního pohledu Zobrazení zvoleného pohledu Odstranění zvoleného pohledu Pro rychlejší prohlížení (a tisk) vlastních pohledů je vhodné vynést tlačítko vlastníc pohledů mezi ikony na panel nástrojů. 30
Umístění vlastní ikony na panel nástrojů Program Excel umožňuje vynést ikonu často používané operace na panel nástrojů. 1) Zvolíme Nástroje Vlastní (nebo trojúhelníček na konci panelu nástrojů) 2) Zvolíme záložku Příkazy 3) Klikneme na požadovanou kategorii např. Zobrazit 4) V pravé části okna uchopíme požadovanou ikonu (nebo příkaz) a přesuneme za ostatní ikony v panelech nástrojů (umístíme před trojúhelníček 5) Pomocí pravého tlačítka na nově umístěné ikoně můžeme provést další úpravy popisek, tvar ikony atd. 6) Po vynesení všech požadovaných ikon potvrdíme tlačítkem Zavřít Funkce SUMIF Funkce sečte vybrané hodnoty, u kterých je splněna daná podmínka. 1) 1xLT do místa výsledku 2) Klikneme na Vložit funkci 3) Zvolíme Matematické a SUMIF OK 4) Zadáme Oblast tj. sloupec ze kterého bude zvoleno kritérium (např. Dodavatel) 5) Zadáme Kritéria tj. zvolené kritérium pro součet (zadáme kliknutím v tab.) 6) Zadáme Součet tj. sloupec, který je sčítaný (zadáme označením oblasti v tab.) 7) OK 31
Funkce COUNTIF (výskyt, četnost) Funkce určí četnost hodnoty (např. textu) v tabulce. 1) 1xLT do místa výsledku 8) Klikneme na Vložit funkci 2) Zvolíme Matematické a COUNTIF OK 3) Zadáme Oblast tj. oblast dat, ve kterých četnost zjišťujeme (např. Dodavatel) 4) Zadáme Kritérium tj. hledaný výskyt (např. IBM - zadáme kliknutím v tab.) 5) OK Funkce KDYŽ 1) 1xLT do místa výsledku 2) Klikneme na Vložit funkci 3) Zvolíme Logické a KDYŽ OK 4) Zadáme podmínku (pro pravdu) 5) Zadat co se má zobrazit v případě pravdy a co v případě nepravdy 6) OK 32
Funkce DSUMA Funkce sečte buňky v databázi, které splní určitá kritéria. 1) Zkopírujeme hlavičku tabulky (nejlépe nad tabulku) 2) Zadáme pod hlavičku filtrovací kritéria (např. druh výrobku a dodavatel) 3) Klikneme do místa výsledku tj. pod zkopírovanou hlavičkou (např. Tržba za rok) 4) Klikneme na Vložit funkci 5) Zvolíme Databázové a DSUMA OK 6) Zadáme umístění databáze 7) Zadáme umístění pole tj. název sledovaného sloupce v databázi (např. Tržba za rok) 8) Zadáme Kritéria tj. označíme v zkopírované hlavičce tabulky zvolená kritéria (včetně popisků) bez sledovaného sloupce (Tržba za rok) 9) OK Funkce PLATBA Funkce vypočte měsíční splátky půjčky. 1) 1xLT do místa výsledku 2) Klikneme na Vložit funkci 3) Zvolíme Finanční a PLATBA OK 4) Zadáme Sazba tj. úrok/12 (měsíců) 5) Zvolíme Pper tj. celkový počet splátek (měsíců doba splatnosti) 6) Zvolíme Souč_hod tj. celková hodnota uhrazená sérií budoucích plateb, zadáme záporně (jedná se o půjčku) Ostatní údaje nezadáváme 7) Ok 33
Funkce Hledání řešení Funkce najde řešení pro cílovou hodnotu (potřebujeme získat daný výsledek). 1) Klikneme do buňky, pro kterou hledáme řešení tato musí obsahovat vzorec (např. platba) 2) Zvolíme Nástroje Hledání řešení 3) Zadáme Cílová hodnota tj. požadovaný výsledek vzorce 4) zadáme Měněná buňka tj. která buňka se má změnit pro požadovaný výsledek tato nesmí obsahovat vzorec (např. velikost půjčky) 5) OK 6) Návrh řešení přijmeme (OK) nebo odmítneme (STORNO) Datová tabulka jeden vstup Funkce vypočítá tabulku s mnoha výpočty, které mají stejnou strukturu. (např.: jaká bude platba při růstu úroku od 6% do 15%) 1) Pod spočítanou tabulku (Platba) vytvoříme sloupec možných úroků (v %) tento zapíšeme vlevo od výsledku funkce Platba 2) Označíme výsledek tabulky PLATBA a sloupec možných úroků 3) Zvolíme Data Tabulka 4) Zadáme vstupní buňku sloupce tj. původní úrok, se kterým se počítalo v tabulce PLATBA 5) OK Sloupec možných úroků Vstupní buňka sloupce sledovaná hodnota - úrok 34
Datová tabulka dva vstupy Řádek možných půjček Funkce sleduje v dané tabulce dvě proměnné (změna úroků a změnu půjčky). 1) od spočítanou tabulku (Platba) vytvoříme sloupec možných úroků (vepíšeme v % přímo pod výsledek funkce PLATBA) 2) Vedle (napravo) od výsledku vytvoříme řádek možných půjček (vepíšeme v Kč přímo vedle výsledku funkce PLATBA 3) Označíme oblast výsledek tabulky PLATBA, sloupec možných úroků a řádek možných půjček 4) Zvolíme Data Tabulka 5) Zadáme vstupní buňku řádku tj. původní půjčku, se kterou se počítalo v tabulce PLATBA 6) Zadáme vstupní buňku sloupce tj. původní úrok, se kterým se počítalo v tabulce PLATBA 7) OK Sloupec možných úroků 35
Slučování dat Funkce sloučí (sečte) dílčí data do výsledné tabulky. 1) Vytvoříme zdrojové tabulky (např. každou na jeden list) 2) Přejdeme na čistý list, který pojmenujeme 3) V novém listě klikneme do místa, kde chceme sloučenou tabulku 4) Zvolíme Data Sloučit 5) Zvolíme požadovanou funkci (např. součet) 6) Zvolíme list obsahující první tabulku a tuto označíme 7) Klikneme na Přidat (pokud jsou zdrojová data v jiných souborech - Procházet) 8) Označíme první (dílčí) tabulku a klikneme na Přidat nebo Alt + i) 9) Označujeme další tab. a klikáme na Přidat (stejně jako krok 8) 10) Dále zvolíme Použít popisky - V horním řádku a V levém sloupci 11) Zvolíme Vytvořit propojení na zdrojová data 12) OK pozn. pokud se sloučení nezdaří, odstraníme celý list, na který se slučování provádělo Zobrazení popisků ve výsledné tabulce Požadovaná funkce ve výsledné tab. Propojení aktualizace dat Přidá další slučovanou tab. Vyhledání tabulky v dalším sešitě Odstranění tabulky ze seznamu sluč. tab. 36