Infrmační audit terie a praxe v České republice Očk Petr Ústav infrmačních studií a knihvnictví FF UK v Praze petr.ck@ff.cuni.cz Michaela Dmbrvská Ústav infrmačních studií a knihvnictví FF UK v Praze michaela.dmbrvska@ff.cuni.cz INFORUM 2006: 12. knference prfesinálních infrmačních zdrjích Praha, 23. - 25.5. 2006 Abstrakt. Infrmační audit je významným nástrjem řízení mderní rganizace, napmáhá zejména aktualizvat a usměrňvat strategii rganizace, resp. na ni navazující infrmační strategii. Infrmační audit začíná bjevvat teprve v pslední dbě a rychle získává své příznivce terie infrmačníh auditu se stále rzvíjí, věnují se jí však zatím především zahraniční autři. S přihlédnutím k výsledkům těcht teretických výzkumů, mdernímu pjetí a trendům v tmt dvětví vyvinul nyní bčanské sdružení SPRIG první specificky česku metdiku. Tat metdika byla prakticky aplikvána v rámci akademickéh semináře například na internetvé prezentaci Filzfické fakulty UK v Praze. Infrmační audit je relativně nvu tereticku disciplínu na pmezí infrmační vědy, znalstníh a infrmačníh managementu s velkým ptenciálem aplikace v praxi. V České republice je chápání tht pjmu velmi mál zřetelné stejně jak mžnsti jeh realizace v rganizaci především bývá čast redukván na audit infrmačních systémů a technlgií v rganizaci. Přitm se jedná činnst, která by (v buducnu) měla být jednu z významných kmpetencí infrmačních pracvníků. Obecně pdpruje infrmační audit efektivní využívání infrmací, ať už vznikají v rámci rganizace či jsu získávány z vnějšíh prstředí, napmáhá účinné kmunikaci infrmací subjektům mim rganizaci, usnadňuje sdílení infrmací v rámci splečnsti a přispívá k jedntnému vnímání cílů, hdnt, kultury a celkvě identity rganizace. Jak byl již naznačen, infrmační audit je aktivitu úzce spjenu s disciplínu znalstníh managementu, jemuž v mderní rganizaci napmáhá hrát zásadní rli generátru invativníh prstředí, garance přensu znalstí a zkušenstí z minulsti d buducna a pdpry neustáléh učení se a rzšiřvání znalstní báze rganizace. Pdstata infrmačníh auditu S rychlým rzvjem infrmačních a kmunikačních technlgií a s rstucím bjemem infrmací, které jsu získávány, zpracvávány, či prdukvány v každé rganizaci, vyvstala také ptřeba pdrbnéh rzpracvání metdiky infrmačníh auditu. Tedy nástrje, který dkáže bjektivně dpvídat na tázky týkající se vnitřních i vnějších infrmačních tků rganizace, například: - Je kmunikace mezi pracvníky a pracvními týmy ptimální? - Jsu dstupné infrmační zdrje ptimálně využity? - Je image (prezentace směrem navenek i dvnitř) v suladu s identitu rganizace (zejména pžadavky na prezentaci)? - Je internetvá prezentace ptimální vzhledem k jejímu čekávanému přínsu? 1
Ačkliv stále ještě neexistuje všebecně uznávaná definice infrmačníh auditu a ani jedntně uznávaná metdika pr jeh prvádění, existuje přest shda mezi prfesinálními infrmačními manažery v uznání infrmačníh auditu jak splehlivéh nástrje pr vypracvání správné infrmační plitiky, resp. strategie rganizace. Přestže neexistuje všebecně uznávaná metdika pr prvádění infrmačníh auditu, většina metdik vychází z prací Ornvé (1990) a Burka a Hrtna (1998). Sučasným trendem při vyvíjejí metdik pr prvádění infrmačníh auditu je v pdstatě syntéza bu výše zmiňvaných metdik, kdy je výsledná metdika zaměřena již kmplexně jak na dynamické, tak na statické prvky infrmačníh prstředí rganizace. V České republice vyvíjí metdiku infrmačníh auditu především neziskvé bčanské sdružení SPRIG (Splečnst pr rzvj infrmační gramtnsti) ve splupráci s akademicku sféru, a t již d rku 2000. Infrmační audit je v tmt pjetí chápán především jak analýza infrmačních tků a systémů v rámci rganizace v širším pjetí, přičemž zahrnuje také infrmační výměnu s vnějšími subjekty a analýzu celkvé image a identity splečnsti. Audit má zpravidla interní charakter a výsledky služí především vedení splečnsti k úpravě a ptimalizaci firemní strategie, respektive becně strategie rganizace. Infrmační audit nemusí využívat jen kmerční subjekty příkladem může být audit internetvé prezentace Filzfické fakulty UK v Praze, jak je přiblížen dále v tmt textu. Infrmační audit: výchdisk pr znalstní management rganizace Infrmační audit pdpruje efektivní správu a řízení infrmací s hledem na image a identitu rganizace. Všechny tyt atributy naznačují, že infrmační audit je aktivitu úzce spjenu s disciplínu znalstníh managementu (knwledge management). V mderní dynamické rganizaci hraje efektivní znalstní management zásadní rli. Hlavní cíle infrmačníh auditu ptimální správa a řízení kmunikace, infrmačních tků patří zřetelně také mezi cíle znalstníh managementu. Vazbu infrmačníh auditu a tím infrmační strategie na znalstní management ukazuje brázek 1. Obrázek 1 Infrmační audit jak pdpra znalstníh managementu Data Infrmace Znalsti Znalstní management Firemní identita: sulad firemní/institucinální strategie a infrmační strategie V rámci infrmačníh auditu pdle metdiky SPRIG vždy zdůrazňujeme vazbu celkvé strategie rganizace a její infrmační strategie. Výchzím bdem je přitm firemní/institucinální identita a image. Identitu tu chápeme jak braz rganizace, který sama přijímá za vlastní a její image pak za braz, který nabízí směrem navenek. Základními prvky jsu identifikace vize, pslání a hdnt rganizace. Na ty se váže samtná celkvá firemní strategie (na kteru na nižších úrvních navazují bchdní strategie) a infrmační strategie (jejíž sučástí je kmunikační strategie a rvněž infrmační systém rganizace, který je zde chápán jak nástrj infrmační 2
strategie). Kmunikační strategie, jak sučást infrmační strategie zahrnuje jednak kmunikaci vnitřní a jednal kmunikaci vnější a je prpjena se správu vnitřníh infrmačníh systému a rvněž kmunikací prstřednictvím internetu. Na uvedené strategie pak v pslední fázi navazuje jedntný firemní/institucinální vizuální styl. (Diagram viz Dmbrvská, Očk, Zeman, 2005). Infrmační audit: metdika SPRIG Samtná realizace infrmačníh auditu může prbíhat na třech úrvních: Kmplexní infrmační audit Audit firemní identity Audit internetvé prezentace Kmplexní infrmační audit Kmplexní infrmační audit dpvídá na tázky: Jsu infrmace dstupné v rganizaci efektivně využity? Pskytují dstupné infrmace ptimální základ pr rzhdvání? Jsu infrmační tky ptimální vzhledem k pžadavkům a ptřebám rganizace? Pdprují sdílené infrmace firemní identitu? Vytvářejí infrmace pskytvané navenek žáducí firemní image? Metdika analýzy infrmačních tků a systémů vychází z metdiky DFD (Data Flw Diagram), která představuje funkční phled na infrmační infrastrukturu splečnsti a ERD (Entity Relatinship Diagram), tedy datvý phled na tut infrastrukturu. V rámci kmplexníh infrmačníh auditu jsu analyzvány veškeré infrmační tky a systémy v rámci rganizace a jejich vazba na firemní/institucinální identitu (zejména firemní strategii a infrmační strategii). Zvláště v rámci kmplexníh infrmačníh auditu je vždy zdůrazňvána vazba infrmační strategie na celkvu strategii rganizace a její identitu. Audit firemní/institucinální identity Audit identity rganizace dpvídá na tázky: Je identita v suladu s vizí, psláním a hdntami rganizace? Je strategie rganizace v suladu s identitu? Je infrmační strategie v suladu s firemní identitu? Odpvídá identita a image ptřebám rganizace? Pdpruje vizuální styl identitu a image? Při úpravách zadání pr auditry se čast ukazuje, že rganizace nemá definvanu svu identitu. Prtže se jedná zastřešující prvek všech typů strategií, je audit firemní/institucinální identity vyčleněn zvlášť a zaměřuje se především na ujasnění vize, hdnt a pslání splečnsti a dále pak na tvrbu první verze firemní (resp. rzvjvá) a infrmační strategie rganizace. Metdika tu vychází se scilgických metd řízených rzhvrů a tzv. fcus grups. Pdle mžnstí a ptřeb se může jednat rzhvry s vedením až p výjezdní zasedání celé rganizace, neb její 3
části. Využívá se přitm metd brainstrmingu, brainwritingu, diskusí apd. mdervaných Specialista na firemní image Ivan Tmek (2004) uvádí, že řízení image je dluhdbá činnst, rientvaná na buducnst. Bhužel platí, že pškzení image negativními zprávami či zkušenstmi je rychlejší než jeh vylepšení. Budvání image musí být aktivní a je subjektivní - není jedinu mžnstí, je jich více a řízení image vyžaduje rzhdnutí a dvahu. Na vytváření image existuje řada pstupů a mdelů. Vždy je třeba mít na paměti, že jedntlivé elementy image musí splu ladit. Musí ve svém celku reprezentvat esenci značky. Rzhdně zde platí, že celek je více než jen puhý suhrn částí. A t je dsti důležité nejen ve vztahu k firemní/institucinální image, ale také v suvislsti s řízením každé rganizace v infrmační splečnsti: pr úspěšné řízení vnitřních i vnějších infrmačních prcesů v rganizaci je ptřebná integrita všech kmpnent identity rganizace. Audit internetvé prezentace Infrmační audit internetvé prezentace dpvídá na tázky: Je struktura internetvé prezentace prvázaná a funkční? Je pužité technické a grafické řešení adekvátní cílům prezentace? Odpvídá prezentace infrmačním ptřebám uživatelů? Prpaguje prezentace rganizaci vhdným způsbem? Jsu prstředky na internetvu prezentaci vynalženy efektivně? V první fázi tht specifickéh auditu jsu vždy ve splupráci se zadavatelem identifikvány cílvé skupiny. V rámci identifikvaných cílvých skupin pak sledujeme internetvu prezentaci pdle subru kritérií (multikriteriální analýza). Sučástí auditu je srvnávací analýza (benchmark) s vybranu knkurencí, která ukazuje silná a slabá místa internetvé prezentace. Skupiny kritérií: Strukturální Infrmační Funkční Tech(nlg)ická Marketingvá Kritérií je celkem zhruba šedesát a jsu hdnceny jednak v rámci skupin kritérií a jednak celkvě. Zárveň jsu vybraná kritéria hdncena rvněž v rámci cílvých skupin. Multikriteriální analýza umžňuje srvnatelnst i tehdy, pkud v některé ze skupin kritérií djde ke změnám. Pznámka: Závěrečná zpráva z auditu, výsledky analýzy vč. navazujících dpručení, jsu zpravidla interním materiálem dané rganizace a služí výhradně k jejím ptřebám. Infrmační audit v praxi: audit internetvé prezentace Filzfické fakulty UK v Praze Jednu z praktických implementací kmpnenty infrmačníh auditu v neziskvé rganizaci byl audit internetvé prezentace FF UK (http://www.ff.cuni.cz). Tent audit byl prveden v rámci výuky na Ústavu infrmačních studií a knihvnictví FF UK v zimním semestru akademickéh rku 2005/2006 a suhrnné výsledky a 4
dpručení byly publikvány se suhlasem vedení fakulty v elektrnickém časpise IKAROS v březnu 2006. V rámci prezentace na knferenci INFORUM (2006) budu tyt publikvané výsledky a dpručení dále kmentvány (s hledem na interní charakter závěrečné správy z auditu). Obecně je však mžn říci, že základní zjištění a dpručení vyplývající z tht auditu mhu být slidním základem pr další ptimalizaci vnitřní i vnější kmunikace Filzfické fakulty UK v Praze. Slabu stránku internetvé prezentace FF UK je především zatímní neexistence jedntnéh vizuálníh stylu fakulty vč. lga, mezi silné stránky napak patří uživatelský přístupný frmát pr tisk, infrmace aktualizaci a rzlišení na cílvé skupiny uživatelů. Perspektivy infrmačníh auditu Infrmační audit je důležitým nástrjem řízení mderní rganizace, napmáhá zejména aktualizvat a usměrňvat firemní/institucinální strategii a na ni navazující infrmační strategii. Jak pjem se infrmační audit začíná bjevvat teprve v pslední dbě a rychle získává své příznivce, v zahraničí se stává sučástí nabídky mnha pradenských splečnstí. Terie infrmačníh auditu se stále rzvíjí, věnují se jí však zatím především zahraniční autři. S přihlédnutím k výsledkům těcht teretických výzkumů, mdernímu pjetí a trendům v tmt dvětví vyvinul nyní první specificky česku metdiku, jak byla ppsána v tmt textu, bčanské sdružení SPRIG. Literatura: BURK, C.F., HORTON, F.W. Infmap: a cmplete guide t discvering crprate infrmatin resurces. Englewd Cliffs: Prentice-Hall, 1988. DOMBROVSKÁ, Michaela, OČKO, Petr, ZEMAN, Petr. Infrmační audit cesta k rzvji znalstní rganizace. Ikars [n-line]. 2005, rč. 9, č. 9 [cit. 11.4.2006]. Dstupný na URL: <http://www.ikars.cz/nde/2001>. ISSN 1212-5075. DOMBROVSKÁ, Michaela, SKOLKOVÁ, Linda. Audit internetvé prezentace Filzfické fakulty Univerzity Karlvy v Praze základní zjištění a dpručení. Ikars [n-line]. 2006, rč. 10, č. 3 [cit. 24. 04. 2006]. Dstupný na URL: <http://www.ikars.cz/nde/3217>. ISSN 1212-5075. ORNA, E. Practical infrmatin plicies: hw t manage infrmatin flws in rganisatins. Aldersht: Gwer, 1990. TOMEK, Ivan. Image - jak vzniká a c h vlivňuje, Hspdářské nviny, 27.5.2004, s. 10. 5