ISSN 1801 2361 roník 4 Copyright 2003 2007 Jií íha, Dataspectrum http:// //www.dataspectrum.cz Excel Asistent Magazín je uren k volnému šíení. Pokud Vás jeho obsah zaujal, zašlete jej prosím svým kolegm a pátelm. Jeho obsah však podléhá ochran autorských práv nelze jej kopírovat bez pedchozího svolení autora.
Facit experientia cautos. Zkušenost vede k opatrnosti.! Rizika spojená s používáním spreadsheet jsou již delší dobu známa. Spolenostmi a jejich vedením jsou vdom akceptována. Zpísnné podmínky podnikání ve finannictví však v souasné dob vyžadují vytvoit prostedí minimalizující dsledky tchto rizik. Zákon o pojišovnictví a zákon o bankách výslovn ukládají spolenostem povinnost zavést kontrolní prostedí s cílem zabezpeit transparentnost podnikání, zajistit integritu finanních záznam, dohledat autory zmn v datech a umožnit rekonstrukci pedchozích stav systému. Další normy jako Sarbanex-Oxley, Basel II, Solvency svými požadavky na finanní spolenosti vyžadují také výrazn zmnit souasný zpsob práce se spreadsheety. Zavedení IFRS (Mezinárodních standard úetního výkaznictví), provázené vysokým drazem na dodržování kontinuity výkaznictví, umožující zmnu metod až po splnní mnoha podmínek, pedstavuje pro spreadsheety, jejichž hlavní pedností je vysoká flexibilita, další významný regulaní prvek. Je možné zmínit i nkteré dílí zákonné normy, které z hlediska spreadsheet pedstavují nastavení nových pravidel jako píklad bych uvedl zákon o ochran osobních údaj. Splnní regulaních požadavk se neobejde bez zavedení kontrolních mechanism ve všech etapách životního cyklu spreadsheetu, tedy v etap jeho vývoje, distribuce, provozu a jeho terminace. Pro vlastn dvujete spreadsheetm? Pokud pracovn používáte osobní poíta, je znan pravdpodobné, že bžnou souástí vašeho dne je vytváení tabulek i jejich vyplování, pípadn zpracování dat v tabulkách vytvoených vašimi kolegy nebo transformace informací uložených v tchto datech do vašich manažerských rozhodnutí. Dvujete informacím obsaženým v spreadsheetech? Pokud jste odpovdli kladn, rád bych se vás zeptal, na em je založena vaše dvra. Používáte ovenou metodologii konstrukce spreadsheet, která je v prostedí vaší firmy pijata a je závazná? Testujete vstupy, výpoetní logiku a výstupní hodnoty? Máte vybudován systém verzování? Máte zabezpeen pístup k výsledným souborm jen pro oprávnné osoby? Vytváite nezávislé logovací soubory umožující provést zptnou rekonstrukci soubor? Dokážete zdvodnit každou zmnu hodnoty, urit osobu, která zmnu provedla a as, ve kterém ke zmn došlo? Máte vytvoen firemní depozitá šablon dležitých soubor? Máte vytvoenu metodiku ovování vrohodnosti vašich tabulek? Pevn vím, že všechny vyjmenované oblasti jsou ve vaší firm zabezpeeny. Pokud tomu tak není, pak pedpokládám, že jen proto, že spreadsheety jsou ve vaší spolenosti nasazovány pouze pro ešení jednoduchých, jednorázových, operativních a pomocných úloh. Nikoliv pro vytváení složitjších výkaz a výpoetních model a s pímým dopadem na rozhodování zejména v oblastech, v nichž by výskyt chyby mohl mít významné finanní, právní, reputaní a jist i personální dsledky pro autora této chyby nebo pro management vaší spolenosti. Mám na mysli pedevším modely bezprostedn využívané v úetnictví, controllingové výkazy, what-if analýzy a prognózování, dlouhodobé 2
plánování, pehledy hospodáských výsledk, pehled cash flow. V kostce eeno, veškeré zpracování kvantitativních dat s cílem poskytnout základnu pro manažerské rozhodování. Osobn se domnívám, že by bylo znan neodpovdné postavit zásadní rozhodnutí na neovených, netestovaných a nezabezpeených pilíích. Nejenom neodpovdné, ale takový pístup lze v souasné dob zaít považovat i za nezákonný. A není vyloueno, že i vaše spolenost by se mohla zaadit do veejn pístupného seznamu píklad závažných selhání v dsledku chyby spreadsheetu. Tento seznam spravuje organizace EUSPRIG - European Spreadsheet Risks Interest Group (http://www.eusprig.org), která se již od roku 1999 zabývá aktivním hledáním ešení v oblasti bezpenosti a compliance spreadsheet. Není bez zajímavosti, že konference, kterou organizace poádala v roce 2006, nesla název Managing Spreadsheets: Improving corporate performance, compliance and governance. Zmínný seznam mediáln prezentovaných pípad selhání souvisejících s chybami spreadsheet je dostupný na adrese http://www.eusprig.com/stories.htm a obsahuje v souasné dob 89 záznam, ze kterých cituji: Bezen 2005 akcie spolenosti RedEnvelope Inc. ztratily více než 25% své hodnoty v reakci na výrazné snížení pedpokládaných výsledk za 4. tvrtletí. Pedpoklad vycházel z chybného výpotu zisku z prodeje zboží. Chyba byla zpsobena zadáním nesprávné hodnoty do jedné buky spreadsheetu. Listopad 2005 spolenost Westpac byla donucena pozastavit obchodování se svými akciemi a oznámit na tiskové konferenci pedasn roní hospodáský výsledek poté, co jeden její zamstnanec nedopatením rozeslal analytickým spolenostem spreadsheety obsahující výsledné hodnoty hospodáského výsledku. Mechanismus chyby byl v tom, že šablona (pekopírovaný soubor s výpoty a výsledky za minulý rok) omylem obsahoval aktuální údaje. Došlo k pehlédnutí tchto hodnot, protože byly v píslušných bukách skryty tmavým šrafováním, které však bylo možné snadno odstranit. 2004 - australská spolenost Mercer Finance and Risk Consulting revidovala strukturu a obsah spreadsheet používaných ve 30 projektech týkajících se finanních transakcí. Všechny spreadsheety obsahovaly chyby. 9 z nich mlo chyby ve více než 10% bunk s unikátními vzorcy, ve tyech pípadech tento pomr pekraoval 15% a v jednom pípad byl pomr chyb vtší než 20%. Tento soubor byl pekvapiv jeden z nejmenších, k chybám tedy nedošlo z dvodu rozsahu nebo mimoádné komplexnosti souboru. íjen 2004 dle vyjádení federální komise pro dohled nad energetickými zdroji (FERC) byly ceny zemního plynu v USA neopodstatnn navýšeny v celkové hodnot mezi 200 mil. $ - 1 mld $. Píinou byla chyba v pravidelném týdenním pehledu aktuálních zásob zemního plynu. Jedním z vysvtlení mechanismu této chyby bylo používání stejného názvu souboru u jedné ze spoleností zamstnanec zamnil aktuální soubor za soubor staršího data. erven 2003 spolenost TransAlta Corp. Utrpla ztrátu 24 mil. $ následkem chyby vzniklé pi kopírování bunk ve spreadsheetu ureném jako podklad pro výpoty a rozhodování o výši nabídek pi obchodování s hedge kontrakty v produkci elektrické energie. Ojedinlé selhání nebo znepokojivý trend? Otázkou je, zda citované pípady jsou ojedinlé i zda naopak pedstavují povstnou špiku ledovce. Dle názor analytik publikovaných v posledních letech je možné odvodit, že platí spíše ona pesimistická varianta. Ve svých studiích neodmítají široké nasazení spreadsheet v podnikové infrastruktue, upozorují však na nezbytnost zmny ve zpsobu jejich používání a v proaktivním ízení rizik s nimi spojenými. 3
Zabývám se chybami spreadsheet již 12 let. A výsledky mého výzkumu ukazují, že musíte poítat zhruba u 1% vašich vzorc s neodhalenými chybami. To znamená, že tém každý smysluplný spreadsheet obsahuje chyby. A nkteré z nich jsou významné natolik významné, aby ovlivnily rozhodnutí. Lidé jsou pehnan sebejistí, pokud jde o bezchybnost jejich spreadsheet. Tuto sebejistotu však nenaleznete u poítaových programátor. Pokud se programátora zeptáte, Práv jsi dokonil program. Myslíš, že jsi v nm udlal chybu? Odpoví, Ano, pravdpodobn v 1% nebo 2% ádk mého kódu. Pokud však položíte stejnou otázku autorovi spreadsheetu, bude se tváit stejn, jako bychom se ho ptali na jeho mužnost. Nemáme vybudovanou kulturu testování spreadsheet, a proto nedostaneme odpov naznaující, kolik chyb by spreadsheet mohl obsahovat. Není zde nic, co by mohlo prolomit tuto bublinu pehnaného sebevdomí. The Wall Street Journal, 13.erven 2006 1 rozhovor s profesorem Raymond R. Pankem, Hawaii University výzkumník v oblasti ízení rizik spreadsheet Pro podniky je nezbytné, aby si uvdomily, že tisíce nekontrolovaných spreadsheet, které jsou každý den používány jejich zamstnanci, pedstavují významné riziko. Nedostaten spravované spreadsheety mohou v dsledku nedbalosti, nedostatené kvalifikace nebo úmyslného protizákonného jednání zpsobit významné ztráty v podnikání, poškození dobrého jména spolenosti a nežádoucí zvýšení pozornosti dozorího orgánu Podniky zpracovávají klíové informace za pomoci spreadsheet nepodléhajících kontrolním mechanismm, bžn nastaveným v aplikacích s pímým dopadem na správu podnikových financí. Výsledkem je zcela nepijatelná úrove obchodního i regulaního rizika. Jay Heiser, analytik spolenosti Gartner 2 Studie Recognize the Risks of Uncontrolled Spreadsheets, publikovaná 8.11.2005 Jediná chyba obsažená v spreadsheetu eliminuje veškeré kontrolní mechanismy ve všech systémech podporujících spreadsheet. Ray Butler, CISA 3 IT auditor Lidé si neuvdomují, že v pípadech Enronu, WorldComu, Paramalatu, HealthSouthu a dalších došlo ke kriminálnímu jednání pomocí podvodn vedených spreadsheet. Naše data zpracováváme v zabezpeeném prostedí (pístupové politiky a auditní stopy) a pak je exportujeme do výkonných, ale zranitelných spreadsheet. V Excelu mžete zmnit vstupní hodnoty, vzorce a výsledky tchto vzorc nebo výstupní hodnoty. Neexistuje auditní stopa nebo záznam o uživatelích. Donavan McDonough 4 výzkumník v oblasti ízení rizik spreadsheet Spreadsheety jsou vytváeny lidmi odborn školenými v oblastech jejich profesního zamení, a už se jedná o finance, poizování zboží a služeb nebo plánování výroby, asto ale absolvovali pouze formální zaškolení v technikách práce se spreadsheety. IT auditoi zamují svoji pozornost na mainstreamové informaní systémy a považují spreadsheety za problém koncových uživatel ležící mimo jejich objekt zájmu. Interní auditoi zkoumají procesy, nikoliv však nástroje podporující v rámci tchto proces rozhodování. 4
Patrick O'Beirne 5 konzultant a vrchní editel Systems Modelling Limited Journal of Property Management z 1. ervence 2002 konstatoval, že 30% - 90% všech spreadsheet obsahuje alespo jednu závažnou chybu. Rozptyl v chybovosti závisí na komplexnosti testovaného spreadsheetu. Žádný z test však neobsahoval spreadsheet s více než 200 záznamy, u kterých pravdpodobnost existence chyby dosahuje 100%. The Use of Spreadsheets: Considerations for Section 404 of the Sarbanes-Oxley Act 6 PricewaterhouseCoopers, ervenec 2004 Spreadsheet rychlé ešení, které je vždy na dosah? Mnoho spoleností využívá spreadsheety pro ešení svých informaních poteb a podporu manažerského rozhodování v klíových procesech. Zapojení spreadsheet je asto považováno za jediný zpsob, jak vyhovt požadavkm na vasné a z hlediska náklad akceptovatelné ešení. Spolenosti asto expandují do jiných podnikatelských nebo geografických oblastí, mní své vlastníky, konsolidují výsledky innosti, porovnávají dosažené výsledky v rzných asových obdobích, pizpsobují se mnícím legislativním požadavkm. V takto promnlivém prostedí není mnohdy as na zavedení specializovaných softwarových ešení, chybí asové, finanní nebo odborné zdroje na vývoj vlastního ešení. Cesta, kterou v takové situaci volí vtšina spoleností, spoívá v nasazení spreadsheetu. Spreadsheet se stává rozhraním mezi aktuálními možnostmi podnikových systém a požadavky kladenými na spolenost. Tento zpsob ešení vykazuje nkteré spolené znaky bez ohledu na spolenost, která jej aplikuje. 1) Management spolenosti ešení považuje za doasné. 2) Management spolenosti pedpokládá, že ešení bude nahrazeno ním jiným ve smyslu komerní aplikace nebo ešením vyvinutým v útvaru IT v prostedí, kterou vedení spolenosti deklarovalo za softwarovou platformu. 3) Jednotliví lenové managementu mají velmi rozdílné pedstavy o obsahu pojmu ním jiným a o asovém horizontu této zmny. 4) ešení je navrženo zástupci útvaru, který je bezprostedn na ešení zainteresován. 5) ešení není vytváeno primárn odborníky z útvaru IT, pouze jsou s nimi konzultovány nkteré aspekty ešení (obvykle zpsob a struktura importu/exportu nezbytných dat z podnikových systém). 6) Doasné ešení se stává ešením trvalým a petrvává asto v nezmnné podob mnoho let. 7) ešení není dokumentované, pvodní autoi pestávají být asem uživateli spreadsheetu pecházejí na jinou pozici v rámci spolenosti nebo spolenost opouštjí, aniž by svým nástupcm formálním zpsobem spreadsheet pedali ( nap. pedali dokumentaci, evidenci vytvoených kopií, vysvtlili logický model výpotu, popsali potebné vstupy a výstupy, pedali evidenci osob a útvar, které spreadsheet využívají). 8) Spreadsheety se stávají v prbhu asu natolik složité a vzhledem k nedostatku dokumentace a absence správce natolik nepružné (což je v pímém kontrastu s prvotním dvodem jejich akceptace), že jsou po ase nahrazeny nikoliv ešením, které mly doasn nahradit, ale novým spreadsheetem. 9) Pedchozím bodem se celý cyklus uzavírá. 5
Typologie spreadsheet. Infrastruktura moderní spolenosti podnikající na finanním trhu potebuje pro svj chod stovky a tisíce rzných typ spreadsheet, které vystupují v rolích: 1) nástroje evidence 2) nástroje komunikace 3) nástroje rozhodování 4) nástroje modelování Nástroje evidence spreadsheety, které slouží zejména jako pomocná kartotéka nebo evidence. asto jsou vytváeny jako odpov na interní požadavek v rámci jediného útvaru nebo kanceláe a jsou ureny jen omezenému okruhu osob funkn zaazených práv v tomto konkrétním útvaru. Píkladem mže být pomocná evidence faktur za kanceláské poteby, pehled dovolených apod. Prvotním úelem tchto spreadsheet je zaznamenání, kvantifikace a evidence informací. Tyto spreadsheety vykazují minimální složitost, jejich rozsah nepesahuje nkolik tiskových stran, obsahují minimální poet vzorc, jsou ureny omezenému okruhu uživatel obvykle z jediného útvaru. Pípadná chyba není pro chod spolenosti kritická - chyba se nemultiplikuje penosem do jiných soubor, asová platnost dat a spreadsheetu bývá omezena, spreadsheet neslouží jako základ pi vývoji jiných soubor. Nástroje komunikace spreadsheety sloužící jako podklady a zdroje vstupních dat pro operativní jednání mezi více subjekty. Jedná se zejména o soubory, které jsou vytváeny pro poteby konsolidace za jednotlivé útvary spolenosti. V prbhu asu nemusí být vnímány jako prostedek komunikace, nicmén staí si uvdomit, jakým zpsobem vznikají. Zástupce útvaru, který požaduje data, navrhne strukturu dat formou tabulky a odešle ji se svým požadavkem svj požadavek komunikuje práv ve formátu spreadsheetu. Píkladem tohoto typu spreadsheetu mže být pehled docházky, pehled služebních cest, statistika dotaz call centra, seznam adresních údaj apod. Prvotním úelem tchto spreadsheet je podpora komunikace a penos informací. Tyto spreadsheety vykazují nízkou až stední složitost, jejich rozsah nepesahuje nkolik desítek tiskových stran, obsahují nízký až stední poet vzorc, jsou ureny širšímu okruhu uživatel obvykle z více útvar nebo spoleností. Chyba mže být pro chod spolenosti kritická, zejména tehdy, když zpsobí etzovou reakci vzhledem k tomu, že tyto spreadsheety asto kolují v prostedí firmy, mohou být využívány po dlouhé období a data v nich obsažená se stávají vstupními daty jiných spreadsheet - chyba se multiplikuje penosem do jiných soubor. Protože nebývá obvyklé, aby spreadsheety obsahovaly popis zdroj vstupních dat, stává se zcela nemožné vypátrat pvodní chybný údaj, který se penosem mezi dalšími spreadsheety od svého pvodního zdroje zcela oddlil. Chyba mže být pro spolenost závažná i tehdy, když spreadsheet pedstavuje nástroj komunikace mezi spoleností a dozorím orgánem nebo pedstavuje reportovací nástroj smrem k nadízeným složkám. Nástroje rozhodování zejména spreadsheety sloužící k finannímu výkaznictví jako jsou rozvahy, výsledovky, pehledy zisk a ztrát, pehledy náklad, cash flow reporty, pehledy obchodní produkce, stavy KPI. Prvotním úelem tchto spreadsheet je informaní podpora rozhodování. Tyto spreadsheety vykazují stední až vysokou složitost, jejich rozsah je vysoce variabilní, asto obsahují vizuální prvky jako jsou grafy nebo diagramy, obsahují stední až vysoký poet vzorc, asto obsahují složitý logický model se zapojením pokroilých technik (filtry, makra, kontingenní tabulky, komplexní vzorce), jsou ureny 6
zejména managementu spolenosti. Chyba mže být pro spolenost výrazn kritická, protože pímo ovlivuje rozhodovací proces a také tehdy, když spreadsheet je poskytován nadízeným nebo kontrolním složkám. Nástroje modelování spreadsheety sloužící pro odhadování rzných variet reality. Píkladem mohou být what-if analýzy, optimalizaní výpoty, forecasty. Prvotním úelem tchto spreadsheet je modelování pravdpodobných stav vývoje reality. Tyto spreadsheety vykazují vysokou složitost, jejich rozsah je vysoce variabilní, asto obsahují vizuální prvky jako jsou grafy nebo diagramy, obsahují vysoký poet komplexních vzorc, složitý logický model se zapojením pokroilých technik (filtry, makra, ešitelé, addin doplky, kontingenní tabulky). Vzhledem k tomu, že tyto spreadsheety pracují s neuritostí jako jednou ze svých premis, pípadná chyba pekvapiv nemusí mít výrazný dopad na spolenost zpsobí posunutí modelu mimo interval spolehlivosti ešení. Pokud se však model obsahující chybu stane podkladem pro manažerské rozhodnutí, platí i pro tyto spreadsheety vysoké riziko negativního dopadu na chod spolenosti. Vzhledem k tomu, že modely jsou vytváeny pro odhad dlouhodobého chování, mže mít chyba vzhledem k asovému hledisku i fatální charakter (nap. nepesné urení úvrových sazeb, podhodnocení rezerv). 7
Výhody a stinné stránky spreadsheet Pokud stojíme ped rozhodnutím, zda k ešení úkolu použijeme prostedí spreadsheetu, mli bychom mít na pamti následující pehled silných a slabých stránek takové volby. Nikoliv jen pro akademické úely, ale pedevším proto, abychom se vyhnuli známým nedostatkm a nástrahám vývoje. Pro Proti Snadnost použití a také zneužití. Flexibilita, pizpsobivost zpsobující asté opomíjení struktury a validace vstupních dat. Rychlost vedoucí k vynechání plánování vnitní logiky, testování ešení a validace dat. Intuitivní znalost základních vlastností a orientace v cizích spreadsheetech Snadná zmna ešení, doplování a odstraování dat Nízké náklady Vždy po ruce, vždy je možné vytvoit njaké jednoduché, doasné ešení Dvra ve stabilitu ešení a integritu výsledk Víceúelový nástroj Snadnost penosu dat, de facto standardní penosový formát Znané množství funkcionalit umožujících transformaci a prezentaci dat Snadné zpracování dat a informací vedoucí k pesvdení, že není teba doplovat tabulky popisem struktury a vzorc, komentái i konceptuálním modelem. a zárove velmi snadné vytvoení chyby vzhledem k neexistenci vnitního mechanismu verzování. Nelze vytváet auditní stopu záznam asu a autora zmny. vzhledem k tomu, že nejsou zapoítávány náklady na zaškolení, podporu, pravidelné dohledávání a odstraování chyb. Místo rozpotu IT je používán virtuální rozpoet, tedy as zamstnanc odborných útvar. které vzhledem k deklarované doasnosti postrádá elementární nastavení vnitních kontrolních mechanism. založená na pesvdení, že tam žádné chyby nejsou, aniž by se autor ídil závaznou metodologií vývoje a provedl systematické testování. který má svá omezení. Z neznalosti a nerespektování tchto omezení mohou vznikat závažné chyby. implementovaný v mnoha proprietárních systémech jako jeden z exportních formát, což mže vést k jeho využívání i lidmi, kteí mají zcela minimální znalosti ovládání spredsheet. Snadné reprodukování chyb spojené s vysokou rychlostí distribuce chybného ešení. vedoucí k vysoké komplexnosti ešení, kdy jsou tvrcem využívány vlastnosti, které jsou adresátm a uživatelm neznámé nebo nepochopitelné. Dsledkem je vznik chyb pi rozšiování nebo úpravách spreadsheetu uživateli, kteí nejsou zcela obeznámeni s vnitní logikou ešení. které však mohou být pi penosu mezi rznými uživateli chybn interpretována v dsledku rzn nastaveného prostedí. 8
Nastavení vnitních kontrolních mechanism. V prostedí spreadsheet je velmi obtížné zavádt kontrolní mechanismy. Z tohoto dvodu a také z neznalosti mnohé spolenosti v této oblasti zcela rezignovaly a používání spreadsheet ponechaly na roztíštných znalostech a vnitní disciplín svých zamstnanc. Je samozejmé, že vybudování prostedí, které na jedné stran ponechá veškeré výhody využívání spreadsheet jako jsou jejich flexibilita, snadnost ovládání, rychlost nasazení a nízké náklady spojené s jejich užíváním a na druhé stran doplní tyto nesporné výhody prvky minimalizujícími vznik chyb a z nich plynoucích finanních, legislativních, reputaních a pracovnprávních dsledk, je bhem na dlouhou tra a nikdy nekonícím procesem. Je na rozhodnutí každé spolenosti a jejího vedení, zda dá pednost zakonzervování dosavadního stavu s rizikem vzniku závažné chyby nebo se pokusí v souladu s požadavky na ni kladenými vybudovat takový rámec používání spreadsheet, který by pravdpodobnost vzniku chyb a závažnost jejich dsledk minimalizoval. Nezbytné kroky vedoucí k vybudování kontrolního prostedí jsou popsány v následujícím pehledu: 1) Zabezpeit prbžné (alespo 1x ron) školení uživatel zamené na uvdomní si vnitních omezení spreadsheet, osvojení si best practices pi vývoji, testování a používání spreadsheet, seznámení s nejastjšími píinami chyb. 2) Vytvoení evidence spreadsheet využívaných spoleností a jejich rozlenní do tíd dle dležitosti a komplexnosti. 3) Pijetí firemní metodologie vývoje spreadsheet ešící zejména následující oblasti: principy tvorby názv spreadsheet (názvy obsahující identifikaci útvaru, data, úelu ) závazné innosti provádné v jednotlivých etapách životního cyklu spreadsheetu kritických pro chod spolenosti (vytvoení poátení dokumentace, popis zmn a dvod jejich pijetí, zmna vlastníka, testování alespo 1x ron se záznamem testovacího protokolu ) závaznou dokumentaci spreadsheet kritických pro chod spolenosti (obsahující mimo jiné pesné urení úložišt, název, identifikaci autora a správce spreadsheetu, úel spreeadsheetu, popis vnitní logiky, popis vstupních dat apod.) 4) Nastavení omezeného pístupu k spreadsheetu (nastavení hesel, uzamknutí nkterých bunk, zablokování struktury ) 5) Nastavení validaních pravidel provstupní data (znemožnit zadání nereálných hodnot, zabezpeit naítání aktuálních dat z propojených soubor ) 6) Proaktivní testování spreadsheetu (ovení chování výpoetního modelu, identifikace bunk a oblastí kritických pro výpoet výstupních hodnot, testování vzorc, testování geometrické struktury modelu ). Dokumentace procesu testování by mla být integrální souástí dokumentace spreadsheetu. 7) Pravidlo ty oí ovování funknosti spreadsheetu další osobou. 8) Pravidla verzování spreadsheet 9) Vytváení a udržování auditní stopy (evidence autora a asu zmny v jednotlivých bukách spreadsheetu nebo jeho struktue) 10) Zálohování a archivace (systém pravidel smujících k ubezpeení, že vždy existují alespo 2 kopie spreadsheetu a identifikaci poslední platné verze) 9
Závr Svt moderních finanních spoleností je jednoznan i svtem spreadsheet. Za úspchem mnohých z nich, za jejich schopností rychle se pizpsobovat mnícím požadavkm trhu a racionáln zpracovávat stále se zvyšující množství rznorodých dat, zárove i schopností reagovat na každým rokem písnjší podmínky dozoru i rostoucí požadavky na výkaznictví, stojí asto mimoádné znalosti klíových zamstnanc firmy v oblasti práce se spreadsheety. Je však teba si uvdomit, že tento flexibilní nástroj je i mimoádn zranitelný. Pokud si tuto skutenost pipustíme a následn vytvoíme prostedí minimalizující vznik nebezpených chyb, získáme konkurenní výhodu. Výhodu nad spolenostmi, které v neopodstatnné dve ve vlastní neomylnost asem rozšíí seznam na stránkách EUSPRIGu. Citace 1) http://online.wsj.com/public/us 2) http://www.gartner.com/it/about_gartner.jsp 3) http://sprig.section.informs.org/sprigfiles/the_subsersive%20spreadsheet_by_ra ybutler_hmce.pdf 4) http://www.cio.com/blog_view.html?cid=604 5) http://www.sysmod.com/spreads.htm 6) http://www.pwc.com/images/gx/eng/fs/insu/rt5.pdf Další zdroje informací z oblasti ízení rizik spreadsheet http://www.exceluser.com/tools/agile1.htm Mnozí programátoi využívají metodologii ASD (Agile Software Development), která pedstavuje systém technik vývoje software s cílem minimalizovat výskyt chyb a zárove zvýšit rychlost vývoje. lánek ukazuje možnosti využití podobných technik pi vývoji excelovských soubor. http://download.microsoft.com/download/8/d/7/8d7ea200-5370-4f23-bdcaca1615060ec4/excel%20regulatory%20white%20paper_final0424.doc lánek publikovaný spoleností Microsoft, který sumarizuje best practices v oblasti používání aplikace Excel2007 z hlediska požadavk dozorích subjekt a proaktivního ízení rizik. http://www.biomedcentral.com/1471-2105/5/80 lánek popisující mechanismus naítání dat, v jehož dsledku Excel zpsobil nevratnou zmnu v názvech nktrých gen. Barry R Zeeberg et al.bmc Bioinformatics, erven 2004 http://www.eusprig.org/smbp.pdf Spreadsheet Modelling Best Practice Rozsáhlý dokument (102 stránek) obsahující best practices tvorby spreadsheet. Publikován organizací Institute of Chartered Accountants in England and Wales v roce 1999. 10
http://www.eusprig.org/hdykysir.pdf Pehled více než 50 základních princip, technik a postup tvorby spreadsheet. Publikováno Philip L. Bewigem v ervenci 2005. http://www.louisepryor.com Webová stránka specialistky na operaní a IT rizika v prostedí finanních institucí. 11
Bonus (pro tenáe, který doetl až k této ásti) Následující (maximáln) 30 vteinový test je modifikací testu prezentovaném na stránkách analytiky Louise Pryor - http://www.louisepryor.com/show.do?page=quiz. V pvodním verzi je prezentován jako test vývojáského stylu - Is your development style Competent, Complacent, or Compromised? Dle mého názoru jde však spíše o vnímání rizik spojených s používáním spreadsheet. Proto jsem jej mírn modifikoval a zamnil poadí odpovdí. Test je tak možné vnímat i jako zpsob doporuení, jakým zpsobem zmnit svj zpsob práce se spreadsheety. Rizika spreadsheet ídíte, respektujete nebo rezignujete? 1. Kolik z vašich spreadsheet obsahuje chyby? Nkteré snad, akoliv se snažím pracovat co nejlépe. Žádný, protože jsem velice pozorný. Žádný, protože spreadsheety ovládám dokonale. 2. Jak testujete své spreadsheety? Pi každé zmn podrobuji spreadsheet sérii test. as mi nedovolí je testovat. Spreadsheety ovládám dokonale, není teba zdržovat se testováním. 3. Jak kontrolujete své spreadsheety? Dodržuji pravidlo ty oí každá zmna je revidována další osobou. Jsou kontrolovány nadízeným. Spreadsheety ovládám nejlépe já, tak je zejmé, že je nesvím ke kontrole nkomu jinému. 4. Obsahují vaše spreadsheety specifikace a popis funkce? Ano, i když nkdy je to pouze jedna nebo dv vty. Nkteré z nich ano, i když je to asov nároné. Ne, obvykle je zcela zejmé, k emu slouží. 5. Jaký je váš názor na tvorbu dokumentace? Vždycky zaznamenávám veškeré zmny. V hrubých obrysech ano, akoliv nkdy nkteré ásti chybí. Nikdy mi nezbývá as na psaní dokumentace. 6. Dokázal by nkdo jiný zmnit váš spreadsheet? Zkušený uživatel by jist dokázal pochopit, jak spreadsheet funguje. Nkteré z nich snadno, nkteré obtížnji. Nikdo jiný nebude potebovat nic mnit. 7. Archivujete rzné verze spreadsheetu? Ano, a spreadsheet obsahuje i íslo verze. Ano, jsou archivovány. Ne, staré verze nepotebuji. 12
8. Je pravdpodobné, že váš spreadsheet vrátí špatné výsledky, pokud dojde ke zmn vstupních údaj? Stát se to mže, akoliv se snažím omezit možnost zmn. Pokud budou uživatelé pracovat opatrn, vše zstane v poádku. Není dvod, aby nco nefungovalo. Výsledek testu. Pevažují odpovdi. 1 Lze íci, že rizika spojená s používáním spreadsheet proaktivn ídíte. Jste si jich vdom(a) a nepodceujete jejich význam. Nicmén vždy existuje redundantní riziko, které je teba pojmenovat a následn minimalizovat pípadné negativní dsledky. Je teba kontinuáln zvyšovat obranyschopnost celého systému zavedením krok specifikovaných v ásti Nastavení vnitních kontrolních mechanism. Pevažují odpovdi. 2 Vy rizika spojená s používáním spreadsheet respektujete. Uvdomujete si, že existují, domníváte se však, že jejich potenciál není vysoký a že systematický pístup k jejich minimalizaci je plýtvání asem, kterého je beztak velmi málo pro mnohem užitenjší innosti. Je dosti pravdpodobné, že Vám chybí zptná vazba pi výskytu chyb a nedostatk, což mže být i dsledkem neexistujícího testování. Pevažují odpovdi. 3 Vy rizika spojená s používáním spreadsheet nevnímáte nebo jste vdom rezignoval(a). Je možné íci, že Váš pístup se podobá ruské rulet, ve které fatální selhání je také pouze otázkou asu a jeho pravdpodobnost roste s potem pokus. Doporuuji Vám absolvovat tento test ješt jednou a ve své praxi aplikovat pro zaátek alespo nkteré z pístup, které obsahují odpovdi íslo 2. Mgr. Jií íha http://www.dataspectrum.cz dataspec@dataspectrum.cz jcihar@dataspectrum.cz 13
Excel(entní) taháky Postupy a návody pro práci v Excelu Archív všech dosud publikovaných ísel Excel Asistent Magazínu Škola Excelu neustále se rozšiující soubor ešených píklad ExcelAsistent - více než 100 funkcí pro efektivní práci v Excelu Máte dotaz týkající se práce v prostedí Microsoft Excel? State se lenem elektronické konference vnované výhradn Excelu http://www.dataspectrum.cz/pages/glossary/glossarymain.htm http://www.dataspectrum.cz/excelmag/excelmagmain.htm http://www.dataspectrum.cz/pages/learning/learningmain.htm http://www.dataspectrum.cz/pages/software/softwaremain.htm mailto:faq@dataspectrum.cz http://www.pandora.cz/conference/excel Copyright 2003-2007 Jií íha, Dataspectrum Jií íha, Dataspectrum (http:/www.dataspectrum.cz) 14