Metodika procesního modelování agend veřejné správy

Transkript

1 Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy Dílčí výstup v rámci prjektu Prcesní mdelvání agend veřejné správy (PMA) Finální verze 3.2 Objednatel: Ministerstv vnitra České republiky Ddavatel: Accenture Central Eurpe B.V., rganizační slžka

2 OBSAH OBSAH... 2 HISTORIE DOKUMENTU... 4 SEZNAM POUŽITÝCH ZKRATEK... 5 MANAŽERSKÉ SHRNUTÍ... 7 ÚVOD 8 1. VÝCHODISKA A POJMY METODIKY PMA Výchdiska Pjmy Suvislsti pjmů Metdiky PMA PROCESNÍ MODELOVÁNÍ A OPTIMALIZACE Pstup prcesníh mdelvání a ptimalizace Organizace a pdpra prcesníh mdelvání ŘÍZENÍ ŽIVOTNÍHO CYKLU AGENDY Celkvý pstup řízení změn Fáze 1: Příprava změn Fáze 2: Příprava na zavedení změn Fáze 3: Zavedení změn Fáze 4: Mnitring a sběr pžadavků na změnu NÁVRH STANOVENÍ STANDARDU AGENDY Klíčvé ukazatele výknnsti (KPI) Definice úrvně Definice výknu Způsb výpčtu úhrady PŘÍLOHA 1: PODROBNÝ POPIS ETAP PROCESNÍHO MODELOVÁNÍ Etapa 1.1: Iniciální analýza agendy Etapa 1.2: Definice prcesníh rzsahu agendy Etapa 1.3: Vytvření detailníh harmngramu prací Etapa 1.4: Psuzení dstupnsti dat výknu agendy Etapa 2.1: Vytvření prcesníh ppisu agendy Etapa 2.2: Sběr hdnt AS IS mdelu Etapa 2.3: Příprava pdkladů pr stanvení nákladů výknu prcesů agendy Etapa 2.4: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem shra Etapa 2.5: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem zdla Etapa 2.6: Schválení AS IS mdelu agendy Etapa 2.7: Identifikace ptimalizačníh ptenciálu Etapa 2.8: Priritizace prcesů pr detailní analýzu Etapa 3.1: Návrh ptimalizačních hyptéz Etapa 3.2: Výběr TO BE varianty mdelu Etapa 3.3 Psuzení první verze TO BE mdelu Etapa 3.4: Vytvření detailních návrhů patření Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 2/229

3 Etapa 3.5: Priritizace patření k realizaci Etapa 3.6: Vytvření návrhu realizace patření Etapa 3.7: Psuzení druhé verze TO BE mdelu Etapa 3.8: Vypřádání připmínek Etapa 3.9: Schválení finální verze TO BE mdelu Etapa 3.10: Publikace TO BE mdelu d RPP PŘÍLOHA 2: MODELOVACÍ KONVENCE Prcesní mdel agendy Detailní specifikace parametrů a číselníkvých hdnt Pevné číselníky prcesníh mdelu Pravidla pr autmatické dvzení hdnt Křížvé kntrly PŘÍLOHA 3: SEZNAM ETAP PROCESNÍHO MODELOVÁNÍ PŘÍLOHA 4: SEZNAM ETAP STANOVENÍ A ŘÍZENÍ STANDARDU PŘÍLOHA 5: SEZNAM VSTUPŮ A VÝSTUPŮ METODIKY PMA Přílha 5a: Seznam vstupů Přílha 5b: Seznam hlavních výstupů Přílha 5c: Seznam vedlejších výstupů PŘÍLOHA 6: SEZNAM ŠABLON PŘÍLOHA 7: SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Přílha 7a: Seznam brázků Přílha 7b: Seznam tabulek PŘÍLOHA 8: VYPOŘÁDÁNÍ ZD (Č. J.: MV /VZ 2011) Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 3/229

4 HISTORIE DOKUMENTU Tab. 2-1 Tabulka verzí dkumentu Verze Datum Ppis změny Knslidvaná verze se zapracváním připmínek k předchzím verzím Metdiky PMA Návrh finální verze k akceptaci Objednatele Zapracvání připmínek Objednatele a zpětné vazby z prcesníh mdelvání agend na vybraných úřadech Zapracvání nvé verze definice Standardu a připmínek Objednatele k verzi Zapracvání nvých připmínek Objednatele, finální krektura a úprava struktury Návrh aktualizvané verze 3.0 k akceptaci Aktualizvaná verze 3.1 k akceptaci se zapracvanými připmínkami Objednatele k verzi Finální verze. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 4/229

5 SEZNAM POUŽITÝCH ZKRATEK Tab. 3-1 Seznam zkratek Zkratka AIS AISM AISM-MC AISM-ME AISM-MP AISM-MR AIS RPP AS-IS BORM Význam Agendvý infrmační systém AIS RPP Mdelvací AIS RPP Mdelvací Mdul čtecí AIS RPP Mdelvací Mdul editační AIS RPP Mdelvací Mdul připmínkvací AIS RPP Mdelvací Mdul řídící Agendvý infrmační systém registru práv a pvinnstí Sučasný stav Business Object Relatin Mdeling Č. j. Čísl jednací ČR EU Ex ff Česká republika Evrpská unie Z mci úřední F1 Fáze 1 F2 Fáze 2 F3 Fáze 3 FTE Ekvivalent celéh pracvníh úvazku (Full Time Equivalent) FX Fáze 1, 2 neb 3 HDP HVY ICT ID ISVS IT KL KN KPI Hrubý dmácí prdukt Hlavní výstup Infrmační a kmunikační technlgie Identifikace Infrmační systémy veřejné správy Infrmační technlgie Kvalitativní ukazatele Kvantitativní ukazatele Klíčvé ukazatele výknnsti L1 Legislativní pžadavek úrvně 1 L2 Legislativní pžadavek úrvně 2 L3 Legislativní pžadavek úrvně 3 MC ME MHD Mdul čtecí Mdul editační Městská hrmadná dprava Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 5/229

6 Zkratka MP MR MVČR N/A NA NK NU OA ORP OVM PHM PMA PS PČR ROB ROS RPP Sb. SLA SW SZR TE TO-BE ÚSÚ VK VR VS VVY VZ XML ZR Význam Mdul připmínkvací Mdul řídící Ministerstv vnitra České republiky Údaj není relevantní Náklady Nákladvé kategrie Nákladvé ukazatele Obecné atributy Obec s rzšířenu půsbnstí Orgán veřejné mci Phnné hmty Prcesní mdelvání agend Pslanecká sněmvna parlamentu České republiky Registr byvatel Registr sb Základní registr agend rgánů veřejné mci a některých práv a pvinnstí, také zjedndušeně registr práv a pvinnstí Sbírka Smluva garantvané úrvni služeb (z anglickéh Service-level agreement), Sftware Správa základních registrů Šablna (z angl. template) Buducí stav Ústřední správní úřad Výdaje Vazba na registr práv a pvinnstí Vstup Vedlejší výstup Veřejná zakázka Rzšiřitelný značkvací jazyk, standardní frmát pr výměnu infrmací Základní registr Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 6/229

7 MANAŽERSKÉ SHRNUTÍ Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy (dále jen Metdika PMA ) je dílčí výstup veřejné zakázky s názvem Prcesní mdelvání agend veřejné správy (č. j.: MV /VZ-2011) realizvané ddavatelem Accenture Central Eurpe B.V., rganizační slžka pr Ministerstv vnitra České republiky. Metdika PMA definuje pstup vytvření prcesníh mdelu agendy a jeh ptimalizaci včetně návrhu patření na zlepšení jejíh výknu, upřesňuje způsb sběru a stanvení nákladů suvisejících s výknem mdelvané agendy. V samstatných kapitlách Metdika PMA rvněž ppisuje řízení živtníh cyklu agendy (z phledu změn) a návrh stanvení standardu. Metdiky PMA je připravena tak, aby veškerá sbní data mhla být sbírána jak annymizvaná. Metdika PMA je primárně určena sbám přím se pdílejících na řízení a tvrbě prcesníh mdelu a ptimalizaci výknu agendy, bsahuje ale také dpručení pr další účastníky například z řad participujících OVM. Práce s Metdiku PMA je pdpřena infrmačním systémem AIS RPP Mdelvací, který plně zhledňuje pžadavky Metdiky PMA a splečně tvří jeden z klíčvých nástrjů pr standardizaci výknu agend státní správy na všech úrvních jejich výknu. Přestže je primárně určena pr agendy státní správy, dpručené pstupy uvedené v tmt dkumentu je mžné využít i pr ptimalizaci výknu samsprávy. V rámci Metdiky PMA je navržen pstup pr realizaci zejména následujících cílů: Optimalizace výknu agendy se zaměřením na ptimalizaci prcesů z phledu nákladů a kvality včetně zvýšení transparentnsti a prtikrupčních patření. Standardizace výknu agend státní správy pmcí prcesně rientvanéh přístupu a definice minimálních pdmínek výknu agendy. Metdika PMA zhledňuje mezení, která vyplývají ze stávajícíh stavu suvisejících právních nrem (např. stav, kdy způsb financvání nezhledňuje plně skutečný bjem vyknávaných činnstí). Je úzce prvázaná s pjmy a principy definvanými v rámci základních registrů. Navržený pstup vytvření prcesníh mdelu agendy je pstavený na základě zkušenstí z realizace bdbných prjektů ve veřejné správě a zpětné vazby získané v rámci věření na piltních agendách v prstředí vybraných rgánů veřejné mci v České republice. Metdika PMA bude využita primárně ve vazbě na agendy vedené v základním registru agend rgánů veřejné mci a některých práv a pvinnstí (RPP). Navrhuje ptimalizační patření, která mhu vést k návrhům na úpravy právních předpisů, ke změnám v hlášení agendy v RPP, k úpravám pžadavků, na jaké úrvni má být agenda vyknávána, či k jejímu kmpletnímu zrušení. Metdika PMA představuje metdický základ na cestě standardizace výknu agend. Prcesní mdely zpracvané dle Metdiky PMA stanví hlediska a metriky pr sledvání a zvyšvání efektivity výknu agend veřejné správy. Metdika PMA je členěna d následujících kapitl: Úvd úvd d Metdiky PMA jak subru závazných pžadavků na výstupy při zpracvání prcesníh mdelu agendy, shrnutí vazeb mezi Metdiku PMA, Metdiku PMA v kstce, šklením a uživatelskými manuály AISM. Výchdiska, pjmy a základní suvislsti jednznačná definice pjmů pužitých v Metdice PMA a jejich prvázání na prstředí veřejné správy. Prcesní mdelvání a ptimalizace pstupy prcesníh mdelvání agend, včetně dkazů na dílčí pstupy pstup přípravy prcesníh mdelvání, prcesní dekmpzice, prvázání prcesníh mdelu s referenčními údaji agendě OVM, sběru dat, alkace nákladů a pstup ptimalizace. V závěru je ppsán způsb rganizace prcesníh mdelvání, rle Metdickéh centra PMA, předpkládané využití infrmačních systémů včetně vazeb na další systémy, v nepslední řadě pak přístup ke šklení a správě Metdiky PMA. Řízení živtníh cyklu agendy řízení změn pr zajištění udržitelnsti realizvaných ptimalizačních patření a další zlepšvání prcesů. Návrh stanvení standardu mžný přístup ke stanvení standardu agendy, který může být buď závazný aneb dpručený. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 7/229

8 Odbrný čtenář/gestr Připmínkující Správce mdelu Tvůrce mdelu Metdik/ Lektr PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY ÚVOD Metdika PMA byla vytvřena v rámci prjektvéh týmu Ddavatele na základě pžadavků zadávací dkumentace upřesněných prjektvým týmem Objednatele a zpětné vazby z prcesníh mdelvání agend na vybraných participujících rgánech veřejné mci (dále jen participující OVM ). Metdika PMA ppisuje pstup vytvření prcesníh mdelu agendy, jeh ptimalizaci včetně návrhu patření na zlepšení výknu agendy. Představuje subr závazných pžadavků na výstupy při zpracvání prcesníh mdelu agendy, který je dplněný dpručené dílčí pstupy (návdy) přípravy výstupů. Jedntlivé pstupy jsu zalženy na prcesním přístupu, který zhledňuje specifika prstředí veřejné správy. V samstatných kapitlách pak Metdika PMA rvněž ppisuje i řízení živtníh cyklu agendy a návrh stanvení standardu. Metdika PMA je primárně určena sbám přím se pdílejícím na řízení a tvrbě prcesníh mdelu a ptimalizaci výknu agendy. Je tedy určena pr čtenáře, kteří naplňují minimální pžadavky na znalsti a zkušensti definvané přístupem ke šklení PMA pr danu cílvu skupinu a zárveň pršli relevantním šklením PMA. I z tht důvdu neppisuje Metdika PMA becně známé pjmy a pstupy a nezabývá se ani specifickými metdami z bru statistiky či matematiky. Nedílnu sučástí Metdiky PMA je sada šabln (vytvřených ve frmátech dkumentů MS Office), které služí jak pdklad pr přípravu relevantních výstupů dle Metdiky PMA. Práce s Metdiku PMA je dále pdpřena infrmačním systémem AIS RPP Mdelvací, který plně zhledňuje pžadavky Metdiky PMA a splečně tvří jeden z klíčvých nástrjů pr standardizaci výknu agend státní správy na všech úrvních jejich výknu. Důležitým dplňkem Metdiky PMA je subr šklicích blků PMA a uživatelský manuál AIS RPP Mdelvací (dále jen AISM ), který ppisuje mžnsti využití AISM pr přípravu prcesníh mdelu agendy. Tvrba prcesníh mdelu v AISM je zalžena na aplikaci Metdy C.C, která je pstavena na metdlgii BORM (Business Object Relatin Mdeling). Na brázku níže je uveden grafický přehled dkumentů suvisejících s Metdiku PMA včetně infrmace, které mduly AISM pdprují práci v dané blasti. Obsah šklících blků a suvisející dkumentace je uzpůsben ptřebám knkrétních cílvých skupin a pstupně zvyšuje úrveň detailu. Metdika PMA v kstce uvádí základní pjmy, principy a cíle prcesníh mdelvání agend. Metdika PMA včetně šabln navazuje na Šklící blky 1-5 a Metdiku PMA v kstce a ppisuje přístup PMA v největší úrvni detailu. Šklení Dkumenty AIS RPP Mdelvací (AISM) Šklící blk 1 Prcesní mdelvání agend Šklicí blk 2 Pkrčilé čtení mdelu agendy Šklicí blk 3 - Připmínkvání mdelu agendy Šklicí blk 4 Správa mdelu agendy Metdika PMA v kstce Uživatelské manuály AISM AISM MR, MP (Mdul řídící, Mdul připmínkvací) AISM MR, MP (Mdul řídící, Mdul připmínkvací) AISM MR (Mdul řídící) Šklicí blk 5 Tvrba mdelu agendy Metdika PMA (včetně šabln) AISM (všechny mduly) Šklicí blk 6 Umění šklit Obr Schematické znázrnění vazeb mezi Metdiku PMA, šklením, uživatelskými manuály AISM a cílvými skupinami účastníků PMA Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 8/229

9 Přestže je Metdika PMA primárně určena pr agendy státní správy, dpručené pstupy uvedené v tmt dkumentu je mžné využít i pr ptimalizaci výknu samsprávy. Kapitla 1 Výchdiska a pjmy Metdiky PMA vymezuje základní pjmy pr práci s Metdiku PMA, tj. zejména pjmy agenda, prcesní mdel agendy, prcesní ppis, standard agendy. Przumění významu pjmů je důležité pr zajištění jednznačnsti jejich pužití a je nezbytnu pdmínku pr další práci s Metdiku PMA. Kapitla 2 Prcesní mdelvání a ptimalizace ppisuje cíle a celkvý pstup prcesníh mdelvání agend (včetně ptimalizace), tj. lgicku a časvu pslupnst tvrby prcesníh mdelu včetně všech aplikvaných dílčích pstupů. Uceleně pstupně ppisuje ptřebné krky k převdu pžadavků právních předpisů d prcesníh phledu, prvázání s referenčními údaji agendě, sběru dat, alkaci nákladů a návrhu ptimalizvanéh výknu agendy. Tat kapitla rvněž ppisuje rganizační zajištění prcesníh mdelvání včetně ppisu prjektvých rlí ve vazbě na wrkflw AISM. Dále uvádí základní infrmace přístupu ke šklení PMA a správě Metdiky PMA. Kapitla 3 Řízení živtníh cyklu agendy ppisuje řízení změn výknu agend, a je tak základem pr udržitelnst realizvaných ptimalizačních patření, další zlepšvání prcesů a naplňvání strategických cílů agendy. Kapitla 4 Návrh stanvení standardu agendy ppisuje přístup ke stanvení standardu agendy. Pskytuje tak návd pr přípravu standardu agendy, který definuje na jaké úrvni prcesníh ppisu má být standard vyhdncván, jaký je pžadvaný pstup, kvalita a předpkládané čerpání zdrjů pr výkn prcesů agendy, na základě jakých parametrů djde k výpčtu výše úhrady. Vychází z předpkladu, že standard agendy může být buď závazný aneb dpručený. Nutnu pdmínku pr vytvření výstupů prcesníh mdelvání v suladu s Metdiku PMA je ddržení pstupů a knvencí bsažených v dalších částech Metdiky PMA zejména Přílha 1: Pdrbný ppis etap prcesníh mdelvání a Přílha 2: Mdelvací knvence, které služí jak přehledvý pdklad pr pstup práce přípravy výstupů dle Metdiky PMA. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 9/229

10 1. VÝCHODISKA A POJMY METODIKY PMA Kapitla ppsuje výchdiska, pužité pjmy a vybrané suvislsti pjmů v širším kntextu prcesníh mdelvání agend a standardizace výknu státní správy. 1.1 Výchdiska Metdika PMA vychází ze sučasné právní úpravy výknu veřejné správy, tj. především záknů: Zákn č. 1/1993 Sb., Ústava České republiky. Zákn č. 2/1969 Sb., zřízení ministerstev a jiných ústředních rgánů státní správy ČR. Zákn č. 129/2000 Sb., krajích. Zákn č. 128/2000 Sb., bcích. Zákn č. 111/2009 Sb., základních registrech. Zákn č. 365/2000 Sb., infrmačních systémech veřejné správy. Pdle výše uvedených právních předpisů je veřejná správa činnstí suvisející s pskytváním veřejných služeb, s řízením veřejných záležitstí na místní i centrální úrvni a se zajišťváním záležitstí ve veřejném zájmu v suladu s právním řádem. Je rzdělena na samsprávu a státní správu: Samspráva: Státní správa: Samspráva je becně práv samsprávnéh celku sám rzhdvat svých záležitstech, zaktvené v Ústavě a pdrbněji vymezené zejména v zákně č. 128/2000 Sb., bcích, a v zákně č. 129/2000 Sb., krajích. Samsprávnými celky jsu: Obce jak základní územní samsprávné celky. Kraje jak vyšší územní samsprávné celky. Samsprávné celky vytvářejí vlastní rgány, jejichž prstřednictvím je výkn samsprávy uskutečňván. Státní správa je činnst státu prváděná buď přím státními rgány, neb jinými rgány, na které stát výkn státní správy v určitém rzsahu přenesl (mdel smíšené státní správy). Státní správa se dále dělí na specializvanu státní správu a všebecnu státní správu: Specializvaná státní správa je vyknávána specializvaným úřadem (například finanční úřad). Všebecná státní správa je vyknávána ve smíšeném mdelu ústředními správními úřady a samsprávnými celky. Na základě výše uvedenéh rzdělení lze veřejnu správu rzdělit dle půsbnsti rgánů veřejné mci: Samstatná půsbnst (výkn samsprávy na daném OVM). Přenesená půsbnst (přenesený výkn státní správy vyknávaný daným OVM). Půsbnst ústředníh správníh úřadu Prces standardizace státní správy Na základě zákna č. 111/2009 Sb., základních registrech a nařízení vlády č. 161/2011 Sb. byl v rce 2012 zahájen prces hlašvání agend veřejné správy. Agendy jsu evidvány v základním registru agend rgánů veřejné mci a některých práv a pvinnstí (dále jen registr práv a pvinnstí neb RPP ) jak referenční údaje. Hlavními přínsy hlašvání agend z phledu další standardizace státní správy jsu: Evidenční vymezení rzsahu agend. Definice hlašvatele agendy, jakžt Gestra její správy a výknu. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 10/229

11 Definice půsbnstí rgánů veřejné mci. Definice právnění přístupu k referenčním údajům základních registrů. Výše uvedené je zásadním vstupem pr prcesní mdelvání agend, a je tedy neddělitelnu sučástí standardizace agend Agenda Agendu se rzumí suhrn činnstí spčívajících ve výknu vymezenéh kruhu vzájemně suvisejících činnstí v rámci půsbnsti rgánu veřejné mci (zákn č. 111/2009 Sb., 2, písm. d)). Činnstí se rzumí subr úknů, které jsu za účelem výknu veřejné mci vyknávány rgány veřejné mci v rámci jejich agendy (zákn č. 111/2009 Sb., 48, písm. a)). Agenda v půsbnsti ÚSÚ je definvána knkrétním právním předpisem, který upravuje způsb výknu knkrétníh úseku půsbnsti. Agendu vyknávají rgány veřejné mci určené tímt záknem. Referenční údaje agendě pužité v mdelu: Název agendy (zákn č. 111/2009 Sb., 51, dstavec 1, písm. a)): Název agendy zadává hlašvatel při hlašvání agendy. Název by měl výstižně ppisvat agendu a účel, za jakým je vyknávána. Kód agendy (zákn č. 111/2009 Sb., 51, dstavec 1, písm. a)): Identifikační kód ve frmátu Axxx, který je agendě přidělen při registraci. Pkud má více agend stejný kód, pak se jedná různé verze té samé agendy. Verze jsu dlišeny časvu platnstí. Platnst různých verzí jedné agendy se nesmí překrývat. Platnst agendy d, Platnst agendy d: Atributy určující časvu platnst agendy. Pkud agenda nemá vyplněn atribut Platnst d, je její platnst brána jak nemezená. Ohlašvatel agendy (zákn č. 111/2009 Sb., 51, dstavec 1, písm. e)): Ohlašvatelem agendy se rzumí ústřední správní úřad (ministerstv neb ústřední správní úřad s celstátní půsbnstí) jenž má agendu ve své půsbnsti, a který prvedl hlášení dané agendy. Výčet činnstí agendy ve struktuře: Název činnsti (zákn č. 111/2009 Sb., 51, dstavec 1, písm. c)): Krátké a stručné pjmenvání činnsti, ze kteréh je zřejmý její účel, Kód činnsti (zákn č. 111/2009 Sb., 51, dstavec 1, písm. c)): Identifikační kód činnsti ve frmátu CRxxxxx, Ppis činnsti (zákn č. 111/2009 Sb., 51, dstavec 1, písm. c)): Ppis činnsti převzatý z ustanvení příslušnéh právníh předpisu vymezujícíh agendu a činnsti v rámci agendy vyknávané. Platnst d: Atribut určující pčátek platnsti činnsti. Výčet právních předpisů, které agendu stanvují ( 51, dstavec b)): Čísl zákna (zákn č. 111/2009 Sb., 51, dstavec 1, písm. b)). Rk vydání (zákn č. 111/2009 Sb., 51, dstavec 1, písm. b)). Název (zákn č. 111/2009 Sb., 51, dstavec 1, písm. b)). Paragraf (zákn č. 111/2009 Sb., 51, dstavec 1, písm. b)). Odstavec (zákn č. 111/2009 Sb., 51, dstavec 1, písm. b)). Písmen (zákn č. 111/2009 Sb., 51, dstavec 1, písm. b)). Typ: Právní předpis může být typu Právní předpis ze Sbírky záknů, aneb typu Ostatní právní předpis. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 11/229

12 Právní předpisy ze Sbírky záknů jsu definvány atributy Čísl zákna, Rk vydání a Název (všechny atributy musí být vyplněny). Ustanvení právníh předpisu ze Sbírky záknů se skládá z atributů Paragraf, Odstavec a Písmen (puze Paragraf je pvinným atributem pr definici ustanvení). Ostatní právní předpisy nejsu uváděny ve Sbírce záknů, jedná se například mezinárdní smluvy, nařízení a směrnice EU atp. Ostatní právní předpisy jsu definvány puze atributem Název (statní výše zmíněné atributy nejsu pr Ostatní právní předpisy aplikvatelné). Výčet OVM a suhrnných značení (zákn č. 111/2009 Sb., 51, dstavec 1, písm. d)): Seznam OVM, které vyknávají agendu. OVM mhu být definvány suhrnným značením (v případě, že činnsti v agendě vyknává více OVM stejnéh typu) neb knkrétním OVM. Výčet rlí (zákn č. 111/2009 Sb., 51, dstavec 1, písm. h)). Výčet základních registrů neb agendvých infrmačních systémů, d kterých agenda přistupuje ((zákn č. 111/2009 Sb., 51, dstavec 1, písm. g)): Název ZR/AIS. Správce AIS Prjekt PMA jak sučást transfrmace veřejné správy Prcesní mdelvání agend je v širším smyslu sučástí prgramu transfrmace výknu veřejné správy zalžený na prcesním přístupu a standardizaci agend. Přináší tak změnu pjetí agend z institucinálníh phledu na phled prcesní a navazuje tak na statní aktivity refrmy a mdernizace veřejné správy. PMA jaku sučást prgramu transfrmace výknu veřejné správy zahrnuje: Standardizaci agend (pstupu, kvality a zdrjů). Změnu ve způsbu úhrady (prplácení přenesenéh výknu prstřednictvím standardů). Sledvání, měření a vyhdncvání kvality. Zkvalitnění legislativy. Detailnější ppis suvislstí prcesníh mdelvání agend je uveden v dkumentu Metdika PMA v kstce Metdika PMA v kntextu navrhvané změny způsbu financvání veřejné správy Analýza aktuálníh stavu veřejné správy, dkazvaná v Usnesení vlády ze dne 14. prsince 2011 č. 924 knstatuje kladné i záprné charakteristiky sučasnéh financvání přenesené půsbnsti a navrhuje nvu variantu jejíh financvání. Pstup navržený v Metdice PMA vychází ze závěrů uvedených v materiálu Kncepce dknčení refrmy veřejné správy 1 a je navržen tak, aby výstupy z prcesníh mdelvání byl mžné využít jak pdklady pr stanvení standardu agendy. Výstupy dle Metdiky PMA by tak měly pskytnut ptřebné infrmace k zdpvězení zejména následujících tázek v blasti standardizace agend a změny financvání výknu státní správy: Jak stanvit minimální parametry výknu agendy a zkvalitnit její výkn? Jakým způsbem lze zpřesnit referenční údaje v základních registrech (zejména referenční údaje agendě)? Jak stanvit úspry prstředků za výkn agendy? Jaký pstup zvlit pr stanvení standardu agendy? 1 Kncepce dknčení refrmy veřejné správy, Ministerstv vnitra, 2012 Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 12/229

13 Na jaké úrvni prcesníh ppisu má být standard vyhdncván? Jaký je pžadvaný pstup a kvalita výknu prcesů agendy? Na základě jakých parametrů djde k výpčtu výše úhrady za výkn prcesů agendy? Metdika PMA a vazba na pjem služba Pjmy pužité v Metdice PMA primárně vycházejí z pjmu agenda tak, jak jej stanvuje zákn č. 111/2009 Sb. a k pjmu agenda zavádí klíčvé pjmy prcesní mdel agendy a prces. Metdika PMA záměrně nedefinuje a nevyužívá v rámci přípravy prcesních mdelů pjem služba, který nemá jak pjem v dbě vzniku tét verze Metdiky PMA jednznačnu definici ve stávající právní úpravě. Vychází však z předpkladu, že na jakukli definici služby je mžné prvést vazbu na úrvni kmpnenty dané služby vs. prces agendy. Díky tmut přístupu je Metdika PMA univerzální z phledu mapvání na služby a jejich definici, ať již se jedná služby veřejné správy neb další. 1.2 Pjmy Tat kapitla vymezuje základní pjmy pužité v Metdice PMA. Sjedncuje tak jedntlivé pjmy suvisející s agendu jak z phledu referenčních údajů, tak z phledu prcesníh mdelvání. Przumění významu pjmů je důležité pr zajištění jednznačnsti jejich pužití a je nezbytnu pdmínku pr další práci s Metdiku PMA. Pjmy jsu členěné d dvu blastí: Pjmy Metdiky PMA. Pjmy AIS RPP Mdelvací Pjmy Metdiky PMA Následuje seznam pjmů pužitých v Metdice PMA, který je pr přehlednst rzdělený d splečné části s becnými pjmy Metdiky PMA a následně v členění dle pjmů pr jedntlivé dílčí pstupy: Obecné pjmy Metdiky PMA. Pjmy přípravy prcesníh mdelvání. Pjmy prcesní dekmpzice. Pjmy sběru a přízení dat. Pjmy alkace nákladů. Pjmy ptimalizace. Pr přehlednst jsu pak tyt pjmy ještě znvu v jedntlivých dílčích pstupech. Nejsu uváděny becně známé pjmy neb pjmy matematickéh a statistickéh aparátu Obecné pjmy Metdiky PMA Tab Seznam becných pjmů Metdiky PMA Pjem Agenda Agendy přenesené půsbnsti Agendy ústředních správních úřadů Význam Suhrn činnstí spčívajících ve výknu vymezenéh kruhu vzájemně suvisejících činnstí v rámci půsbnsti rgánu veřejné mci. Více pjmu je uveden v pdkapitle Agenda. Agendy, které alespň částečně přenášejí výkn všebecné státní správy na samsprávné celky. Agendy, které nepřenášejí výkn státní správy na samsprávné celky. Akceptační prtkl Dkument bsahující infrmace k akceptaci/neakceptaci prcesníh mdelu agendy. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 13/229

14 Pjem AS-IS AS-IS prcesní mdel Definice úrvně standardu Definice výknu standardu Etapy Fáze prcesníh mdelvání Gestr agendy Hexagn veřejné správy Hlavní výstup Instanční prcesní mdel Metda C.C. Metdické centrum PMA Význam Sučasný stav. Znázrňuje sučasný stav výknu agendy pdle zjištění prvedených na knkrétních úřadech, které agendu vyknávají; v případě, že se liší centrální a lkální phled, bsahuje AS-IS prcesní mdel lkální phled ve frmě přílh. Lkální phled také bsahuje data nákladvsti, četnsti a dalších lkálních atributech prcesu. Ppisuje, na jaké úrvni prcesníh ppisu je standard pr prces zalžen. Standard může být definván na následujících úrvních: - Na úrvni prcesu jak celku - Na úrvni jedntlivých výstupů prcesu (buď všech výstupů, neb puze vybraných výstupů) - Na úrvni jedntlivých typů případů (tedy v závislsti na variantě průchdu větví prcesníh ppisu pět buď všech, neb puze vybraných) Určuje pravidla výknu prcesu a kvalitativní parametry. Skládá se z následujících částí: - Pžadvaný pstup - Pžadvaná kvalita - Předpkládané čerpání zdrjů Části prcesníh mdelvání, na které jsu rzděleny jedntlivé fáze prcesníh mdelvání, k úspěšnému dknčení každé etapy je nutné vytvřit definvané hlavní výstupy. Části, na které je rzdělen celkvý pstup prcesníh mdelvání, jsu charakterizvány klíčvými výstupy a dále se dělí na etapy. Knkrétní sba, která je v rámci rgánu veřejné mci hlašvatele zdpvědná za agendu a její výkn na všech úrvních státní správy. Gestr agendy je dpvědný za správu dané agendy. Šest slžek, které jsu umístěny d vrchlů hexagnu a znázrňují efektivní státní správu. Jsu t bčan, finance, legislativa, rganizace, technlgie a úředník. Dle Metdiky PMA jde pvinný výstup, tedy výstup, který musí být vytvřen, aby mhla být etapa řádně uknčena. Instanční prcesní mdel je prcesní mdel, který je vytvřen knkrétním OVM vyknávajícím agendu pr jeh vlastní ptřeby, a t bez pvinné účasti a řízení Gestra agendy a tím i pvinnéh připmínkvacíh a schvalvacíh prcesu. Metda na pdpru tvrby mdelvání business prcesů, která je prakticku implementací zásad metdlgie BORM (Business Object Relatin Mdeling) 2. Metda byla vyvíjena d rku 1993 a sleduje prcesně rientvaný přístup. Díky tmu a také díky vyskému stupni abstrakce je metda velmi účinným nástrjem pr reingeneering prcesů. C.C. bsahuje metdy, jak v zadání správně identifikvat bjekty a také jak věřit jejich krektnst. Knkrétní aplikace metdy v PMA je ppsána v Uživatelském manuálu AISM ME. Expertní metdické centrum pr prcesní mdelvání agend zřízené v rámci Ministerstva vnitra, jeh hlavním úklem je pskytvat dbrnu garanci v průběhu prcesníh mdelvání. 2 Kntt, Rger P.; Merunka, Vjtech; Plák, Jiří: Prcess Mdeling fr Object Oriented Analysis using BORM Object Behaviral Analysis, in Prceedings f Furth Internatinal Cnference n Requirements Engeneering ICRE 2000, Chicag 2000, IEEE Cmputer Sciety Press ISBN Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 14/229

15 Pjem Metdika PMA Metdlgie BORM Mdel agendy nepublikvaný v RPP Mdel agendy publikvaný v RPP Mdelvací tým Neparticipující OVM Obec (Obec I) Obec s pvěřeným becním úřadem (Obec II) Obec s rzšířenu půsbnstí (Obec III, ORP) Ohlašvatel Orgán veřejné mci (OVM) OVM mdelující agendu Participující OVM Pstupy prcesníh mdelvání Ptenciál služby Prcení mdelvání agend Prces Prcesní agendy Prcesní zákn Prjekt PMA Přenesená půsbnst Význam Definuje pstup vytvření prcesníh mdelu agendy, jeh ptimalizaci včetně způsbu návrhu patření na zlepšení a v nepslední řadě pak způsb sběru a stanvení nákladů suvisejících s výknem mdelvané agendy; tj. pskytuje návd, jak pstupvat v průběhu prcesníh mdelvání včetně využití infrmačníh systému v průběhu mdelvání. Dílčí výstup prjektu PMA pdle pžadavků ZD. Ppis je uveden v pjmu Metda C.C. Prcesní mdel, který není ulžen v RPP. Prcesní mdel, který je ulžen v RPP schválený Gestrem agendy i Správcem RPP. Účastníci pdílející se na prcesním mdelvání, řídí mdelvací práce, vytvářejí prcesní mdely a pdílejí se na schvalvání prcesních mdelů. OVM, které vyknává mdelvanu agendy, ale nepdílí se na tvrbě prcesníh mdelu. Všechny bce, které nejsu zárveň bcí s rzšířenu půsbnstí ani bcí s pvěřeným becním úřadem. Obec, na kteru stát přenáší část svých pravmcí, všem ne v takvém rzsahu, v jakém ji přenáší na bec s rzšířenu půsbnstí. Vždy spadá d správníh bvdu nějaké bce s rzšířenu půsbnstí. Obce s nejširším rzsahem výknu státní správy v přenesené půsbnsti. Orgán veřejné mci, který prvedl hlášení agendy d Registru práv a pvinnstí. Státní rgán, územní samsprávný celek, případně i fyzická neb právnická sba, byla-li jí svěřena půsbnst v blasti veřejné správy. Orgán veřejné mci, pd nímž je iniciván a řízen mdelvání dané agendy. Orgány veřejné mci, které se pdílejí na tvrbě prcesníh mdelu agendy (včetně hlašvatele); např. mhu pskytvat data mdelvacím týmům či pskytvat knzultace v průběhu mdelvání. Knkrétní pstupy tvrby výstupů prcesníh mdelvání agendy, které zastřešují celkvý pstup prcesníh mdelvání, tj. jde návdy k jedntlivým úknům prváděných během prcesníh mdelvání. Definice dle materiálu Kncepce dknčení veřejné správy, Ministerstv vnitra, 2012: Ohdncení situace, kdy stát pžaduje ptencinální dstupnst veřejné služby bez hledu na t, jestli byla, neb nebyla pskytnuta (např. hasiči). Mdelvání průběhu výknu jedntlivých agend veřejné správy. Sustava aktivit inicivaná vstupem (případně více rzdílnými vstupy, např. elektrnická neb sbní žádst vydání dkladu apd.) a uknčená výstupem (případně více různými výstupy, např. vyhvění žádsti a vydání dkladu neb zamítnutí žádsti). Agendy prcesních nrem, např. Správní řád, Přestupkvý řád apd. Zákn definující závazný pstup, který je pužit při řešení definvaných situací (správní řád, daňvý řád, ). Jedná se prjekt PMA realizvaný Ddavatelem Accenture Central Eurpe B.V., rganizační slžka, pr Ministerstv vnitra České republiky. Viz také pjem Zastřešující prjekt PMA. Výkn státní správy, který je v určitém rzsahu přenesen na územní samsprávu. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 15/229

16 Pjem Příspěvek na výkn státní správy Referenční mdel agendy Referenční údaje agendě OVM Význam Příspěvek určený na úhradu výdajů spjených s výknem státní správy. Prcesní mdel výknu agendy, který byl schválen jak referenční a je publikván v RPP. Údaje, které je nezbytné prvázat s prcesním mdelem a jsu ulženy v RPP. Regulace Samspráva Samsprávné celky Samsprávní agenda Smíšený mdel veřejné správy Správní úřad Standard agendy Standardizace Státní správa TO-BE TO-BE prcesní mdel Účastníci mdelvání Ústřední správní úřad Vedlejší výstup Veřejná správa Všebecné agendy ústředních správních celků Vyšší územní samsprávný celek Základní registr práv a pvinnstí (RPP) V Metdice PMA se regulací rzumí vlivňvání neb vládání lidskéh a splečenskéh chvání na základě pravidel a mezení definvaných právními předpisy. Obecně definvána jak práv samsprávnéh celku samstatně rzhdvat svých záležitstech. Výkn samsprávy je uskutečňván prstřednictvím rgánů vytvřených samsprávnými celky. Územní splečenství bčanů, která mají práv na samsprávu; bce jsu základní územní samsprávné celky a kraje jsu vyšší územní samsprávné celky. Agenda upravující výkn samsprávy uskutečňvaný vlastními rgány samsprávných celků. Částečný přens výknu státní správy na samsprávné celky. OVM, jemuž je záknem svěřena vymezená půsbnst v blasti státní správy. Standard agendy znamená vymezení centrálně definvaných a závazných pdmínek výknu agendy státní správy s cílem zajistit udržitelnst pdmínek výknu agendy, realizvaných ptimalizačních patření a dcílit dalšíh zlepšvání prcesů. Standard agendy je definván individuálně pr jedntlivé prcesy agendy. Standard každéh prcesu je pak definván v blastech úrvně výknu a způsbu výpčtu úhrady. Pstupný prces vytvření a údržby prcesníh a finančníh standardu agendy. Činnst státu, která může být prváděna buď přím státními rgány, neb jinými rgány, na které stát výkn státní správy v určitém rzsahu přenesl (smíšený mdel státní správy). Buducí stav. Prcesní mdel znázrňující buducí ptimalizvaný způsb výknu agendy; tj. prcesní mdel nabízející alternativní phled na výkn agendy zhledňující navržená ptimalizační patření. Všichni, kteří vstupují d prcesníh mdelvání agend. Správní úřad, který stjí na vrchlu správní hierarchie a jemuž není nadřízen žádný jiný úřad. Dpručený výstup, který nemusí být vytvřen k řádnému uknčení etapy, ale je nápmcný k vytvření hlavníh výstupu (případně hlavních výstupů). Subr činnstí, které suvisejí s pskytváním veřejných služeb, s řízením veřejných záležitstí na místní i centrální úrvni a se zajišťváním záležitstí ve veřejném zájmu v suladu s právním řádem. Agendy ústředních správních úřadů, jejichž výkn je uskutečňván ústředním správním úřadem. Viz Kraj. Databáze bsahující údaje půsbnsti rgánů státní mci a právech a pvinnstech sb. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 16/229

17 Pjem Základní územní samsprávný celek Zákn Zastřešující prjekt PMA Význam Obec, která je sučástí vyššíh územníh samsprávnéh celku. Obecně závazný právní předpis přijatý zákndárným sbrem (parlamentem). Pkud jde právní sílu, jsu zákny nadřazeny pdzáknným předpisům (vyhláškám a nařízením), avšak pdřízen Ústavě a ústavním záknům a jim narveň pstaveným mezinárdním smluvám. Vzhledem k tmu, že prjekt PMA je realizván jak klíčvá aktivita v rámci zastřešujícíh prjektu Ministerstva vnitra, je pr účely tht dkumentu tent zastřešující prjekt vymezen jak Zastřešující prjekt PMA Pjmy přípravy prcesníh mdelvání Tab Pjmy přípravy prcesníh mdelvání Pjem Prces částečně tvrdý Prces měkký Prces tvrdý Prces na žádst Prces z mci úřední (ex ff) Předmět regulace Stabilita (určitst) prcesu Úrveň výknu agend Význam Prces, který se skládá z rámcvě definvaných aktivit, jejichž časvá nárčnst je klísavá, tj. prces, který nemá přesně stanvené dílčí krky a jeh časvá nárčnst je d jisté míry dána knkrétním případem (např. živnstenská kntrla prvzvny). Prces, který nemá pevně předdefinvaný sled aktivit a má velký rzptyl časvé nárčnsti prcesů, tj. prces, jehž dílčí krky a časvá nárčnst nejsu definvány, ale dvíjí se d knkrétníh případu (např. metdická a legislativní činnst). Prces, který se skládá z pevně definvaných aktivit, jejichž časvá nárčnst je stabilní. Malý rzptyl časvé nárčnsti prcesu. Zpravidla se jedná rutinní evidenční činnsti, např. vydání živnstenskéh listu. Prces, který nastává na základě pptávky žadatele, např. změna trvaléh pbytu na žádst bčana, neb vydání živnstenskéh právnění na žádst pdnikatele. Prces inicivaný pptávku danu realizací cílů státu, např. prcesy státní kntrly. Objekt upravvaný legislativní nrmu upravuje jeh vznik a další živtní cyklus, je klíčvý pr definici prcesníh rzsahu agendy. Jedn z kritérií, na jehž základě je mžné dělit prcesy, určuje, zda prcesy mají jasně definvaný sled aktivit a jak se časvá nárčnst prcesů dvíjí d knkrétníh případu. Je definvána ve třech kategriích - měkký prces, částečně tvrdý prces a tvrdý prces. Úrveň státní správy, na které je agenda (či jedntlivé prcesy agendy) vyknávána Pjmy prcesní dekmpzice Tab Pjmy prcesní dekmpzice Pjem Aktivita Atribut Centrální prcesní mdel Význam Představuje dílčí úkn prcesu prváděný účastníkem. Příklad: Pdává žádst vydání cestvníh pasu". Charakteristický znak elementu prcesníh diagramu, např. četnst, pracnst atd. Mdel, který vznikl v rámci prcesníh mdelvání inicivanéh, řízenéh a schvalvanéh Gestrem agendy z důvdu ptimalizace výknu agendy a následnéh stanvení standardu agendy. Tent mdel v sbě může nést dva phledy centrální a lkální. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 17/229

18 Pjem Četnst Datvý tk Element Kmentář Kmunikace Kmunikace misivní Lkální phled Organizace Pužívá Prcesní diagram Prcesní mapa Prcesní mdel agendy Prcesní blast Prcesní ppis Přechd prcesů Rzhdvání Význam Mnžství případů za časvé bdbí, tj. udává, klikrát byl vyknán knkrétní prces za určité bdbí. Element prcesníh mdelu, který znázrňuje přens infrmace neb dat v dané frmě (v listinné pdbě, em, datvu zprávu, hlasem, stažením subru ze serveru apd.). Jakýkliv prvek prcesníh mdelu, např. aktivita, stav atd. Element prcesníh mdelu, který je pužit k textvému ppisu výjimečných situací či variant a k dplnění nezbytných důležitých infrmací jak pr vlastní prces, tak pr následné využití prcesních diagramů. Ppisný text je vepsán d symblu kmentáře. Symbl kmentáře je vždy čáru připjen k jednmu neb více symblům diagramu, aby byl patrné, k čemu se kmentář vztahuje. Element prcesníh diagramu, který vyjadřuje výměnu infrmací mezi účastníky prcesu. Šipka je směrvána d účastníka zahajujícíh kmunikaci k účastníkvi, který svjí aktivitu kmunikaci přijímá. Element prcesníh mdelu reprezentující kmunikaci, která reálně neprbíhá (nebsahuje datvý tk), ale je vyjádřena nečinnstí jedné neb bu stran; je například využita pr případ, kdy žadatel nereaguje na výzvu k dplnění neb pravu žádsti. Prcesní mdel z phledu participujících OVM, které vyknávají část prcesů mdelvané agendy a jsu sučástí prcesníh mdelvání agendy řízenéh Gestrem agendy. Cílem vzniku lkálníh phledu je zhlednění případných lkálních specifik výknu agendy a hdnt ukazatelů prcesníh mdelu, vše z phledu žáducíh vstupu pr fázi ptimalizace a následujícíh vytvření standardu. Element prcesníh mdelu značující knkrétní OVM neb jejich suhrnné značení, který je pvěřen výknem prcesu. Element prcesníh mdelu, který vyjadřuje vztah dvu prcesů na prcesní mapě zbrazující fakt, že jeden prces ve svém průběhu dkazuje na prces jiný a využívá jeh výstup. Grafické znázrnění pstupu výknu danéh prcesu agendy; tj. zbrazuje výkn jednh prcesu agendy. Strukturvaný náhled na prcesní dekmpzici mdelvané agendy, tj. zbrazuje prcesy vyknávané v rámci agendy a vzájemné vztahy mezi nimi. Prcesním mdelem agendy se rzumí sustava prcesně rientvaných infrmací výknu agendy. Prcesní mdel agendy se skládá z prcesníh ppisu a dalších atributů (údajů) - nákladů na výkn agendy, výknnstních dat (pčty pakvání, dby trvání atd.), kvalitativních parametrů a další pdrbná specifikace je uvedená v Přílze 2: Mdelvací knvence. Fyzicky se jedná jeden CRX subr mdelvacíh nástrje AISM ME, který bsahuje všechny v rámci agendy mdelvané prcesy a jejich atributu, včetně dplňujících údajů (mj. vyplněných šabln Metdiky PMA) přilžených jak přílhy. Prvek diagramu prcesní mapy, který umžňuje rganizaci prcesů d nadřazených funkčních celků. Oblast, která sdružuje prcesy na základě určitých kritérií. Slvní ppis neb grafické znázrnění rganizace agendy a pstupu výknu jedntlivých prcesů agendy, tj. prcesní mdel agendy bez infrmací nákladech, kvalitě, pracnsti a četnsti výknu prcesu. Skládá se ze dvu úrvní - prcesní mapy (která bsahuje prcesy a jejich ppis)a prcesních diagramů (které pr prcesy ppisují vyknávané aktivity a jejich vzájemnu prvázanst). Element prcesníh mdelu, který vyjadřuje vztah dvu prcesů na prcesní mapě zbrazující fakt, že jeden prces knčí a začíná prces další. Výstup uknčenéh prcesu se stává vstupem navazujícíh prcesu. Element prcesníh mdelu značující mžnst vlby účastníka včetně specifikace pdmínky rzhdnutí zbrazen přeškrtnutím šipky přechdu. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 18/229

19 Pjem Rzšiřuje Stav Význam Element prcesníh mdelu, který vyjadřuje vztah dvu prcesů na prcesní mapě zbrazující fakt, že jeden prces (A) může za určitých pdmínek využít jiný prces (B) B je tedy rzšířením A. Jde deklaratrní ppis stavu, ve kterém se sba p prvedení aktivity nachází. Obvykle služí k vyznačení hlavních bdů prcesu c je dpsud htv, čeh byl dsažen. Příklad: "Schválil návrh rzhdnutí". - Kncvý stav Element prcesníh mdelu značující bd, kde výkn prcesu sknčil. Prcesy zpravidla mají více kncvých stavů, které dpvídají výstupům prcesu. - Pčáteční stav Element prcesníh mdelu značující bd, ve kterém prces začíná. Typ případu Účastník Knkrétní varianta průchdu prcesu veducí k definvanému výstupu. Jedná se detailní phled na členění prcesu, při němž lze stanvit rzdíl v hdntě ukazatelů v závislsti na tm, jaku cestu (jakým knkrétním průběhem prcesu) je dsažen kncvéh stavu (výstupu). Element prcesníh mdelu, který značuje účastníka pdílejícíh se nějakým způsbem na výknu prcesu (pkud se jedná úřední sbu, je tent účastník přiřazen rganizaci), např. bčan, krajský úřad apd Pjmy sběru a přízení dat Tab Pjmy sběru a přízení dat Pjem Autmatické dvzení Časvá a nákladvá simulace Četnst prcesu Evidence Expertní dhad Přístup shra Přístup zdla Slžitst prcesu Význam Autmatické dvzení hdnt vybraných atributů prcesu z dpvídajících atributů aktivit na základě lgických pravidel (např. pkud má alespň jedna aktivita prcesu čtecí přístup d ROS, pak má tent přístup i celý prces). Zvláštním případem knslidace dat je tzv. simulace a autmatické dvzení pdprvané v AISM-ME. Determinant vlivňující pracnst prcesu na daném OVM celkvý pčet výknů prcesu. Agregvaná data z účetnictví, materiálů dkumentujících prcesy v daném OVM, z existujícíh infrmačníh systému atd., neb zjišťvání dílčích údajů na nejnižších úrvních zdrjů dat (prces/analýza). Odhad prváděný sbu znalu pměrů a detailů prvádění zkumané prblematiky, zpravidla tedy na nižších úrvních zdrjů dat. Pstupné zpřesňvání dat (např. rzpad klíčvých ukazatelů jak FTE) d skupiny agend až p jedntlivé prcesy agend. Načítání dat z úrvně aktivit na prcesy, případně sběr dat přím na úrvni prcesu. Determinant vlivňující pracnst prcesu na daném OVM specifické ukazatele (např. pdíl cizinců v spádvé půsbnsti OVM) vlivňuje pracnst Pjmy alkace nákladů Tab Pjmy alkace nákladů Pjem Hdnta determinantu Jedntkvý náklad Nákladvá kategrie Význam Hdnta příslušnéh nákladvéh determinantu pr analyzvanu agendu/prces/aktivitu např km na výkn agendy A115. Velikst nákladvéh determinantu vztažená k jednmu pakvání např. 5 Kč na 1 ujetý km. Kategrie Metdiky PMA, pr kteru jsu sledvány náklady - např. Mzdy, ICT infrastruktura, Dprava atp. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 19/229

20 Pjem Nákladvst Nákladvý determinant Náklady Náklady nepřím přiřaditelné Náklady přím přiřaditelné Pracnst Příjmy Přístup shra (zpřesnění pr alkaci nákladů) Přístup zdla (zpřesnění pr alkaci nákladů) Výdaje Význam Nákladvst prcesu můžeme definvat jak celkvu nákladvst všech pakvání danéh prcesu za stanvené časvé bdbí (typicky předcházející kalendářní rk). Měřitelná jedntka, která musí být pr každu kategrii stanvena dle knkrétníh OVM např. FTE, km, m2 atp. Sptřebvané eknmické zdrje v peněžním vyjádření (včetně ptřebení majetku vyjádřenéh dpisy). V rámci Metdiky PMA jde zdrje vydané na prvádění agendy, tj. jejích prcesních blastí, prcesů, výstupů či typů případů. Celkvými náklady se v Metdice PMA rzumí sučet přím přiřaditelných nákladů vypčítaných na základě pracnsti agendy, dalších přím přiřaditelných nákladů (např. pplatky jak pštvné apd.) a pměrvě alkvané části nepřímých (sdílených) nákladů úřadu. Náklady, které jsu splečné pr celé OVM a jsu vždy alkvány přístupem shra. Náklady, které lze jednznačně přiřadit k dané agendě/prcesu/aktivitě a lze je alkvat jak přístupem zdla, tak přístupem shra. Čistá délka trvání prcesu d zahájení p uknčení; měřena je v časvých jedntkách. Jedná se dbu, kteru stráví referent (či referenti) výknem jednh pakvání danéh prcesu). Peněžní tky směrem k OVM, tedy přírůstek peněžních aktiv v důsledku přijetí pplatku, darů či dtací. Metda zjišťvání nákladů, kdy jsu náklady získány iterativním rzpadem celkvých nákladů participujícíh OVM na jím vyknávané agendy a dále na prcesy mdelvané agendy. V sučtu představují takt zjištěné náklady celkvu sumu nákladů OVM za zkumané bdbí. Metda zjišťvání nákladů na výkn jedntlivých prcesů sledvané agendy na knkrétním OVM pmcí zjištěné pracnsti a četnsti prcesů a přímých nákladů na prcesy/agendu. Jejich sučet se zpravidla nervná skutečným nákladům OVM. Peněžní tky směrem d OVM, tedy úbytek peněžních aktiv v důsledku nákupů, darů či pskytnutých dtací uskutečněných OVM Pjmy ptimalizace Tab Pjmy ptimalizace Pjem Benchmarking Change management Klíčvé ukazatele výknnsti (KPI) Kvalita Outsurcing Úrveň vyspělsti prcesů Ppis Neustálý prces pzrvání a měření za účelem stanvení cílů veducích k zlepšvání aktivit. Prces řízení změn za pužití standardizvaných pstupů s cílem minimalizvat dpad změn na kvalitu pskytvaných služeb. Manažerský nástrj, pmcí kteréh se vyhdncuje a zlepšuje prces. Vycházejí z primárních cílů pr danu agendu a jejich hdnty ukazují, jestli se agenda vyvíjí žáducím směrem. Měly by být jasně definvané a měřitelné. Míra plnění pdmínek pžadvané kvality (úrvně) výknu prcesu agendy. Vyčlenění pdpůrných a vedlejších činnstí splečnsti, která je na danu činnst specializvaná. Vymezený subr charakteristických znaků, stanvený a přijímaný jak srvnávací základna pr hdncení dsaženéh stupně prcesní vyspělsti. Každá úrveň představuje výchzí stav pr další průběžné zlepšvání. Dsažení vyšší úrvně znamená uplatnění zásad fungvání prcesů rganizace, jejichž výsledkem je prcesní způsbilst a vyspělst rganizace. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 20/229

21 Pjem Financvání pdle standardů agendy Významnst Ppis Prplácení přenesenéh výknu agend státní správy prstřednictvím standardů, kdy výše úhrady za výkn knkrétníh prcesu agendy zhledňuje skutečný prvedený pčet výstupů danéh prcesu. Určuje, jak významně se prces pdílí na nákladech dané agendy Pjmy AIS RPP Mdelvací Tab Pjmy AIS RPP Mdelvací Pjem AIS RPP Mdelvací (AISM) AIS RPP Mdelvací Mdul čtecí (AISM MC) AIS RPP Mdelvací Mdul editační (AISM ME) AIS RPP Mdelvací Mdul připmínkvací (AISM MP) AIS RPP Mdelvací Mdul řídící (AISM MR) Čtenář Editr Expirační lhůta wrkflw úlhy Interní publikační server JIP Krdinátr vnějšíh připmínkvání Krdinátr vnitřníh připmínkvání Metdický kruh připmínkvání Metdik mdelvání Neutajený mdel agendy Oprávnění (registrvaní) uživatelé Prjektvá rle Význam Infrmační systém vytvřený v rámci prjektu PMA jak jeden z AIS RPP. Tent systém primárně služí pr správu a tvrbu prcesních mdelů agend a je díky napjení přes kmpnentu Rzhraní sekundárním editrem Registru práv a pvinnstí. Nástrj AISM MC je primárně určený ke čtení prcesníh mdelu. Nástrj AISM ME je primárně určený k tvrbě a změnám prcesníh mdelu. Nástrj AISM MP je primárně určený k prhlížení a připmínkvání prcesníh mdelu. Nástrj AISM MR je primárně určený k řízení tvrby prcesníh mdelu. Uživatel AISM, který je právněn vyhledávat dknčené a publikvané prcesní mdely agend k prhlížení v AISM. Uživatel AISM, jehž hlavním úklem je upravvat prcesní mdely, dále může prvádět reprting a simulaci prcesních mdelů agend. Předdefinvaná dba, p které djde k autmatickému uzavření nesplněné úlhy uživatele ve wrkflw. Uživatel pté již nemá k úlze přístup a nemůže na ní ddatečně nic měnit. Prtál přístupný jen pr právněné uživatele AISM. Jedntný identitní prstr (JIP) je identitní, autentizační a autrizačních systém pr přihlášení uživatelů d vybraných AIS. Přihlášení přes JIP je pdmínku pr práci uživatelů s AISM, zejména pak s AISM-Mdul řídící. Prjektvá rle, která krdinuje vnější kruh připmínkvání a vybírá knkrétní uživatele d prjektvé rle Účastníky vnějšíh připmínkvání. Prjektvá rle, která krdinuje vnitřní kruh připmínkvání a vybírá knkrétní uživatele d prjektvé rle Účastníky vnitřníh připmínkvání. připmínky vkládané knkrétními sbami, které jsu pdrbně beznámeny s Metdiku PMA např. zástupci Metdickéh centra; připmínky se zpravidla týkají th, zda byl prcesní mdel agendy vytvřen v suladu s Metdiku PMA. Prjektvá rle určená k metdickému připmínkvání prcesníh mdelu, dhlíží na sulad prcesníh mdelu s Metdiku PMA a na základě kntrly prcesníh mdelu vydává své stanvisk k mžnsti schválení mdelu. Veřejný prcesní mdel agendy, který je přístupný všem právněným uživatelům, pkud zastupují OVM, které je hlašvatelem agendy. Účastníci prcesníh mdelvání, kterým je přidělena prjektvá rle a mají přístup d JIP. Uživatelská rle definvaná v systému AISM, která určuje, k čemu bude mít uživatel v rámci AISM přístup. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 21/229

22 Pjem Připmínkující Publikační server Správce mdelu agendy Správce RPP Správce standardu Účastník vnějšíh připmínkvání Účastník vnitřníh připmínkvání Utajený mdel agendy Uživatelská úlha ve wrkflw Uživatelské rle Uživatelský manuál AIS RPP Mdelvací (Manuál AISM) Veducí metdiků Veducí mdelvání Veducí prjektvá rle Veřejný publikační server Vnější kruh připmínkvání Vnitřní kruh připmínkvání Wrkflw Význam Uživatel AISM, který jehž hlavním úklem je vkládání a případně knslidaci připmínek. Prtál s rzcestníkem pr hledání a prhlížení prcesních mdelů. Osba nminvaná Gestrem agendy (neb samtný Gestr), která má řídící rli v prcesním mdelvání knkrétní agendy (spuští wrkflw, vybírá uživatele d veducích rlí, může wrkflw kdykliv uknčit, zahajuje akceptaci a zanáší d systému její výsledek atp.). Prjektvá rle, která rzhduje publikaci mdelu d RPP. Osba dpvědná za řízení standardu agendy. Prjektvá rle určená k vnitřnímu připmínkvání, připmínkuje část prcesníh mdelu, která mu byla přidělena Krdinátrem vnějšíh připmínkvání. Prjektvá rle určená k vnitřnímu připmínkvání, připmínkuje část prcesníh mdelu, která mu byla přidělena Krdinátrem vnitřníh připmínkvání. Prcesní mdel agendy, který je přístupný puze těm účastníkům, kteří se pdíleli na jeh tvrbě. Knkrétní úlha pr knkrétníh uživatele přiřazenéh d rle ve wrkflw nacházejícím se v knkrétním stavu (krku wrkflw). Sučástí úlhy ve wrkflw je ppis úlhy pr uživatele a vládací prvky umžňující její prvedení a vyznačení splnění. P vyznačení splnění je úlha uzavřena a uživatel na ní nemůže ddatečně na jejím vypracvání nic měnit. Uživatelská rle definvaná v systému AISM, která umžňuje řízení právnění v rámci kmpnenty AISM Prtál a t zejména v rámci wrkflw zpracvání prcesníh mdelu. Dkument, který ppisuje funkce mžnsti využití AIS RPP Mdelvací pr aplikaci Metdiky PMA. Prjektvá rle určená k řízení a přidělvání práci metdikům ze svéh ddělení, vyhdncuje výsledky prcesníh mdelvání a ptimalizace. Prjektvá rle, která stjí v čele mdelvacíh týmu a vede práce suvisející s vytvření prcesníh mdelu agendy. Prjektvá rle, ve které je účastník právněn vybírat účastníky d pdřízených prjektvých rlí a dpvídá za přidělenu část v rámci prcesníh mdelvání. Prtál přístupný veřejnsti. Připmínky vkládané knkrétními sbami, které se přím nepdílejí na prcesním mdelvání, např. zástupci neparticipujících OVM. Připmínky vkládané knkrétními sbami, které se přím pdílejí na prcesním mdelvání, např. zástupci participujících OVM. Definvaný pstup splupráce více uživatelů řízený systémem. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 22/229

23 1.3 Suvislsti pjmů Metdiky PMA Následující kapitla ppisuje věcné suvislsti mezi vybranými pjmy Metdiky PMA s cílem názrně vysvětlit vztahy mezi jedntlivými pjmy a umžnit tak jejich pchpení v kntextu prcesníh mdelvání agend napříč jedntlivými rganizacemi a úrvněmi veřejné správy Typlgie právních předpisů (ustanvení právních předpisů) Metdika PMA rzlišuje druhy ustanvení právních předpisů: Zřizvací definuje rgány veřejné mci a blasti jejich kmpetence. Kmpetenční definuje kmpetence rganizaci ve výknu veřejné mci. Prcesní definuje prcesní pstup výknu veřejné mci. Zvláštní definuje parametry prcesníh pstupu. Obecné nebsahuje úpravy kmpetencí, pstupů ani parametrů. Nejčastěji se jedná definice pjmů, či přechdná a závěrečná ustanvení. Většina právních předpisů bsahuje ustanvení všech druhů, nicméně dle převládajícíh druhu ustanvení lze charakterizvat celý právní předpis jak zvláštní, prcesní či kmpetenční. Tab Příklady právních předpisů dle druhu Druh právníh předpisu Zřizvací Kmpetenční Prcesní Zvláštní (věcný) Příklad Zákn č. 128/2000 Sb., bcích (becní zřízení) Zákn č. 570/1991 Sb., živnstenských úřadech Zákn č. 500/2004 Sb., správní řád Zákn č. 455/1991 Sb., živnstenském pdnikání Typlgie agend Metdika PMA na základě sučasné rganizace systému veřejné správy rzděluje agendy z phledu jejich výknu. Zavádí následující typy agend, určující přístup k jejich mdelvání a standardizaci. Agendy přenesené půsbnsti výkn všebecné státní správy alespň částečně přenesený na samsprávné celky. Agendy ústředních správních úřadů výkn státní správy, který není ani částečně přenesen na samsprávné celky. Tyt agendy lze dále rzdělit na: Všebecné agendy ústředních správních úřadů výkn státní správy je uskutečňván ústředním správním úřadem. Specializvané agendy ústředních správních úřadů výkn státní správy je uskutečňván specializvanými úřady. Prcesní agendy agendy prcesních nrem, např. Správní řád, Přestupkvý řád apd. Samsprávní agendy výkn samsprávy uskutečňvaný vlastními rgány samsprávných celků. Při výběru a stanvení vzrku OVM, které se mají pdílet na prcesním mdelvání agendy, je nutné zhlednit její typ (např. zavedení standardu není relevantní pr samsprávní agendy, viz kapitla Výběr participujících OVM). Zvláštním případem jsu prcesní agendy, které upravují výkn většiny agend na všech úřadech veřejné správy. Tyt agendy jsu v Metdice PMA chápány jak závazný prcesní ppis výknu správních činnstí, za který je dpvědný Gestr prcesní agendy. Prt není výběr vzrku OVM pr tyt agendy relevantní a budu analyzvány puze s Gestrem prcesní agendy. Ověření výknu prcesních agend na knkrétním OVM prbíhá nepřím a t v rámci věření v statních agendách pdle příslušnéh zvláštníh (věcnéh) právníh předpisu. Prcesní agendy tak puze upřesňují výkn statních agend. Na prcesní agendy nejsu tedy alkvány náklady ty jsu přiřazeny vždy aplikaci prcesníh předpisu v knkrétní agendě. Prcesní ppis prcesních agend však může být využit jak Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 23/229

24 vzr při mdelvání statních agend, které prcesní právní předpis aplikují, a tat interpretace pdléhá schválení Gestra mdelvané agendy, která prcesní právní předpis využívá. V suladu s cíli prcesníh mdelvání by se však neměl jednat prstu kpii prcesní agendy jak celku d prcesníh ppisu agendy (ať již typu agendy v přenesené půsbnsti, agendy ústředních správních úřadů neb samsprávní agendy viz Typlgie agend) by měly být zahrnuty puze takvé prcesy a mžnsti jejich průběhu, které jsu z phledu právních předpisů dané agendy relevantní pr její výkn Úrveň výknu agend Metdika PMA rzlišuje tzv. úrveň výknu agendy, tt rzlišení je důležité zejména k pchpení významu agendy napříč rganizací veřejné správy. Ústřední správní úřad (ÚSÚ). Vyšší územní samsprávný celek (kraj). Základní územní samsprávný celek (bec): Obec s rzšířenu půsbnstí (bec III). Obec s pvěřeným becním úřadem (bec II). Obec (bec I). Ostatní (např. Plicie ČR, sudy, PS PČR apd.) Typlgie prcesů agend Metdika PMA rzděluje jedntlivé prcesy agend pdle dvu následujících kritérií: Způsb zahájení (spuštění) prcesu Prcesy na žádst prcesy které nastávají na základě pptávky veřejnsti, např. změna trvaléh pbytu na žádst bčana, neb vydání živnstenskéh právnění na žádst pdnikatele. Prcesy z mci úřední (ex ff) prcesy inicivané pptávku danu realizací cílů státu, např. prcesy státní kntrly. Tt rzdělení je významné v kntextu cíle regulace. U prcesů z mci úřední je nutné při standardizaci brát v úvahu ptřebu definice četnsti a rzsahu vyknávání těcht prcesů tak, aby byly pžadvané cíle regulace naplněny. Stabilita (určitst) prcesu Měkký prces prces, který nemá pevně definvaný sled aktivit, neb se vyznačuje nestabilní četnstí či pracnstí (např. metdické, krdinační a legislativní prcesy). Částečně tvrdý prces prces, který má rámcvě definvané aktivity, jejichž četnst a časvá nárčnst jsu z pdstaty nestejnměrné v čase, klísavé (např. prcesy státní kntrly). Tvrdý prces prces, který se skládá z pevně definvaných aktivit, jejichž časvá nárčnst i četnst je stabilní (např. rutinní evidenční prcesy). Stabilitu prcesu je nutné zhlednit především při ptimalizaci a plánvání sběru dat, vlastním sběrem je stabilita prcesu věřena. Na rzdíl d tvrdých prcesů je u částečně tvrdých a zejména u měkkých prcesů vyšší rzptyl v pracnsti jedntlivých pakvání prcesu, cž vede i k dlišné výši nákladů na jedntlivá pakvání a k dlišnému přístupu při návrhu ptimalizačních patření. Přístup k mdelvání prcesu je určen i rzlžením prcesů pdle stability mezi jedntlivé úrvně výknu agendy, uvedené na následujícím brázku. Obrázek ppisuje rzlžení pměru nákladvéh zastupení různě stabilních prcesů se zřetelem k úrvni výknu agendy. Na úrvni ÚSÚ je vyšší zastupení měkkých prcesů, směrem k úrvni základní územní samsprávy pak pměr měkkých prcesů klesá, a napak se zvyšuje pměr tvrdých prcesů. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 24/229

25 Přímé náklady Nepřímé náklady Úrveň výknu agendy PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Ústřední správní úřady Vyšší územní samsprávní celky Přímé náklady Nepřímé náklady Základní uzemní samsprávní celky Tvrdé prcesy (např. registrační apd.) Stabilita prcesů Částečně tvrdé prcesy (např. kntrlní činnst) Měkké prcesy (např. metdická činnst) Obr Typické rzlžení prcesů dle pvahy výknu prcesů a úrvně výknu agendy Prcesní blasti pdle typlgie prcesů Zavedení prcesních blastí, které krelují s výše uvedenu typlgií prcesů, umžňuje zvýšení přehlednsti a usnadnění čitelnsti prcesních mdelů různých agend. Zárveň však představují významné dpručení pr vlbu přístupu k prcesnímu mdelvání. Přehled prcesních blastí rzlišvaných Metdiku PMA a jejich typická krelace s typy agend je v tabulce níže. Tab Typické krelace mezi prcesními blastmi a typlgií prcesů Prcesní blast Ppis prcesní blasti Iniciace výknu prcesu Pvaha výknu prcesu Evidence Evidenční a registrační prcesy agendy, které služí k zaznamenávání údajů fyzických či právnických sbách. Prcesy na žádst Tvrdé prcesy Kntrla Kntrlní prcesy agendy (vnitřní i vnější kntrla) vč. kntrly využití zdrjů, kntrly pstupů. Prcesy z mci úřední Částečně tvrdé prcesy Infrmvání Prcesy pskytvání infrmací (vyjma zákna č. 106/1999 Sb.) např. pskytvání údajů vedených v infrmačních systémech sbách. Prcesy na žádst Částečně tvrdé prcesy Splupráce Prcesy splupráce s statními úřady (předávání případů, infrmací, atd.) Prcesy na žádst Částečně tvrdé prcesy Rzhdvání Prcesy vyknávané především pdle správníh řádu, jak jsu výdej rzhdnutí, dvlání, rzklad atd. neb pdbné prcesy, kde se správní řád přiměřeně pužije. Prcesy na žádst Částečně tvrdé prcesy Management Řídící, krdinační a metdické prcesy vyknávané zpravidla ve vztahu nadřízensti a pdřízensti úřadů neb úředních sb. Prcesy z mci úřední Měkké prcesy Distribuce zdrjů Rzdělvání a zúčtvání dtací, příspěvků atd. Prcesy z mci úřední i Prcesy na žádst Částečně tvrdé prcesy Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 25/229

26 Úrveň vyspělsti PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Prcesní blast Ppis prcesní blasti Iniciace výknu prcesu Pvaha výknu prcesu Prvádění Prvádění zákna (prací), které nespadá d jiných prcesních blastí, např. sciální práce, vydávání sbírky záknů, záchranné práce apd. Prcesy z mci úřední Částečně tvrdé prcesy Úrveň vyspělsti prcesů Pmůcku pr stanvení cílů, čekávaných výsledků a vlbu přístupu k prcesnímu mdelvání určité agendy je phled vyspělsti prcesů a jeh vazba na mžnsti ptimalizace, řízení a financvání prcesu. Úrveň vyspělsti prcesů je vymezený subr charakteristických znaků, stanvený a přijímaný jak srvnávací základna pr hdncení dsaženéh stupně prcesní vyspělsti. Každá úrveň představuje výchzí stav pr další průběžné zlepšvání. Dsažení vyšší úrvně znamená uplatnění zásad fungvání prcesů rganizace, jejichž výsledkem je prcesní způsbilst a vyspělst rganizace. V kntextu úrvně vyspělsti prcesů lze cíl prcesníh mdelvání agendy interpretvat jak snahu zvýšení úrvně vyspělsti prcesů mdelvané agendy. Mžnst realizace tht cíle prcesníh mdelvání agendy a její nárčnst je určena rzdílem stávající a cílvé úrvně vyspělsti prcesů mdelvané agendy. Dsažení nejvyšší úrvně nemusí být vždy účelné a platí tak, že pr knkrétní typy prcesů lze předpkládat dsažení určité nejvyšší mžné úrvně vyspělsti. Úrveň vyspělsti dále určuje, jakým způsbem je mžné prcesy sledvat a financvat dle standardů agendy. Maximální dsažitelná úrveň vyspělsti měkkých prcesů je úrveň 2, částečně tvrdé prcesy mhu dsáhnut úrvně 3 a nejvyšší čtvrté úrvně dsahují puze tvrdé prcesy. Tab Mžnsti výknu a financvání pdle standardů agendy dle úrvně vyspělsti prcesů Ppis úrvně vyspělsti Mžnsti výknu a financvání prcesů pdle standardů agendy 0 Prces není ppsán, je vyknáván ad hc, výkn není jedntný a účel výknu může být nejasný. Prces nemá jasně definvané vstupy a výstupy, může být vyknáván jen částečně. 1 Prces je vyknáván pravidelně (kntinuálně a dluhdbě u měkkých prcesů) s definvanými vstupy a výstupy. Průběh prcesu (u měkkých jejich rámec) není ppsán a jasně definván, jeh výkn nemusí být jedntný. 2 Prces je vyknáván pravidelně (kntinuálně a dluhdbě u měkkých prcesů) s definvanými vstupy a výstupy. Průběh prcesu (u měkkých prcesů jejich rámec) je jasně definván, jeh výkn je jedntný. 3 Prcesy jsu jasně definvány a ppsány, jejich výkn je standardizván. Jsu sledvány základní výknnstní a nákladvé metriky. 4 Prcesy jsu jasně definvány a ppsány, výkn prcesu je standardizván. Jsu sledvány kvantitativní, kvalitativní a nákladvé ukazatele umžňující vyhdncvání, benchmarking a kntinuální zlepšvání prcesů. Sledvání výknnsti je bvykle napjen na infrmační systém. - Díky absenci ppisu prcesu není relevantní výkn či financvání pdle standardu agendy - Díky absenci ppisu prcesu není relevantní výkn či financvání pdle standardu agendy - Prcesy je účelné mapvat, jsu jasně určeny rle a dpvědnsti - Prcesy je mžné vyknávat dle standardu - Je mžné pužít financvání pdle standardů agendy - Nákladvé a výknnstní metriky je mžné využít v rámci výknu dle standardu - Je mžné pužít financvání pdle standardů - Benchmarking a systémy pr sledvání výknnsti umžňují centrální řízení i distribuvaně vyknávaných prcesů - Statistické údaje umžňují sledvat slabá místa výknu a kntinuálně navrhvat zlepšení - Je mžné pužít financvání pdle standardů Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 26/229

27 1.3.5 Druhy prcesníh mdelu agendy Metdika PMA rzlišuje různé druhy prcesníh mdelu agendy v závislsti na tm, v jak fázi živtníh cyklu agendy a k jakému účelu je připravván. Ve všech případech bsahuje prcesní mdel agendy, prcesní ppis agendy a dalších atributy (údaje) výknu agendy. V závislsti na klnstech vzniku a účelu prcesníh mdelu je kladen důraz na relevantní části prcesníh mdelu. Na Obr Druhy prcesníh mdelu jsu znázrněny mžné druhy prcesníh mdelu pdle následujících kritérií: Druhy dle živtníh cyklu agendy. Druhy dle způsbu vzniku. Druhy dle pstupu tvrby. Následující pdkapitly ppisují význam a účel jedntlivých druhů prcesníh mdelu, včetně relevantních vztahů mezi nimi. Druhy dle živtníh cyklu agendy Druhy dle způsbu vzniku Druhy dle pstupu tvrby Neregistrvaná v RPP Bez prcesníh mdelu Centrální prcesní mdel Lkální phled AS-IS prcesní mdel Registrvaná v RPP Bez prcesníh mdelu Instanční prcesní mdel TO-BE prcesní mdel Registrvaná v RPP S prcesním mdelem Prcesní mdel publikvaný v RPP Obr Druhy prcesníh mdelu Druhy prcesníh mdelu dle živtníh cyklu agendy Členění prcesních mdelů z phledu živtníh cyklu agendy zhledňuje mžné pčáteční stavy prcesníh mdelvání ve třech kategriích: Tvrba prcesníh mdelu k neregistrvané agendě (tedy nvě vznikající právní předpis neb již existující, ale nezaregistrvaný frmu hlášení a registrace agendy v RPP). Tvrba prcesníh mdelu k registrvané agendě, která ještě nemá prcesní mdel. Tvrba prcesníh mdelu k registrvané agendě, která již má prcesní mdel. Výše uvedená kategrizace má vliv na následnu tvrbu prcesníh mdelu především při přípravě mdelvání, kde je nutné zhlednit výchzí situaci a uzpůsbit tmu především charakter vstupů, viz kapitla Pstup přípravy prcesníh mdelvání. Kategrizace má vliv v pstupech sběru dat a alkace nákladů, viz kapitly Pstup sběru a přízení dat a Pstup alkace nákladů, kde je nutné respektvat, že pr nvě vznikající právní předpisy není mžné získávat data měřením stávajících prcesů, ale expertními dhady případně aprximací údajů z pdbných prcesů jiné agendy Druhy prcesníh mdelu pdle způsbu vzniku Rzdělení prcesních mdelů z phledu způsbu vzniku, tedy pdle th kd a za jakým účelem mdel vytváří, má vliv na další pužití výslednéh prcesníh mdelu. Metdika PMA rzlišuje dva základní druhy prcesníh mdelu z hlediska způsbu vzniku: Centrální prcesní mdel agendy: Centrální phled. Lkální phled. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 27/229

28 Instanční prcesní mdel agendy. Centrální prcesní mdel agendy je takvý, který vznikl v rámci prcesníh mdelvání inicivanéh, řízenéh a schvalvanéh Gestrem agendy z důvdu ptimalizace výknu agendy a následnéh stanvení standardu agendy. Tent mdel v sbě může nést dva phledy centrální a lkální. Centrální phled jde stanvisk Gestra agendy na t, jak a za jakých pdmínek se má agenda vyknávat, jen na základě tht stanviska může být vytvřen ptimalizvaný TO-BE prcesní mdel agendy a následně standard agendy. Lkální phled jde stanvisk vyknavatele prcesu reprezentvané daty psbíranými na participujících OVM při analýze sučasnéh stavu. Je vstupem krigujícím centrální phled. Lkální phled je přílhu k centrálnímu mdelu, která je relevantní puze pr fázi sestavení AS-IS prcesníh mdelu agendy. Instanční prcesní mdel agendy je prcesní mdel, který je vytvřen knkrétním OVM vyknávajícím agendu pr jeh vlastní ptřeby, a t bez pvinné účasti a řízení Gestra agendy a tím i pvinnéh připmínkvacíh a schvalvacíh prcesu Druhy prcesníh mdelu dle pstupu tvrby Psledním rzlišením mdelů je členění dle pstupu tvrby. Metdika PMA rzlišuje následující rzdělení: AS-IS prcesní mdel agendy znázrňuje sučasný stav výknu agendy pdle zjištění prvedených na knkrétních úřadech, které agendu vyknávají. V případě, že se liší centrální a lkální phled, bsahuje AS-IS prcesní mdel lkální phled ve frmě přílh k phledu centrálnímu. TO-BE prcesní mdel agendy jde ptimalizvaný způsb výknu agendy. Prcesní mdel agendy publikvaný v RPP jde mdel schválený Gestrem agendy i Správcem RPP. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 28/229

29 Pstup tvrby prcesníh mdelu Mdel publikvaný d RPP TO-BE prcesní mdel AS-IS prcesní mdel PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Vztahy mezi způsbem vzniku a pstupem tvrby mdelu agendy Vztahy mezi jedntlivými druhy prcesníh mdelu jsu graficky znázrněny ve schématu na.obr Vztahy mezi způsbem vzniku a pstupem tvrby Mezi prcesními mdely existují vztahy nejen z phledu pstupu tvrby (AS-IS prcesní mdel, TO-BE prcesní mdel, Prcesní mdel publikvaný d RPP), ale také z phledu způsbu vzniku (centrální prcesní mdel, instanční prcesní mdel). Způsb vzniku prcesníh mdelu Centrální prcesní mdel Instanční prcesní mdel Centrální phled Lkální phled Hlavní vztahy Vedlejší vztahy pevné Vedlejší vztahy vlné Obr Vztahy mezi způsbem vzniku a pstupem tvrby Významné jsu zejména vztahy v rámci centrálníh prcesníh mdelu agendy, tzv. hlavní vztahy (tučná černá šipka), kde v rámci tvrby AS-IS prcesníh mdelu dchází ke knfrntaci centrálníh a lkálníh phledu. Výsledkem je knslidvaný centrální phled, který se pzději stává vstupem pr tvrbu TO-BE prcesníh mdelu. Na schématu jsu ještě zbrazeny, tzv. vedlejší vztahy (tenká šedá šipka), které se rzlišují na tzv. vedlejší vztahy pevné (plná šipka) a vedlejší vztahy vlné (přerušvaná šipka). Pevnými vedlejšími vztahy se rzumí jednznačná vazba mezi vznikajícím instančním prcesním mdelem a centrálním prcesním mdelem, ze kteréh instanční prcesní mdel agendy vznikl. Vlnými vedlejšími vztahy se rzumí mžnst zpětné vazby, kteru na základě instančníh prcesníh mdelu může získat Gestr agendy pr ptimalizaci centrálníh prcesníh mdelu agendy. Instanční prcesní mdel agendy, vytvřený např. pr ptřeby řízení výknu agendy na knkrétním OVM, tak představuje ddatečnu cestu pr další kntinuální zlepšvání prcesů. Instanční prcesní mdel agendy může mít v rámci prcesníh mdelvání agendy pdpůrnu rli Využití instančníh prcesníh mdelu agendy pr samsprávu Instanční prcesní mdel agendy může vzniknut z centrálníh prcesníh mdelu v různých fázích pstupu tvrby (v suladu s výše uvedenými principy) pr interní ptřebu úřadu, například pr účely vnitřníh řízení či ptimalizace. Knkrétní OVM může k tvrbě instančníh mdelu využít nástrje AISM například vlbu vytvření nvéh mdelu zalženéh na již publikvaném mdelu v RPP. Tent nvý (instanční) mdel si OVM může následně upravit pr své vlastní účely, zejména pr zhlednění způsbu rganizace výknu prcesů agendy v knkrétním prstředí úřadu. Cílem může být například dkumentace průběhu knkrétních prcesů na knkrétním OVM pmcí pdrbnějšíh ppisu výknu aktivit v prstředí úřadu, neb rzlišení účastníků v suladu s knkrétní pdbu rganizačníh uspřádání danéh úřadu. Například centrální prcesní mdel agendy bsahující jednh účastníka Obecní úřad bce s rzšířenu půsbnstí si knkrétní bec může přizpůsbit tak, že bude bsahvat účastníky Správní dbr a Pkladna a přiřadí jim aktivity Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 29/229

30 centrálníh prcesníh mdelu dle způsbu rganizace práce na daném úřadě. V rzlišení účastníků může úřad djít až na úrveň jedntlivých referentů, kteří agendu/prcesy/aktivity vyknávají a vytvřit tak kmpetenční mdel úřadu. Instanční prcesní mdel agendy může OVM také služit k věření jeh existujících nákladů či časvé nárčnsti výknu prcesů. Na základě zadání vlastních dat d prcesníh mdelu může prvést nákladvu a časvu simulaci výknu prcesu dané agendy. Takt získané údaje ptm může využít pr lkální ptimalizaci prcesů či další ptřeby vnitřníh řízení Druhy dat prcesníh mdelu agendy Prcesní mdel agendy bsahuje následující druhy dat: Prcesní ppis slvní ppis neb grafické znázrnění prcesně rientvané rganizace agendy a pstupu výknu jedntlivých prcesů agendy. Četnst infrmace výknech, tedy četnstech jedntlivých prcesů agendy. Pracnst infrmace pracnsti, tedy časvé nárčnsti jedntlivých prcesů agendy. Náklady jedntkvé náklady na výkn agendy z hlediska jedntlivých prcesů. Kvalita kvalitativní hdncení jedntlivých prcesů agendy. Následující část kapitly bsahuje strukturvaně pr každý druh dat: Definici. Využití při prcesním mdelvání. Využití při stanvení standardu Prcesní ppis Definice Prcesní ppis agendy je slvní ppis neb grafické znázrnění rganizace agendy a pstupu výknu jedntlivých prcesů agendy, tj. prcesní mdel agendy bez infrmací nákladech, kvalitě, pracnsti a četnsti výknu prcesu. Metdika PMA rzlišuje dvě úrvně prcesníh ppisu, viz Obr Příklad prcesníh ppisu agendy V tét kapitle je uveden ppis bu úrvní prcesníh ppisu a všech prvků daným úrvním náležejícím (dále jen elementy ). Detailní ppis a přesná charakteristika všech vlastnstí jedntlivých prvků uvádí Přílha 2: Mdelvací knvence. Knkrétní pstupy tvrby i čtení prcesníh ppisu, včetně syntaxe a sémantiky pužitéh mdelvacíh jazyka (Metda C.C.) jsu uvedeny v Uživatelském manuálu AISM. Úrveň 1 Úrveň 1: Organizace Prcesní blast Prces Úrveň 2 Účastník Aktivita Stav Rzhdvání Pčáteční stav Kncvý stav Úrveň 2 Obr Příklad prcesníh ppisu agendy Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 30/229

31 Úrveň 1 je strukturvaný náhled na prcesní dekmpzici mdelvané agendy v pdbě prcesní mapy. Obsahuje přehled všech prcesů (včetně prcesních diagramů) v prcesních blastech, jejich hierarchii a vzájemné vztahy. Prcesní mapa ( );) diagram reprezentující Úrveň 1. Prcesní blast ( );) prvek diagramu prcesní mapy, který umžňuje rganizaci prcesů d nadřazených funkčních celků. Prces ( ; ) prvek diagramu prcesní mapy, který reprezentuje prces mdelvané agendy. Organizace ( ); ) rganizace (OVM neb suhrnné značení), pvěřená výknem prcesu. Úrveň 2 je grafická reprezentace pstupu výknu danéh prcesu agendy, která bsahuje především rzdělení aktivit mezi účastníky, jejich časvu pslupnst a případné pdmínky větvení prcesu. Pzn.: Úrveň 2 je bvykle realizvána puze pr vybrané prcesy, viz kapitla Pstup prcesní dekmpzice. Prcesní diagram ( ; ) diagram reprezentující Úrveň 2, tedy detailní ppis prcesu z Úrvně 1. Startvní bd prcesu ( ) v tmt bdě prces začíná. Kncvý bd prcesu ( ) kncvý bd prcesu značuje míst, kde výkn prcesu sknčil. Účastník ( ) účastník, který se nějakým způsbem pdílí na výknu prcesu; v případě, že se jedná úřední sbu, je tent účastník přiřazen rganizaci. Aktivita ( ) představuje úkn prváděný sbu, příklad: Vypisuje náhradní dklad OP a zavádí jej d systému. Stav ( ) jde deklaratrní ppis stavu, ve kterém se sba p prvedení aktivity nachází a bvykle služí k vyznačení hlavních fází prcesu - c je dpsud htv, čeh byl dsažen. Příklad: Má schválený návrh znění rzhdnutí, Žádst přijata apd. Rzhdvání ( ) rzhdvání je reprezentván přeškrtnutím šipky reprezentující pstup a uvedením textu pdmínky rzhdvání. Kmunikace ( ) kmunikace vede ve směru šipky d aktivity jednh účastníka (A) k aktivitě druhéh účastníka (B) a směr šipky vyjadřuje, že účastník A svjí aktivitu kmunikaci zahajuje (iniciuje), druhý účastník svu aktivitu kmunikaci přijímá. Datvý tk ( ) datvý tk je znázrněním přensu infrmace neb dat v dané frmě (v listinné pdbě, em, datvu zprávu, hlasem, stažením subru ze serveru apd.). Omisivní kmunikace ( ) reprezentuje kmunikaci, která nastává v případě kdy aktivita (A) nemá přímé pkračvání, ale prces autmaticky pkračuje aktivitu (B); je například využita pr případ, kdy žadatel nereaguje na výzvu k dplnění neb pravu žádsti. Kmentář ( ) kmentář je pužit k textvému ppisu výjimečných situací či variant a k dplnění nezbytných důležitých infrmací, jak pr vlastní prces, tak pr pzdější využití prcesních diagramů; ppisný text je vepsán d symblu kmentáře; symbl kmentáře je vždy čáru připjen k jednmu neb více symblům diagramu, aby byl patrné, k čemu se kmentář vztahuje. Využití při prcesním mdelvání Prcesní ppis agendy je klíčvým vstupem pr pchpení a mžnst následné ptimalizace agendy, především z phledu identifikace slabých míst a indikace duplicitníh či nedstatečně definvanéh výknu prcesu. Využití při stanvení standardu Prcesní ppis je nedílnu sučásti standardu agendy, jehž prstřednictvím je mžné naplňvat cíle jedntnéh výknu státní správy a definici minimálních pdmínek výknu agendy Četnst Definice Četnst je definvána jak mnžství případů za časvé bdbí. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 31/229

32 Využití při prcesním mdelvání Četnst prcesů agendy je zásadním vstupem k psuzvání významnsti a stability prcesu. Četnst v kmbinaci s pracnstí je interpretvána jak celkvá pracnst prcesu agendy za časvu jedntku (např. rk), cž je vstupem k určení ptřebných zdrjů pr zajištění výknu agendy. Využití při stanvení standardu V kntextu standardizace se jedná nedílnu sučást definice standardu pr prcesy vyknávané z mci úřední, jak například státní kntrly, u nichž je nezbytné stanvit také četnst (bjemy), v jakých je kntrlu nutné realizvat pr zajištění cílů regulace Pracnst Definice Pracnst je definvána jak čistá délka trvání prcesu d zahájení p uknčení; měřena je v časvých jedntkách. Využití při prcesním mdelvání Infrmace pracnsti prcesu je stejně jak u četnsti uvedené výše zásadním vstupem k psuzvání významnsti a nákladvsti prcesu. Využití při stanvení standardu Pracnst je základním vstupem ke stanvení finanční úhrady za výkn prcesu agendy Náklady Definice Sptřebvané eknmické zdrje v peněžním vyjádření (včetně ptřebení majetku vyjádřenéh dpisy). V rámci Metdiky PMA jde zdrje vydané na prvádění agendy, tj. jejích prcesních blastí, prcesů, výstupů či typů případů. Celkvými náklady se v Metdice PMA rzumí sučet přím přiřaditelných nákladů vypčítaných na základě pracnsti agendy, dalších přím přiřaditelných nákladů (např. pplatky jak pštvné apd.) a pměrvě alkvané části nepřímých (sdílených) nákladů úřadu. Využití při prcesním mdelvání Infrmace nákladech prcesu, případně celé agendy jsu stejně jak četnst a pracnst zásadním vstupem k psuzvání významnsti prcesu. Využití při stanvení standardu Náklady jsu stejně jak pracnst základním vstupem ke stanvení finanční dměny za výkn prcesu agendy Kvalita Definice Kvalita je v rámci Metdiky PMA definvána jak míra plnění pdmínek pžadvané kvality (úrvně) výknu prcesu agendy. Využití při prcesním mdelvání Infrmace kvalitě prcesu je základním vstupem k identifikaci slabých míst agendy. Využití při stanvení standardu V kntextu standardizace je kvalita pr definici minimální pžadvané úrvně výknu agendy stěžejní. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 32/229

33 2. PROCESNÍ MODELOVÁNÍ A OPTIMALIZACE Kapitla ppisuje celkvý pstup mdelvání a knkrétní dílčí pstupy v následující struktuře: Pstup prcesníh mdelvání a ptimalizace Celkvý pstup prcesníh mdelvání a ptimalizace základní pslupnst prcesníh mdelvání, včetně definice cílů jedntlivých fází a etap, zdpvědnsti za jejich prvedení a přehledu hlavních výstupů jedntlivých etap. Pstupy prcesníh mdelvání knkrétní pstupy tvrby výstupů prcesníh mdelvání agend: Pstup přípravy prcesníh mdelvání. Pstup prcesní dekmpzice. Pstup prvázání prcesníh mdelu s referenčními údaji agendě OVM. Pstup sběru dat. Pstup alkace nákladů. Pstup ptimalizace. Organizace mdelvání a prjektvé rle Ppis rganizačníh zajištění prcesníh mdelvání a ppis prjektvých rlí ve vazbě na wrkflw AIS RPP Mdelvací. Infrmace přístupu ke šklení. Ppis správy Metdiky PMA. Cílem prcesníh mdelvání je ppis sučasnéh stavu agendy ( AS-IS ), návrh ptimalizace výknu agendy a návrh cílvéh stavu ( TO-BE ) výknu agendy, který umžní definvat minimální pdmínky výknu agendy. Sučástí prcesníh mdelvání je i zjištění pracnsti a nákladů jedntlivých prcesů pr další využití při stanvení standardu. Základním prstředkem prcesníh mdelvání agend státní správy, který plyne z pžadavku na stanvení standardu a usnesení vlády ze dne 14. prsince 2011 č. 924, je pznání detailní úrvně charakteristiky výknu jedntlivých prcesů agendy (četnsti výstupů, jedntkvé pracnsti, přímé náklady). 2.1 Pstup prcesníh mdelvání a ptimalizace Kapitla ppisuje lgicku pslupnst tvrby mdelu, tedy celkvý pstup prcesníh mdelvání a ptimalizace, který využívá dpručení dílčích pstupů pr specifické věcně suvisející blasti. Celkvý pstup tvrby mdelu je uveden v následujícím členění: na jedntlivé fáze prcesníh mdelvání, kde každu fázi dělíme na etapy. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 33/229

34 Etapy Klíčvé výstupy PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Shrnutí jedntlivých fází, etap a klíčvých výstupů (vybrané hlavní výstupy) je uveden na následujícím brázku: Fáze 1: Iniciální analýza a příprava mdelvání Iniciální analýza agendy Prjektvý manuál Pžadavek na sučinnst Vyjádření stavu referenčních údajů agendě OVM Detailní harmngram prací Matice dstupnsti dat Fáze 2: Sestavení AS-IS mdelu AS-IS prcesní mdel agendy Prcesní ppis Výkny (četnsti) Pracnst (časy) Náklady Kvalita Fáze 3: Sestavení TO-BE mdelu TO-BE prcesní mdel agendy Prcesní ppis Vazba na referenční údaje agendě OVM Výkny (četnsti) Pracnst (časy) Náklady Kvalita Detailní návrh patření Odhad ptenciálu úspr Návrh realizace patření E 1.1: Iniciální analýza agendy E 1.2: Definice prcesníh rzsahu agendy E 1.3: Vytvření detailníh harmngramu prací E 1.4: Psuzení dstupnsti dat výknu agendy E 2.1: Vytvření prcesníh ppisu agendy E 2.2: Sběr hdnt AS-IS mdelu E 2.3: Příprava pdkladů pr stanvení nákladů výknu prcesů agendy E 2.4: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem shra E 2.5: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem zdla E 2.6: Schválení AS-IS mdelu agendy E 2.7: Identifikace ptimalizačníh ptenciálu E 2.8: Priritizace prcesů pr detailní analýzu První verze TO-BE mdelu: E 3.1: Návrh ptimalizačních hyptéz E 3.2: Výběr TO-BE varianty mdelu E 3.3: Psuzení první verze TO-BE mdelu Druhá verze TO-BE mdelu: E 3.4: Vytvření detailních návrhů patření E 3.5: Priritizace patření k realizaci E 3.6: Vytvření návrhu realizace patření E 3.7: Psuzení druhé verze TO-BE mdelu Finální verze TO-BE mdelu: E 3.8: Vypřádání připmínek E 3.9: Schválení finální verze TO-BE mdelu E 3.10: Publikace TO-BE mdelu d RPP Obr Shrnutí fází, etap a klíčvých výstupů Příprava výstupů v etapách Etapa 1.1: Iniciální analýza agendy, Etapa 1.2: Definice prcesníh rzsahu agendy a případně i část Etapa 2.1: Vytvření prcesníh ppisu agendy může prběhnut v předstihu bez zapjení participujících OVM a Gestra agendy. V následujících pdkapitlách jsu stručně ppsány jedntlivé fáze a etapy. U každé fáze jsu ppsány její cíle. Vedle je umístěna miniatura brázku Rzvržení etap pdle fází, na němž je barevným rámečkem vyznačena daná fáze. Dále je uvedena přehledvá tabulka etap a zdpvědnstí za jejich výkn (tučně jsu uvedeny etapy, které reprezentují psuzení neb schválení dsavadních výstupů Gestrem agendy). Detailní pstup vytvření výstupů prcesníh mdelvání v suladu s Metdiku PMA je ve frmě přehledvých tabulek uvedených v Přílha 1: Pdrbný ppis etap prcesníh mdelvání. Výstupy vytvřené dle Metdiky PMA musí ddržvat pravidla definvaná v Přílha 2: Mdelvací knvence. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 34/229

35 2.1.1 Celkvý pstup prcesníh mdelvání a ptimalizace Přehled fází prcesníh mdelvání Fáze 1: Iniciální analýza a příprava mdelvání Cíle fáze Cílem fáze je prvedení iniciální analýzy agendy za účelem stanvení kmplexity a rzsahu agendy a vypracvání rámcvéh harmngramu prací. Tent krk musí být prveden s dstatečným předstihem před vlastním zahájením prcesníh mdelvání. Ptm je nutné djít ke shdě na prcesním vymezení mdelvané agendy mezi všemi dtčenými subjekty, tj. Správcem mdelu agendy, Gestrem mdelvané agendy a participujícími OVM pvěřenými výknem mdelvané agendy. Výstupem tét fáze je i ptvrzení detailníh harmngramu prací prcesníh mdelvání agendy tak, aby byl mžné zajistit dstatečnu sučinnst zástupců Gestra mdelvané agendy a participujících OVM. Shrnutí etap a zdpvědnstí Tab Fáze 1: Shrnutí zdpvědnsti Etapa Odpvědnst za prvedení Odpvědnst za revizi Sučinnst Etapa 1.1: Iniciální analýza agendy Veducí mdelvání Participující OVM - N/A Etapa 1.2: Definice prcesníh rzsahu agendy Veducí mdelvání Gestr agendy - Gestr agendy Etapa 1.3: Vytvření detailníh harmngramu prací Etapa 1.4: Psuzení dstupnsti dat výknu agendy Veducí mdelvání Participující OVM - N/A Veducí mdelvání N/A - Gestr agendy - Participující OVM Tab Fáze 1: Iniciální analýza a příprava mdelvání důležité sdělení! Důležité: 1. Reálné nastavení pžadavků na sučinnst je klíčvé pr úspěch prcesníh mdelvání agendy. 2. Výkn agendy má zahrnvat puze prcesy, které mají definvanu pru v právních předpisech. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 35/229

36 Fáze 2: Sestavení AS-IS mdelu Cíle fáze Cílem fáze je sestavení AS-IS mdelu, který bude ve frmě definvané Metdiku PMA ppisvat aktuální stav agendy c d pstupu, časvé nárčnsti a nákladů spjených s výknem agendy. Primárně je cílem definvat centrální ppis AS-IS mdelu, který zhledňuje pžadavky na výkn agendy z centrálníh phledu Gestra agendy jak zástupce bjednatele (státu) a s tím suvisejícími náklady. Mezi cíle ppisu AS-IS mdelu patří také zjištění případných lkálních specifik výknu agendy na participujících OVM a jejich dkumentace frmu lkálních mdelů v případě, že není mžné najít jejich ekvivalent v centrálním prcesním mdelu. Sučástí tét fáze je rvněž rámcvá identifikace ptimalizačníh ptenciálu agendy. Shrnutí etap a zdpvědnsti Tab Fáze 2: Shrnutí zdpvědnsti Etapa Odpvědnst za prvedení Odpvědnst za revizi Sučinnst Etapa 2.1: Vytvření prcesníh ppisu agendy Veducí mdelvání Gestr agendy Gestr agendy Participující OVM Etapa 2.2: Sběr hdnt AS IS mdelu Veducí mdelvání Gestr agendy Gestr agendy Participující OVM Etapa 2.3: Příprava pdkladů pr stanvení nákladů výknu prcesů agendy Etapa 2.4: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem shra Etapa 2.5: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem zdla Etapa 2.6: Schválení AS IS mdelu agendy Etapa 2.7: Identifikace ptimalizačníh ptenciálu Etapa 2.8: Priritizace prcesů pr detailní analýzu Veducí mdelvání Participující OVM Participující OVM Veducí mdelvání Participující OVM Participující OVM Veducí mdelvání Participující OVM Participující OVM Veducí mdelvání Gestr agendy Gestr agendy Veducí mdelvání N/A Participující OVM Gestr agendy Veducí mdelvání Gestr agendy Participující OVM Gestr agendy Zástupce bčanů (nepvinné) Tab Fáze 2: Sestavení AS-IS mdelu důležité sdělení! Důležité: Cílem AS-IS mdelu je vytvření ucelenéh a strukturvanéh náhledu na agendu jak celek s jednznačným ppisem výstupů prcesů a zdpvědnsti za jejich přípravu tak, aby byl mžné definvat minimální pdmínky výknu agendy a s tím suvisející náklady. Ne vždy je detailní pznání aktivit přínsné z phledu analýzy prcesu jak celku. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 36/229

37 Fáze 3: Sestavení TO-BE mdelu Cíle fáze Cílem tét fáze je sestavení finálníh TO-BE mdelu a jeh publikace d RPP. Sučástí tét fáze je návrh alternativních variant TO-BE mdelu, výběr knkrétní varianty ke zpracvání a její pstupná finalizace. TO-BE varianty vznikají a jsu dále knkretizvány na základě analýzy blastí s ptimalizačním ptenciálem, definice ptimalizačních hyptéz a prvěření navržených patření z hlediska jejich realizvatelnsti, přínsu a dhadvaných dpadů d nákladů. Shrnutí etap a zdpvědnstí Tab Fáze 3: Shrnutí zdpvědnsti Etapa Odpvědnst za prvedení Odpvědnst za revizi Sučinnst Etapa 3.1: Návrh ptimalizačních hyptéz Veducí mdelvání Gestr agendy - Gestr agendy - Participující OVM Etapa 3.2: Výběr TO BE varianty mdelu Veducí mdelvání Gestr agendy - Gestr agendy - Participující OVM Etapa 3.3 Psuzení první verze TO BE mdelu Veducí mdelvání Gestr agendy - Gestr agendy Etapa 3.4: Vytvření detailních návrhů patření Veducí mdelvání Gestr agendy - Gestr agendy - Participující OVM Etapa 3.5: Priritizace patření k realizaci Veducí mdelvání Gestr agendy - Gestr agendy - Participující OVM Etapa 3.6: Vytvření návrhu realizace patření Etapa 3.7: Psuzení druhé verze TO BE mdelu Veducí mdelvání Gestr agendy - Gestr agendy - Participující OVM Veducí mdelvání Gestr agendy - Gestr agendy Etapa 3.8: Vypřádání připmínek Veducí mdelvání Gestr agendy - Gestr agendy - Participující OVM Etapa 3.9: Schválení finální verze TO BE mdelu Veducí mdelvání Gestr agendy - Gestr agendy Etapa 3.10: Publikace TO BE mdelu d RPP Správce RPP Správce RPP - Gestr agendy - Veducí mdelvání Tab Fáze 3: Sestavení AS-IS mdelu důležité sdělení! Důležité: Pr efektivní ptimalizaci je klíčvý výběr ptimalizačních blastí s největším ptenciálem úspr. Vilfred Paret ( ): 80 % důsledků pramení z 20 % příčin. Cílem detailníh návrhu patření není kalkulace přesných nákladů na jedntlivé prcesy, ale dhad pměrných úspr na agendu v pdmínkách splupracujících úřadů. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 37/229

38 Etapy PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Pslupnst fází a etap prcesníh mdelvání Metdika PMA ppisuje pstup prcesníh mdelvání ve fázích a příslušných etapách těcht fází, přičemž číslvání fází a etap vychází z dpručenéh pstupnéh prvedení fází a etap, nicméně v knkrétních případech prcesníh mdelvání agendy se pstup může lišit dle pririt. Návaznsti jedntlivých etap uvedených na Obr Pslupnst fází a etap prcesníh mdelvání uvádí typický případ návaznsti etap. Jedná se zjedndušené shrnutí významu, návaznsti a určení pvinnsti etap. V závislsti na knkrétních pdmínkách či ptřebách mdelvání prcesů dané agendy může být upraven s tím, že následující ppis definuje základy pr tt rzhdnutí (Metdika PMA předpkládá, že knkrétní pstup prcesníh mdelvání agendy bude knzultván s Metdickým centrem PMA). Na brázku Obr Pslupnst fází a etap prcesníh mdelvání je znázrněn typický časvý průběh jedntlivých etap, na kterém je mim jiné znázrněn, že pr zahájení jedntlivých etap není vždy nutné dknčit etapy předchzí, některé mhu prbíhat paralelně. Důležitým faktrem vlivňujícím časvý průběh etap je, zda hlavní priritu prcesníh mdelvání je ptimalizace výknu agendy, neb rychlé zavedení standardu na výkn agendy. V případě, kdy je hlavní priritu ptimalizace výknu agendy, p níž teprve následuje standardizace, je dpručené zahájit krky veducí k definici standardu, včetně ddatečnéh sběru dat až p dknčení finální verze TO-BE mdelu (Fáze 3). Pkud je hlavní priritu rychlé zavedení standardu agendy, byť na sučasném neptimalizvaném výknu agendy, může být příprava standardu zahájena již v průběhu návrhu AS-IS mdelu (Fáze 2), viz přerušvaná linie na brázku. Fáze 1: Iniciální analýza a příprava mdelvání Fáze 2: Sestavení mdelu AS-IS Fáze 3: Sestavení mdelu TO- BE Příprava standardu / Ddatečný sběr dat Obr Pslupnst fází a etap prcesníh mdelvání Tabulka níže uvádí přehled jedntlivých etap, jejich návaznstí a ppis jejich významu. Tab Etapy tvrby prcesníh mdelu a jejich význam Etapa Předch. etapy Význam etapy Fáze 1: Iniciální analýza a příprava mdelvání Etapa 1.1: Iniciální analýza agendy N/A Na základě prvedení iniciální analýzy agendy či subru agend, které jsu předmětem prcesníh mdelvání, je prveden výběr splupracujících OVM, návrh rámcvéh harmngramu a definice pžadavku na sučinnst. Etapa 1.2: Definice prcesníh rzsahu agendy Etapa 1.3: Vytvření detailníh harmngramu prací 1.1 Prcesní dekmpzice agendy dle dstupných údajů, zejména právních předpisů definujících agendu. Schválení prcesníh vymezení agendy Metdickým centrem a Gestrem agendy a rzhdnutí stavu hlášení agendy v RPP. 1.2 Vytvření a schválení detailníh harmngramu na základě dhadu kmplexity agendy a výběru participujících OVM. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 38/229

39 Etapa Předch. etapy Význam etapy Etapa 1.4: Psuzení dstupnsti dat výknu agendy 1.1 Identifikace úrvní výknu státní správy, na kterých jsu data agendě dstupná. Identifikace dstupných zdrjů na jedntlivých úrvních. Odhad míry přesnsti jedntlivých zdrjů. Fáze 2: Sestavení mdelu AS-IS Etapa 2.1: Vytvření prcesníh ppisu agendy Etapa 2.2: Sběr hdnt AS IS mdelu Etapa 2.3: Příprava pdkladů pr stanvení nákladů výknu prcesů agendy Etapa 2.4: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem shra 1.3; 1.4 Hlavním výstupem tét etapy je prcesní ppis ve frmě prcesních diagramů v nástrji AISM-ME. Teprve p dknčení tét etapy djde k uktvení prcesní mapy (zejména finálníh výčtu prcesů, jejich vazeb a výstupů) a identifikaci ptřebných elementů prcesu, které bsahují jedntlivé prcesy (aktivit, stavů, pdmínek rzhdnutí, atp.). 2.1 V rámci tét etapy dchází ke sběru kvalitativních, kvantitativních a nákladvých ukazatelů jedntlivých prcesů mdelvané agendy. Jedná se sběr údajů zdla a je dpručen začít tut etapu až p zaktvení jedntlivých prcesů, tzn. p dknčení Etapy 2.1. Sběr dat může prbíhat na různých úrvních zdrje (dle matice dstupnsti dat). Způsb sběru dat a pžadvaná míra přesnsti pr tut fázi se může lišit dle cílů a pdmínek knkrétníh prcesníh mdelu. 1.3; 1.4 Cílem etapy je zjištění celkvých nákladů participujících OVM v definvaných kategriích a příprava pr další sběr dat. Hlavním cílem tét fáze je získání pdkladů pr další práci s náklady výknu agendy v Etapách 2.4 a 2.5. Tut etapu je mžné zapčít ihned p zahájení Fáze 2. Pkud nebudu v rámci prcesníh mdelvání vyčíslvány nepřím přiřaditelné náklady (tedy všechny náklady lze přím přiřadit agendám OVM, je mžné tut etapu výrazně redukvat. 2.1; 2.3 Sběr dat nutných pr definici alkačních klíčů pr kalkulaci nepřímých nákladů data budu pužita i pr kalkulaci nepřímých nákladů v Etapě 2.5. Cílem tét fáze je prvést vyčíslení přímých i nepřímých nákladů výknu mdelvané agendy d úrvně prcesů v nákladvých kategriích definvaných Metdiku PMA. V rámci tét fáze je ke sběru a alkaci nákladů pužit přístup shra. První část tét etapy může být prvedena ihned p Etapě 2.3, finální dknčení však předpkládá i dknčení Etapy 2.1. Významem tét etapy může být například rychlé hrubé vyčíslení přímých i nepřímých nákladů, získání dat pr prvnání/kntrlu výstupů Etapy 2.5, i získání vstupů pr Etapu 2.5, pkud je pžadavek prvést v rámci tét etapy i vyčíslení nepřímých nákladů. Způsb sběru dat a pžadvaná míra přesnsti pr tut fázi se může lišit dle cílů a pdmínek knkrétníh prcesníh mdelu. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 39/229

40 Etapa Předch. etapy Význam etapy Etapa 2.5: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem zdla 2.2; 2.3 Jedná se klíčvu etapu z phledu cílů stanvení standardu agendy. V rámci tét etapy je prváděna kalkulace nákladů spjených s výknem jedntlivých prcesů mdelvané agendy na základě vstupů získaných v Etapě 2.2. Pkud mají být v tét etapě vyčísleny puze přímé náklady výknu prcesů, pak je jak vstup nutné prvedení alespň redukvané Etapy 2.3. Pkud má však djít i k vyčíslení nepřímých nákladů, je nutné krmě úplnéh prvedení Etapy 2.3 i prvedení Etapy 2.4. Kriticku částí etapy je stanvení přímých nákladů výknu jedntlivých prcesů agendy na participujícím OVM přístupem zdla. Vlitelnu částí etapy je dpčítání nepřímých nákladů s pužitím kmbinace dat získaných v Etapě 2.4 a 2.5. Pkud je cílem prcesníh mdelvání ptimalizvat výkn agendy pstačí v tét fázi data získána expertním dhadem v průběhu Etapy 2.4. Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem zdla pak prbíhá až při sestavení TO-BE mdelu. Způsb sběru dat a pžadvaná míra přesnsti pr tut fázi se může lišit dle cílů a pdmínek knkrétníh prcesníh mdelu. Etapa 2.6: Schválení AS IS mdelu agendy 2.2; 2.4/2.5 V rámci tét etapy dchází ke knslidaci všech druhů dat nutných k vytvření prcesníh mdelu, které byly vytvřeny v předchzích etapách Fáze 2. V případě stanvení nákladů, které jsu jednu z prcesně rientvaných infrmací výknu agendy, mhu nastat tři situace, prtže může být ve zvláštních případech prvedena puze jedna z etap 2.4 a 2.5. Dpručený pstup je prvést bě etapy a získané hdnty nákladvých ukazatelů mezi sebu prvnat. Pkud však jedna z těcht etap neprběhla, jsu náklady stanvené puze na základě nákladvých ukazatelů získaných v rámci jedné z příslušných etap. Následně je prvedena finalizace prcesníh mdelu AS-IS a jeh schválení. Kritické pr zahájení tét etapy je prvedení Etap 2.1 a 2.2. Pžadavek na míru detailu a přesnst dat získaných během Etapy 2.2 se může lišit v závislsti na priritách mdelvání. Tat etapa je vhdná ke sběru dat pr stanvení standardu agendy, ať už frmu místníh šetření neb využití statistik infrmačníh systému. Je však na psuzení Gestra agendy, budu-li data sbírána v tét etapě, neb samstatně při stanvení standardu agendy, Etapa 2.7: Identifikace ptimalizačníh ptenciálu Etapa 2.8: Priritizace prcesů pr detailní analýzu 1.3; 1.4 Identifikace prcesů s ptimalizačním ptenciálem. Místa s ptimalizačním ptenciálem mhu být identifikvána během celéh průběhu Fáze Priritizace prcesů s ptimalizačním ptenciálem a definice prcesů pr detailní analýzu. P finalizaci mdelu AS-IS (Etapa 2.6) a uzavření seznamu míst s ptimalizačním ptenciálem může být prvedena priritizace prcesů pr detailní analýzu v rámci návrhu cílvéh stavu. Fáze 3: Sestavení mdelu TO-BE Etapa 3.1: Návrh ptimalizačních hyptéz 2.8 Návrh a definice ptimalizačních hyptéz pr priritní prcesy. Etapa 3.2: Výběr TO BE varianty mdelu 2.8 Vytvření první verze TO-BE mdelu. Kntrla TO-BE mdelu prti aktuálně platným právním předpisů a hlášení agendy v RPP. Etapa 3.3 Psuzení první verze TO BE mdelu 2.8 Psuzení hlavních výstupů první verze TO-BE mdelu agendy. Etapa 3.4: Vytvření detailních návrhů patření Detailní ppis navrhvaných patření p věcné a finanční stránce. Obsahuje dhad ptenciálu úspr patření. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 40/229

41 Etapa Předch. etapy Význam etapy Etapa 3.5: Priritizace patření k realizaci Priritizace ptimalizačních patření pr výběr k realizaci. Etapa 3.6: Vytvření návrhu realizace patření Etapa 3.7: Psuzení druhé verze TO BE mdelu Etapa 3.8: Vypřádání připmínek Návrh implementace patření. Psuzení hlavních výstupů druhé verze TO-BE mdelu agendy. Vypřádání připmínek k hlavním výstupům. Etapa 3.9: Schválení finální verze TO BE mdelu 3.9 Schválení hlavních výstupů finální verze TO-BE mdelu agendy. Etapa 3.10: Publikace TO BE mdelu d RPP 3.10 Publikace schválenéh prcesníh mdelu agendy d RPP, jakžt prcesníh standardu agendy Přehled dílčích pstupů dle fází a etap Kapitla ppisuje vztahy mezi fázemi, jejich etapami a využitím dílčích pstupů. Služí tak k základní rientaci mezi celkvým pstupem tvrby a příslušnými dílčími pstupy (detailní přehled všech vztahů je v přílze Přílha 1: Pdrbný ppis etap prcesníh mdelvání). Každá etapa je definvána vstupy a výstupy, jejichž pužití a tvrba jsu ppsány v příslušných dílčích pstupech, přičemž Metdika PMA rzlišuje výstupy na hlavní a vedlejší (v kódech rzlišeny jak HVY hlavní výstup a VVY vedlejší výstup). Výstupy, které Metdika PMA definuje jak hlavní, jsu pvinné, zatímc vedlejší výstupy jsu dpručené a nápmcné k sestavení hlavních výstupů, (neznamená t však, že vedlejší výstupy lze úplně vypustit, prtže v řadě případů jsu nutné právě k přípravě hlavních výstupů). Níže na Obr Fáze, etapy a dílčí pstupy je přehled všech etap rzdělených d fází. U každé etapy je uveden její hlavní výstup a relevantní dílčí pstup ppisující jeh tvrbu. Uvedené pužití dílčích pstupů reprezentuje jejich základní pužití v jedntlivých etapách, nicméně zásady a pravidla, v nich definvaná, jsu becně platné napříč celu tvrbu prcesníh mdelu. Například pstup prcesní dekmpzice je nutné respektvat nejen při sestavení AS-IS mdelu, ale také při všech jeh aktualizacích a úpravách během tvrby TO-BE mdelu. Specifickými etapy jsu etapy psuzvání a schvalvání výstupů, které nemají relevantní dílčí pstup (v brázku je dílčí pstup nahrazen rámečkem s přerušvanými hranami). Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 41/229

42 Obr Fáze, etapy a dílčí pstupy Pstup přípravy prcesníh mdelvání Příprava prcesníh mdelvání má tři hlavní cíle, a t prvedení iniciální analýzy agendy, vytvření rámcvéh harmngramu prací a výběr participujících úřadů, tj. úřadů, které se budu pdílet na prcesním mdelvání určité agendy. Klíčvým faktrem při přípravě prcesníh mdelvání je druh agendy pdle živtníh cyklu (viz kapitla Druhy prcesníh mdelu dle živtníh cyklu agendy). V závislsti na stavu, ve kterém se agenda nachází, jsu dstupné různé pdklady (vstupy, které mhu být při iniciální analýze pužity, se liší v závislsti na tm, zda agenda nvě vzniká, či existuje s htvým prcesním mdelem, neb bez něh). Například pkud agenda nvě vzniká, může být vstupem návrh právníh předpisu či důvdvá zpráva, zatímc pkud má existující prcesní mdel agendy, je prvtním zdrjem infrmací právě vlastní prcesní mdel agendy. Iniciální analýza agendy je pdkladem pr definici předmětu regulace, cíle regulace a výčtu rganizací pdílejících se na výknu agendy. Předmět regulace je klíčvu infrmací při definici prcesníh rzsahu agendy. Cíl regulace je významný především jak primární cíl, který musí být respektván při přípravě návrhu a následné realizaci ptimalizačních patření. Na základě iniciální analýzy agendy je připraven rámcvý dhad kmplexity agendy (a s tím spjené pracnsti agendy), na základě kteréh mdelvací tým připraví rámcvý harmngram prací. V případech, kdy se na výknu jedné agendy pdílí velké mnžství OVM a není tedy mžné z časvých ani finančních důvdů analyzvat každé OVM zvlášť, je ptřeba vybrat vhdný (reprezentativní) vzrek OVM pr věření výstupů prcesníh mdelvání dané agendy. Vybraný vzrek musí zhledňvat Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 42/229

43 typlgii agendy, úrveň výknu agendy (pkrytí celéh rzsahu prcesů agendy) a kvalitativní aspekty, jak např. eknmická vyspělst, HDP na byvatele, typ převládajícíh průmyslu, zaměstnanst a další. Před zahájením prcesníh mdelvání je nutné, aby Správce mdelu agendy zajistil sestavení mdelvacíh týmu dle pžadavků v kapitle Organizace mdelvání a prjektvé rle. Slžení mdelvacíh týmu se dpručuje knzultvat s Metdickým centrem PMA. V tabulce níže jsu uvedeny základní pjmy pužívané v tét kapitle. Tab Pjmy přípravy prcesníh mdelvání Pjem Prces částečně tvrdý Prces měkký Prces tvrdý Prcesy na žádst Prcesy z mci úřední (ex ff) Předmět regulace Stabilita (určitst) prcesu Úrveň výknu agend Význam Prces, který se skládá z rámcvě definvaných aktivit, jejichž časvá nárčnst je klísavá, tj. prces, který nemá přesně stanvené dílčí krky a jeh časvá nárčnst je d jisté míry dána knkrétním případem (např. živnstenská kntrla prvzvny). Prces, který nemá pevně předdefinvaný sled aktivit a má velký rzptyl časvé nárčnsti prcesů, tj. prces, jehž dílčí krky a časvá nárčnst nejsu definvány, ale dvíjí se d knkrétníh případu (např. metdická a legislativní činnst). Prces, který se skládá z pevně definvaných aktivit, jejichž časvá nárčnst je stabilní. Malý rzptyl časvé nárčnsti prcesu. Zpravidla se jedná rutinní evidenční činnsti, např. vydání živnstenskéh listu. Prcesy, které nastávají na základě pptávky žadatele, např. změna trvaléh pbytu na žádst bčana, neb vydání živnstenskéh právnění na žádst pdnikatele. Prcesy inicivané pptávku danu realizací cílů státu, např. prcesy státní kntrly. Objekt upravvaný legislativní nrmu upravuje jeh vznik a další živtní cyklus, je klíčvý pr definici prcesníh rzsahu agendy. Jedn z kritérií, na jehž základě je mžné dělit prcesy, určuje, zda prcesy mají jasně definvaný sled aktivit a jak se časvá nárčnst prcesů dvíjí d knkrétníh případu. Je definvána ve třech kategriích - měkký prces, částečně tvrdý prces a tvrdý prces. Úrveň státní správy, na které je agenda (či jedntlivé prcesy agendy) vyknávána Iniciální analýza agendy Hlavní výstupy F1.HVY.01 Iniciální analýza agendy Cíle iniciální analýzy agendy Iniciální analýza shrnuje základní infrmace mdelvané agendě. Obsahuje analýzu právních předpisů a referenčních údajů agendě, definuje rganizace, které jsu zapjeny při výknu agendy a hrubý dhad kmplexity agendy. Cílem iniciální analýzy je vymezení mdelvané agendy a získání vstupů pr další etapy. Vymezení mdelvané agendy služí k jednznačnému definvání agendy v rámci všech agend veřejné správy. Výstupy získané pmcí iniciální analýzy agendy jsu dále využity jak vstupy d dalších etap prcesníh mdelvání agend jak jsu plánvání prcesu mdelvání neb sběr dat. Vymezení prcesníh rzsahu agendy Při přípravě mdelvání se využívané vstupy liší dle živtníh cyklu agendy, který je uveden v kapitle Druhy prcesníh mdelu dle živtníh cyklu agendy. Obecně mhu nastat prt čtyři případy: Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 43/229

44 Tvrba prcesníh mdelu k neregistrvané agendě, která není vyknávána (nvě vznikající právní předpis). Tvrba prcesníh mdelu k neregistrvané agendě, která je vyknávána, ale není vedena v RPP. Tvrba prcesníh mdelu k registrvané agendě, která ještě nemá prcesní mdel. Tvrba prcesníh mdelu k registrvané agendě, která již má prcesní mdel. Vstupy pr vytvření hlavníh výstupu F1.HVY.01 Iniciální analýza agendy se liší pdle výše uvedených případů (becně se v tét fázi využívají veřejně přístupná data): Neregistrvaná agenda, která není vyknávána vstupem je návrh právníh předpisu, důvdvá zpráva, případně další dkumentace, kteru hlašvatel pskytne. Neregistrvaná agenda, která je vyknávána vstupy jsu rzšířeny platný právní předpis upravující výkn agendy. Registrvaná agenda, která nemá prcesní mdel vstupy jsu rzšířeny referenční údaje agendě OVM vedené v RPP. Registrvaná agenda, která má prcesní mdel vstupy jsu rzšířeny vlastní prcesní mdel agendy. Při iniciální analýze jsu nejprve zaznamenány identifikační údaje mdelvané agendě, které jednznačně vymezují agendu v rámci všech agend veřejné správy. Jedná se následující údaje: Kód agendy. Název agendy. Datum registrace agendy. Datum pčátku platnsti agendy. Datum knce platnsti agendy. V případech neregistrvaných agend pskytne prvizrní identifikační údaje agendy Gestr agendy. Dále je ptřeba dhledat všechny právní předpisy, které upravují výkn agendy. Každý právní předpis je analyzván a stručně ppsán. Analýza právních předpisů služí k získání infrmací činnstech, které jsu vyknávány v rámci agendy. V právních předpisech je také mžn vyhledat všechna OVM, která se pdílejí na výknu agendy, a jejich knkrétní úlhy v rámci výknu agendy. Při vytváření přehledu všech OVM vyknávajících agendu, je ptřeba krmě ppisu jejich knkrétní úlhy specifikvat úrveň výknu agendy, která je daným OVM reprezentvána. Analýza právních předpisů splečně s údaji pčtu a úlze OVM, které se na výknu agendy pdílejí, je určující při dhadu kmplexity mdelvané agendy, plánvání mdelvání a výběru participujících OVM. Další částí iniciální analýzy je definice následujících pjmů: Předmět (předměty) regulace stěžejní blasti upravené knkrétní agendu. Cíle regulace primární cíle agendy, na které bude brán zřetel při ptimalizaci a následující standardizaci. Pznámka: Předmět regulace a cíl regulace je zhledňván v celém prcesu mdelvání Výběr participujících OVM Vedlejší výstupy F1.VVY.01 Pžadavek na sučinnst zahrnuje výběr OVM, definici rzsahu sučinnsti a rzlžení sučinnsti v čase. Cíle výběru participujících OVM V případech, kdy se na výknu jedné agendy pdílí velké mnžství OVM a není tedy mžné z časvých ani finančních důvdů analyzvat každé OVM zvlášť, je ptřeba vybrat reprezentativní vzrek OVM pr participaci na prcesním mdelvání. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 44/229

45 Sesbírané údaje jedné agendě se mhu na různých OVM lišit v nákladvých, kvantitativních i kvalitativních aspektech. Výběr participujících OVM bude prt stanven pr každu agendu zvlášť na základě vlastnstí knkrétní agendy, pdle detailníh pstupu výběru OVM, který je sučástí kapitly Pstup sběru a přízení dat. Zhlednění typlgie agend Samsprávní agendy. Agendy přenesené půsbnsti. Agendy ústředních správních úřadů: Všebecné agendy. Specializvané agendy. Prcesní agendy. Jak vyplývá z definice typlgie agend, výběr reprezentativníh vzrku je relevantní pr agendy přenesené půsbnsti a specializvané agendy ústředních správních úřadů, jejichž výkn je decentralizván. Výkn samsprávních agend je decentralizván a plně v gesci knkrétních OVM, prt není uskutečněn výběr reprezentativníh vzrku. Stejně zpravidla není nutné vlit reprezentativní vzrek pr všebecné agendy ústředních správních úřadů, jelikž k výknu dchází na jednm ústředním správním úřadě, a agendy prcesní (např. správní řád). Úrveň výknu agendy Důležitým faktrem při výběru vzrku participujících OVM je zhlednění úrvně, na které je agenda vyknávána. Tak jak byl již uveden v kapitle Úrveň výknu agend, agendy mhu být vyknávány buď puze na ústředním správním úřadě, neb také na více úrvní úrvních (např. na kraji i na bci III). Úrveň výknu agendy je nutné zhlednit při určení veliksti vzrku OVM pr věření výknu agendy dle prcesníh ppisu. Typickým pravidlem je, že pkud je agenda vyknávána na více než na jedné úrvni, prvádí se výběr participujících OVM, tak aby byly pkryty všechny prcesy agendy Pstup prcesní dekmpzice Cílem prcesní dekmpzice je identifikvat jedntlivé prcesy agendy na všech úrvních jejíh výknu, vytvřit její prcesní ppis a umžnit tak ucelený phled na výkn agendy napříč veřejnu správu. Prcesní dekmpzice prbíhá ve 2 krcích: Dekmpzice právních předpisů d prcesů a prcesních blastí tent krk se dále dělí na následující dílčí krky: Prcesní analýza - pstupnu analýzu právních předpisů jsu stanveny pžadavky zákna a za ně dpvědné rganizace a djde k jejich přiřazení d prcesů a prcesních blastí Prvnání výsledků prcesní analýzy - věření správnsti pstupu pak iterativně prbíhá křížvu kntrlu jak vůči pžadavkům právních předpisů, tak vůči referenčním údajům agendy Vytvření prcesníh ppisu agendy - djde k zpřesnění výčtu prcesů a jejich ppis (ať již puze slvní neb i grafický d úrvně jedntlivých aktivit prcesů). Schematické znázrnění prcesní dekmpzice včetně ilustrativních příkladů je uvedené na Obr Schematické znázrnění pstupu prcesní dekmpzice. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 45/229

46 Právní předpisy Pžadavky zákna a dpvědné rganizace Přiřazení d prcesů a prcesních blastí Kntrla Prcesní ppis Strukturvaná dekmpzice právních předpisů Rzlišení prcesních, kmpetenčních a dalších ustanvení Referenční údaje agendě Pžadavky právních předpisů Vymezení (typů) rganizací pdílejících se na výknu agendy Přiřazení d prcesů a prcesních blastí Před-definvané blasti pr zjedndušení analýzy Křížvá kntrla pkrytí pžadavků právních předpisů Křížvá kntrla vůči hlášení agendy v RPP Prcesy agendy napříč všemi úrvněmi výknu agendy Vztahy mezi prcesy. Ppis aktivit (priritních) Obr Schematické znázrnění pstupu prcesní dekmpzice Prcesem se v Metdice PMA rzumí sustava aktivit inicivaná vstupem (případně více rzdílnými vstupy, např. elektrnická neb sbní žádst vydání dkladu apd.) a uknčená výstupem (případně více různými výstupy, např. vyhvění žádsti a vydání dkladu neb zamítnutí žádsti). Při prcesní dekmpzici pracuje Metdika PMA s typlgií prcesů agendy, viz kapitla Typlgie prcesů agend, tj. kategrizuje prcesy d prcesních blastí a uvažuje způsb jejich iniciace a stabilitu. Prcesní blasti zárveň služí jak vdítk, pdle kteréh je vhdné na agendu při dekmpzici nahlížet a kntrlvat jak se agenda jedntlivým prcesním blastem věnuje. Prcesní dekmpzice je prváděna na dvu úrvních. První úrveň (Úrveň 1) představuje minimální úrveň prcesníh ppisu agendy, tj. identifikaci a ppis všech prcesů. Druhá úrveň (Úrveň 2) ppisuje prcesy významné z phledu cíle regulace, nákladů, pčtů pakvání, chybvsti apd. d úrvně aktivit. V případě, kdy máme k dispzici Úrveň 2 (tj. aktivity prcesu), lze infrmace aktivitách vztáhnut (agregvat) k výstupům prcesu a tzv. typům případů, které mhu nastat. Aktivitu se v Metdice PMA rzumí sled krků na straně jednh účastníka prcesu, tj. skupina krků hraničená buď kmunikací mezi různými účastníky prcesu, neb rzhdvacím bdem na straně jednh účastníka. Na Obr Ukázka digramu (výstupy, typy případů a aktivity) je aktivita například Přijímá a zpracvává žádst dklad : Pčátek aktivity je dán kmunikací ze strany žadatele (Žádst dklad). V rámci aktivity je prveden sled krků příjem, zalžení spisu, kntrla žádsti apd. Aktivita je uknčena rzhdnutím, zda žádst splňuje či nesplňuje všechny náležitsti. Typem případu se v Metdice PMA rzumí knkrétní varianta průchdu prcesu veducí k definvanému výstupu. Na Obr Ukázka digramu (výstupy, typy případů a aktivity) je diagram prcesu, který má dva výstupy: Dklad a Záznam nevyhvění žádsti. Při analýze mžných průchdů prcesu zjistíme, že celkem existují tři různé typy případů. Výstup 1: Dklad má dva typy případů (typ případu 1: Vydání dkladu bez výzvy, typ případu 2: Vydání dkladu s výzvu). Zatímc Výstup 2: Záznam nevyhvění žádsti má puze jeden typ případu. Případ je pdle Metdiky PMA knkrétní realizace průchdu prcesem. Tvří základ analýzy prcesu, která se vždy pírá evidenci neb zkušensti vztažené ke knkrétním případům, jež se dají generalizvat d typů případů, výstupů a prcesu jak celku. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 46/229

47 Obr Ukázka digramu (výstupy, typy případů a aktivity) V tabulce níže jsu uvedeny základní pjmy pužívané v tét kapitle. Tab Pjmy pstupu prcesní dekmpzice Pjem Aktivita Atribut Centrální prcesní mdel agendy Četnst Datvý tk Element Kmentář Kmunikace Význam Představuje dílčí úkn prcesu prváděný účastníkem. Příklad: Pdává žádst vydání cestvníh pasu". Charakteristický znak elementu prcesníh diagramu, např. četnst, pracnst, Mdel, který vznikl v rámci prcesníh mdelvání inicivanéh, řízenéh a schvalvanéh Gestrem agendy z důvdu ptimalizace výknu agendy a následnéh stanvení standardu agendy. Tent mdel v sbě může nést dva phledy centrální a lkální. Mnžství případů za časvé bdbí, tj. udává, klikrát byl vyknán knkrétní prces za určité bdbí. Element prcesníh mdelu, který znázrňuje přens infrmace neb dat v dané frmě (v listinné pdbě, em, datvu zprávu, hlasem, stažením subru ze serveru apd.). Jakýkliv prvek prcesníh mdelu, např. aktivita, stav atd. Element prcesníh mdelu, který je pužit k textvému ppisu výjimečných situací či variant a k dplnění nezbytných důležitých infrmací jak pr vlastní prces, tak pr následné využití prcesních diagramů. Ppisný text je vepsán d symblu kmentáře. Symbl kmentáře je vždy čáru připjen k jednmu neb více symblům diagramu, aby byl patrné, k čemu se kmentář vztahuje. Element prcesníh diagramu, který vyjadřuje výměnu infrmací mezi účastníky prcesu. Šipka je směrvána d účastníka zahajujícíh kmunikaci k účastníkvi, který svjí aktivitu kmunikaci přijímá. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 47/229

48 Pjem Kmunikace misivní Lkální phled Organizace Pužívá Prcesní diagram Prcesní mapa Prcesní mdel agendy Prcesní blast Prcesní ppis Přechd prcesů Rzhdvání Rzšiřuje Stav Význam Element prcesníh mdelu reprezentující kmunikaci, která reálně neprbíhá (nebsahuje datvý tk), ale je vyjádřena nečinnstí jedné neb bu stran; je například využita pr případ, kdy žadatel nereaguje na výzvu k dplnění neb pravu žádsti. Prcesní mdel z phledu participujících OVM, které vyknávají část prcesů mdelvané agendy a jsu sučástí prcesníh mdelvání agendy řízenéh Gestrem agendy. Cílem vzniku lkálníh prcesníh mdelu je zhlednění případných lkálních specifik výknu agendy a hdnt ukazatelů prcesníh mdelu, vše z phledu žáducíh vstupu pr fázi ptimalizace a následujícíh vytvření standardu. Element prcesníh mdelu značující knkrétní OVM neb jejich suhrnné značení, který je pvěřen výknem prcesu. Element prcesníh mdelu, který vyjadřuje vztah dvu prcesů na prcesní mapě zbrazující fakt, že jeden prces ve svém průběhu dkazuje na prces jiný a využívá jeh výstup. Grafická reprezentace pstupu výknu danéh prcesu agendy; tj. zbrazuje výkn jednh prcesu agendy. Strukturvaný náhled na prcesní dekmpzici mdelvané agendy, tj. zbrazuje prcesy vyknávané v rámci agendy a vzájemné vztahy mezi nimi. Prcesním mdelem agendy se rzumí sustava prcesně rientvaných infrmací výknu agendy. Prcesní mdel se skládá z prcesníh ppisu, nákladů na výkn agendy, výknnstních dat (pčty pakvání, dby trvání atd.). Fyzicky se jedná jeden CRX subr mdelvacíh nástrje AISM ME, který bsahuje všechny v rámci agendy mdelvané prcesy a dprvdná data přilžená jak přílhy. Prvek diagramu prcesní mapy, který umžňuje rganizaci Prcesů d nadřazených funkčních celků. Oblast, která sdružuje prcesy na základě určitých kritérií. Grafická reprezentace rganizace agendy a pstupu výknu jedntlivých prcesů agendy, tj. prcesní mdel agendy bez infrmací nákladech, kvalitě, pracnsti a četnsti výknu prcesu. Skládá se ze dvu úrvní - prcesní mapy a prcesních diagramů. Element prcesníh mdelu, který vyjadřuje vztah dvu prcesů na prcesní mapě zbrazující fakt, že jeden prces knčí a začíná prces další. Výstup uknčenéh prcesu se stává vstupem navazujícíh prcesu. Element prcesníh mdelu značující mžnst vlby účastníka včetně specifikace pdmínky rzhdnutí zbrazen přeškrtnutím šipky přechdu. Element prcesníh mdelu, který vyjadřuje vztah dvu prcesů na prcesní mapě zbrazující fakt, že jeden prces (A) může za určitých pdmínek využít jiný prces (B) B je tedy rzšířením A. Jde deklaratrní ppis stavu, ve kterém se sba p prvedení aktivity nachází. Obvykle služí k vyznačení hlavních fází prcesu c je dpsud htv, čeh byl dsažen. Příklad: "Schválil návrh rzhdnutí". - Kncvý stav Element prcesníh mdelu značující bd, kde výkn prcesu sknčil. Prcesy zpravidla mají více kncvých stavů, které dpvídají výstupům prcesu. - Pčáteční stav Element prcesníh mdelu značující bd, ve kterém prces začíná. Typ případu Účastník Knkrétní varianta průchdu prcesu veducí k definvanému výstupu. Jedná se detailní phled na členění prcesu, při němž lze stanvit rzdíl v hdntě ukazatelů v závislsti na tm, jaku cestu (jakým knkrétním průběhem prcesu) je dsažen kncvéh stavu (výstupu). Element prcesníh mdelu, který značuje účastníka pdílejícíh se nějakým způsbem na výknu prcesu (pkud se jedná úřední sbu, je tent účastník přiřazen rganizaci), např. bčan, krajský úřad apd. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 48/229

49 Dekmpzice právních předpisů d prcesů a prcesních blastí Hlavní výstupy F1.HVY.02 Vyjádření stavu referenčních údajů agendě OVM vyjádření, zda jsu referenční údaje agendě OVM v suladu s legislativní dekmpzicí agendy. Pkud v suladu nejsu, pak také bsahuje rzhdnutí dalším pstupu (změna referenčních údajů agendě OVM neb nvé vymezení legislativní dekmpzice agendy). Jedná se ptvrzení rzsahu prcesníh mdelu agendy Prcesní analýza Prcesní analýza agendy je zalžena na legislativní dekmpzici, tj. analýze právních předpisů a dalších veřejně dstupných dat, například z Prtálu veřejné správy 3. Cílem je prvedení dekmpzice prcesů na základě analýzy pžadavků právních předpisů kategrizvaných d prcesních blastí a jejich rzdělení mezi rganizace a úrvně výknu státní správy. Základem legislativní dekmpzice je analýza právních předpisů a průběžný zápis strukturvaných pžadavků právních předpisů. Při analýze právníh předpisu je nutné zhlednit jedntlivé druhy ustanvení, případně celéh právníh předpisu, viz kapitla Typlgie právních předpisů (ustanvení právních předpisů). Předmětem legislativní dekmpzice jsu zejména ustanvení kmpetenční a zvláštní, tedy kd je dpvědný a za c. Pstupy definvané prcesními ustanveními jsu zhledněny při další tvrbě prcesníh ppisu, viz kapitla Vytvření prcesníh ppisu agendy. Dalším důležitým psuzením ustanvení, je rzhdnutí, zda se jedná ustanvení upravující samsprávu, či státní správu, viz kapitla 1.1 Výchdiska. Mdelující tým na základě výchdisek připraví návrh rzdělení ustanvení, nicméně zejména tat část legislativní dekmpzice vyžaduje úzku splupráci Gestra agendy. Metdika PMA pracuje s předpkladem, že každý zvláštní předpis je předmětem právě jednh prcesníh mdelu agendy a pačně. Tent předpklad vychází z metdiky Správy základních registrů pr hlašvání agend 4 (Dále jen Metdika hlašvání agend), která definuje pjem agenda a jeh vztah k právním předpisům). Pzn.: Metdika hlašvání agend specifikuje také zvláštní případy, kdy je mžné jeden právní předpis rzdělit d dvu (více) agend a pačně. Metdika PMA připuští tyt výjimky v důvdněných případech a výhradně v suladu s Metdiku hlašvání agend, se suhlasem Metdickéh centra PMA a Gestra agendy. Při prcesní analýze je nezbytné zhlednit typlgii agend, viz Typlgie agend, a především respektvat význam prcesních agend jak předpisů pužívaných v agendách věcných (zvláštních). Při analýze zvláštních právních předpisů je nutné uvažvat existenci prcesních právních předpisů a jejich vlastních prcesních ppisů a tyt prcesní ppisy aplikvat na zvláštní právní předpis. Ke strukturvanému zápisu prcesní dekmpzice se dpručuje pužít šablnu F1.TE.05 Legislativní dekmpzice agendy, ze které ve třech krcích vznikne výstup F1.VVY.04 Legislativní dekmpzice agendy. Sběr pžadavků právních předpisů V prvním krku jsu indikvána ustanvení právníh předpisu, která svým bsahem definují prces, případně upravují jeh průběh (není nutné zhledňvat přechdná ustanvení apd.) Metdika hlášení agend a známení vyknávání půsbnstí v agendě ve smyslu zákna č. 111/2009 Sb., základních registrech ( Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 49/229

50 Obr Převd právníh předpisu d prcesní frmy (ilustrativní příklad) Tak djde k identifikaci veškerých pžadavků, ze kterých vyplývá pvinnst veřejné správy prvádět nějaké úkny. Těmt pžadavkům jsu přiřazeny zdpvědné rganizace a následně jsu sdruženy d prcesů. Prcesy jsu nejprve ppsány textem, ale v další fázi mdelvání jsu pr slžitější prcesy sestaveny prcesní diagramy (viz Vytvření prcesníh ppisu agendy). Každý pžadavek právních předpisů lze zařadit d jedné ze tří kategrií kmplexity: L1 dkaz na jinu existující agendu. L2 úrveň prcesu, tj. seskupení něklika úknů. L3 úrveň aktivity, tj. dále nedělitelný pžadavek (úkn). 1. V závislsti na úrvni kmplexity pžadavku je ptřeba zvážit, jakým způsbem pžadavek naplnit v prcesním mdelu. U pžadavků kmplexity L1 je nejprve třeba zvážit, zda a v jakém rzsahu h zahrnut d mdelvané agendy neb d agendy dkazvané. Je nežáducí, aby byl zahrnut duplicitně. Následně je třeba h dekmpnvat na úrveň pžadavků L2. Pžadavky L2 se v prcesním mdelu prmítnu jak samstatný prces. V případě, že se jedná jednduchý prces bez významných rzhdvacích bdů, není třeba pžadavek dále dekmpnvat. V případě, že je třeba, aby byl prces ppsán prcesním diagramem, musí být pžadavek L2 dekmpnván na úrveň pžadavků L3, které přím dpvídají jedntlivým úknům (v prcesním mdelu aktivitám). Ppsaná dekmpzice se prvede při vypracvání výstupu F2.VVY.01 Pracvní ppis prcesů agendy neb, je-li tent vedlejší výstup přeskčen, ve výstupu F2.HVY.01 AS IS prcesní ppis agendy. Definice rganizací Ve druhém krku 5 je nutné definvat rganizace pdílející se na výknu agendy, tj. OVM případně typy OVM (např. ORP). Organizace je nutné kategrizvat pdle úrvně výknu, viz kapitla Úrveň výknu agend a následně ke každému legislativnímu pžadavku z krku jedna přiřadit jednu či více rganizací. 5 Krk jedna a dva je mžné prvádět paralelně. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 50/229

51 Návrh prcesů v základních prcesních blastech Návrh prcesů spčívá v lgickém seskupení pžadavků právních předpisů, přičemž musí být kladen důraz na vstupy, výstupy a následující práci s prcesy z phledu jejich nákladvsti a kvalitativních ukazatelů. Prcesy agend státní správy lze řadit d prcesních blastí, které služí jak pmcná lgická prcesní dekmpzice agendy na základní úrvni a také jak pdpůrný vstup k dalším analýzám, zejména pkud se jedná typlgii prcesů. Pkud jde typlgii prcesů, Metdika PMA reflektuje zjištěné krelace mezi prcesními blastmi, iniciací a pvahu prcesu, viz kapitla 1.3 Suvislsti pjmů Metdiky PMA, Typické krelace jsu v tabulce Tab Typické krelace mezi prcesními blastmi a typlgií prcesů, každý prces je samzřejmě ptřeba psuzvat individuálně. Tab Typické krelace mezi prcesními blastmi a typlgií prcesů Prcesní blast Ppis prcesní blasti Iniciace výknu prcesu Pvaha výknu prcesu Evidence Evidenční a registrační prcesy agendy, které služí k zaznamenávání údajů fyzických či právnických sbách. Prcesy na žádst Tvrdé prcesy Kntrla Kntrlní prcesy agendy (vnitřní i vnější kntrla) vč. kntrly využití zdrjů, kntrly pstupů. Prcesy z mci úřední Částečně tvrdé prcesy Infrmvání Prcesy pskytvání infrmací (vyjma zákna č. 106/1999 Sb.) např. pskytvání údajů vedených v infrmačních systémech sbách. Prcesy na žádst Částečně tvrdé prcesy Splupráce Prcesy splupráce s statními úřady (předávání případů, infrmací, atd.) Prcesy na žádst Částečně tvrdé prcesy Rzhdvání Prcesy vyknávané především pdle správníh řádu, jak jsu výdej rzhdnutí, dvlání, rzklad atd. neb pdbné prcesy, kde se správní řád přiměřeně pužije. Prcesy na žádst Částečně tvrdé prcesy Management Řídící, krdinační a metdické prcesy vyknávané zpravidla ve vztahu nadřízensti a pdřízensti úřadů neb úředních sb. Také údržba systému správy (změny struktury dat evidencí, pstupů a dalších. Prcesy z mci úřední Měkké prcesy Distribuce zdrjů Uzavírání smluv, pukazvání a zúčtvání dtací, příspěvků atd. Prcesy na žádst i Prcesy z mci úřední Částečně tvrdé prcesy Prvádění Prvádění zákna (výkn prací), které nespadá d jiných prcesních blastí, např. sciální práce, vydávání sbírky záknů, záchranné práce apd. Prcesy z mci úřední Částečně tvrdé prcesy Prvnání výsledků prcesní analýzy Navržené prcesy je nutné knfrntvat s referenčními údaji agendě OVM na úrvni prces činnst. Jedná se křížvu kntrlu, která může mít na úrvni párů tyt výsledky: a) Jeden prces dpvídá jedné činnsti a pačně. b) Jeden prces dpvídá více činnstem. c) Jedna činnst dpvídá více prcesům. d) Více prcesů dpvídá více činnstem. e) Jeden prces nedpvídá žádné činnsti. f) Jedna činnst nedpvídá žádnému prcesu. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 51/229

52 Tab Hdncení výsledků kntrly legislativní dekmpzice Výsledek Hdncení a) Žáducí stav, kde se legislativní dekmpzice přesně shduje s referenčními údaji agendě OVM. b) c) d) Vyžaduje zvláštní pzrnst detailnější analýzu právníh předpisu a knzultaci s Gestrem agendy. e) f) Indikuje ptenciálně závažný rzpr nutné neprdleně knzultvat s Gestrem agendy. Na základě výsledků kntrly a knzultace s Gestrem agendy bude vytvřen hlavní výstup F1.HVY.02 Vyjádření stavu referenčních údajů agendě OVM, který je předmětem schválení Gestrem agendy a garantuje základní prcesní rámec mdelvané agendy Vytvření prcesníh ppisu agendy Hlavní výstupy F2.HVY.01 AS IS prcesní ppis agendy je slvní neb graficku reprezentací prcesů agendy včetně becných atributů, centrálníh AS-IS prcesníh ppisu a lkálníh AS-IS prcesníh ppisu frmu přílh. Cíle prcesníh ppisu Cílem je stanvení všech prcesů agendy napříč všemi úrvněmi výknu agendy a vymezení případných vztahů mezi těmit prcesy. Prcesní ppis bsahuje všechny prcesy minimálně v pdbě prcesní mapy agendy, která je dále rzšířena statní druhy dat a tvří tak prcesní mdel agendy. Pr vybrané prcesy je prcesní ppis dále prhluben v pdbě prcesních diagramů. Pr vytvření prcesníh ppisu lze využít mdel již existující a t ve dvu případech. Prvním případem je aktualizace prcesníh mdelu (např. změna právníh předpisu), kdy může Správce mdelu agendy při zalžení nvéh wrkflw využít již existující mdel a ten nechat mdelujícím týmem upravit dle nvéh právníh předpisu. Druhým případem je využití částí prcesníh mdelu vytvřenéh pr prcesní agendu, např. imprt typickéh průběhu správníh řízení apd. 6 Cílem prcesníh ppisu agendy, v případě zvláštníh právníh předpisu, však není zachycení všech přípustných variant průběhu prcesů, tedy nahrazení prcesníh (becnéh) právníh předpisu. Prcesní právní předpis, jak např. Správní řád, je mdelván samstatně a zachycuje kmpletní výčet mžnstí průběhu prcesů. Mdel zvláštníh právníh předpisu již uvádí puze mžnsti, které jsu reálně využívány v knkrétní agendě při jejím výknu na úřadech Vytvření prcesní mapy (Úrveň 1) Prcesní mapa je vytvřena na základě F1.VVY.04 Legislativní dekmpzice agendy případně dalších dstupných zdrjů F2.VS.01 Dkumentace agendy, jakžt grafický výčet prcesů se čtyřmi základními rzměry. Rzdělení prcesů dle vlastníka prcesu (rganizace). Rzdělení prcesů dle typických prcesních blastí (evidence, kntrla apd.). Rzdělení prcesů dle předmětu regulace (v případě že agenda reguluje dva a více dlišných předmětů regulace). Rzdělení prcesů na prcesy hlavní a vedlejší (splečné, navazující apd.). Pr reprezentaci těcht rzměrů lze v případě velké kmplexity prcesní mapy využít buď elementy prcesních blastí, případně hierarchii prcesních blastí neb více prcesních map. Dpručené využití 6 Pdrbnsti funkcinalitách umžňující využití existujících mdelů neb jejich část jsu ppsány v Uživatelském manuálu AISM. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 52/229

53 elementů k rzdělení prcesů je v Tab Dpručené grafické rzdělení prcesů dle hlavní příčiny kmplexity. Důležité je metdicky rzlišvat prcesní blasti definvané Metdiku PMA, viz Tab Typické krelace mezi prcesními blastmi a typlgií prcesů a vlastní prcesní blasti pužité pr zpřehlednění prcesní mapy 7. Prcesní blasti Metdiky PMA služí k prcesní dekmpzici agendy, přičemž každý prces by měl být zařazen d právě jedné z prcesních blastí Metdiky PMA. Vlastní prcesní blasti služí jak pmcné grafické seskupení prcesů, např. pdle předmětu regulace. Vlastní prcesní blasti mhu být ve vztahu k prcesním blastem Metdiky PMA jak nadblasti či pdblasti, čímž vznikají hierarchie prcesních blastí. Příklad pužití hierarchie prcesních blastí je na Obr Příklad pužití hierarchie prcesních blastí. Na příkladu je prcesní blast Metdiky PMA Evidence dále rzdělena d pdblastí, které seskupují prcesy pdle předmětu regulace. Obr Příklad pužití hierarchie prcesních blastí Vazby mezi prcesy jsu na prcesní mapě zbrazeny pmcí vzájemných vztahů Přechd prcesů, Pužívá a Rzšiřuje. Jejich pužití je následující: Přechd prcesů vyjadřuje pslupnst, kdy se výstup jednh prcesu se stává vstupem dalšíh prcesy tvří sekvenci. Vztah Pužívá vytváří hierarchii v pdbě pdprcesů (jeden neb více prcesů využívá jiný prces ve svém průběhu), např. splečný prces kntrly dkladu, který je využíván skupinu evidenčních prcesů, které s dkladem pracují. Vztah Rzšiřuje zachycuje situaci, kdy jeden prces může využít jiný prces za určitých knkrétních pdmínek (zatímc v jiné situaci k tmu nedjde). Pkud chce uživatel zbrazit, s jakými vstupy a výstupy prces pracuje, může prhlížet buď atribut přím v AISM neb využít reprt Prcesní mdel agendy, který pžadvané infrmace pskytuje. Tab Dpručené grafické rzdělení prcesů dle hlavní příčiny kmplexity Hlavní příčina kmplexity Více prcesních map Více prcesních blastí první úrvně Hierarchie prcesních blastí Vlastník prcesu X X Typická prcesní blast X X Předmět regulace X X 7 Pr ba druhy prcesních blastí jsu v prcesní mapě pužity stejné elementy prcesníh mdelu. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 53/229

54 Hlavní/vedlejší X Vytvření prcesních diagramů (Úrveň 2) Prcesní diagramy jsu knečnu úrvní detailu ppisu prcesu, přičemž pžadvaná minimální úrveň detailu se liší pdle typu a významu prcesu, viz Tab Minimální úrveň detailu prcesníh diagramu dle typu prcesu. Minimální pžadvaná úrveň detailu prcesníh ppisu je aplikvána na prcesy, které tvří cca 80 % nákladů agendy, statní prcesy je mžné ppsat na Úrvni 1 slvním ppisem. Tab Minimální úrveň detailu prcesníh diagramu dle typu prcesu Typ prcesu Tvrdý Částečně tvrdý Měkký Minimální úrveň detailu prcesníh diagramu - Všichni účastníci prcesu - Výchzí a knečný stav účastníka - Mezistavy, kterých může každý účastník nabývat na základě kmunikací a vnějších rzhdvání - Všechny aktivity 8 kmunikace a rzhdvání, na základě kterých účastník mění stav - Vstupy a výstupy - Pdmínky výknu - Účastníci vlastníka prcesu (rganizace dpvědná za výkn prcesu) - Výchzí a knečný stav účastníka - Základní aktivity pr přechd mezi stavy - Vstupy a výstupy - Pdmínky výknu - Slvní ppis prcesu, prcesní diagram není pdmínku - Vstupy a výstupy - Pdmínky výknu V případě kdy kmplexnst diagramu daná minimálním pžadavkem na úrveň detailu přesahuje jeh čitelnst (diagramy větší než na frmát A3), je nutné zvážit rzdělení prcesu d více lgických celků (dílčích prcesů), které na sebe navazují. Typickým případem využití navazujících prcesů je správní řízení inicivané v rámci prcesu Pstup prvázání prcesníh mdelu s referenčními údaji agendě OVM Cílem prvázání prcesníh mdelu s referenčními údaji agendě v RPP je vytvřit ucelený náhled na agendu reflektující její evidenční i prcesní význam. Metdika PMA rzlišuje dva druhy vazeb mezi prcesním mdelem agendy a referenčními údaji agendy: Vnější vazby - vazba mezi prcesním mdelem a agendu registrvanu v RPP. Vnitřní vazby vazby mezi jedntlivými atributy prcesníh mdelu a atributy registrvané agendy v RPP. Interpretace vztahů mezi referenčními údaji agendy a jejím prcesním mdelem je na Obr Vztah mezi prcesním mdelem a referenčními údaji agendě OVM. Základní vazba je definvána na úrvni prcesů prcesníh mdelu agendy a činnstí uvedených v agendě. Metdika PMA tyt vazby definuje jak dpručené vztahy mezi elementy prcesníh mdelu a referenčními údaji agendách OVM, přičemž nástrj pr pdpru prcesníh mdelvání (AIS RPP Mdelvací, Mdul editační, také jen AISM-ME ) pskytuje kntrlní reprt ddržení těcht dpručených vztahů. Návrh těcht vazeb je úklem mdelvacíh týmu s tím, že finální návrh vazeb pdléhá schválení Správce RPP. 8 Knečná úrveň aktivity může být vlivněna také její variabilitu, kdy u aktivit s vysku variabilitu pracnsti, přím přiřaditelných nákladů neb přím přiřaditelných příjmů musí mdelvací tým tut skutečnst reflektvat rzdělením aktivit. Například pkud aktivita Kntrla dkladů vykazuje velký rzdíl v pracnsti mezi kntrlu sby tuzemské a zahraniční, dpručuje se rzdělit tut aktivitu na dvě: Kntrla dkladů tuzemské sby a Kntrla dkladů zahraniční sby. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 54/229

55 Úrveň 2 Úrveň 1 PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Prcesní mdel agendy Agenda Prcesní mapa Prcesní blast 1 Prcesní blast 2 Prcesní blast n Prces 2.1 Prces 2.2 Prces 2.n Činnst 1 Činnst 2 Činnst n Prcesní digram Aktivita Aktivita Aktivita 2.2.n Úkn 2.1 Úkn 2.2 Úkn 2.n Krk Krk Krk 2.2.n Obr Vztah mezi prcesním mdelem a referenčními údaji agendě OVM Vnější vazba mezi prcesním mdelem agendy a referenčními údaji agendě je na úrvni agenda prcesní mdel agendy. Prcesní mdel může být přiřazen maximálně jedné agendě, zatímc k jedné agendě může existvat více verzí prcesních mdelů (platná je pslední verze). Pvinnst přiřazení prcesníh mdelu agendy k agendě se liší pdle fáze tvrby prcesníh mdelu: AS-IS a TO-BE mdel může existvat bez vazby na agendu, například v situaci, kdy mdelujeme nehlášenu agendu, se pužije vazba na tzv. dčasnu agendu zalženu v AISM. Mdel publikvaný v RPP musí mít vazbu na knkrétní agendu definvanu kódem a pčátkem platnsti (ulženu v RPP). Vnitřní vazby jsu definvány prstřednictvím atributů vybraných elementů prcesníh mdelu. Metdika PMA tyt vazby definuje jak dpručené vztahy mezi elementy prcesníh mdelu a referenčními údaji agendách OVM, přičemž AISM pskytuje kntrlní reprt ddržení těcht dpručených vztahů. Za definitivní rzhdnutí správnsti pužití vazeb je dpvědný Správce RPP. V tabulce jsu zbrazeny hlavní vnitřní vazby mezi prcesním mdelem agendy a referenčními údaji agendě OVM, kde je pr jednznačnst uvedena definice referenčních údajů OVM pdle zákna č. 111/2009 Sb. a publikace agendy na stránkách SZR. Detailní přehled všech vazeb přináší Přílha 2: Mdelvací knvence. V tabulce níže jsu uvedeny základní pjmy pužívané v tét kapitle. Tab Vnitřní vazby prcesníh mdelu a hlášení agendy Prcesní mdel agendy Agenda dle zákna č. 111/2009 Sb. Agenda dle stránek SZR 9 Prces Činnsti ( 51, dstavec 1, písm. c)) B) Výčet činnstí vyknávaných v agendě Prces Právní předpis ( 51, dstavec b)) A) Právní předpisy, na jejichž základě je agenda vyknávána Prces Základní registr neb agendvý infrmační systém ( 51, dstavec 1, písm. g)) Stav k prsinci 2012: Není publikván Organizace Orgán veřejné mci ( 51, dstavec 1, písm. C) Výčet OVM, které agendu vyknávají 9 Odkaz je uvedený na stránkách SZR ( a t následující: Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 55/229

56 Prcesní mdel agendy Agenda dle zákna č. 111/2009 Sb. Agenda dle stránek SZR 9 Vazba mezi prcesem a rganizací d)) Rle ( 51, dstavec 1, písm. h)) (neb jejich suhrnné značení) Stav k prsinci 2012: Není publikván Infrmace je vstupem pr prvnání suladu prcesníh mdelu s aktuálně platnými právními předpisy a následující identifikací případných nejasnstí v právních předpisech či výknu agendy mim rámec právních předpisů. Tyt infrmace jsu důležité pr věření suladu prcesníh mdelu s registrací agendy v RPP. Zárveň je klíčvá pr mžnst hdncení výknu agendy z phledu evidence agend a úřadů v RPP. Vytváří tak ucelený náhled na prcesní i evidenční prstředí státní správy. Hlavní výstupy F3.HVY.03 Vyjádření stavu právních předpisů jde frmální ptvrzení, zda je TO-BE mdel v suladu s platnými právními předpisy. Pkud ne, zahrnuje rzhdnutí, zda upravit TO-BE mdel, neb zda djde ke změně právních předpisů a ppis změn. Referenční údaje Referenčními údaji agendě, které je nezbytné prvázat s prcesním mdelem, se v Metdice PMA rzumí následující atributy (blíže viz Přílha 2: Mdelvací knvence, část Prcesní mdel agendy a Metdika hlašvání agend): Prces: VR.01 Činnst (vymezení činnstních rlí pr jedntlivé OVM). VR.02 Právní předpisy agendy (věcný právní předpis agendy, např. zákn bčanských průkazech). VR.03 Právní předpisy právnění. VR.04 Čtecí přístup d ZR. VR.05 Zapisvací přístup d ZR. VR.06 Přístup k AIS. Aktivita VR.02 Právní předpisy agendy. VR.03 Právní předpisy právnění. VR.04 Čtecí přístup d ZR. VR.05 Zapisvací přístup d ZR. VR.06 Přístup k AIS. Organizace: VR.01 Suhrnné značení. VR.02 OVM. U každéh atributu je mžnst definvat vlastní hdntu pr případ, že by pžadvaná hdnta nebyla zaregistrvána jak referenční. Tyt uživatelsky přidané hdnty budu suhrnně vyhdnceny v kntrlním reprtu F3.VVY.01 Kntrla pužití referenčních údajů agendě OVM. Při zadávání uživatelských hdnt je nutné ddržet jmenné knvence, viz Přílha 2: Mdelvací knvence část Prcesní mdel agendy. Zvláštním případem je atribut VR.06 Přístup k AIS, d kteréh je dpručen v případě ptřeby zadávat puze AIS existující v ficiálním seznamu ISVS Zdrj: Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 56/229

57 Hlavním výstupem je F3.HVY.03 Vyjádření stavu právních předpisů na základě reprtu rzprů mezi prcesním mdelem a referenčními údaji agendě OVM F3.VVY.01 Kntrla pužití referenčních údajů agendě OVM Pstup sběru a přízení dat Sběr dat je nedílnu sučástí tvrby prcesníh mdelu a zahrnuje v sbě získávání všech druhů dat d prcesníh ppisu až p náklady. Na dílčí pstup sběru dat úzce navazuje pstup alkace nákladů, kde jsu data získaná při sběru využita především (ale nejen) pří alkaci nákladů přístupem zdla. Míra detailu, v jaké je sběr dat prváděn, závisí na účelu mdelvání a způsb jeh prvedení lze rzdělit na dva základní přístupy evidenci a expertní dhad. Klíčvým kritériem pr zvlení přístupu k sběru dat jsu dva mžné cíle: Zavedení standardu agendy při přípravě a zavedení standardu je nutné vycházet z dat získaných měřením na dstatečném vzrku participujících OVM. Optimalizace výknu agendy k návrhu ptimalizačních hyptéz, rzpracvání s nimi suvisejících ptimalizačních návrhů a k výběru návrhů k realizaci, může být dstačující pracvat s výstupy získanými na základě expertních dhadů. Pkud je sučasný stav výknu agendy velmi blízký navrhvanému mdelu, pak je rvněž pstačující pracvat s výstupy získanými na základě expertních dhadů. Sběr dat je dán charakteristikami sbíraných dat, viz klasifikace dat pdle Metdiky PMA na Obr Klasifikace dat dle Metdiky PMA. Klasifikace dat dle Metdiky PMA Druh Úrveň detailu Existence Způsb získání Úrveň zdrje Prcesní ppis Výkny (četnsti) Pracnst (časy) Náklady Kvalita Půsbnst Agenda Prces Aktivita Existující Nvá Získaná evidencí Získaná expertním dhadem Centrální úrveň (gestr agendy) Úrveň OVM (participující OVM) Vedení úřadu Pracvník zdpvědný za agendu (např. vedení dbru/ddělení) Pracvník zdpvědný za prces Pracvník zdpvědný za aktivitu Obr Klasifikace dat dle Metdiky PMA V následující tabulce jsu shrnuty základní pjmy pužívané v tét kapitle. Tab Pjmy sběru a přízení dat Pjem Autmatické dvzení Časvá a nákladvá simulace Četnst prcesu Evidence Expertní dhad Přístup shra Přístup zdla Význam Autmatické dvzení hdnt vybraných atributů prcesu z dpvídajících atributů aktivit na základě lgických pravidel (např. pkud má alespň jedna aktivita prcesu čtecí přístup d ROS, pak má tent přístup i celý prces). Zvláštním případem knslidace dat je tzv. simulace a autmatické dvzení pdprvané v AISM-ME. Determinant vlivňující pracnst prcesu na daném OVM celkvý pčet výknů prcesu. Agregvaná data z účetnictví, materiálů dkumentujících prcesy v daném OVM, z existujícíh infrmačníh systému atd., neb zjišťvání dílčích údajů na nejnižších úrvních zdrjů dat (prces/analýza). Odhad prváděný sbu znalu pměrů a detailů prvádění zkumané prblematiky, zpravidla tedy na nižších úrvních zdrjů dat. Pstupné zpřesňvání dat (např. rzpad klíčvých ukazatelů jak FTE) d skupiny agend až p jedntlivé prcesy agend. Načítání dat z úrvně aktivit na prcesy, případně sběr dat přím na úrvni prcesu. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 57/229

58 Pjem Slžitst prcesu Význam Determinant vlivňující pracnst prcesu na daném OVM specifické ukazatele (např. pdíl cizinců v spádvé půsbnsti OVM) vlivňuje pracnst. Získaná data je mžné zapisvat přím v prstředí AISM-ME (pdrbněji ppsán v samstatném Manuálu AISM), případně lze využít busměrný autmatický přens všech relevantních dat mezi MS Excel a AISM-ME pmcí reprtu, jehž funkce je blíže ppsána v kapitle Přens získaných dat d prcesníh mdelu. Druh dat Metdika PMA rzlišuje 5 druhů dat agendě: Prcesní ppis jakým způsbem je prces vyknáván, jaká je sekvence jedntlivých aktivit ptřebných pr dknčení prcesu, jací jsu účastníci prcesu atd. Četnst jak čast je prces vyknáván, klikrát za den/měsíc/rk se pakuje, jedná se pravidelně vyknávaný prces neb je nahdilý atd. Pracnst klik času v průměru zabere výkn prcesu, jaký je rzptyl údajů jeh trvání, zda je čas ptřebný pr dknčení prcesu výrazně vlivněn vnějšími vlivy, které nelze předvídat atd. Náklady jaké jsu sbní, prvzní a jiné náklady nutné pr výkn prcesu. Kvalita v jaké kvalitě je prces vyknáván, jaká je spkjenst klientů (bčanů) s výknem prcesu, jaku kvalitu vyžaduje nadřízený rgán atd. Úrveň detailu dat Úrveň detailu dat lze dle Metdiky PMA kategrizvat d čtyř stupňů: 0. Půsbnst data relevantní pr skupinu agend na daném OVM. 1. Agenda data relevantní pr knkrétní agendu na daném OVM. 2. Prces data relevantní pr knkrétní prces agendy na daném OVM. 3. Aktivita data relevantní pr knkrétní aktivitu prcesu na daném OVM. Pžadvaná úrveň detailu dat je závislá na etapě prcesníh mdelvání a priritizaci prcesů určených pr ptimalizaci. Cílvu úrvní knslidace dat pr další pužití v alkaci nákladů agendy či ptimalizaci výknu agendy je většinu prces, viz Obr Přístupy ke knslidaci dat na úrveň prcesu. Z brázku je patrné, že při knslidaci dat lze uplatnit v zásadě dva principiální přístupy ke knslidaci dat: Přístup shra pstupné zpřesňvání dat (např. rzpad klíčvých ukazatelů pmcí FTE) d skupiny agend až p jedntlivé prcesy agend. Přístup zdla načítání dat z úrvně aktivit na prcesy, případně sběr dat přím na úrvni prcesu. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 58/229

59 Úrveň detailu dat Přístup zdla (aktivita) Přístup shra PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Úrveň detailu Přístup ke knslidaci Půsbnst Agenda Prces Přístup zdla (prces) Knslidace výsledků Minimální pžadvaná úrveň detailu pr standard (prces) Aktivita Obr Přístupy ke knslidaci dat na úrveň prcesu Pr stanvení standardu je minimální pžadvaná úrveň detailu dat úrveň prcesu. Vyčíslení mzdvých i statních přímých nákladů výknu jednh pakvání prcesu musí být zalžené na datech získaných přístupem zdla. Mžné přístupy k dsažení tht pžadavku, včetně vysvětlení přístupu zdla a shra, jsu dstupné dále v tét kapitle. Metdika PMA ppisuje pstup dsažení výše uvedenéh pžadavku způsbem pstupnéh systematickéh zvyšvání úrvně detailu dat jedntlivých druhů, viz Obr Pyramida pstupnéh zvyšvání úrvně detailu dat při prcesním mdelván, přičemž pžadvaná úrveň detailu dat je závislá na etapě prcesníh mdelvání a jeh priritách. V tét suvislsti je nutné zdůraznit, že menší míra detailu služí primárně jak vdítk pr priritizaci mdelvání a sběru dat, ale důraz je nutné klást na pžadvanu cílvu nejnižší úrveň detailu. Při sběru dat je nezbytné zhlednit specifika výknu knkrétní agendy ve frmě individuální závislsti mezi úrvní zdrje dat, úrvní detailu dat a způsbem jejich získání. Důvdem jsu především různé stupně autmatizace, využití infrmačních systémů, metdickéh zajištění výknu agendy, ale také charakteristiky knkrétních prcesů agendy. Metdika PMA ppisuje pstup sběru dat tak, aby byl mžné reflektvat tyt závislsti specificky pr knkrétní agendy v pdmínkách veřejné správy. Pr některé agendy je například mžné získat data výknech (četnstech) na úrvni detailu aktivit z měřených statistik na centrální úrvni agendy. U jiných agend je však mžné bdbná data na stejné úrvni detailu získat puze expertním dhadem pracvníka dpvědnéh za aktivitu (prces nenastává, a prt nelze měřit) apd. Druhy dat agendě Pr stanvení standardu musí být při knslidaci pužit přístup zdla Prcesní ppis Výkny (četnsti) Pracnst (časy) Náklady Kvalita Agenda Vymezení Agendy Hrubý čas výknu agendy (dle alkace FTE na agendu) Náklady agendy Prces Prcesní mapa (Definice prcesů agendy) Pčet pakvání výknu prcesu Hrubý čas výknu prcesu (dle alkace FTE na prcesy) Čistý čas výknu prcesu Náklady prcesu Kvalita výstupů prcesu Aktivita Prcesní diagram (Definice aktivit prcesu) (Puze pr vybrané prcesy) Pčet pakvání výknu aktivit (Puze pr vybrané prcesy) Čistý čas výknu aktivity (Puze pr vybrané prcesy) Náklady aktivity (Puze pr vybrané prcesy) Kvalita výstupů aktivit (Puze pr vybrané prcesy) Minimální úrveň detailu dat pr zavedení standardu Obr Pyramida pstupnéh zvyšvání úrvně detailu dat při prcesním mdelvání Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 59/229

60 Data budu rzlišena z phledu nejvyšší úrvně detailu, které byl dsažen, a z phledu cílvé úrvně, na které budu při dalším pužití zpracvávána. Především je důležité, jakým způsbem byla získána. Obecně lze říci, že knečnu úrvní detailu, na které musí být data knslidvána, je zpravidla úrveň prcesu, nebť právě prces je nejčastěji dále nedělitelnu jedntku jak z phledu finančníh hdncení, tak z phledu hdncení kvality pr externíh klienta. V důvdněných případech lze zvlit nižší úrveň, tj. úrveň výstupů neb typů případů, viz prcesní dekmpzice. Existence dat Při sběru dat je nutné zhledňvat, zda se jedná data existující, či nvě vzniklá během analýzy. Způsb získání dat Důležitým kritériem při sběru dat výknu agendy je způsb získání dat v případě jejich neexistence. Základními způsby jsu: Evidence (měření). Expertní dhad. Dpručení způsbu sběru dat je závislé na pžadvané míře detailu, úrvni zdrje dat a vyspělsti analyzvanéh prcesu. Evidenci lze pužívat na všech úrvních zdrjů dat. Může se zabývat buď agregvanými daty z účetnictví, materiálů dkumentujících prcesy v daném OVM, z existujícíh infrmačníh systému atd., neb zjišťváním dílčích údajů na nejnižších úrvních zdrjů dat (prces/analýza). V zásadě existují dvě mžnsti, jak tat data získávat: Autmatizvaná evidence mdelvací tým v sučinnsti s OVM vytvří předpklady pr sledvání a sběr pžadvaných dat samtnými zaměstnanci OVM. Manuální evidence zástupce mdelvacíh týmu přím sleduje zaměstnance při práci či měří zkumané veličiny v místě výknu práce. V prvním případě je ptřeba předem připravit sadu tázek, na něž chce mdelvací tým znát dpvěď, a uspřádat je např. d frmulářů, které lze snadn vyplnit, neb připravit nástrj pr evidenci pracnsti, pkud jde měření času ptřebnéh na jedntlivé prcesy. Také je nutn zvážit frmu tázek (uzavřené/tevřené tázky, mžnst výběru z více variant) a pmcí jejich vhdnéh uspřádání výzkum strukturvat. Vlba pužité metdy záleží také na typu prcesu, tedy zda se jedná měkký, částečně tvrdý či tvrdý prces. Při zjišťvání ptřebných údajů je nutné zaměřit se nejen na jasně definvaná data (fyzikální/účetní/ prcesní), ale také na dprvdné skutečnsti, které je vlivňují. Zpravidla t mhu být různé způsby zahájení aktivity/prcesu, míra sučinnsti jiných rgánů, nečekávané situace atd. Čím variabilnější jsu zkumaná data, tím více nezávislých zjišťvání je zaptřebí pr dsažení dstatečně vypvídajících výsledků. Expertní dhad je prváděn sbu znalu pměrů a detailů prvádění zkumané prblematiky, zpravidla tedy na nižších úrvních zdrjů dat. Expertem není nutně myšlen člvěk zvláštníh vzdělání či veducí pracvník, ale sba s dstatečnu znalstí knkrétníh druhu dat (prcesní ppis, náklady, četnst, pracnst, kvalita), tedy bvykle zaměstnanec, který se pravidelně zabývá výknem zkumané aktivity, prcesu či agendy. Expertní dhad je nutné pužít, pkud by měření byl příliš nákladné, není mžné h prvést, neb h není ptřeba pr danu úrveň detailu. V takvém případě mdelvací tým sesbírá expertní dhady frmu pptávky dat či interview (rzhvr se zástupci managementu neb zdpvědných zaměstnanců). Úrveň zdrje dat Metdika PMA rzlišuje tyt úrvně, na kterých lze data sbírat: Centrální úrveň (Gestr agendy). Úrveň OVM (participující OVM): Vedení úřadu. Pracvník zdpvědný za agendu (např. vedení dbru/ddělení). Pracvník zdpvědný za prces. Pracvník zdpvědný za aktivitu. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 60/229

61 Psuzení dstupnsti dat výknu agendy Hlavní výstupy F1.HVY.04 Matice dstupnsti dat kvantifikace dstupnsti dat pdle druhu a úrvně sběru. Cílem je dhadnut dstupnst dat výknu agendy z phledu jejich druhu, úrvně detailu, úrvně zdrje, existence dat a způsbu získání. Při sběru dat výknu agendy státní správy je nutné rzlišit úrvně zdrjů, na kterých lze data získat, a cílvu úrveň, na které se s daty bude pracvat. V první řadě je třeba rzhdnut, jestli jsu data ptřebná pr danu fázi již v nějaké frmě dstupná neb jestli je ptřeba je teprve získat. Zvážit je třeba také t, jestli je nevyhnutelné pžadvat vysku úrveň detailu, cž by mhl znamenat neúměrně vyské náklady na získání dat ve srvnání s jejich mžným přínsem. Pžadvána by tudíž měla být jen takvá data, která z F1.HVY.04 Matice dstupnsti dat vyplynu jak minimální pžadvaná úrveň detailu nutná pr dané prcesní mdelvání. Data s vyšší úrvní detailu by měla být získávána puze tehdy, pkud již existují neb nejsu náklady na jejich získání výrazně vyšší než na získání dat s nižší úrvní detailu. V případě, že pžadvané údaje již existují neb mhu být z dstupných zdrjvých dat získány pmcí dečtení existujících dat, je třeba věřit, jakým způsbem jsu tat zdrjvá data patřvána a jaká skutečná fakta drážejí (např. zda se jedná celkvý čas ptřebný na danu aktivitu neb puze čas práce s infrmačním systémem apd.). Důraz musí být kladen na splehlivst zdrjvých dat a věření významu údajů i v případě jejich zdánlivě jednznačnéh pjmenvání. Na základě výše uvedených principů a knkrétních pdmínek agendy připraví Veducí mdelvání výstup F1.HVY.04 Matice dstupnsti dat, který kvantifikuje dstupnst dat na dané agendě, viz příklad v Tab Příklad výstupu matice dstupnsti dat. Čísla v tabulce značují úrveň detailu dat (viz ddíl Úrveň detailu dat výše), kteru je mžné získat daném druhu dat na určité úrvni zdrje dat. Tab Příklad výstupu matice dstupnsti dat Úrveň zdrje / Druh dat Prcesní ppis Náklady Četnst Pracnst Kvalita Úrveň 1: Centrální úrveň Úrveň 2: Úrveň OVM Vedení úřadu Pracvník zdpvědný za agendu Pracvník zdpvědný za prces Pracvník zdpvědný za aktivitu Tabulka Tab Příklad výstupu matice dstupnsti dat výše je příkladem, který se může lišit v závislsti na knkrétní agendě. Důležité je, že z příkladu je patrné, že pr některé druhy dat není jednznačná krelace mezi úrvní detailu a úrvní zdrje dat. Veducí mdelvání musí u každé agendy zvážit, které zdrje dat či kmbinace zdrjů pužije, a jaká je minimální pžadvaná úrveň detailu z phledu pužití dat (např. rzdíl v priritách mezi zavedením standardu a ptimalizací agendy). Z příkladu je patrné, že při sběru dat je nutné zhlednit jejich druh a dstupnst na úrvni zdrjů, které jsu k dispzici. Některé druhy dat mhu být dstupné s detailní přesnstí na více úrvních zdrjů (např. četnst), zatímc jiné napak dstupné být nemusí. Ptřebujeme-li detail, musíme pužít kmbinaci zdrjů. Důležitým aspektem sběru a dstupnsti dat je výběr participujících OVM. Při jejich výběru (Etapa 1.1: Iniciální analýza agendy) musí se z hlediska sběru dat vzít v úvahu: Dstupnst dat některé knkrétní OVM danéh typu může být specifické z phledu dstupnsti dat v kladném, či záprném významu. Z phledu výběru OVM je vhdné vybrat takvé, kde se čekává snazší přístup k ptřebným datům (elektrnicky vedené účetnictví, záznamy příchdech a pžadavcích bčanů atp.). Při výběru participujících OVM je samzřejmě nutné zhlednit i statní pdmínky uvedené v kapitle Výběr participujících OVM. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 61/229

62 Univerzálnst dat míra univerzálnsti dat získaných na knkrétním OVM může být vlivněna specifiky sledvanéh OVM zejména v blastech: Velikst bvdu. Reginální plha a charakter reginu. Místní pdmínky výknu sledvané agendy. Na základě pdmínek knkrétníh mdelvání (čas, finance) a čekávané různrdsti výknu agendy na knkrétních OVM je vhdné vybírat participující OVM tak, jak je ppsán v kapitlách Výběr maléh vzrku OVM na základě zvlenéh ukazatele a Výběr OVM a plánvání evidence na velké mnžině OVM. Pr sběr dat je nutné definvat relevantní bdbí, ve kterém budu data sbírána. Sezónnst výknu agendy či jedntlivých jejích prcesů může být určující pr délku zvlenéh bdbí i pr definici knkrétní rční dby vhdné/nevhdné pr sběr dat Získání dat expertními dhady Hlavní výstupy F2.HVY.02 AS IS hdnty ukazatelů agendy jedná se prcesní ppis rzšířený hdnty kvalitativních, kvantitativních a nákladvých ukazatelů. Výše uvedené způsby sběru dat je mžné interpretvat tak, že při vlbě způsbů jejich získávání je nutné zvlit kvalitativně, časvě a nákladvě efektivní způsb k dsažení pžadvané úrvně jejich přesnsti. Pkud je t mžné, je vždy efektivnější pužívat data již existující, v případě, že data neexistují, je nutné zhlednit následující zásady: Obecně platí, že je-li mžné získat stejná data ve stejné kvalitě na více úrvních, rste časvá a nákladvá nárčnst d nejvyšší úrvně zdrje dat k nejnižší. Veducí mdelvání by měl tedy vyhdntit nejvyšší mžnu pužitelnu úrveň zdrje dat. Obdbně platí, že pkud je mžné získat stejná data ve stejné kvalitě různými způsby, je zpravidla méně nárčné pužít expertní dhad nežli měření Přens získaných dat d prcesníh mdelu Získaná data časvých a nákladvých hdntách ukazatelů prcesu jsu zapisvána d šablny F2.TE.02 Hdnty ukazatelů mdelu, která je výstupem z AISM-ME. Jedná se XML subr bsahující hdnty atributů mdelu především pr všechny prcesy, aktivity a rzhdnutí mdelu. Mdelář si tudíž p vytvření lkálníh prcesníh mdelu připraví pmcí AISM-ME subr šablny F2.TE.02 pr vyplnění, d něj zapíše data získaná některu z výše uvedených metd a p vyplnění tent subr zpět naimprtuje d prstředí AISM-ME. Půvdní data v mdelu jsu přepsána nvými daty ze šablny. Nevyplněné buňky však stávající hdnty nepřepíší (v mdelu v tm případě zůstanu půvdní data). Nad mdelem, který má vyplněná data, lze následně prvádět např. nákladvu a časvu simulaci (viz kapitla Autmatická knslidace dat). Ppsaný pstup lze pužívat i napříč různými mdely při ddržení určitých zásad. Je-li jeden mdel kpií jinéh, lze stejný subr F2.TE.02 - Hdnty ukazatelů mdelu (získaný jak výstup z jednh z mdelů) naimprtvat bez mezení d bu dvu. Pkud byl jeden z mdelů pzměněn, budu data bez prblémů naimprtvána všude tam, kde zůstal mdel stejný, jak půvdní. Případné nvě přidané aktivity či celé prcesy nebudu imprtem dtčeny. Zvýšené bezřetnsti je však třeba dbát v případě, že např. některá aktivita byla smazána a následně znvu přidána jak nvý prvek. V tm případě d ní nebudu data správně naimprtvána (i když bude mít stejné jmén, čísl i plhu), nebť z phledu AISM-ME se jedná nvě přidaný prvek stejně, jak kdyby před tím tat aktivita v mdelu vůbec nebyla. Napak přejmenvání, změna veliksti či plhy (a tudíž případně i čísla) určitéh prvku není na závadu data budu přest správně imprtvána. Na šablnu F2.TE.02 Hdnty ukazatelů mdelu navazuje šablna F2.TE.04 Hdnty nákladvých ukazatelů prcesů agendy, která vybere pr další zpracvání puze relevantní data a dále šablna F2.TE.11 Náklady prcesů agendy přístupem zdla, která služí k sestavení celkvéh přehledu nákladech agendy. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 62/229

63 Autmatická knslidace dat Zvláštním případem knslidace dat je tzv. simulace a autmatické dvzení pdprvané v AISM-ME. Časvá a nákladvá simulace Časvá a náladvá simulace služí k simulvanému výpčtu: Pracnsti prvádění prcesu: Zvlášť pr referenta a veducíh. Zvlášť pr jedntlivé účastníky. Délky trvání prcesu. Přiřaditelných nákladů výknu prcesu. Přiřaditelných příjmů plynucích z výknu prcesu. Výpčet je zalžen na průměrných časech, přím přiřaditelných nákladech a příjmech uvedených u jedntlivých aktivit prcesu a na pravděpdbnstech výskytu aktivit v prcesu. Výstup simulace dpvídá šablně F2.TE.03 Časvá a nákladvá analýza mdelu. Simulace prvádí výstup d dkumentu prgramu MS Excel se třemi listy (viz F2.TE.03 Časvá a nákladvá analýza mdelu). První list bsahuje agregvanu statistiku za celý prces, která je vypčítána na základě pravděpdbnsti průchdu všemi jedntlivými větvemi prcesu. Jedná se tedy průměrnu hdntu ukazatelů na výkn prcesu. Druhý list bsahuje výsledky rzdělené pdle jedntlivých kncvých stavů. Tat statistika tudíž říká, jaké jsu průměrné ukazatele při různých výsledcích prvádění téhž prcesu (např. rzdíl v nákladech při kladném a při záprném vyřízení žádsti). Výsledky tét analýzy mhu naznačvat např. dpad vnějších faktrů na nákladvst prcesu. Je-li tat analýza pužita jak vstup pr stanvení nákladvéh standardu, pak může být výrazně rzdílná výše ukazatele v různých kncvých stavech indikátrem ptřeby dlišit výši úhrady za výkn prcesu/agendy v závislsti na výsledku OVM při prvádění prcesu. Pdbně pr ptimalizaci může naznačvat ptřebu změnit prcesy tak, aby byly pkud mžn méně náchylné k vyské variabilitě. Pslední list bsahuje statistiky rzdělené pdle jedntlivých větví prcesu (typů případu). Jedná se nejjemnější členění, při němž lze pzrvat rzdíl v hdntě ukazatelů v závislsti na tm, jaku cestu je dsažen kncvéh stavu. Výstup tét statistiky může dhalit místa vhdná pr ptimalizaci, pkud je např. zjištěn, že průchd jednu cestu je mnhnásbně nákladnější než průchd jakukliv jinu. Knkrétně jsu tak identifikvány takvé aktivity (či jejich pslupnsti), jejichž ptimalizace může mít největší příns ke snížení průměrné nákladvsti prcesu. Obr Schéma časvé a nákladvé simulace Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 63/229

64 Pkud je v rámci jednh mdelvanéh prcesu zapjen více OVM (v Mdulu editačním uživatelé značení jak OVM), je třeba prvést časvu a náladvu simulaci pr každý z nich zvlášť. Pkud je výstup prveden bez výběru OVM pr celý prces naráz, drážejí uvedená data suhrnné ukazatele za všechny OVM dhrmady. Výstup statistik umžňuje také nastavení pčtu pakvání prcesu a pčtu dní v rce, ve kterých je prces vyknáván, čímž jsu získána data zbrazující vyjmenvané ukazatele pr zkumané OVM za určité zadané bdbí. Autmatické dvzení Suvisející funkcinalitu Mdulu editačníh je autmatické dvzení hdnt vybraných atributů prcesu z dpvídajících atributů aktivit na základě lgických pravidel (např. pkud má alespň jedna aktivita prcesu čtecí přístup d ROS, pak má tent přístup i celý prces). Knkrétní atributy, jejichž hdnty mhu být autmaticky dvzeny, jsu v ddílu Přílha 2: Mdelvací knvence v části Pravidla pr autmatické dvzení hdnt. Zárveň lze tut funkcinalitu pužít na kntrlu knzistence ručně zadaných hdnt atributů mezi úrvněmi aktivita-prces-agenda Ověření dat prcesníh mdelu na vybraných participujících OVM Ověření dat (evidence a vyhdncení) prcesníh mdelu úzce suvisí s výběrem OVM. Cílem evidence a vyhdncení je věření infrmací (dat) prcesu. Evidencí se rzumí infrmace případech (realizacích prcesu) za určité časvé bdbí. Předmětem evidence jsu následující infrmace (data): Pracnst (časvá nárčnst případu). Četnst (pčet případů). Přím přiřaditelné náklady/příjmy. Kvalita, např. délka trvání. Metdika PMA předpkládá citlivst výběru OVM zejména ve vztahu k pracnsti, ale pstup sběru dat na vybraných participujících OVM analgicky platí i pr další druhy dat (délka trvání, kvalita apd.). Pr zde uvedené příklady se pužívá pracnst, kteru je mžné analgicky zaměnit za libvlná jiná data, která jsu předmětem evidence. Infrmace (data) případech mhu být vztaženy k různé úrvni prcesu (prces/výstup/typ případu), pr které se dále pužívá pjem zkumaná jedntka. Výchzí zkumanu jedntku je prces, k nižším zkumaným jedntkám se přistupuje iterativně, na základě výběru ukazatele a psuzení dat. Před vlastním věřením dat prcesníh mdelu je ptřeba identifikvat prcesy, pr které je sběr dat relevantní. Relevantnst prcesu pr další evidenci se psuzuje dle dvu parametrů prcesu - četnsti a nákladvsti. Typicky se u každé agendy vyskytují prcesy s vysku četnstí a prcesy s nízku četnstí, které prbíhají v řádu jedntek za rk. Nákladvst je četnstí vlivněna, ale nejsu vylučeny ani výjimky (prcesy s malu četnstí mhu mít přest významný pdíl nákladů výknu agendy). Důležité je ba parametry uvažvat nejen za sledvané bdbí (např. lňský rk), ale zvážit a zhlednit také pužitelnst těcht získaných dat. Například, zdali nízká četnst vybranéh prcesu za sledvané bdbí nebyla výjimku a v dalších letech se čekávají výrazné výkyvy apd. Celkvý pstup věření dat je rzdělen d tří p sbě jducích částí: Příprava na sběr dat. Evidence a vyhdncení na malé mnžině OVM. Evidence a vyhdncení na velké mnžině OVM. Příprava na sběr dat se věnuje výběru ukazatelů, které vlivňují rzdíly v pracnsti prcesů. Na základě těcht ukazatelů se v následujících krcích vybírají participující OVM, nejprve pr věření předpkladů s rzdílnými ukazateli, pzději pr srvnání s pdbnými hdntami ukazatelů. Zárveň jsu psuzeny prcesy a určena zkumaná jedntka evidence (prces / typ výstupu / typ případu), která má v následujících krcích vliv na dhad pčtu případů evidence. Evidence a vyhdncení na malé mnžině OVM zahrnuje výběr maléh pčtu OVM (minimálně 2 až 3), prvedení expertních dhadů pracnsti prcesů na těcht OVM a dhadu ptřebnéh pčtu případů k evidenci, vlastní evidenci a její vyhdncení. Cílem evidence na malé mnžině je věřit správnst Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 64/229

65 vybraných klíčvých ukazatelů. V rámci vyhdncení evidence na malé mnžině djde k dhadu ptřebnéh pčtu případů evidence na velké mnžině ta již srvnává větší pčet OVM. Evidence a vyhdncení na velké mnžině OVM zahrnuje určení pčtu a výběr participujících OVM, vlastní prvedení evidence a vyhdncení. Participující OVM se rzdělí d skupin pdle sledvaných ukazatelů, jejichž relevantnst byla ptvrzena na základě vyhdncení evidence na malé mnžině OVM. Výsledkem je zjištění, zda se průměrné pracnsti za jedntlivé skupiny OVM liší. Následující brázek shrnuje jedntlivé části a dílčí aktivity v rámci věření dat prcesníh mdelu na vybraných participujících OVM. Aktivity Sběr dat - Evidence sledvaných prcesů (malý vzrek OVM) a Sběr dat - Evidence sledvaných prcesů (velký vzrek OVM) se týkají vlastníh sběru dat - pstup je bdbný jak pr evidenci na malém vzrku OVM, tak pr evidenci na velké mnžině OVM. Pstup sběru dat je z tht důvdu suhrnně samstatně ppsán v kapitle Sběr dat. Aktivity Příprava pr sběr dat Prcesní ppis agendy Výběr ukazatelů vlivňujících rzdíly v pracnsti prcesů mezi jedntlivými OVM Evidence a vyhdncení na malé mnžině OVM Výběr maléh vzrku OVM na základě zvlenéh ukazatele Prvedení expertních dhadů a plánvání evidence Sběr dat - Evidence sledvaných prcesů (malý vzrek OVM) Vyhdncení evidence a rzdílů mezi OVM Evidence a vyhdncení na velké mnžině OVM Určení pčtu OVM pr ddatečnu evidenci na základě výpčtů z prvtní evidence Výběr OVM a plánvání druhtné evidence Sběr dat - Evidence sledvaných prcesů (velký vzrek OVM) Vyhdncení druhtné evidence a knečné vyhdncení sledvané jedntky napříč OVM Příprava na sběr dat Obr Aktivity věření dat prcesníh mdelu a výběr OVM Před samtným sběrem dat djde k výběru ukazatelů, které vlivňují rzdíly v pracnsti (neb jiných evidvaných datech) prcesů. Na základě těcht ukazatelů se v následujících krcích vybírají participující OVM, nejprve pr věření předpkladů s rzdílnými ukazateli, pzději pr srvnání s pdbnými hdntami ukazatelů. Zárveň jsu psuzeny prcesy a určena zkumaná jedntka evidence (prces / typ výstupu / typ případu), která má v následujících krcích vliv na dhad pčtu případů evidence Prcesní ppis agendy Pstup vytvření prcesníh ppisu je ppsán v rámci Fáze 2: Sestavení AS-IS mdelu Výběr ukazatelů vlivňující rzdíly v pracnsti prcesů mezi jedntlivými OVM Pr výběr ukazatelů prcesu se pužijí infrmace získané d Gestra agendy, jeh zkušensti s danu agendu, dstupné statistické údaje a další relevantní infrmace. Mezi hlavní determinanty patří četnst prcesu, slžitst prcesu a případně další specifické vlastnsti. Četnst prcesu může být vlivněná ukazateli, jak například: Pčet byvatel. Dynamika změny pčtu byvatel. Pčet narzení/úmrtí. Rzlha zemědělské půdy atd. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 65/229

66 Slžitst prcesu může být vlivněná ukazateli, jak například: Pčet cizinců v spádvé půsbnsti OVM. Jinými zjistitelnými a měřitelnými ukazateli. Ukazatele jsu identifikvány pr jedntlivé prcesy agendy. V případě, že jsu ukazatele shdné pr všechny prcesy agendy, je mžné přistupvat k agendě jak celku. V pačném případě je ptřeba prcesy agendy rzdělit d více skupin. Příklad - Výběr ukazatelů vlivňujících rzdíly v pracnsti prcesů Agenda Axxx má 5 prcesů. Pr každý prces identifikujeme klíčvé ukazatele determinantů pracnsti (tj. ukazatele četnsti a slžitsti). Předpkládaný vliv na četnst prcesů č. 1, 2 a 3 je pčet byvatel a na četnst prcesů č. 4 a 5 je pčet narzení. Na slžitst všech prcesů má vliv pčet cizinců ve spádvé blasti. Prces Vliv na četnst Vliv na slžitst Prces 1 Pčet byvatel Pčet cizinců ve spádvé blasti Prces 2 Pčet byvatel Pčet cizinců ve spádvé blasti Prces 3 Pčet byvatel Pčet cizinců ve spádvé blasti Prces 4 Pčet narzení Pčet cizinců ve spádvé blasti Prces 5 Pčet narzení Pčet cizinců ve spádvé blasti Na základě hdncení vlivů na četnst a slžitst prcesů jsu identifikvány 3 klíčvé ukazatele (pčet narzení, pčet byvatel a pčet cizinců ve spádvé blasti). Prcesy je ptřeba rzdělit d dvu skupin, kde X značuje, že daný ukazatel je klíčvý pr danu skupinu prcesů: Determinant: Četnst Determinant: Slžitst Skupina Prcesy Ukazatel: Pčet byvatel Ukazatel: Pčet narzení Ukazatel: Pčet cizinců Skupina 1 Prces 1, Prces 2, prces 3 X X Skupina 2 Prces 4, Prces 5 X X Evidence a vyhdncení na malé mnžině OVM Evidence na malé mnžině OVM zahrnuje výběr maléh pčtu OVM (minimálně 2 až 3), prvedení expertních dhadů pracnsti prcesů na těcht OVM a dhadu ptřebnéh pčtu evidencí, vlastní evidence a vyhdncení. Cílem evidence na malé mnžině je věřit správnst vybraných klíčvých ukazatelů. V rámci vyhdncení evidence na malé mnžině OVM djde k dhadu ptřebnéh pčtu případů pr evidenci na velké mnžině OVM Výběr maléh vzrku OVM na základě zvlenéh ukazatele Vstupem d tét aktivity jsu identifikvané klíčvé ukazatele, vlivňující rzdíly v pracnsti. Tyt jsu získány v rámci aktivity Výběr ukazatelů vlivňující rzdíly v pracnsti prcesů mezi jedntlivými OVM. Z každéh typu OVM se zvlí tři úřady s dlišnu hdntu vybranéh ukazatele (např. pkud klíčvý ukazatel pr determinant četnsti prcesu je pčet byvatel, vybere se malá, středně velká a velká bec danéh typu pdle pčtu byvatel; pkud slžitst prcesu je vlivněna pčtem cizinců v spádvé půsbnsti OVM, vybere se bec s velkým, středně velkým a s malým pčtem cizinců apd.). OVM jsu vybrány na základě rzlžení hdnt ukazatele, celkvě alespň dvě z klí kvantilu 25%, 75% a 50% (klí mediánu). Maximální tlerance při výběru OVM je 5%. Může nastat situace, že se nepvede nalézt takvé OVM, které by vyhvval všem ukazatelům v tmt případě je ptřeba vybrat větší pčet OVM tak, aby byly všechny ukazatele pkryty. Předpkladem pr výběr OVM je vytvření skupin prcesů se stejnými klíčvými ukazateli (sučást aktivity Výběr ukazatelů vlivňující rzdíly v pracnsti prcesů mezi jedntlivými OVM). Výběr OVM pr každu skupinu prcesů lze shrnut d následujících tří krků: Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 66/229

67 1) Pr každý ukazatel se seřadí všechny OVM, kterých se ukazatel týká. 2) Ze seřazených OVM se vyberu ty, které jsu s maximální danu tlerancí z klí kvantilu 25%, 50% a 75% a zbrazí se d tabulky. 3) Z vytvřené tabulky se vyberu knkrétní OVM. Snahu je vybrat OVM, které ve zvlené tleranci (maximálně 5%) pkrývají více ukazatelů. V případě dvu ukazatelů je tabulka jednduchá a mhu pstačvat tři OVM, maximálně je však ptřeba šest OVM. V případě tří ukazatelů se zvyšuje i pčet ptřebných OVM. Příklad - Výběr maléh vzrku OVM U vzrvé agendy Axxx jsu identifikvány dvě skupiny prcesů a tři klíčvé ukazatele pčet byvatel, pčet narzení a pčet cizinců. K běma skupinám prcesů je ptřeba přistupvat zvlášť. Následuje příklad hdncení a seřazení OVM pr Ukazatel 1 pčet byvatel. Tent příklad uvažuje pr evidenci na malém vzrku OVM jen dvě OVM - malé a velké. Pr evidenci na třech OVM (malé, střední i velké) je pstup bdbný. Tut tabulku je ptřeba sestavit pr všechny klíčvé ukazatele. Ukazatel 1 - pčet byvatel bec kvantil Obec 1 55 Obec 2 60 Obec 3 25 Obec 4 30 Obec 5 75 Obec 6 90 Obec Obec 98 5 Obec Obec Ve druhém krku ze seřazených OVM vyfiltrujeme ty, které jsu s tlerancí 5% z klí kvantilu 25% a 75% (získaná tabulka je bdbná jak tabulka ze třetíh krku, bez zvýrazněných vybraných OVM). Ve třetím krku ze získané tabulky vybereme OVM tak, abychm ptřebvali c nejmenší pčet OVM. Tedy se snažíme najít OVM, která splňují více ukazatelů. Výsledně jsu vybrány bce č. 1, 7, 15 a 23, nicméně mžnstí výběru může být i více. Ukazatel 1 - pčet byvatel Ukazatel 2 - pčet narzení Ukazatel 3 - pčet cizinců Obec Obec 5 75 Obec Obec Obec Obec Obec Obec Obec Obec Obec Obec Obec Obec Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 67/229

68 Prvedení expertních dhadů a plánvání evidence Na vybraných OVM djde k věření prcesníh ppisu a prvedení expertních dhadů, zahrnujících délku trvání, pracnst, četnst a další data jedntlivých zkumaných jedntek. Psuzení dat U každéh prcesu je na základě expertníh dhadu a vybraných determinantů vlivňujících rzdíly v pracnsti (neb jiných evidvaných datech) určena zkumaná jedntka evidence (prces / výstup / typ případu). Zkumaná jedntka tedy může být: Prces pkud není identifikvána ptřeba rzdělit prces na výstup neb typ případu. Výstup pkud mezi jedntlivými výstupy je výrazný rzdíl ve slžitsti neb pracnsti, je mžné nahlížet na zkumanu jedntku jak výstup (typicky se nerzlišují případy, kdy prces sknčí kvůli neúplné žádsti apd.). Typ případu pkud výstup je shdný, ale může být dlišný pstup k jeh dsažení, neb pkud zejména díky slžitsti případu jsu výrazně dlišné pracnsti některých aktivit prcesu. Data prcesu se rzdělí na data, která je mžné získat (případně již byla získána) z existujících evidencí a na data, která je ptřeba získat expertním dhadem. Předpkládá se využití existujících evidencí k datům četnsti prcesů. Může nastat situace, že pr některé prcesy nelze evidenci realizvat, prtže jejich četnst je nulvá, neb nedstatečná ke statistickému hdncení. Pr zkumané jedntky je ptřeba získat následující data: Výsledek časvé a nákladvé analýzy: Průměrná pracnst prcesu. Maximální průměrná pracnst (průměrná pracnst pr nejdéle trvající výstup). Pravděpdbnst výstupu s maximální průměrnu pracnstí. Minimální průměrná pracnst (průměrná pracnst pr nejméně trvající výstup). Pravděpdbnst výstupu s minimální průměrnu pracnstí. Četnst prcesu (za rk). Přím přiřaditelné náklady a příjmy. Psuzení externích vlivů. Psuzení interních vlivů. Tat ptřebná data můžeme rzdělit dle způsbu získání: Expertním dhadem (časvá analýza na základě expertníh dhadu pracnsti aktivit a jejich pměrnéh výskytu). Evidencí. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 68/229

69 Příklad - Psuzení dat Prces: Prces 1. U prcesu byly identifikvány dva výstupy: 1) žádst vyřízena, a 2) žádst (např. kvůli neúplnsti) nevyřízena. Výsledek nákladvé analýzy: Průměrná pracnst prcesu: 20,5 min. Maximální průměrná pracnst výstup 1: Žádst vyřízena: 20,5 min. Pravděpdbnst výstupu 1: 99,99 %. Minimální průměrná pracnst výstup 2: Žádst nevyřízena: 10 min. Pravděpdbnst výstupu 2: 0,01 %. Četnst prcesu: 240 rčně. Psuzení externích vlivů: pravděpdbnst výstupu 1 a 2 není závislá na externích vlivech. Psuzení interních vlivů: pravděpdbnst výstupu 1 a 2 není závislá na interních vlivech. Rzdělení dat dle způsbu získání: Pracnst: Expertní dhad (časvá analýza na základě expertníh dhadu pracnsti aktivit a jejich pměrnéh výskytu). Četnst: Evidence. Definice zkumané jedntky: Prces. Výběr prcesů P prvedení expertních dhadů je mžné učinit rzhdnutí, pr které prcesy je sběr dat relevantní, cž záleží na dvu parametrech prcesu, a t četnsti a nákladvsti. Nákladvst prcesu můžeme definvat jak celkvu nákladvst všech pakvání danéh prcesu za stanvené časvé bdbí (typicky předcházející kalendářní rk). Cílem je vybrat prcesy takvé, aby jejich celkvá nákladvst pkrývala přibližně 80% nákladů na výkn dané agendy. Typicky méně četné prcesy jsu prcesy méně nákladné, ale mhu nastat i výjimky. Výsledný výběr prcesů nastane až p výběru maléh vzrku OVM pr evidenci na malé mnžině. Nejdříve se zjistí četnst a pracnst prcesů na vybraných úřadech a následně se bude pstupvat pdle přístupu shra, tedy celkvé náklady vybraných OVM se rzalkují na jedntlivé prcesy. Alkace prběhne na základě pdílu celkvé pracnsti (četnst * dhadvaná pracnst) prcesů agendy na celkvé pracnsti všech prcesů na OVM, pdle Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem shra. Četnst prcesu je zásadní pr statistické hdncení a psuzení významnsti získaných průměrných dat. Prcesy s nízku četnstí případů není vhdné evidvat, a t ze dvu důvdů: U prcesů s nízku četnstí je zpravidla přesnější expertní dhad pracnsti prcesu, prtže dtazvaný pracvník dkáže zhlednit delší časvé bdbí, než za jaké je mžné realizvat evidenci. Pr statistické prvnání získaných hdnt je ptřebná určitá minimální četnst ve sledvaném bdbí. Evidence je tedy většinu nerelevantní pr prcesy vyknávané v jedntkách za rk. Při dhadu pčtu ptřebných případů k evidenci vylučíme prcesy, pr které by pr dsažení stanvené výběrvé chyby byl ptřebný takvý pčet případů, který převyšuje četnst prcesu za maximální časvé bdbí stanvené pr sběr dat. Odhad ptřebnéh pčtu evidencí D rámce plánvání evidence dále spadá dhad ptřebnéh pčtu evidencí a stanvení maximální výběrvé chyby. Odhadvaný pčet případů závisí na stanvené pžadvané výběrvé chybě a na hdntě keficientu rzpětí hdnt. K dhadu pčtu případů se pužije výpčetní makr v Excelu. Odhad se skládá z následujících tří krků: Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 69/229

70 1) Určení keficientu rzpětí: X MAX - dhad nejdelší pracnsti zkumané jedntky. X MIN - dhad nejmenší pracnsti zkumané jedntky. 2) Odhad ptřebnéh pčtu případů na základě získanéh keficientu: Výpčet dhadu ptřebnéh pčtu případů (generván makrem). Pr výpčet jsu ptřeba hdnty: Zkumané jedntky a jejich prcentuální zastupení (typicky z nákladvé analýzy). Průměrná časvá nárčnst pr každu zkumanu jedntku (typicky z nákladvé analýzy). Očekávaný keficient rzpětí pr každu zkumanu jedntku (dpčten na základě nákladvé analýzy). Pžadvaná (maximální) výběrvá chyba. 3) Psuzení vypčítanéh pčtu evidencí: pkud by byl nutné měřit příliš dluh (vypčítaný ptřebný pčet evidencí je příliš vyský), je mžné pkusit se snížit tent pčet (snížit keficient rzpětí) rzdělením zkumané jedntky na více menších částí (prces na výstupy, apd.). Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 70/229

71 Příklad Výběr prcesů a prvedení expertních dhadů Expertní dhady je ptřeba prvést pr každu zkumanu jedntku agendy. Nejprve pr jedntlivé prcesy získáme expertní dhady zkumaných dat (typicky pracnst) a rční četnst. Na základě těcht údajů prvedeme výběr prcesů, které jsu relevantní z hlediska nákladů tak, aby nákladvst vybraných prcesů tvřila alespň 80% z celkvých nákladů. Pr vybraný případ pěti prcesů jsu z hlediska nákladů relevantní prcesy č. 2, 1, a 3, které tvří přes 80 % nákladů, jak ukazuje graf kumulativních nákladů na prcesy níže. % Prces č. 2 č. 2, 1 č. 2, 1, 3 č. 2, 1, 3, 5 č. 2, 1, 3, 5, 4 Příklad ukážeme na Prcesu č. 1, u kteréh jsu identifikvány dva výstupy (případ kdy je žádst vyřízena a případ kdy žádst např. kvůli neúplnsti není vyřízena). Pr výpčet se pužije makr v Excelu. Ptřebnými vstupy jsu: jedntlivé výstupy, pravděpdbnst výstupů, čekávaný keficient rzpětí jedntlivých výstupů a pžadvaná výběrvá chyba. Pr Prces 1, který má dva výstupy, platí následující: Výstup 1 nastane s pravděpdbnstí 99,99 % s průměrnu časvu nárčnstí 20,5 minuty. Jeh keficient rzpětí určíme na základě relevantních typů případu, přičemž bereme d úvahy nejdelší a nejkratší typy případu, které nastávají s alespň 10% pravděpdbnstí. Obdbně, pkud bychm určvali keficient rzpětí na úrvni prcesu, brali bychm v úvahu nejkratší a nejdelší výstup. Pkud by byl zkumanu jedntku typ případu, museli bychm jeh keficient rzpětí zjistit na základě expertníh dhadu. V tmt případě nejkratší relevantní typ případu trvá pdle výpčtu pmcí nákladvé a časvé simulace 19,5 min a nejdelší 21,5 minuty. Očekávaný keficient rzpětí je tudíž 10 %. Výstup 2 nastane s pravděpdbnstí 0,01 % s průměrnu časvu nárčnstí 10 minut, přičemž jeh čekávaný keficient rzpětí je také 10 %. Makr vygeneruje na základě zadaných atributů náhdné hdnty simulující mžné zjištěné výsledky evidence a vybere takvý jejich pčet, který dstačuje k dsažení pžadvané výběrvé chyby. Prtže se jedná náhdné hdnty (s rvnměrným rzdělením pravděpdbnsti) může djít v některých případech i k situaci na brázku, kdy vypčítaný průměr pracnsti vygenervanéh vzrku je vyšší, než zadaný průměr bu výstupů. A) Varianta s pžadvanu výběrvu chybu 20 % vede na dhadvaný ptřebný pčet evidencí (měření) cca 50. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 71/229

72 B) Varianta s pžadvanu výběrvu chybu 10 % vede na dhadvaný ptřebný pčet evidencí (měření) cca 70. Na základě získaných dhadů a pžadvané výběrvé chyby se rzhdne ptřebný pčet evidencí (měření). Pkud v tmt případě chceme dsáhnut maximální výběrvu chybu 10%, budeme dhadem muset prvést 69 evidencí. Ptřebný pčet evidencí prvnáme s expertním dhadem četnsti prcesu a určíme, zda je mžné výslednéh pčtu měření dsáhnut Sběr dat - Evidence sledvaných prcesů (malý vzrek OVM) Viz kapitla Sběr dat Vyhdncení evidence a rzdílů mezi OVM P uknčení evidence na malé mnžině OVM je ze subru předem určenéh pčtu naměřených hdnt vypčten průměr pracnsti, případně další hdnty ppisující vlastnsti chvání zkumané jedntky. Ověří se tím, že zvlený klíčvý ukazatel (například pčet byvatel) je pdstatný pr pracnst. Navíc je mžné určit pžadvaný pčet evidencí pr následnu evidenci. Výsledek Vzrec Veličiny Ppis Subr naměřených hdnt Průměrná hdnta pracnsti n n - subr naměřených hdnt { X.. } 1 X n - subr naměřených hdnt - i-tá naměřená hdnta Rzptyl ( ) - subr naměřených Směrdatná dchylka z hdnt - průměrná hdnta časvé řady - i-tá naměřená hdnta z Průměrná hdnta pracnsti vyjadřuje průměrné pracnsti naměřené na jedntlivých OVM. Rzptyl charakterizuje variabilitu rzdělení pracnsti klem její střední hdnty. rzptyl Směrdatná dchylka představuje ukazatel variability pracnsti v abslutním pdání. Směrdatná dchylka je rvna dmcnině z rzptylu. Chyba hdnty střední - směrdatná dchylka - subr naměřených hdnt Chyba střední hdnty je směrdatná dchylka naměřenéh průměru d průměru celé ppulace (tj. hyptetickéh průměru všech OVM). t-statistika - průměrná hdnta pracnsti - chyba střední hdnty Pkud je hdnta vyšší než 1,96, naměřený průměr je statisticky významný na hladině splehlivsti 95%, tj. je výrazně dlišný d nuly. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 72/229

73 PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Výsledek Vzrec Veličiny Ppis Dvuvýběrvý t- test s nervnstí rzptylů 11, kde - průměrná hdnta pracnsti - směrdatná dchylka za bě řady pracnstí Pkud vyjde dvuvýběrvý t-test s nervnstí rzptylů nižší než 0,05, znamená t, že s pravděpdbnstí 95% se zkumané průměry významně liší. Kdyby tat hdnta byla nižší než 0,01 pravděpdbnst by se zvýšila na 99%. Interval splehlivsti (95%) ( ) - chyba střední hdnty - průměrná hdnta pracnsti Standardizvané směrdatné dchylky pkrývající 95% plchy pravděpdbnstníh rzdělení. Interval splehlivsti říká, že s pravděpdbnstí 95% leží skutečný průměr pracnsti (tj. hyptetický průměr za všechny OVM / všechny OVM ve skupině) mezi hdntami intervalu. Variační keficient - směrdatná dchylka - průměrná hdnta pracnsti Variační keficient standardizuje směrdatnu dchylku (tj. směrdatné dchylky pzrvání s dlišnými průměry). Je určen k prvnání variability pracnsti mezi jedntlivými úřady neb skupinami úřadů. P n měření pracnsti se ze získaných údajů za jedntlivá OVM vypčítají: Průměr pracnsti. Statistická významnst průměru (pmcí t-testu). Směrdatná dchylka. Interval splehlivsti v abslutním vyjádření (tj. minutách) říká, že s pravděpdbnstí 95% leží průměr mezi hdntami intervalu čím menší hdnta, tím je naměřený průměr přesnější. Interval splehlivsti v relativním vyjádření (tj. v prcentech). Statistická dlišnst naměřených průměrů pracnsti: Pkud se průměry pracnsti prcesu výrazně liší, je pravděpdbné, že vybraný ukazatel významně vlivňuje úrveň pracnsti. Pkud se průměry nebudu výrazně lišit, je třeba rzhdnut, zda: a) Ukazatel byl vybrán správně, ale výkn prcesu je stabilní napříč OVM bez hledu na vnější pdmínky. b) Ukazatel byl vybrán špatně. V tmt případě je ptřeba určit jiný ukazatel a v suladu s ním i jiné OVM k pakvané evidenci. Údaje získané při evidenci na půvdním vzrku jsu však platná a mhu být dále pužita. Stejné hdnty se vypčítají i za ba dva (či více) OVM dhrmady. Gestr agendy / mdelvací tým následně zvlí, jak přesný průměr je ptřebné dcílit, a t za pmci určení cílvé dchylky (např. zvlením 10% cílvé dchylky se skutečný průměr za všechny OVM nachází v intervalu naměřenéh průměru 10% s pravděpdbnstí 95%). Tím se vypčte nutný pčet pzrvání. 11 Dvuvýběrvý t-test se pužívá pr test nervnstí rzptylů pr dvě srvnávané skupiny OVM. V případě většíh pčtu OVM se pužije pstup pdle Vyhdncení evidence na velké mnžině OVM a knečné vyhdncení sledvané jedntky napříč OVM. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 73/229

74 V případě, že úkn je vyknáván s malu četnstí, se může stát, že pžadvaný pčet evidencí není vůbec mžné prvést a výběrvá chyba je velká. Pkud je pčet pakvání v řádu jedntek, je ptřeba přihlédnut k expertnímu dhadu. Příklad - Vyhdncení evidence a rzdílů mezi OVM Příklad je pět pr zjedndušení představen pr dvě OVM malé a velké OVM. Pr vyhdncení rzdílů mezi třemi OVM (malé, střední, velké) se pužije pstup ppsaný v Vyhdncení evidence na velké mnžině OVM a knečné vyhdncení sledvané jedntky napříč OVM. Malá bec Velká bec Celkem n Průměr 46,31 32,55 39,43 Směrdatná dchylka 29,68 31,81 31,38 Variační keficient 0,64 0,98 0,80 Chyba střední hdnty 4,20 4,50 3,14 t-test 11,03 7,24 12,57 Dvuvýběrvý t-test 0, Hladina splehlivsti (95%) 8,23 8,82 6,15 Interval splehlivsti - Hdnty budu s 95% pravděpdbnstí v intervalu: Od 38,08 23,73 33,28 D 54,54 41,36 45,58 Prcentuální vyjádření intervalu splehlivsti Od -17,77% -27,09% -15,60% D 17,77% 27,09% 15,60% Cílvá dchylka 5,00% 5,00% 5,00% Cílvá dchylka v abslutním vyjádření 2,32 1,63 1,97 Ptřebný pčet evidencí 631, ,65 973,2715 Tat tabulka ukazuje hyptetický příklad vypčtených hdnt za malé a velké OVM. Pčet pzrvání je pr ba dva úřady 50. Hdnty průměrů zkumanéh prcesu se liší přibližně 14 minut. Variační keficient dkazuje, že pracnst prcesu je více variabilní u Velké bce (0,98 prti 0,64), nebli pzrvaná dba pracnsti prcesu se ve Velké bci d průměru vychyluje více, než u Malé bce. Hdnta t-testu vyšší než 1,96 ukazuje, že vypčtené průměry jsu na 95% statisticky významné (tj. významně se liší d 0). Dvuvýběrvý t-test dkazuje, že průměry Malé a Velké bce jsu s pravděpdbnstí 95% významně dlišné (tj. hdnta je nižší, než 0,05). Lze tak splehlivě knstatvat, že daný prces trvá ve Velké bci kratší dbu, než v Malé bci. Interval splehlivsti říká, že průměr všech malých bcí (tzv. skutečný průměr) leží s 95% pravděpdbnstí v intervalu 38,08 a 54,54 minuty (vypčten jak průměr +/- hladina splehlivsti (95%) a průměr pracnsti za všechny velké bce leží mezi 23,73 a 41,36 minutami. Velká bec má tak sice nižší průměr, ale příslušný interval splehlivsti má větší rzpětí (v suladu s vyšším variačním keficientem). Prcentuální vyjádření intervalu splehlivsti ukazuje t stejné, všem v relativním vyjádření vzdálensti hranice intervalu d naměřenéh průměru. Cílvá dchylka je zadávaná hdnta zadává se pžadvaný interval splehlivsti v relativním vyjádření (%). T znamená, že se vyžaduje, aby naměřený průměr byl natlik přesný, že ten skutečný (tj. za všechny OVM) se d th naměřenéh bude lišit maximálně 5%. K dsažení ptřebné přesnsti za ba dva úřady dhrmady je tedy třeba prvést 974 evidencí. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 74/229

75 Evidence a vyhdncení na velké mnžině OVM Evidence na velké mnžině OVM zahrnuje určení pčtu a výběr participujících OVM, vlastní prvedení evidence a vyhdncení. Participující OVM se rzdělí d skupin pdle sledvanéh ukazatele, a t v suladu s ukazateli vybranými v aktivitě Výběr ukazatelů vlivňující rzdíly v pracnsti prcesů mezi jedntlivými OVM, jejichž relevantnst byla ptvrzena na základě vyhdncení evidence na malé mnžině OVM (aktivita Sběr dat - Evidence sledvaných prcesů (malý vzrek OVM)). Výsledkem je zjištění, zda se průměrné pracnsti za jedntlivé skupiny OVM liší Určení pčtu OVM pr ddatečnu evidenci na základě výpčtů z evidence na malé mnžině OVM Určení pčtu OVM pr ddatečnu evidenci vychází z pzrvané pracnsti za jedntlivé prcesy. Vybere se klíčvý prces, který nemá velmi malé mnžství pakvání, a který: a) Je kritický z hlediska pčtu pzrvání (nízký pčet pzrvání) a variability pracnsti. b) Je důležitý a vyniká nestabilitu (vyská hdnta variačníh keficientu). Pdle pstupu ppsaném v pdkapitle Prvedení expertních dhadů a plánvání evidence se zvlí cílvá dchylka (např. 10%) a vypčte se pčet pzrvání ptřebných k dsažení zvlené dchylky u klíčvéh prcesu. Způsb výpčtu čísla určujícíh pčet pzrvání pr evidenci na velké mnžině OVM je dvzen z průměru a směrdatné dchylky naměřených evidencí na malé mnžině OVM. Pr určení pčtu OVM k evidenci na velké mnžině OVM je nejdříve nutné definvat libvlný pčet skupin pdle rzlžení zvlenéh ukazatele (např. velikst OVM). Pr dvě skupiny je hranice v mediánu ukazatele, v případě tří skupin v kvantilech 33% a 66%. Pžadvaný pčet pzrvání v jedntlivých skupinách by měl být stejný. Následně je mžné určit pžadvaný pčet OVM v každé skupině. Pžadvaný pčet pzrvání prcesu ve skupině pr evidenci na velké mnžině OVM se vydělí pčtem pzrvání z příslušnéh OVM z evidence na malé mnžině OVM (např. pžadvaný pčet pzrvání ve skupině velké OVM se vydělí pčtem pzrvání prcesu ve velké bci). T platí za předpkladu, že evidence na velké mnžině OVM prbíhá stejně dluh, jak ta na malé mnžině OVM. V případě dlišnéh časvéh bdbí by tat skutečnst měla být zhledněna ve výpčtu. Příklad - Určení pčtu OVM pr ddatečnu evidenci Z předchzíh příkladu je zřejmé, že prvnáváme OVM s velkým a malým pčtem byvatel. Byl vypčten, že bude třeba 974 evidencí pr dsažení pžadvané dchylky. Pkud byl uvedených 50 evidencí získán např. za bdbí 3 měsíců a víme, že pr následné evidence bude vyhrazen stejně dluhý časvý úsek, pčet OVM pr následné evidence by měl být 974 / 50 = cca 20, tj. 10 pr každu skupinu. Kdyby byl k dispzici 50 evidencí za Malu bec a 100 evidencí za Velku bec, pžadvaný pčet OVM pr skupinu Malé OVM by dsahval 487/50 = cca. 10 OVM a pr skupinu Velké OVM by dsahval 487/100 = cca. 5 OVM (487 vypčten jak 974/2) Výběr OVM a plánvání evidence na velké mnžině OVM Ze seznamu OVM se získanými údaji vybraných ukazatelů djde k rzřazení d skupin (specifikvané v předchzím krku). Uvnitř těcht skupin se náhdně vyberu knkrétní OVM, na kterých prběhne evidence. Příklad Výběr OVM a plánvání evidence na velké mnžině OVM Za klíčvý ukazatel byl zvlen pčet byvatel na daném OVM. Prt se v evidenci na malé mnžině OVM zkumala pracnst na Malém a Velkém OVM. Rzřadíme prt všechny OVM na dvě skupiny pdle pčtu byvatel s dělícím bdem v mediánu. Z každé skupiny náhdně vybereme 10 úřadů pr evidenci na velké mnžině OVM Sběr dat - Evidence sledvaných prcesů (velký vzrek OVM) Viz kapitla Sběr dat. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 75/229

76 Vyhdncení evidence na velké mnžině OVM a knečné vyhdncení sledvané jedntky napříč OVM Pr jedntlivé skupiny OVM i za celek jsu pdle pstupu z Evidence a vyhdncení dat prcesníh mdelu získány jedntlivé ukazatele. Puze pr úplnst ddáváme, že níže ppsané statistické přístupy a příklady jsu zalženy na následujících statistických předpkladech, které je nutné ddržet, pkud má být pužita ppsaná metda: Jedntlivé nezávislé prměnné by neměly být navzájem významně krelvány. Hdnty jedntlivých prměnných by měly mít nrmální rzdělení - jedinu výjimku jsu prměnné, které se rzřazují d skupin (např. malé, střední, velké OVM). Mezi závislu a nezávislu prměnnu by měl být lineární vztah. Jedntlivé pdmínky je třeba testvat p prvedení sběru dat před jejich finálním vyhdncením. Pkud není ddržena pdmínka nekrelvansti (becně se za vysku hranici pvažuje keficient krelace v abslutní hdntě větší než 0,5), je třeba buď tut nezávislu prměnnu vypustit, neb pužít jinu frmu regrese. Pkud by některá prměnná neměla nrmální rzdělení, byl by třeba přikrčit k její transfrmaci neb jí vypustit. Stejně by byl třeba pstupvat v případě nelinearity některé prměnné, která by mhla při pužití ppsané metdy vést k dhadu větších keficientů, než by dpvídal realitě. V dalším pstupu se za jedntlivé skupiny i za všechny OVM dhrmady vypčítá: Průměr pracnsti. Statistická významnst průměru (pmcí t-testu). Směrdatná dchylka. Interval splehlivsti v abslutním vyjádření (tj. minutách) říká, že s pravděpdbnstí 95% leží průměr mezi hdntami intervalu čím menší hdnta, tím je naměřený průměr přesnější, a prt i využitelnější pr následnu standardizaci. Interval splehlivsti v relativním vyjádření (tj. v prcentech). Statistická dlišnst naměřených průměrů pracnsti mezi jedntlivými kši OVM. Tímt způsbem zjistíme, zda úřady s dlišnými hdntami klíčvéh ukazatele vyknávají prcesy dlišně, a prt vykazují jinu pracnst výknu prcesu. Pr zjištění míry vlivu zkumanéh ukazatele p zhlednění statních ukazatelů je nutné přistupit ke statistické analýze. Regresní analýza navíc umžňuje dhadnut výši pracnsti při dané úrvni sledvanéh ukazatele. Následná statistická analýza a verifikace dat Následná analýza a verifikace dat má frmu: Kde: - pracnst prcesu., keficienty regrese. - prměnná za sledvaný ukazatel s hdntu 0 pr kš OVM s nízku; 1 se střední a 2 s velku hdntu sledvanéh ukazatele (alternativně se může prměnná pvažvat za spjitý typ prměnné, tzn., nebude rzřazena d skupin, ale budu pužity hdnty za každé OVM). - kntrlní prměnné. - chybvá slžka. Pr výpčet je mžné pužít makr v Excelu, neb prgram R (zdarma i pr kmerční využití). Příklad Statistická analýza a verifikace dat Evidence prběhne na 50 OVM. Získá se 50 statisticky významných průměrů pracnsti prcesu (v minutách). U každéh OVM se navíc zaznamenají klíčvé ukazatele, jak jsu: pčet byvatel (rzdělené na kategrie malé, střední a velké bce) a změna pčtu cizinců. Prměnné pak jsu: = Pracnst_min Pracnst zkumanéh prcesu v minutách. = VelikstOVM Prměnná se třemi hdntami 0 pr malé OVM; 1 pr střední OVM; 2 pr velké OVM (VelikstOVM je tzv. kategriální typ prměnné). Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 76/229

77 = ZmenaCizincu Změna pčtu cizinců za rk (v prcentuálním vyjádření). Odhadvaný mdel pak je:, Výstup z prgramu MS Excel by vypadal: Při interpretaci výsledků je nutné vycházet z údajů ve slupci Keficienty (tj. dhad). Interpretace výsledků se liší v závislsti na typu prměnné. Rzlišují se spjité prměnné (např. PcetFTE), které mhu nabývat hdnt d nuly d neknečna a kategriální prměnné (např. VelikstOVM), které jsu rzděleny d skupin. U spjitých prměnných (tj. ZmenaCizincu) hdnta keficientu říká, jak se změní pracnst zkumané jedntky (v minutách) při změně prměnné jednu jedntku (např. jednh cizince). U kategriálních prměnných (např. VelikstOVM) hdnta keficientu říká, jak (v minutách) je skupina 1 (či 2, 3 atd.) dlišná d skupiny 0. Slupec s Hdnta P s tzv. p-value hdntu ukazuje, zda-li t-value prměnné překrčila kriticku hranici 1,96 pr zamítnutí nulvé hyptézy na hladině splehlivsti 95%, kde H0 zní dhad vlivu prměnné na pracnst prcesu se výrazně neliší d nuly. Pkud je tedy Hdnta P nižší než 0,05, je mžné knstatvat, že tat prměnná je v mdelu významná s hladinu splehlivsti 95 %. Další významná hladina splehlivsti je 99%, které dpvídá p-value hdntě 0,01 a nižší (tj. mezi p-value a hladinu splehlivsti platí inverzní vztah). Další důležitý údaj je tzv. F-statistika. Pkud je její p-value nižší než 0,05 (hladina splehlivsti 95%), znamená t, že mdel je statisticky významný (tj. alespň jedna z nezávislých prměnných, např. PcetFTE, významně vlivňuje pracnst prcesu). Nastavená hdnta splehlivsti R (Adjusted R-squared) pak říká, naklik jsme schpni vysvětlit pracnst zkumané jedntky nezávislými prměnnými (v tmt případě VelikstOVM a ZmenaCizincu). Z frmálníh hlediska je přesnější interpretace jak velká část variability pracnsti je vysvětlena nezávislými prměnnými (tj. prměnnými VelikstOVM a ZmenaCizincu). Hdnta p-value Hladina splehlivsti F-statistika Hdnta Pr(> t ) Nižší než 0,05 95% Mdel je statisticky významný Hdnta Pr(> t ) Nižší než 0,01 99% Výstup uvedenéh příkladu lze tedy interpretvat takt: Pkud by sledvané prměnné dsahvaly nulvých hdnt, pracnst by byla 30,76 minuty (Hranice). Za neměnných pdmínek by středně velké bce (VelikstOVM_1) vyknávala prces 9,9 minuty rychleji, než u bce malé. Pdbně, pkud je bec velká (VelikstOVM_2), za neměnných pdmínek je pracnst 18,60 minuty nižší, než u malých bcí. Změna cizinců (ZmenaCizincu) nemá statisticky významný vliv na vývj pracnsti (Hdnta P je vyšší, než 0,05). Tent mdel je statisticky významný. T zjistíme díky údaji F jeh p-value (zde Významnst F ) je nižší, než 0,05, a prt můžeme mdel pvažvat za významný. Zárveň je mžné knstatvat, že nezávislé prměnné (tj. VelikstOVM a ZmenaCizincu) vysvětlují 84,86% variability závislé prměnné (zjistíme pdle hdnty Nastavená Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 77/229

78 hdnta splehlivsti R). Při vytváření standardu je prt nutné především zhlednit velikst OVM. Vyhdncení napříč OVM Na základě závěrečnéh vyhdncení jsu k dispzici ptřebné údaje, které mu napmůžu v rzhdvání při vytváření standardu. Gestr agendy by tak měl být schpen využít tyt infrmace a pznatky: Hdntu průměru pracnsti (za všechny skupiny dhrmady i jedntlivě). Variační keficient, interval splehlivsti a pravděpdbnstní rzdělení. Variační keficient ukáže jak mc pracnst zkumané jedntky (např. prcesu) klísá lze prvnat s statními zkumanými jedntkami. Interval splehlivsti ukazuje, naklik se může zjištěný průměr lišit d průměru za celé OVM udává tedy přesnst naměřenéh průměru. Pravděpdbnstní rzdělení ukáže, jestli se pracnst kncentruje klem určité hdnty (průměru), či se např. kncentruje na dvu místech. V tét fázi je tedy mžné získat přehled chvání pracnsti prcesu za jedntlivé skupiny OVM. Určí se, jestli se průměry pracnsti za jedntlivé skupiny OVM liší. Regresní analýza psluží k tmu, aby byl mžné zhlednit, jak a s jaku intenzitu daný ukazatel vlivňuje pracnst prcesu Sběr dat Sběr dat prbíhá v celém sledu aktivit dvakrát, jedná se aktivity Sběr dat - Evidence sledvaných prcesů (malý vzrek OVM) a Sběr dat - Evidence sledvaných prcesů (velký vzrek OVM). Cílem je zajistit vlastní evidenci případů na vybraných OVM. Příprava evidence Zkumané jedntky je mžné rzčlenit na něklik skupin a ke každé je mžné pužit jiný přístup pr způsb evidence. Navíc, ve všech případech má pracvník definvanu mnžinu statních vlivů (jak například telefnické dtazy, sbní dtazy, samsprávní aktivity apd.), u kterých zaznamenává jejich četnst. 1) Zkumané jedntky s dhadvanu délku trvání v řádech hdin aneb paralelním zpracváním či předávkami: Předpkládá se, že může být paralelně evidván více případů, např. různé žádsti kncesi prbíhají u jednh referenta paralelně. V případě kdy není mžné získat trvání ze stávajících systému, je mžné využít nástrj pr pdpru evidence (např. nadstavba nad MS Excel), který bude zalžený na pžadavcích maximální jednduchsti a c nejmenší zátěže pr referenty. Např.: Pracvník stiskem tlačítka zahájí evidenci (pracnst i četnst) knkrétníh případu, např. Žádst kncesi, spis. Značka: Stejným způsbem evidenci také uknčí, případně přeruší. 2) Zkumané jedntky s dhadvanu délku trvání menší v řádech desítek minut a sérivým zpracváním: Předpkládá se, že případy prbíhají sérivě bez předávek a není tedy nutné zvlášť evidvat knkrétní případ. Obdbně jak výše, v případě kdy není mžné získat trvání ze stávajících systému, je mžné využít nástrj pr pdpru evidence, který může být navržen např. takt: Pracvník stiskem tlačítka zahájí evidenci (pracnst i četnst) zkumané jedntky, např. prces avíz změn. Stejným způsbem evidenci také uknčí, případně přeruší. Nebude evidván knkrétní případ. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 78/229

79 3) Zkumané jedntky s dhadvanu délku trvání v řádech jedntek minut a sérivým zpracváním: Pracvník průběžně neb suhrnně za určité bdbí (např. 1 den) zaznamená četnst. Obdbně jak výše, v případě kdy není mžné získat trvání ze stávajících systému, je mžné využít nástrj pr pdpru evidence (např. nadstavba nad MS Excel). Při evidenci je třeba zhlednit aktivity, které nedpvídají definvaným zkumaným činnstem (např. referent se zabývá sledvanu aktivitu, ale v jejím průběhu vyřizuje telefnát, který není sučástí aktivity). Sučástí přípravy evidence tedy je příprava knečnéh pčtu událstí, které mhu sledvanu aktivitu přerušit. Tyt se evidují pdle ppisu z bdu 3) a zhlední se ve výsledných naměřených datech například se d celkvé pracnsti prcesu dečte dhadvaný čas strávený těmit aktivitami. Zavedení evidence Dle dhadvanéh pžadvanéh pčtu případů k evidenci je pdle specifik participujících OVM určen pčet pracvníků, které je d evidence nutné zapjit. Způsb evidence je ptřeba ptvrdit se zadavatelem prjektu, s Gestrem agendy a na participujících úřadech. Na vybraných OVM je následně nutné nastavit nástrje pr evidenci a prvést seminář přípravu vybraných pracvníků úřadu. Průběh evidence Evidence prbíhá nejprve v piltním průběhu, za účasti mdelvacíh týmu, který má zejména pradní a kntrlní rli, v pdbě revize, nikli v pdbě dzru nad evidencí knkrétních případů. Pkud t výkn agendy a bsazení mdelvacíh týmu vyžaduje, půsbí mdelvací tým tak, aby byla ddržena chrana sbních údajů (v některých případech z důvdu chrany sbních údajů není mžný přímý dzr ze strany mdelvacíh týmu). Vybraní pracvníci dále samstatně pkračují v evidenci na úrvni dhdnutých zkumaných jedntek, dkud není dsažena pžadvaná výběrvá chyba, maximálně však p dbu předem dhdnutu. Evidence je pravidelně vyhdncvána mdelvacím týmem Pstup alkace nákladů Kapitla detailně ppisuje přístup k práci s náklady výknu agend a jejich prcesů v rámci prcesníh mdelvání agend veřejné správy. Níže uvedené pdkapitly jsu přím navázány na suvisející etapy definvané ve výše uvedených kapitlách ppisujících celkvý pstup prcesníh mdelvání a uvádějí pdrbně krky, které suvisejí s alkací nákladů. Zvláště úzce pstup alkace nákladů navazuje na sběr dat. Alternativní přístupy k alkaci nákladů na agendy (např. když jsu stanvené centrálně závazné hdnty jedntkvých nákladů determinantů) jsu ppsány v pdkapitle Alternativní přístupy k získání vybraných hdnt nákladů. V tabulce níže jsu uvedeny základní pjmy pužívané v tét kapitle. Tab Pjmy alkace nákladů Pjem Hdnta determinantu Jedntkvý náklad Nákladvá kategrie Nákladvst Nákladvý determinant Význam Hdnta příslušnéh nákladvéh determinantu pr analyzvanu agendu/prces/aktivitu např km na výkn agendy A115. Velikst nákladvéh determinantu vztažená k jednmu pakvání např. 5 Kč na 1 ujetý km. Kategrie Metdiky PMA, pr kteru jsu sledvány náklady - např. Mzdy, ICT infrastruktura, Dprava atp. Nákladvst prcesu můžeme definvat jak celkvu nákladvst všech pakvání danéh prcesu za stanvené časvé bdbí (typicky předcházející kalendářní rk). Měřitelná jedntka, která musí být pr každu kategrii stanvena dle knkrétníh OVM např. FTE, km, m2 atp. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 79/229

80 Pjem Náklady Náklady nepřím přiřaditelné Náklady přím přiřaditelné Pracnst Příjmy Přístup shra (zpřesnění pr alkaci nákladů) Přístup zdla (zpřesnění pr alkaci nákladů) Výdaje Význam Sptřebvané eknmické zdrje v peněžním vyjádření (včetně ptřebení majetku vyjádřenéh dpisy). V rámci Metdiky PMA jde zdrje vydané na prvádění agendy, tj. jejích prcesních blastí, prcesů, výstupů či typů případů. Celkvými náklady se v Metdice PMA rzumí sučet přím přiřaditelných nákladů vypčítaných na základě pracnsti agendy, dalších přím přiřaditelných nákladů (např. pplatky jak pštvné apd.) a pměrvě alkvané části nepřímých (sdílených) nákladů úřadu. Náklady, které jsu splečné pr celé OVM a jsu vždy alkvány přístupem shra. Náklady, které lze jednznačně přiřadit k dané agendě/prcesu/aktivitě a lze je alkvat jak přístupem zdla, tak přístupem shra. Čistá délka trvání prcesu d zahájení p uknčení; měřena je v časvých jedntkách. Jedná se dbu, kteru stráví referent (či referenti) výknem jednh pakvání danéh prcesu). Peněžní tky směrem k OVM, tedy přírůstek peněžních aktiv v důsledku přijetí pplatku, darů či dtací. Metda zjišťvání nákladů, kdy jsu náklady získány iterativním rzpadem celkvých nákladů participujícíh OVM na jím vyknávané agendy a dále na prcesy mdelvané agendy. V sučtu představují takt zjištěné náklady celkvu sumu nákladů OVM za zkumané bdbí. Metda zjišťvání nákladů na výkn jedntlivých prcesů sledvané agendy na knkrétním OVM pmcí zjištěné pracnsti a četnsti prcesů a přímých nákladů na prcesy/agendu. Jejich sučet se zpravidla nervná skutečným nákladům OVM. Peněžní tky směrem d OVM, tedy úbytek peněžních aktiv v důsledku nákupů, darů či pskytnutých dtací uskutečněných OVM. Sběr hdnt nákladů prbíhá pstupně na čtyřech úrvních: OVM. Agenda. Prces. Aktivita. Ke sběru nákladů je mžné pužít dva přístupy: Přístup shra Etapa 2.4: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem shra. Pstupná alkace celkvých nákladů OVM nejprve na úrveň agend, které jsu na OVM vyknávány, a pté na úrveň prcesů mdelvané agendy. Alkace nákladů ve sdílených nákladvých kategriích je prváděna pmcí různých alkačních klíčů a jejich kmbinací. Přístup zdla Etapa 2.5: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem zdla Sběr dat na úrvni aktivit neb prcesů, a dpčítání nákladů až na úrveň agendy. Kmbinace bu přístupů směřuje k eliminaci nepřesnstí z důvdu nezahrnutí části nákladů žádné agendě a zárveň umžňuje pracvat dhrmady s náklady na výkn přenesené půsbnsti a samsprávy. Existují dva typy nákladů: Přím přiřaditelné náklady náklady, které lze jednznačně přiřadit k dané agendě/prcesu/aktivitě a lze je alkvat běma přístupy. Nepřím přiřaditelné náklady náklady, které jsu splečné pr celé OVM a jsu vždy alkvány přístupem shra. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 80/229

81 Rzdělení nákladů na přím a nepřím přiřaditelné se na různých OVM liší. Nákladvé determinanty nelze jednznačně klasifikvat jak přím neb nepřím přiřaditelné. Například pkud OVM využívá knkrétní autmbil puze pr výkn dané agendy, jedná se přím přiřaditelný náklad, pkud OVM využívá sdílený vzvý park (bez evidence najetých km na jedntlivé agendy), jedná se nepřím přiřaditelný náklad Shrnutí pstupu alkace nákladů K alkaci nákladů dchází v rámci Fáze 2: Sestavení AS-IS mdelu v těcht třech etapách (v případě ptřeby mhu být výstupy v dalších fázích a etapách zpřesněny): Etapa 2.3: Příprava pdkladů pr stanvení nákladů výknu prcesů agendy. Etapa 2.4: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem shra. Etapa 2.5: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem zdla. Etapa 2.3: Příprava pdkladů pr stanvení nákladů výknu prcesů agendy Cílem tét etapy je příprava pdkladů pr stanvení nákladů výknu prcesů agendy. Etapa je splečné výchdisk pr určení nákladů přístupem shra i zdla, a t přím i nepřím přiřaditelných. Získaná data služí jak základ pr vstup d Etapa 2.4: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem shra a Etapa 2.5: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem zdla. Hlavní aktivity v rámci tét etapy: Psuzení, které nákladvé kategrie budu pr vybrané OVM přím přiřaditelné a které nepřím přiřaditelné. Stanvení nákladvých determinantů pr všechny nákladvé kategrie. Určení jedntkvých nákladů pr příslušné nákladvé kategrie. Stanvení celkvých nákladů OVM a sběr pdkladů pr následnu alkaci nákladů. Sběr pdkladů k rganizaci lidských zdrjů OVM a zjištění dpvědnsti za výkn agend na OVM. Etapa 2.4: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem shra Cílem tét etapy je stanvení nákladů na výkn jedntlivých prcesů mdelvané agendy na sledvaném OVM pmcí iterativníh rzpadu celkvých nákladů OVM na jím vyknávané agendy a dále na prcesy mdelvané agendy, tj. přístupem shra, a t jak pr přím přiřaditelné, tak pr nepřím přiřaditelné náklady. Knkrétní pstup je ppsán v samstatné kapitle. Výsledné náklady jedntlivých prcesů mdelvané agendy jsu důležité pr další etapy a fáze pstupu tvrby, zejména pr priritizaci prcesů z phledu významnsti na celkvých nákladech výknu agendy. Nákladvá významnst prcesu může vlivnit zvlenu míru detailu ppisu prcesu, pžadvanu přesnst stanvení nákladů na jeh výkn i přístup k práci s prcesem ve fázi ptimalizace. Takt získané hdnty také služí pr prvnání/kntrlu výsledných hdnt nákladů získaných v Etapa 2.5: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem zdla. Charakteristika etapy Pužití přístupu shra. Pstupné rzdělení celkvých přím přiřaditelných (typicky sbních) nákladů a nepřím přiřaditelných nákladů OVM na agendy vyknávané na OVM a na prcesy mdelvané agendy: Identifikvány pčty úvazků participujících na výknu jedntlivých agend OVM. Identifikvány pčty úvazků participujících na výknu jedntlivých prcesů mdelvané agendy. Identifikvány pžadavky na využití nákladvých kategrií jedntlivých agend OVM a jedntlivých prcesů mdelvané agendy. Typicky pužit alkační klíč FTE + využití nákladvé kategrie. Náklady, které nelze jednznačně přiřadit k dané agendě, jsu pvažvány za nepřím přiřaditelné. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 81/229

82 Etapa 2.5: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem zdla Cílem tét etapy je stanvení nákladů na výkn vybraných prcesů mdelvané agendy pmcí výpčtu čistéh času ptřebnéh na výkn prcesů. Etapu je mžné rzdělit na dvě části: Stanvení přím přiřaditelných nákladů přístupem zdla definvány zejména časem nutným pr vyknání identifikvanéh pčtu pakvání prcesu na sledvaném OVM a přím přiřaditelnými náklady s tím spjenými, tj. přístupem zdla. Stanvení nepřím přiřaditelných nákladů jsu využity nepřím přiřaditelné náklady získané v Etapa 2.4: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem shra, s mžným prvnáním využití nákladvých kategrií získaných přístupem zdla a přístupem shra. Tat etapa úzce navazuje na Etapa 2.2: Sběr hdnt AS IS mdelu, kde dchází ke sběru dat zdla, tj. d úrvně aktivit prcesů případně d úrvně prcesů. Takt zjištěné údaje nákladech jsu pzději využity pr ptimalizaci a pr stanvení standardu. Pr vytvření ptimalizačních hyptéz a rámcvu kvantifikaci dpadů návrhů patření pstačí stanvení nákladů na základě expertních dhadů (např. interview na sledvaném OVM).! Pr stanvení standardu je nutné vycházet z dat věřených evidencí prvedenu na dstatečném vzrku OVM tak, aby byly eliminvány chyby/dchylky evidence a identifikvány všechny důležité atributy, vlivňující místní pdmínky výknu agendy, které mhu mít dpad na knstrukci celéh standardu, zejména kmpenzačních keficientů. Charakteristika etapy Pužití přístupu zdla. Pužití nákladvé simulace nad daty získanými pdle pdkapitly Etapa 2.2: Sběr hdnt AS IS mdelu, tj. údaje : Časvé nárčnsti jedntlivých aktivit neb prcesů. Přím přiřaditelných nákladech suvisejících s výknem jedntlivých aktivit neb prcesů. Pravděpdbnsti výskytu jedntlivých větví prcesu. Výstupy získané z nákladvé simulace: Časvá nárčnst jednh průměrnéh pakvání prcesu pr jedntlivé mzdvé kategrie (referent, veducí) a pr jedntlivé OVM pdílející se na výknu prcesu. Přím přiřaditelné náklady (mim sbních nákladů) suvisející s jedním průměrným pakváním prcesu pr jedntlivé OVM pdílející se na výknu prcesu. Stanvení sbních nákladů na výkn prcesu jak sučin časvé nárčnsti a jedntkvéh nákladu na příslušnu mzdvu kategrii (referent, veducí). Výpčet přím přiřaditelných nákladů na výkn prcesu jak sučinu průměrných nákladů na jedn pakvání prcesu a pčtu jeh pakvání. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 82/229

83 Výstupy Aktivity Pstup Vstupy Výstupy Prcesy Pstup Vstupy Výstupy Agenda Pstup Vstupy Výstupy OVM Pstup Vstupy PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Přístupy ke sběru dat Vstupy, pstup a výstupy pr jedntlivé úrvně a typy nákladů jsu znázrněny na Obr Přístupy ke sběru dat. Přístup zdla může pr vybrané prcesy začít i na úrvni prcesů (tedy např. pkud prcesní ppis nebsahuje úrveň prcesních diagramů, tedy nebsahuje rzlišení aktivit prcesu). Úrveň detailu dat Přím přiřaditelné náklady přístupem shra Náklady přístupem shra Nepřím přiřaditelné náklady přístupem shra Determinanty kategrií Determinanty kategrií Jedntkvé náklady Jedntkvé náklady determinantů kategrií determinantů kategrií Nepřím přiřaditelné výdaje Nepřím přiřaditelné přístupem shra výdaje přístupem shra Náklady přístupem zdla Přím přiřaditelné náklady přístupem zdla Přím přiřaditelné náklady agend přístupem zdla Anualizace výdajů Anualizace výdajů Sučet přím přiřaditelných nákladů přístupem zdla všech agend Nepřím přiřaditelné náklady přístupem zdla Přím přiřaditelné náklady OVM přístupem shra Nepřím přiřaditelné náklady OVM přístupem shra Přím přiřaditelné náklady OVM přístupem zdla Nepřím přiřaditelné náklady OVM přístupem zdla Jedntkvé náklady determinantů kategrií Hdnty determinantů kategrií pr agendy Nepřím přiřaditelné náklady OVM přístupem shra v kategriích Využití nákladvé kategrie pr agendy ( např. ANO/NE, ANO/NE v kmbinaci s FTE a pd.) Sběr hdnt determinantů Sběr pžadavků využití kategrií (např. rzpad FTE nákladvé kategrie úřadu na agendy) Alkace nepřím Sučin hdnt přiřaditelných nákladů determinantů kategrií a přístupem shra dle jedntkvých nákladů pžadavků využití determinantů Přím přiřaditelné náklady agend přístupem shra Nepřím přiřaditelné náklady agend přístupem shra Přím přiřaditelné náklady přístupem zdla na prces Sučet přím přiřaditelných nákladů přístupem zdla všech prcesů agendy Přím přiřaditelné náklady agend přístupem zdla Využití nákladvé kategrie pr prces Využití nákladvé kategrie pr agendu (přístup shra) Odvzení pžadavků Využití nákladvé kategrie Prvnání dvzených pžadavků s pžadavky zjištěnými přístupem shra Případná krekce (pžadavky se musí rvnat) Nepřím přiřaditelné náklady agend přístupem shra Jedntkvé náklady determinantů kategrií Hdnty determinantů kategrií pr prcesy Nepřím přiřaditelné náklady agend přístupem shra v kategriích Využití nákladvé kategrie pr prcesy ( např. ANO/NE, ANO/NE v kmbinaci s FTE a pd.) Sběr hdnt determinantů Sběr pžadavků využití kategrií (např. rzpad FTE nákladvé kategrie agendy na prcesy) Alkace nepřím Sučin hdnt přiřaditelných nákladů determinantů kategrií a přístupem shra dle jedntkvých nákladů pžadavků využití determinantů Přím přiřaditelné náklady prcesů agend přístupem shra Přím přiřaditelné náklady prcesů agend přístupem shra Pravděpdbnst výskytu aktivity Hdnty determinantů kategrií pr aktivitu Četnst prcesu Jedntkvé náklady determinantů kategrií Výpčet průměrných hdnt determinantů pr prces (např. simulace AISM) Sučin průměrných hdnt determinantů pr prces, četnsti prcesu a jedntkvých nákladů determinantů Přím přiřaditelné náklady prcesů agend přístupem zdla Využití nákladvé kategrie pr aktivitu Využití nákladvé kategrie pr prcesy (přístup shra) Odvzení pžadavků využití nákladvé kategrie Prvnání dvzených pžadavků s pžadavky zjištěnými přístupem shra Případná krekce (pžadavky se musí rvnat) Alkace nepřím přiřaditelných nákladů agend přístupem shra dle pžadavků využití Nepřím přiřaditelné náklady prcesů agend přístupem zdla Typicky není využit. V případě ptřeby lze pstupvat bdbně jak pr úrveň prcesu. Determinanty kategrií Jedntkvé náklady determinantů kategrií Expertní dhady Evidence Zjištění pravděpdbnsti Zjištění pžadavků využití výskytu aktivity nákladvé kategrie Zjištění hdnt determinantů kategrií (např. pracnst) Pravděpdbnst výskytu aktivity Hdnty determinantů kategrií pr aktivitu Pžadavky využití nákladvé kategrie pr aktivitu Obr Přístupy ke sběru dat Přehled vstupů, výstupů a šabln pr alkaci nákladů Obrázek níže znázrňuje přehled jedntlivých vstupů a výstupů etap Fáze 2: Sestavení AS-IS mdelu z hlediska alkace nákladů, jejich prvázanstí a využití jedntlivých šabln, které jsu sučástí Metdiky PMA. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 83/229

84 Obr Lkální náklady prcesů agendy stanvené přístupem shra i zdla Kmbinvání přístupů a prvnání získaných hdnt Kmbinvání přístupů sběru dat shra a zdla Jak naznačují šipky na Obr Přístupy ke sběru dat, existují tři mžnsti rzdělení sběru dat mezi tyt dva pstupy (místa, kde se na brázku ptkávají šipky shra a zdla). Je vhdné prvést sběr dat přístupem shra i přístupem zdla, cž umžní zjištěné hdnty prvnat. Oba přístupy se mhu ptkat na různých úrvních neb se částečně či zcela překrývat (varianta kmpletníh překryvu pskytuje nejpřesnější výsledky). Základními cíli prcesníh mdelvání je zavedení standardu a ptimalizace výknu agendy vlba ptimálníh přístupu závisí na tm, který cíl je pr knkrétní mdelvání priritní: Sběr přístupem shra na úrveň OVM a zdla na úrveň agend OVM: Přím i nepřím přiřaditelné náklady se získají puze na úrveň OVM přístupem shra. Sběr dat (nákladvých determinantů a využití nákladvých kategrií) se prvede na úrvni aktivity neb prcesu a dpčítáním se získají náklady až na úrveň agend OVM. Tent přístup se pužije, pkud je cílem prcesníh mdelvání rychlé stanvení standardu. Sběr shra na úrveň agendy a zdla na úrveň prcesů agendy: Prvede se rzpad přím i nepřím přiřaditelných nákladů z úrvně OVM na úrveň agendy přístupem shra. Prvede se sběr dat na úrvni aktivity neb prcesu a dpčítají se náklady na úrveň prcesů přístupem zdla. Tent přístup se pužije, pkud je cílem prcesníh mdelvání analýza nákladvsti všech prcesů agend. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 84/229

85 Sběr přístupem shra na úrveň prcesů agendy: Prvede se rzpad přím i nepřím přiřaditelných nákladů z úrvně OVM až na úrveň prcesů agend přístupem shra. Sběr dat zdla prbíhá puze pr vybrané priritní prcesy. Tent přístup se pužije, pkud je cílem prcesníh mdelvání ptimalizvat výkn agendy. Nelze ale věřit přesnst dat získaných během Etapa 2.4: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem shra. Prvnání hdnt zjištěných z Etap 2.4 a 2.5: Hdnty zjištěné přístupem zdla a přístupem shra, zejména údaje celkvých kapacitních pžadavcích na pracvníky OVM a pdmínky výknu jedntlivých prcesů, je také mžné srvnávat. Zásadní rzpry je mžné řešit pakvaným interview či částečně pakvanu evidencí a nvá zjištění zhlednit jak v prcesním ppisu, tak v nákladvém mdelu. Mhu nastat tyt typy rzprů: Pčet alkvaných FTE z Etapa 2.4: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem shra je významně vyšší než pžadavky na kapacitu z Etapa 2.5: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem zdla. Mžné příčiny: Nebyly identifikvány všechny prcesy, kterými se musí pracvníci vyknávající agendu zabývat. Výkn agendy není mžné v stávající pdbě prvádět efektivně ( ptenciál služby ). Způsb věření: Opakvaná diskuze prcesní mapy nalezení dříve neidentifikvaných prcesů suvisejících s výknem mdelvané agendy (např. vyřizvání telefnických dtazů, reprtvání vedení). Diskuze všech aktivit vyknávaných pracvníky nalezení činnstí suvisejících s jinými agendami, k jejichž výknu se sby půvdně nepřihlásily. Diskuze rvnměrnsti příchdu pžadavků prdlevy, čekání, kapacitní výkyvy vs. lhůty. Zjištěné pžadavky na kapacitu z Etapa 2.5: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem zdla jsu významně vyšší než hdnty z Etapa 2.4: Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem shra. Mžné příčiny: Nadhdncení času ptřebnéh k vyknání knkrétních aktivit. Špatně dhadnuté pravděpdbnsti výskytu specifických případů prcesu. Způsb věření: Evidence vytipvaných prcesů s největšími rzdíly zpřesnění dhadu časvé nárčnsti. Sběr statistik různých průbězích neb uknčeních prcesů s největšími rzdíly zpřesnění dhadu pravděpdbnsti výskytu. Rzpry v identifikvaných pžadavcích využití typu nákladů. Způsb věření: Diskuze zjištěných rzprů. Pr zavedení standardu je nutné vycházet z c nejpřesnějších údajů nákladech zjištěných přístupem zdla: Nejpřesnější údaje nákladech jsu získány analýzu dat z infrmačních systémů pskytujících ptřebné statistiky neb sledváním výknu prcesů a aktivit. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 85/229

86 D kalkulace přínsů ptimalizačních patření, které mají být zhledněny v návrhu standardu, musí vstupvat tat nejpřesnější data. Data v nejpřesnější míře detailu je mžné získat v mdelu neb až v rámci blasti řízení standardu - 4 Návrh stanvení standardu agendy. Pr dknčení Fáze 2: Sestavení AS-IS mdelu a následných etap věnujících se ptimalizaci (Fáze 3) není nutné pracvat s nejpřesnějšími daty nákladech: Pr identifikaci příležitstí pr zlepšení a jejich rámcvu kvantifikaci v dalších etapách pstačí data získaná expertním dhadem. Pr rzhdnutí, které ptimalizační návrhy budu realizvány v rámci sestavení TO-BE mdelu, pstačí data získaná expertním dhadem. Pžadvaná míra přesnsti dat pr mdel se může lišit pdle knkrétníh prcesníh mdelvání. Mžné varianty kamžiku dsažení pžadvané přesnsti sběru dat: Varianta, kdy je pžadvané přesnsti sběru dsažen již v Etapa 2.2: Sběr hdnt AS IS mdelu: Tat varianta předpkládá, že již v mdelu djde ke sběru dat v míře přesnsti, která je ptřebná pr stanvení standardu. Veškeré následující etapy již prbíhají nad přesnými daty získanými z infrmačníh systému neb fyzicku evidencí. Ddatečný sběr dat ve Fáze 1: Příprava změn tak nemusí být realizván. U tét varianty není nutné vracet se k již dknčeným etapám a prvádět zpřesnění výsledků. Zejména v situaci, kdy pžadvaná data nejsu k dispzici v infrmačním systému, a je nutné prvést fyzicku evidenci, stane se mdelu časvě velmi nárčnu a kriticku pr pkračvání dalších etap, tzn. celé prcesní mdelvání se v tét etapě může i na něklik měsíců zastavit. Před realizací následujících etap nemusí být ještě jasné, které údaje jsu pr návrh standardu kritické, jak by měl být sběr dat zaměřen; sběr dat tedy musí být becný a celplšný, aby nebyl nutné prvádět ddatečný sběr dat pr dknčení Fáze 3: Sestavení TO-BE mdelu. Varianta, kdy je pžadvané přesnsti dat výknu agendy dsažen až v rámci stanvení standardu, tj. až p dknčení Fáze 3: Sestavení TO-BE mdelu: Tat varianta předpkládá, že v mdelu djde k sběru dat puze v takvé míře přesnsti, která je ptřebná pr dhad dpadů navržených ptimalizačních patření a pr rámcvé stanvení nákladvé části standardu v rámci finálníh návrhu TO-BE mdelu. P sestavení TO-BE mdelu djde v rámci přípravy standardu (Fáze 1: Příprava změn) k identifikaci blastí, pr které je nutné prvést zpřesnění získaných údajů. P dknčení sběru dat djde k revizi ptimalizačních návrhů a jejich dpadů a k revizi TO-BE mdelu. Tat varianta umžní zaměřit sběr dat puze na blasti kriticky nutné ke stanvení standardu a k ptvrzení a aktualizaci ptimalizačních hyptéz. V rámci ptimalizace lze předpkládat, že puze menší pčet ptimalizačních návrhů bude vybrán pr realizaci; sběr dat by měl pdpřit primárně hyptézy rzpracvané v rámci návrhu těcht vybraných ptimalizačních patření. Varianta, kdy je pžadvané přesnsti sběru dsažen až v rámci fáze přípravy standardu (Fáze 1: Příprava změn), která zapčne již během dknčení Fáze 2: Sestavení AS-IS mdelu: Tat varianta předpkládá, že v mdelu djde ke sběru dat puze v takvé míře přesnsti, která je ptřebná pr dhad dpadů navržených ptimalizačních patření a pr rámcvé stanvení nákladvé části standardu v rámci finálníh návrhu TO-BE mdelu. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 86/229

87 P dknčení Etapa 2.2: Sběr hdnt AS IS mdelu již může djít k zahájení sběru přesných dat. Práce na dalších fázích a etapách se však nezastaví. Následující fáze a etapy prbíhají na základě dat získaných z Etapa 2.2: Sběr hdnt AS IS mdelu, případně z průběžných výsledků paralelně prváděnéh sběru dat. Kmbinace a vzájemné vlivnění bu paralelních prudů prací závisí na přístupu k řízení celéh mdelvání a na dstupných průběžných výsledcích, např.: Průběžné výsledky již mhu vlivnit výběr ptimalizačních hyptéz a patření. Optimalizační hyptézy a patření prvedené nad hrubými daty mhu být revidvány p získání přesných dat. Navržená ptimalizační patření mhu být příčinu změny pžadavků na přesnst a blast sběru dat.! Pr zavedení standardu je nutné vycházet z c nejpřesnějších údajů nákladech zjištěných přístupem zdla! Alkace nákladů na centrálních úřadech Na některých typech OVM, zejména na ústředních správních úřadech (ÚSÚ) není účelné neb není mžné pdrbně alkvat náklady dle kategrií na základě celkvých výdajů OVM. U těcht ÚSÚ je mžné přistupit k alternativnímu způsbu získání nákladů výknu agendy zalženéh na průměrných nákladech na zaměstnance ÚSÚ s tím, že je všem nezbytné zvlášť zhlednit specifické náklady na výkn agendy (např. na implementaci a prvz agendvých infrmačních systémů), které tak nesmí být zahrnuty v základně, ze které dšl k výpčtu průměrných nákladů. Níže uvedené plžky představují náklady na zabezpečení samtnéh výknu agendy na úrvni centra a je nezbytné k nim přičíst případné specifické náklady, které jsu sdílené pr celu agendu. D výpčtu průměrných nákladů na ÚSÚ jsu pak zahrnuty zejména následující plžky: Průměrný plat pracvníka ÚSÚ vč. pjistnéh a příspěvku FKSP. Průměrné náklady na šklení a další vzdělávání pracvníků. Průměrné prvzní náklady na prvz kanceláře (úklid, světlení, vytápění-plyn, vda). Průměrné náklady na pravy a údržbu bjektů. Průměrné investiční náklady suvisející s reknstrukcemi bjektů. Průměrné náklady na prvz vzvéh parku (nákup vzidel, phnné hmty, údržba). Průměrné náklady na drbný sptřební materiál (kancelářské ptřeby apd.). Průměrné náklady na vybavení pracvníka výpčetní techniku (PC, ntebk, server a splečné technlgie k zabezpečení sítě). Průměrné náklady na telekmunikace (mbilní a pevné telefny, připjení k internetu). Průměrné náklady sftwarvéh vybavení. Průměrné náklady na sptřební materiál v blasti výpčetní techniky. ÚSÚ pskytuje buď již průměrné náklady na jednh zaměstnance, neb suhrnné náklady za výše vyjmenvané plžky a celkvý pčet zaměstnanců OVM. Výstupy Výstupem je upravený dkument F2.TE.08 Celkvé náklady OVM v mdifikaci pr ÚSÚ. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 87/229

88 Výstupy Aktivity Pstup Vstupy Výstupy Prcesy Pstup Vstupy Výstupy Agenda Pstup Vstupy Výstupy OVM Pstup Vstupy PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Příprava pdkladů pr stanvení nákladů výknu prcesů agendy Vstupy a cíle Cílem přípravy pdkladů pr stanvení nákladů výknu prcesů agendy je sběr vstupních dat (přím i nepřím přiřaditelných nákladů) na úrvni OVM. Jedná se klíčvý krk v pstupu získání nákladů prcesů agendy přístupem shra. Pstup Sběr na úrvni OVM je mžné shrnut d dvu aktivit stanvení celkvých nákladů OVM v jedntlivých nákladvých kategriích definvaných metdiku PMA, a vytvření přehledu rganizační struktury OVM a zjištění dpvědnsti za výkn agend. Pstup je ppsán v pdkapitlách: Stanvení celkvých nákladů OVM a sběr pdkladů pr následnu alkaci nákladů a Sběr pdkladů k rganizaci lidských zdrjů OVM a zjištění dpvědnsti za výkn agendy na OVM. Úrveň detailu dat Náklady přístupem shra Náklady přístupem zdla Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady přístupem shra náklady přístupem shra přístupem zdla přístupem zdla Determinanty kategrií Determinanty kategrií Přím přiřaditelné náklady Jedntkvé náklady Jedntkvé náklady agend přístupem zdla determinantů kategrií determinantů kategrií Nepřím přiřaditelné výdaje Nepřím přiřaditelné přístupem shra výdaje přístupem shra Anualizace výdajů Anualizace výdajů Sučet přím přiřaditelných nákladů přístupem zdla všech agend Přím přiřaditelné Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady náklady OVM přístupem náklady OVM přístupem OVM přístupem zdla OVM přístupem zdla shra shra Jedntkvé náklady Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Využití nákladvé kategrie determinantů kategrií náklady OVM přístupem přístupem zdla na prces pr prces Hdnty determinantů shra v kategriích Využití nákladvé kategrie kategrií pr agendy Využití nákladvé pr agendu (přístup shra) kategrie pr agendy ( např. ANO/NE, ANO/NE v kmbinaci s FTE a pd.) Sběr hdnt determinantů Sběr pžadavků využití Sučet přím přiřaditelných Odvzení pžadavků Využití kategrií (např. rzpad FTE nákladvé kategrie nákladů přístupem zdla nákladvé kategrie úřadu na agendy) Alkace nepřím všech prcesů agendy Prvnání dvzených Sučin hdnt přiřaditelných nákladů pžadavků s pžadavky determinantů kategrií a přístupem shra dle zjištěnými přístupem shra jedntkvých nákladů pžadavků využití Případná krekce (pžadavky determinantů se musí rvnat) Přím přiřaditelné Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady náklady agend přístupem náklady agend agend přístupem zdla agend přístupem shra shra přístupem shra Jedntkvé náklady Nepřím přiřaditelné Pravděpdbnst výskytu Využití nákladvé kategrie determinantů kategrií náklady agend přístupem aktivity pr aktivitu Hdnty determinantů shra v kategriích Hdnty determinantů Využití nákladvé kategrie kategrií pr prcesy Využití nákladvé kategrií pr aktivitu pr prcesy (přístup shra) kategrie pr prcesy ( Četnst prcesu např. ANO/NE, ANO/NE v Jedntkvé náklady kmbinaci s FTE a pd.) determinantů kategrií Sběr hdnt determinantů Sběr pžadavků využití Výpčet průměrných hdnt Odvzení pžadavků využití kategrií (např. rzpad FTE nákladvé kategrie determinantů pr prces nákladvé kategrie agendy na prcesy) Alkace nepřím (např. simulace AISM) Prvnání dvzených Sučin hdnt přiřaditelných nákladů Sučin průměrných hdnt pžadavků s pžadavky determinantů kategrií a přístupem shra dle determinantů pr prces, zjištěnými přístupem shra jedntkvých nákladů pžadavků využití četnsti prcesu a Případná krekce (pžadavky determinantů jedntkvých nákladů se musí rvnat) determinantů Alkace nepřím přiřaditelných nákladů agend přístupem shra dle pžadavků využití Přím přiřaditelné Přím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady náklady prcesů agend náklady prcesů agend prcesů agend přístupem prcesů agend přístupem přístupem shra přístupem shra zdla zdla Determinanty kategrií Jedntkvé náklady determinantů kategrií Expertní dhady Evidence Zjištění pravděpdbnsti Zjištění pžadavků využití výskytu aktivity nákladvé kategrie Typicky není využit. V případě ptřeby lze Zjištění hdnt determinantů pstupvat bdbně jak pr úrveň prcesu. kategrií (např. pracnst) Pravděpdbnst výskytu Pžadavky využití nákladvé aktivity kategrie pr aktivitu Hdnty determinantů kategrií pr aktivitu Alternativní přístupy k alkaci nákladů na agendy jsu ppsány v pdkapitle Alternativní přístupy k získání vybraných hdnt nákladů. Výstupy F2.HVY.03 Celkvé náklady OVM celkvé náklady OVM rzdělené dle nákladvých kategrií definvaných Metdiku PMA Stanvení celkvých nákladů OVM a sběr pdkladů pr následnu alkaci nákladů Cílem tét aktivity je stanvení celkvých nákladů OVM suvisejících s výknem veřejné správy, jejich rzdělení d kategrií a sběr údajů, které bude mžné v pzdějších krcích pužít za účelem alkace nepřímých nákladů na mdelvanu agendu.! Důležité: Celkvé náklady definujeme jak sučet prvzních a sbních výdajů za sledvané bdbí a hdnt rčních dpisů investičníh majetku. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 88/229

89 Kategrie a typy výdajů Pr práci s výdaji byly definvány kategrie a pdkategrie uvedené v tabulce níže. V některých kategriích jsu výdaje ještě děleny pdle typu na investiční a neinvestiční. Základní mtivací zavedení těcht kategrií jak dplněk standardníh druhvéh třídění je, aby umžnily rzeznat dlišné druhy výdajů a následně nákladů v rámci výknu agendy (tedy phled účelu nákladů). Tím je mžné zhlednit dlišnsti výše nákladů suvisejících s výknem agend vzhledem k různé sptřebě zdrjů. Při stanvení standardu agendy jsu pak základem pr věcnu definici způsbu výpčtu úhrady za výkn agendy. Kategrie výdajů ID Pdkategrie Pdkategrie výdajů Typ výdajů Ppis kategrie/pdkategrie Mzdy VK01.01 Celkvé sbní výdaje Výdaje na platy, statní platby za dvedenu práci a pjistné suvisející s výknem veřejné správy (za rk). Finanční výdaje VK02.02 Finanční výdaje Úrky a statní finanční výdaje suvisející s výknem veřejné správy. ICT infrastruktura a SW Prstry a vybavení pracviště Dprava Ostatní materiál, služby, daně a pplatky VK03.01 VK03.02 VK03.03_0n VK03.04 VK04.01_0n VK05.01 VK05.02 VK06.01 VK06.02 ICT infrastruktura + knektivita Mbilní telefny + mbilní knektivita Správa SW n a nákup licencí Správa statních výše samstatně neuvedených SW a nákup licencí Budva n Autmbily Investiční Neinvestiční Investiční Neinvestiční Investiční Neinvestiční Investiční Neinvestiční Investiční Neinvestiční Investiční Neinvestiční Ostatní dprava (MHD, vlak, Neinvestiční autbus, taxi, letenky) Ostatní nákupy nepřím Investiční přířaditelné agendám Ostatní nákupy přím přiřaditelné agendám, řídícím či pdpůrným prcesům Neinvestiční Investiční Neinvestiční Výdaje na zařízení (pčítače, servery, síťvá infrastruktura, pevné telefny, ). Údržba, nákup telefnních a datvých služeb - pevné linky. Výdaje na zařízení (telefny, ústředny atp.). Údržba, nákup telefnních a datvých služeb - mbilní telefny, mbilní internet. Vývj sftwaru, nákup licencí (speciální systémy, typicky agendvé infrmační systémy, spisvá služba atp.). Správa a údržba, drbné upgrade (speciální systémy, typicky agendvé infrmační systémy, spisvá služba atp.). Vývj sftwaru, nákup licencí (kancelářské balíky atp.). Správa a údržba, drbné upgrade (kancelářské balíky atp.). - Nákup/výstavba/reknstrukce nemvitsti - Nákup vybavení (nábytek atp.) - Daně, pplatky, pjištění - Nájem - Nákup vdy, tepla, energie atp. - Služby (straha, úklid, ) - Drbný materiál a vybavení (nábytek atp.) - Nákup dpravních prstředků - Daně, pplatky, pjištění - Nájem/leasing - Servis, údržba, pneu - PHM Výdaje na dpravní služby, cestvné. Všechny statní výše neuvedené výdaje, které nelze přím přiřadit agendě neb subru agend. Všechny statní výše neuvedené výdaje, které nelze přím přiřadit agendě neb subru agend. Všechny statní výše neuvedené výdaje, které lze přím přiřadit agendě neb subru agend, řídicím či pdpůrným prcesům. Všechny statní výše neuvedené výdaje, které lze přím přiřadit agendě neb subru agend, řídicím či pdpůrným prcesům. Obr Kategrie a typy výdajů Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 89/229

90 Kategrie nákladů Pr práci s náklady byly definvány kategrie a pdkategrie uvedené v tabulce níže. Tyt kategrie dpvídají kategriím výdajů uvedeným výše, nezhledňují další typvé dělení. Kategrie nákladů ID Pdkategrie Pdkategrie nákladů Ppis kategrie/pdkategrie Mzdy NK01.01 Celkvé sbní náklady Náklady na platy, statní platby za dvedenu práci a pjistné (za rk). Finanční náklady NK02.02 Finanční náklady Úrky a statní finanční náklady. NK03.01 NK03.02 NK03.03_0n ICT infrastruktura a SW NK03.04 Prstry a vybavení pracviště NK04.01_0n Budva n Dprava NK05.01 NK05.02 NK06.01 Ostatní materiál, služby, daně a pplatky NK06.02 ICT infrastruktura + knektivita Mbilní telefny + mbilní knektivita Správa SW n a nákup licencí Správa statních SW a nákup licencí Autmbily Ostatní dprava (MHD, vlak, autbus, taxi, letenky) Ostatní nákupy nepřím přířaditelné agendám Ostatní nákupy přím přiřaditelné agendám, řídícím či pdpůrným prcesům Náklady na zařízení (pčítače, servery, síťvá infrastruktura, pevné telefny, ) + Údržba, nákup telefnních a datvých služeb - pevné linky. Náklady na zařízení (telefny, ústředny atp.) + Údržba, nákup telefnních a datvých služeb - mbilní telefny, mbilní internet. Vývj sftwaru, nákup licencí (speciální systémy, typicky agendvé infrmační systémy, spisvá služba atp.) + Správa a údržba, drbné upgrade (speciální systémy, typicky agendvé infrmační systémy, spisvá služba atp.). Vývj sftwaru, nákup licencí (kancelářské balíky atp.) + Správa a údržba, drbné upgrade (kancelářské balíky atp.). - Nákup/výstavba/reknstrukce nemvitsti - Nákup vybavení (nábytek atp.) - Daně, pplatky, pjištění - Nájem - Nákup vdy, tepla, energie atp. - Služby (straha, úklid, ) - Drbný materiál a vybavení (nábytek atp.) - Nákup dpravních prstředků - Daně, pplatky, pjištění - Nájem/leasing - Servis, údržba, pneu - PHM Náklady na dpravní služby, cestvné. Všechny statní výše uvedené náklady, které nelze přím přiřadit agendě neb subru agend. Všechny statní výše neuvedené náklady, které lze přím přiřadit agendě neb subru agend. Obrázek Kategrie nákladů Nákladvé kategrie a způsb alkace Tabulka níže uvádí pr každu nákladvu kategrii příklad vhdných alkačních klíčů, které je mžné pužít s cílem přiřadit dpvídající část nákladů z dané kategrie sledvané agendě neb prcesu. Ppis způsbu alkace nákladů uvedený v následujících kapitlách i šablny, které jsu sučástí Metdiky PMA, primárně pčítá s využitím alkačních klíčů, které jsu tučně zvýrazněny. Rzhdnutí využití knkrétníh alkačníh klíče v dané kategrii může vycházet zejména z dstupnsti a mžnsti sběru relevantních dat a časvéh hrizntu vymezenéh pr sběr a dále zejména z mžných specifik sledvanéh OVM, kdy využití knkrétníh klíče může znamenat přesnější finální výsledek. Zde prvedené zvýraznění alkačních klíčů je puze dpručené a vychází zejména z pžadavku na univerzálnst pužití. Tab Nákladvé kategrie a alkační klíče Kategrie Pdkategrie Alkační klíče / Ppis Mzdy Pracvníci vyknávající agendu Jedná se přímý náklad Pracvníci řídících a pdpůrných prcesů FTE Osbní náklady Finanční náklady ICT infrastruktura ICT infrastruktura + knektivita FTE FTE + Pžadavek využití typu nákladů FTE FTE + Pžadavek využití typu nákladů Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 90/229

91 Kategrie Pdkategrie Alkační klíče / Ppis a SW Mbilní telefny + mbilní knektivita FTE FTE + Pžadavek využití typu nákladů Osbní náklady + Pžadavek využití typu nákladů Správa SW a nákup licencí FTE FTE + Pžadavek využití typu nákladů Pčet přístupů d systému + Pžadavek využití typu nákladů Pčet uživatelů + Pžadavek využití typu nákladů Prstry a vybavení pracviště m 2 užitné plchy FTE FTE + Pžadavek využití typu nákladů Osbní náklady + Pžadavek využití typu nákladů Dprava Autmbily km FTE FTE + Pžadavek využití typu nákladů Osbní náklady + Pžadavek využití typu nákladů Ostatní materiál, služby, daně a pplatky Ostatní dprava (MHD, vlak, autbus, taxi, letenky) Ostatní nákupy nepřiřaditelné přím agendám Ostatní nákupy přím přiřaditelné agendám, řídícím či pdpůrným prcesům FTE FTE + Pžadavek využití typu nákladů Osbní náklady + Pžadavek využití typu nákladů FTE FTE + Pžadavek využití typu nákladů Jedná se přímý náklad Pjem Pžadavek využití typu nákladů, pužívaný splečně s některými základními alkačními klíči, představuje pužití metdy pr zúžení celkvé blasti, pr kteru bude náklad rzdělván. V Metdice PMA se pak pracuje s blastmi definvanými agendami či prcesy agendy. Pužití alkačníh klíče FTE + Pžadavek využití typu nákladů, například pr kategrii Správa SW a nákup licencí, znamená, že celkvý náklad v tét kategrii bude rzdělen puze mezi agendy/prcesy, které využívají stejný infrmační systém k rzdělení bude pužit pměr FTE vyknávající danu agendu/prces a FTE vyknávající všechny agendy/prcesy, které využívají týž systém. Sučástí sběru infrmací agendách a prcesech je sběr pžadavků na využití jedntlivých typů nákladů v dpvídajících nákladvých kategriích Krk: Získání pdkladů pr analýzu výdajů OVM Cíle: Získání přehledu budv a příslušných m 2 užitných plch. Získání přehledu využívaných SW a určení těch, pr které budu zvlášť sledvány náklady. Získání údaje celkvém pčtu najetých kilmetrů využívanými autmbily za sledvané bdbí. V tmt krku dchází k získání pdkladů pr analýzu výdajů OVM. Zjišťvány jsu přehledy budv, využívanéh sftware a vzvéh parku, jejich využití agendami a suvisející náklady. Primárním cíle je přiřazení nákladů suvisejících s výknem knkrétní agendy, případně skupiny agend. V případě, že Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 91/229

92 náklady jsu sdílené přes více agend, je důležité rzlišit, zda suvisí s výknem jak samsprávních agend, tak agend v přenesené půsbnsti, případně puze s výknem samsprávních agend. K získání těcht dat je mžné pužít šablnu F2.TE.07 Výdaje OVM. Způsb pužití šablny a rámcvý pstup vyplnění (více viz návd v šablně): Přehled budv: OVM vyplňuje přehled budv, které využívá pr výkn veřejné správy a užitnu plchu jedntlivých budv v m 2. Dále jsu vyplněny neinvestiční výdaje na budvy a m2 využívané jedntlivými agendami (pkud je mžné určit). Na základě těcht údajů jsu dpčteny přímé náklady na budvy pr dané agendy (jak sučet neinvestičních výdajů a dpisů majetku suvisejícíh s budvami a vybavením budv). Přehled využívaných SW: Autmbily: OVM vyplňuje přehled infrmačních systémů, které využívá pr výkn veřejné správy, a s jejichž přízením či správu mu vznikají náklady. Ke každému infrmačnímu systému je dplněn ppis, charakterizující hlavní účel využití. U každéh infrmačníh systému je rzhdnut, zda je využíván napříč celým OVM neb je specifický pr 1 či více agend. Na základě tét infrmace jsu v následujícím krku zapčítávány náklady na každý sftware buďt jak přímé na dané agendy neb jak nepřímé. V tmt krku je také mžné určit náklady na přízení a prvz infrmačních systémů (případně mhu být určeny v následujícím krku). Určení jedntlivých infrmačních systémů, pr které budu zvlášť definvány náklady, vyplývá z diskuze nad získaným přehledem využívaných SW, dhadu významnsti nákladů danéh systému, vztahu systému k mdelvané agendě a mžnsti OVM stanvit pr knkrétní systém suvisející výdaje. Na příslušné zálžce je vyplněn údaj celkvém pčtu ujetých kilmetrů za sledvané bdbí a celkvých neinvestičních nákladech na vzvý park. Na základě tht údaje je určen průměrný náklad na ujetý kilmetr. Pkud je dstupná infrmace pčtu najetých km k výknu jedntlivých agend, pak jsu také vypčítány přímé náklady na vzvý park pr dané agendy. Obrázek níže znázrňuje příklad vyplnění šablny pr sběr dat (částečné dplnění dle dstupných dat): Obr Příklad listu Budvy šablny F2.TE.07 Výdaje OVM Krk: Stanvení celkvých investičních i neinvestičních výdajů OVM za pslední dstupné bdbí Cíle: Stanvení kategrií sb pr sledvání průměrných mezd. Získání údajů celkvých výdajích OVM za sledvané bdbí rzdělených d určených kategrií. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 92/229

93 V tmt krku dchází ke stanvení celkvých investičních i neinvestičních výdajů OVM a jejich rzdělení d nákladvých kategrií definvaných Metdiku PMA. D celkvých výdajů OVM je v případě analýzy agend státní správy dpručen zahrnut puze výdaje suvisející s výknem státní správy (v případě že je lze ddělit d výdajů na výkn samsprávy). Pkud výdaje ddělit nelze, pak je mžné zahrnut všechny výdaje OVM a v další analýze pak pdle příslušných determinantů ddělit náklady suvisející s výknem agend statní správy a samsprávy. K získání těcht dat je mžné pužít šablnu F2.TE.08 Celkvé náklady OVM. Šablna uvádí i návd na vyplnění a rámcvě definuje, které typy výdajů jsu relevantní pr sledvání v rámci prcesníh mdelvání agendy, a jejich vazbu na účetnictví OVM. Způsb pužití šablny a rámcvý pstup vyplnění (více viz návd v šablně): Celkvé výdaje OVM: OVM vyplňuje celkvé investiční i neinvestiční výdaje za sledvané bdbí v nákladvých kategriích definvaných Metdiku PMA. V rámci kategrie Mzdy je krmě celkvých sbních výdajů uveden i průměrný sbní výdaj pr jedntlivé kategrie sb. Kategrie je mžné stanvit individuálně pr sledvané OVM, kategrizace uvedená v šablně je puze dpručující Krk: Stanvení anualizvaných nákladů na evidvaný investiční majetek Cíle: Získání hdnt rčních nákladů na investiční majetek v jedntlivých nákladvých kategriích. Pr investiční majetek sledvanéh OVM je nutné získat rční hdnty dpisů, které jsu nákladem využívání investičníh majetku. Pr sběr hdnt je mžné pužít šablnu F2.TE.08 Celkvé náklady OVM list Přehled investičníh majetku: Tab Přehled investičníh majetku Na listu: Přehled investičníh majetku je vyplňván investiční majetek OVM ve struktuře: Oblast využití Plžka Rk přízení Odhadvaná zbývající živtnst Celkvá živtnst plžky d rku přízení Přizvací cena Zhdncení Zůstatkvá cena Rční hdnta dpisů Sučet neinvestičních prav za psledních 5 let Nákladvá kategrie Knkrétní agenda, subr agend neb celý úřad. Název plžky investičníh majetku. Rk, kdy dšl k přízení plžky majetku. Dba zbývající živtnsti, dle uvážení OVM. Může být stanvena dle uvážení OVM neb dle dpisvých skupin zákna daních z příjmů (586/1992 Sb. ČR). Kupní cena. Investiční zhdncení. Přizvací cena + zhdncení právky. Hdnta rčníh dpisu dané plžky majetku. Služí pr kntrlu zhdncení a případné krekce. Zařazení d příslušné nákladvé kategrie Metdiky PMA. Pkud nemá sledvané OVM rční hdnty dpisů k dispzici, je nutné je stanvit alespň dhadem. Jak vstup d dalších kalkulací je rzhdující hdnta uvedená ve slupci Rční hdnta dpisů. Ostatní slupce mhu služit jak kntrla, zda je uvedené čísl reálné. Pdle pdmínek knkrétníh prcesníh mdelvání agendy (dstupnst údajů, mžnsti sběru, časvý hriznt) je mžné přistupit buďt k celistvému pkrytí, tj. identifikace všech plžek investičníh majetku, neb pkrytí částečnému, tj. např. puze identifikace plžek investičníh majetku suvisejících s výknem mdelvané agendy či využívaných celým úřadem. Na základě zvlené varianty musí být případně dpvídajícím způsbem upraveny následující krky alkace nákladů. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 93/229

94 Krk: Stanvení celkvých rčních nákladů OVM ve stanvených kategriích Cíle: Stanvení hdnt celkvých rčních nákladů OVM za sledvané bdbí pr jedntlivé kategrie. Na základě vstupů týkajících se rčních výdajů a výpčtu nákladů na investiční majetek je mžné stanvit celkvé náklady OVM v dělení pdle definvaných kategrií. V rámci tht krku djde k dknčení kategrizace nákladů na investiční majetek tak, aby každá uvedená plžka byla přiřazena některé ze sledvaných kategrií nákladů. V každé kategrii je náklad sučtem příslušnéh neinvestičníh výdaje a přiřazených investičních nákladů. Pr knslidaci údajů výdajích a nákladech investičníh majetku služí šablna F2.TE.08 Celkvé náklady OVM, která se p vyplnění stává jedním z hlavních výstupů (F2.HVY.03 Celkvé náklady OVM) celé tét etapy (Etapa 2.3: Příprava pdkladů pr stanvení nákladů výknu prcesů agendy) Sběr pdkladů k rganizaci lidských zdrjů OVM a zjištění dpvědnsti za výkn agendy na OVM Krk: Sběr údajů rganizační struktuře a lidských zdrjích Cíle: Získání seznamu sb, které se na sledvaném OVM pdílejí na výknu veřejné správy, pdpůrných či řídících prcesech a jejich zařazení d rganizační struktury. Ke sběru dat je připravena šablna F2.TE.05 Lidské zdrje, která uvádí i pdrbný návd k vyplnění. Organizační jedntka 1 (např. Sekce) Organizační jedntka 2 (např. Odbr) Organizační jedntka 3 (např. Oddělení) Pracvní pzice Kód sby Kategrie pzice Úvazek [%] Obr Příklad listu Lidské zdrje šablny F2.TE.05 Lidské zdrje Krk: Sběr údajů dpvědnstech za výkn agend Cíle: Získání zdpvědných sb za jedntlivé agendy vyknávané na OVM. Získání seznamu ddělení, která se na výknu jedntlivých agend pdílejí. Ke sběru dat je mžné pužít šablnu F2.TE.05 Lidské zdrje. Na zálžce Odpvědnst za výkn agendy je nutné pr OVM připravit seznam agend, které jsu na OVM vyknávány. Zdrjem infrmací agendách je dříve získaný výstup F1.VVY.03 Seznam agend vyknávaných OVM. Obr Příklad listu Odpvědnst za výkn agendy šablny F2.TE.05 Lidské zdrje Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 94/229

95 Alternativní přístupy k získání vybraných hdnt nákladů Alkace nákladů na základě centrálně platných jedntkvých nákladů pr vybrané nákladvé kategrie K alkaci i přím přiřaditelných nákladů je mžné pužít výpčet na základě centrálně platných hdnt jedntkvých nákladů determinantů (číselníků). Například: Existující kvóta: na 1 zaměstnance připadá x m 2. Na 1 m 2 : jedntkvý náklad y Kč. Výpčet: přím přiřaditelné náklady na budvy = FTE PR * JN M * KV M, kde: FTE PR = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn prcesu mdelvané agendy. JN M = Jedntkvý náklad na 1 m 2. KV M =Kvóta na m 2 na 1 zaměstnance. Tímt způsbem bude mžné přistupit k alkaci některých plžek nákladvých kategrií. Nákladvé kategrie zahrnuté d přístupu se budu lišit individuálně pdle agendy. Nejprve je ptřeba stanvit, ke kterým nákladvým kategriím je mžné přistupit tímt způsbem. Pstup Dle dstupnsti dat (existence centrálně platných jedntkvých nákladů) bude každé plžce rzhdnut, zda se jedná přím neb nepřím přiřaditelný náklad. Pr přím přiřaditelné náklady (na agendu / prcesy) budu pužity centrálně platné jedntkvé náklady. Pr nepřím přiřaditelné náklady (na agendu / prcesy) bude pužita alkace nákladů shra. V případě existence centrálně platných hdnt jedntkvých nákladů tedy může djít k přesunu některých nákladvých kategrií z nepřím přiřaditelných nákladů agend získaných shra d přím přiřaditelných nákladů agend získaných zdla. Níže je uvedený příklad mžnéh rzdělení nákladvých kategrií na přím přiřaditelné a nepřím přiřaditelné: Mzdy Přím přiřaditelné. Finanční náklady Nepřím přiřaditelné. ICT infrastruktura a SW Nepřím přiřaditelné. Prstry a vybavení pracviště Přím přiřaditelné. Dprava Přím přiřaditelné. Ostatní materiál, služby, daně a pplatky - Nepřím přiřaditelné Mžnst využití dat publikvaných Ministerstvem financí (MF) Dle dpručenéh mapvání výdajvých kategrií Metdiky PMA a rzpčtvé skladby participujícíh OVM veřejně publikvané MF v databázi ÚFIS ( lze pr vybrané kategrie připravit data jak vstup pr stanvení výdajů OVM. Data mhu být připravena na základě přístupných údajů a úřadem puze revidvána, případně dplněna, neb je lze využít k rámcvému věření dat pskytnutých OVM. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 95/229

96 Výstupy Aktivity Pstup Vstupy Výstupy Prcesy Pstup Vstupy Výstupy Agenda Pstup Vstupy Výstupy OVM Pstup Vstupy Výstupy Aktivity Pstup Vstupy Výstupy Prcesy Pstup Vstupy Výstupy Agenda Pstup Vstupy Výstupy OVM Pstup Vstupy PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem shra Vstupy a cíle Cílem přípravy pdkladů pr stanvení nákladů výknu prcesů agendy je alkace celkvých nákladů OVM na jedntlivé analyzvané agendy. Pstup Sběr na úrvni agendy je mžné shrnut d dvu aktivit stanvení pžadavků na výkn agendy a alkace nákladů na jedntlivé agendy. Pstup je ppsán v pdkapitlách: Sběr lkálních hdnt nákladvých determinantů shra na úrvni agend OVM a Sběr lkálních hdnt nákladvých determinantů shra na úrvni prcesů agendy. Výstupy F2.HVY.04 Pžadavky na výkn agendy pžadavky na lidské a nákladvé zdrje ptřebné k výknu agendy. F2.HVY.05 Náklady prcesů agendy přístupem shra náklady agendy rzpadnuté na jedntlivé prcesy s pužitím vhdnéh alkačníh klíče pr každu nákladvu kategrii Sběr lkálních hdnt nákladvých determinantů shra na úrvni agend OVM Úrveň detailu dat Přím přiřaditelné náklady přístupem shra Determinanty kategrií Jedntkvé náklady determinantů kategrií Nepřím přiřaditelné výdaje přístupem shra Náklady přístupem shra Nepřím přiřaditelné náklady přístupem shra Determinanty kategrií Jedntkvé náklady determinantů kategrií Nepřím přiřaditelné výdaje přístupem shra Náklady přístupem zdla Přím přiřaditelné náklady přístupem zdla Přím přiřaditelné náklady agend přístupem zdla Anualizace výdajů Anualizace výdajů Sučet přím přiřaditelných nákladů přístupem zdla všech agend Přím přiřaditelné náklady OVM přístupem shra Jedntkvé náklady determinantů kategrií Hdnty determinantů kategrií pr agendy Sběr hdnt determinantů kategrií (např. rzpad FTE úřadu na agendy) Sučin hdnt determinantů kategrií a jedntkvých nákladů determinantů Přím přiřaditelné náklady agend přístupem shra Jedntkvé náklady determinantů kategrií Hdnty determinantů kategrií pr prcesy Sběr hdnt determinantů kategrií (např. rzpad FTE agendy na prcesy) Sučin hdnt determinantů kategrií a jedntkvých nákladů determinantů Přím přiřaditelné náklady prcesů agend přístupem shra Nepřím přiřaditelné náklady OVM přístupem shra Nepřím přiřaditelné náklady OVM přístupem shra v kategriích Využití nákladvé kategrie pr agendy ( např. ANO/NE, ANO/NE v kmbinaci s FTE a pd.) Sběr pžadavků využití nákladvé kategrie Alkace nepřím přiřaditelných nákladů přístupem shra dle pžadavků využití Nepřím přiřaditelné náklady agend přístupem shra Nepřím přiřaditelné náklady agend přístupem shra v kategriích Využití nákladvé kategrie pr prcesy ( např. ANO/NE, ANO/NE v kmbinaci s FTE a pd.) Sběr pžadavků využití nákladvé kategrie Alkace nepřím přiřaditelných nákladů přístupem shra dle pžadavků využití Přím přiřaditelné náklady prcesů agend přístupem shra Typicky není využit. V případě ptřeby lze pstupvat bdbně jak pr úrveň prcesu. Přím přiřaditelné náklady OVM přístupem zdla Přím přiřaditelné náklady přístupem zdla na prces Sučet přím přiřaditelných nákladů přístupem zdla všech prcesů agendy Přím přiřaditelné náklady agend přístupem zdla Pravděpdbnst výskytu aktivity Hdnty determinantů kategrií pr aktivitu Četnst prcesu Jedntkvé náklady determinantů kategrií Výpčet průměrných hdnt determinantů pr prces (např. simulace AISM) Sučin průměrných hdnt determinantů pr prces, četnsti prcesu a jedntkvých nákladů determinantů Přím přiřaditelné náklady prcesů agend přístupem zdla Determinanty kategrií Jedntkvé náklady determinantů kategrií Expertní dhady Evidence Zjištění pravděpdbnsti výskytu aktivity Zjištění hdnt determinantů kategrií (např. pracnst) Pravděpdbnst výskytu aktivity Hdnty determinantů kategrií pr aktivitu Nepřím přiřaditelné náklady přístupem zdla Nepřím přiřaditelné náklady OVM přístupem zdla Využití nákladvé kategrie pr prces Využití nákladvé kategrie pr agendu (přístup shra) Odvzení pžadavků Využití nákladvé kategrie Prvnání dvzených pžadavků s pžadavky zjištěnými přístupem shra Případná krekce (pžadavky se musí rvnat) Nepřím přiřaditelné náklady agend přístupem shra Využití nákladvé kategrie pr aktivitu Využití nákladvé kategrie pr prcesy (přístup shra) Odvzení pžadavků využití nákladvé kategrie Prvnání dvzených pžadavků s pžadavky zjištěnými přístupem shra Případná krekce (pžadavky se musí rvnat) Alkace nepřím přiřaditelných nákladů agend přístupem shra dle pžadavků využití Nepřím přiřaditelné náklady prcesů agend přístupem zdla Zjištění pžadavků využití nákladvé kategrie Pžadavky využití nákladvé kategrie pr aktivitu Cílem tét aktivity je získat údaje nutné pr kalkulaci celkvých nákladů (přím i nepřím přiřaditelných) na výkn mdelvané agendy. Úrveň detailu dat Náklady přístupem shra Náklady přístupem zdla Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady přístupem shra náklady přístupem shra přístupem zdla přístupem zdla Determinanty kategrií Determinanty kategrií Přím přiřaditelné náklady Jedntkvé náklady Jedntkvé náklady agend přístupem zdla determinantů kategrií determinantů kategrií Nepřím přiřaditelné výdaje Nepřím přiřaditelné přístupem shra výdaje přístupem shra Anualizace výdajů Anualizace výdajů Sučet přím přiřaditelných nákladů přístupem zdla všech agend Přím přiřaditelné náklady OVM přístupem shra Nepřím přiřaditelné náklady OVM přístupem shra Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady OVM přístupem zdla OVM přístupem zdla Jedntkvé náklady Nepřím přiřaditelné determinantů kategrií náklady OVM přístupem Hdnty determinantů shra v kategriích kategrií pr agendy Využití nákladvé kategrie pr agendy ( např. ANO/NE, ANO/NE v kmbinaci s FTE a pd.) Sběr hdnt determinantů Sběr pžadavků využití kategrií (např. rzpad FTE nákladvé kategrie úřadu na agendy) Alkace nepřím Sučin hdnt přiřaditelných nákladů determinantů kategrií a přístupem shra dle jedntkvých nákladů pžadavků využití determinantů Přím přiřaditelné Nepřím přiřaditelné náklady agend přístupem náklady agend shra přístupem shra Přím přiřaditelné náklady Využití nákladvé kategrie přístupem zdla na prces pr prces Využití nákladvé kategrie pr agendu (přístup shra) Sučet přím přiřaditelných Odvzení pžadavků Využití nákladů přístupem zdla nákladvé kategrie všech prcesů agendy Prvnání dvzených pžadavků s pžadavky zjištěnými přístupem shra Případná krekce (pžadavky se musí rvnat) Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady agend přístupem zdla agend přístupem shra Jedntkvé náklady Nepřím přiřaditelné determinantů kategrií náklady agend přístupem Hdnty determinantů shra v kategriích kategrií pr prcesy Využití nákladvé kategrie pr prcesy ( např. ANO/NE, ANO/NE v kmbinaci s FTE a pd.) Sběr hdnt determinantů Sběr pžadavků využití kategrií (např. rzpad FTE nákladvé kategrie agendy na prcesy) Alkace nepřím Sučin hdnt přiřaditelných nákladů determinantů kategrií a přístupem shra dle jedntkvých nákladů pžadavků využití determinantů Přím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady prcesů agend náklady prcesů agend přístupem shra přístupem shra Pravděpdbnst výskytu Využití nákladvé kategrie aktivity pr aktivitu Hdnty determinantů Využití nákladvé kategrie kategrií pr aktivitu pr prcesy (přístup shra) Četnst prcesu Jedntkvé náklady determinantů kategrií Výpčet průměrných hdnt Odvzení pžadavků využití determinantů pr prces nákladvé kategrie (např. simulace AISM) Prvnání dvzených Sučin průměrných hdnt pžadavků s pžadavky determinantů pr prces, zjištěnými přístupem shra četnsti prcesu a Případná krekce (pžadavky jedntkvých nákladů se musí rvnat) determinantů Alkace nepřím přiřaditelných nákladů agend přístupem shra dle pžadavků využití Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady prcesů agend přístupem prcesů agend přístupem zdla zdla Typicky není využit. V případě ptřeby lze pstupvat bdbně jak pr úrveň prcesu. Determinanty kategrií Jedntkvé náklady determinantů kategrií Expertní dhady Evidence Zjištění pravděpdbnsti Zjištění pžadavků využití výskytu aktivity nákladvé kategrie Zjištění hdnt determinantů kategrií (např. pracnst) Pravděpdbnst výskytu aktivity Hdnty determinantů kategrií pr aktivitu Pžadavky využití nákladvé kategrie pr aktivitu Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 96/229

97 Sběr přím přiřaditelných nákladů Vstupy a cíle Pr kalkulaci sbních nákladů (typický přím přiřaditelný náklad), ale také pr pužití jak alkačníh klíče, je nutné zjistit pčet pracvních úvazků dedikvaných pr výkn mdelvané agendy. Zde uvedená metda pčítá se zjištěním pčtu pracvních úvazků dedikvaných pr všechny agendy vyknávané na OVM a ještě také pr řídící a pdpůrné prcesy. Tím se dsáhne vyšší přesnsti a eliminace některých alkačních chyb. Mezi přím přiřaditelné náklady patří i další náklady vztahující se již puze k mdelvané agendě. Jedná se náklady uvedené v kategriích Prstry a vybavení pracviště, Autmbily a Ostatní nákupy přím přiřaditelné agendám získané v předchzích krcích. Pstup Sběr přím přiřaditelných nákladů se skládá ze dvu krků: Sběr údajů pčtu úvazků dedikvaných výknu agend OVM a Sběr hdnt přím přiřaditelných nákladů mdelvané agendy. Krk: Sběr údajů pčtu úvazků dedikvaných výknu agend OVM Cílem tht krku je stanvení pčtů úvazků dedikvaných pr výkn jedntlivých agend OVM, řídících a pdpůrných prcesů (tedy přímých sbních nákladů). Na základě dříve vytvřenéh dkumentu Lidské zdrje (šablna F2.TE.05 Lidské zdrje) jsu pr jedntlivé veducí ddělení vytvřeny šablny pr sběr údajů rzdělení úvazků jim pdřízených sb mezi vyknávané agendy. Způsb sběru předpkládá prcentuální rzdělení celéh úvazku každé sby mezi jedntlivé agendy, které vyknává. Obrázek níže znázrňuje příklad šablny pr sběr: Obr Ilustrativní příklad listu Agenda rzpad úvazků šablny F2.TE.06 Pžadavky na výkn agendy Krk: Kalkulace přím přiřaditelných nákladů agendy P sběru pčtu úvazků a hdnt přím přiřaditelných nákladů následuje výpčet přím a nepřím přiřaditelných nákladů na agendu přístupem shra. Prtže s úvazky se pracuje pr výpčet bu typů nákladů, je splečný pstup výpčtu ppsán v Kalkulace přím i nepřím přiřaditelných nákladů agendy přístupem shra. Výstupy Výstupem sběru přím přiřaditelných nákladů na úrvni agend OVM je: Pčet úvazků dedikvaných na výkn jedntlivých agend danéh OVM. Přím přiřaditelné náklady dané agendy. Pr výstupy se pužije šablna F2.TE.06 Pžadavky na výkn agendy a F2.TE.07 Výdaje OVM Sběr nepřím přiřaditelných nákladů Pr nepřím přiřaditelné náklady se jedná rzdělených d nákladvých kategrií definvaných Metdiku PMA. Jsu sledvány pžadavky využití typu nákladů jedntlivými agendami. Tak je mžné definvat vymezenu mnžinu agend využívající například knkrétní infrmační systém a náklady Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 97/229

98 spjené s tímt infrmačním systémem dělit, s pužitím dalšíh upřesňujícíh alkačníh klíče, puze mezi tyt agendy. Krk: Sběr pžadavků využití typu nákladů agendami OVM Cílem je stanvení hdnt pžadavků využití typu nákladů (ANO/NE) pr jedntlivé agendy, řídící a pdpůrné prcesy. Pr každu nákladvu kategrii, kde je pčítán s využitím alkace pmcí klíče bsahujícíh pžadavek na využití typu nákladů, a každu agendu, která je vyknávána na ddělení příslušnéh veducíh, je vyplněna hdnta ANO/NE dle th, zda daná agenda využívá/nevyužívá příslušnu nákladvu kategrii. Obrázek níže znázrňuje příklad šablny pr sběr: Obr Ilustrativní příklad listu Agenda pžadavky šablny F2.TE.06 Pžadavky na výkn agendy Krk: Kalkulace nepřím přiřaditelných nákladů agendy na úrvni OVM P sběru pčtu úvazků a hdnt nepřím přiřaditelných nákladů následuje výpčet přím a nepřím přiřaditelných nákladů na agendu přístupem shra. Prtže s úvazky se pracuje pr výpčet bu typů nákladů, je splečný pstup výpčtu ppsán v pdkapitle Kalkulace přím i nepřím přiřaditelných nákladů agendy přístupem shra. Výstupy Výstupem sběru nepřím přiřaditelných nákladů na úrvni agend OVM je: Využití typu nákladů mdelvanu agendu. Pr výstupy se pužije šablna F2.TE.06 Pžadavky na výkn agendy Kalkulace přím i nepřím přiřaditelných nákladů agendy přístupem shra Z údajů získaných v předchzích aktivitách a krcích je mžné prvést výpčet nákladů mdelvané agendy přístupem shra včetně jejich rzdělení d definvaných kategrií. Pkud jsu pr některé kategrie zjištěné celkvé přím přiřaditelné náklady, a z celkvých nákladů OVM na danu nákladvu kategrii již agenda zdrje nevyužívá, pužijí se puze přím přiřaditelné náklady. V pačném případě je pr výpčet nákladů jedntlivých nákladvých kategrií mžné pužít následující pstup: Mzdy: Osbní náklady mdelvané agendy = FTE 1 x M 1 + FTE 2 x M FTE N x * M N, kde: Finanční náklady: FTE 1-N = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn mdelvané agendy v jedntlivých mzdvých kategriích. M 1-N = Průměrný sbní náklad v dané mzdvé kategrii. Finanční náklady mdelvané agendy = FTE AG / FTE FN x FN, kde: FTE AG = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn mdelvané agendy. FTE FN = Suma úvazků všech agend (včetně mdelvané agendy, řídících a pdpůrných prcesů), u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladů Finanční náklady hdntu ANO. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 98/229

99 FN = Celkvé finanční náklady OVM. ICT infrastruktura + knektivita: Náklady mdelvané agendy na ICT infrastrukturu = FTE AG / FTE ICT x ICT, kde: FTE AG = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn mdelvané agendy. FTE ICT = Suma úvazků všech agend (včetně mdelvané agendy, řídících a pdpůrných prcesů), u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladů ICT infrastruktura + knektivita hdntu ANO. ICT = Celkvé náklady OVM v kategrii ICT infrastruktura + knektivita. Mbilní telefny + mbilní knektivita: Náklady mdelvané agendy na mbilní telefny = FTE AG / FTE MTEL x MTEL, kde: FTE AG = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn mdelvané agendy. FTE MTEL = Suma úvazků všech agend (včetně mdelvané agendy, řídících a pdpůrných prcesů), u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladů Mbilní telefny + mbilní knektivita hdntu ANO. MTEL = Celkvé náklady OVM v kategrii Mbilní telefny + mbilní knektivita. Náklady knkrétních infrmačních systémů: Náklady na knkrétní infrmační systém využívaný mdelvanu agendu = = FTE AG / FTE SWn x SWn, kde: FTE AG = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn mdelvané agendy. FTE SWn = Suma úvazků všech agend (včetně mdelvané agendy, řídících a pdpůrných prcesů), u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladů knkrétníh infrmačníh systému SWn hdntu ANO. SWn = Celkvé náklady OVM v kategrii Správa SWn a správa licencí. Náklady statních infrmačních systémů: Náklady na knkrétní infrmační systém využívaný mdelvanu agendu = = FTE AG / FTE OSW x OSW, kde: FTE AG = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn mdelvané agendy. FTE OSW = Suma úvazků všech agend (včetně mdelvané agendy, řídících a pdpůrných prcesů), u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladů Správa statních SW a nákup licenční hdntu ANO. OSW = Celkvé náklady OVM v kategrii Správa statních SW a správa licencí. Prstry a vybavení pracviště: Autmbily: Náklady na prstry a vybavení pracviště mdelvané agendy = m 2 AG x Avgm 2 OVM, kde: m 2 AG = Užitná plcha využívaná mdelvanu agendu v m 2. Avgm 2 OVM = Průměrné náklady OVM na m 2. Náklady na prstry a vybavení pracviště mdelvané agendy = FTE AG / FTE PVP x PVP, kde: FTE AG = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn mdelvané agendy. FTE PVP = Suma úvazků všech agend (včetně mdelvané agendy, řídících a pdpůrných prcesů), u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladů Prstry a vybavení pracviště hdntu ANO. PVP = Celkvé náklady OVM v kategrii Prstry a vybavení pracviště. Náklady na autmbily mdelvané agendy = KM AG x AvgKM OVM, kde: KM AG = Pčet kilmetrů najetých za účelem výknu agendy. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 99/229

100 Ostatní dprava: AvgKM OVM = Průměrná cena za kilmetr na OVM. Náklady na autmbily mdelvané agendy = FTE AG / FTE AUT x AUT, kde: FTE AG = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn mdelvané agendy. FTE AUT = Suma úvazků všech agend (včetně mdelvané agendy, řídících a pdpůrných prcesů), u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladů Autmbily hdntu ANO. AUT = Celkvé náklady OVM v kategrii Autmbily. Náklady na statní dpravu mdelvané agendy = FTE AG / FTE OD x OD, kde: FTE AG = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn mdelvané agendy. FTE OD = Suma úvazků všech agend (včetně mdelvané agendy, řídících a pdpůrných prcesů), u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladů Ostatní dprava hdntu ANO. OD = Celkvé náklady OVM v kategrii Ostatní dprava. Ostatní nákupy nepřiřaditelné přím agendám: Ostatní nepřím přiřaditelné náklady mdelvané agendy = FTE AG / FTE ONN x ONN, kde: FTE AG = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn mdelvané agendy. FTE ONN = Suma úvazků všech agend (včetně mdelvané agendy, řídících a pdpůrných prcesů), u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladů Ostatní nákupy nepřiřaditelné přím agendám hdntu ANO. ONN = Celkvé náklady OVM v kategrii Ostatní nákupy nepřiřaditelné přím agendám. Ostatní nákupy přím přiřaditelné agendám: Suma dříve identifikvaných přím přiřaditelných nákladů mdelvané agendy. Řídící a pdpůrné prcesy: Odpvídající část nákladů na řídící a pdpůrné prcesy přiřazená mdelvané agendě = = FTE AG / FTE OVM x ŘPP, kde: FTE AG = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn mdelvané agendy. FTE OVM = Celkvý pčet úvazků OVM bez úvazků dedikvaných pr řídící a pdpůrné prcesy. ŘPP = Celkvé náklady OVM na řídící a pdpůrné prcesy tyt náklady je mžné vyčíslit stejným způsbem jak náklady na mdelvanu agendu, řídící a pdpůrné prcesy jsu zahrnuty v šablnách pr sběr nákladvých determinantů, stejně jak pr jedntlivé agendy je mžné jim během sběru přiřazvat dedikvané úvazky, hdnty pžadavku využití typu nákladů (ANO/NE) i přím přiřaditelné náklady. Pr prezentaci výsledků kalkulace je mžné pužít šablnu F2.TE.09 Náklady agend OVM přístupem shra. Obr Ilustrativní příklad výstupu F2.VVY.04 Lkální náklady agend OVM přístupem shra Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 100/229

101 Výstupy Aktivity Pstup Vstupy Výstupy Prcesy Pstup Vstupy Výstupy Agenda Pstup Vstupy Výstupy OVM Pstup Vstupy PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Sběr lkálních hdnt nákladvých determinantů shra na úrvni prcesů agendy Cílem tét aktivity je získat ukazatele nutné pr kalkulaci nákladů shra na výkn jedntlivých prcesů mdelvané agendy. Pdbně jak u aktivity sběru lkálních hdnt nákladvých determinantů agend OVM je i zde mžné aktivitu rzdělit na 2 části: Sběr přím přiřaditelných nákladů (rzdělení úvazků, přím přiřaditelné náklady). Sběr nepřím přiřaditelných nákladů (pžadavky využití typu nákladu). Na rzdíl d rzdělení nákladů OVM na všechny agendy, předmětem analýzy je zde jen mdelvaná agenda a její prcesy. Náklady na výkn mdelvané agendy v jedntlivých kategriích již byly získány v předchzí aktivitě. Nyní je cílem prvést jejich rzdělení d úrvně prcesů. Pr definvání seznamu prcesů je nutné mít v tent kamžik vytvřený prcesní ppis a zafixvanu prcesní mapu. Způsb rzdělení nákladů d úrvně prcesů je bdbný jak v předchzí části alkace na úrveň agend. Vstupem je F2.VVY.04 Lkální náklady agend OVM přístupem shra. Úrveň detailu dat Přím přiřaditelné náklady přístupem shra Determinanty kategrií Jedntkvé náklady determinantů kategrií Nepřím přiřaditelné výdaje přístupem shra Náklady přístupem shra Nepřím přiřaditelné náklady přístupem shra Determinanty kategrií Jedntkvé náklady determinantů kategrií Nepřím přiřaditelné výdaje přístupem shra Náklady přístupem zdla Přím přiřaditelné náklady přístupem zdla Přím přiřaditelné náklady agend přístupem zdla Anualizace výdajů Anualizace výdajů Sučet přím přiřaditelných nákladů přístupem zdla všech agend Přím přiřaditelné náklady OVM přístupem shra Jedntkvé náklady determinantů kategrií Hdnty determinantů kategrií pr agendy Sběr hdnt determinantů kategrií (např. rzpad FTE úřadu na agendy) Sučin hdnt determinantů kategrií a jedntkvých nákladů determinantů Přím přiřaditelné náklady agend přístupem shra Jedntkvé náklady determinantů kategrií Hdnty determinantů kategrií pr prcesy Sběr hdnt determinantů kategrií (např. rzpad FTE agendy na prcesy) Sučin hdnt determinantů kategrií a jedntkvých nákladů determinantů Přím přiřaditelné náklady prcesů agend přístupem shra Nepřím přiřaditelné náklady OVM přístupem shra Nepřím přiřaditelné náklady OVM přístupem shra v kategriích Využití nákladvé kategrie pr agendy ( např. ANO/NE, ANO/NE v kmbinaci s FTE a pd.) Sběr pžadavků využití nákladvé kategrie Alkace nepřím přiřaditelných nákladů přístupem shra dle pžadavků využití Nepřím přiřaditelné náklady agend přístupem shra Nepřím přiřaditelné náklady agend přístupem shra v kategriích Využití nákladvé kategrie pr prcesy ( např. ANO/NE, ANO/NE v kmbinaci s FTE a pd.) Sběr pžadavků využití nákladvé kategrie Alkace nepřím přiřaditelných nákladů přístupem shra dle pžadavků využití Přím přiřaditelné náklady prcesů agend přístupem shra Typicky není využit. V případě ptřeby lze pstupvat bdbně jak pr úrveň prcesu. Přím přiřaditelné náklady OVM přístupem zdla Přím přiřaditelné náklady přístupem zdla na prces Sučet přím přiřaditelných nákladů přístupem zdla všech prcesů agendy Přím přiřaditelné náklady agend přístupem zdla Pravděpdbnst výskytu aktivity Hdnty determinantů kategrií pr aktivitu Četnst prcesu Jedntkvé náklady determinantů kategrií Výpčet průměrných hdnt determinantů pr prces (např. simulace AISM) Sučin průměrných hdnt determinantů pr prces, četnsti prcesu a jedntkvých nákladů determinantů Přím přiřaditelné náklady prcesů agend přístupem zdla Determinanty kategrií Jedntkvé náklady determinantů kategrií Expertní dhady Evidence Zjištění pravděpdbnsti výskytu aktivity Zjištění hdnt determinantů kategrií (např. pracnst) Pravděpdbnst výskytu aktivity Hdnty determinantů kategrií pr aktivitu Nepřím přiřaditelné náklady přístupem zdla Nepřím přiřaditelné náklady OVM přístupem zdla Využití nákladvé kategrie pr prces Využití nákladvé kategrie pr agendu (přístup shra) Odvzení pžadavků Využití nákladvé kategrie Prvnání dvzených pžadavků s pžadavky zjištěnými přístupem shra Případná krekce (pžadavky se musí rvnat) Nepřím přiřaditelné náklady agend přístupem shra Využití nákladvé kategrie pr aktivitu Využití nákladvé kategrie pr prcesy (přístup shra) Odvzení pžadavků využití nákladvé kategrie Prvnání dvzených pžadavků s pžadavky zjištěnými přístupem shra Případná krekce (pžadavky se musí rvnat) Alkace nepřím přiřaditelných nákladů agend přístupem shra dle pžadavků využití Nepřím přiřaditelné náklady prcesů agend přístupem zdla Zjištění pžadavků využití nákladvé kategrie Pžadavky využití nákladvé kategrie pr aktivitu Sběr přím přiřaditelných nákladů Vstupy a cíle Cílem je stanvení přím přiřaditelných nákladů na výkn jedntlivých prcesů agendy. Vstupem jsu průměrné sbní náklady na zaměstnance, získané v rámci sběru na úrvni OVM, celkvý pčet FTE pdílejících se na výknu agendy a další celkvé přím přiřaditelné náklady na agendu. Pstup Krk: Sběr údajů pčtu úvazků dedikvaných výknu jedntlivých prcesů agendy Cílem je stanvení pčtů úvazků dedikvaných pr výkn jedntlivých prcesů mdelvané agendy (tedy přímých sbních nákladů). Na základě vytvřenéh prcesníh ppisu mdelvané agendy a sběru údajů úvazcích z předcházející aktivity je mžné připravit šablnu pr sběr prcentuálníh rzdělení úvazků sb dedikvaných pr výkn mdelvané agendy na jedntlivé prcesy. Zdrjem pr vytvření je šablna Metdiky PMA F2.TE.10 Náklady prcesů agendy přístupem shra. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 101/229

102 Obr Ilustrativní příklad listu Prcesy rzpad úvazků šablny F2.TE.10 Náklady prcesů agendy přístupem shra Krk: Sběr hdnt přím přiřaditelných nákladů prcesů mdelvané agendy Cílem je stanvení hdnt statních přím přiřaditelných nákladů vztahujících se k jedntlivým prcesům mdelvané agendy. Pr knkrétní prcesy mdelvané agendy je zjištěn údaj: O míře využití knkrétních budv OVM. O pčtu najetých kilmetrů prvzvanými autmbily. O hdntě přím přiřaditelných nákupů materiálů a služeb. Zdrjem pr vytvření tabulky pr sběr dat je šablna Metdiky F2.VVY.04 Lkální náklady agend OVM přístupem shra. Obr Příklad listu Prcesy agendy-přímé náklady šablny F2.TE.10 Náklady prcesů agendy přístupem shra Krk: Kalkulace přím přiřaditelných nákladů na úrvni prcesů agendy P sběru pčtu úvazků a hdnt nepřím přiřaditelných nákladů následuje výpčet přím a nepřím přiřaditelných nákladů přístupem shra na prcesy mdelvané agendy. Prtže s úvazky se pracuje pr výpčet bu typů nákladů, je splečný pstup výpčtu ppsán v pdkapitle Kalkulace přím i nepřím přiřaditelných nákladů prcesů mdelvané agendy přístupem shra. Výstupy Výstupem sběru přím přiřaditelných nákladů na úrvni prcesů agend je: Pčet úvazků dedikvaných na výkn jedntlivých prcesů v rámci zkumané agendy. Přím přiřaditelné náklady jedntlivých prcesů agendy. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 102/229

103 Pr výstupy se pužije šablna F2.TE.10 Náklady prcesů agendy přístupem shra Sběr nepřím přiřaditelných nákladů Vstupy a cíle Cílem je stanvení nepřím přiřaditelných nákladů na výkn jedntlivých prcesů mdelvané agendy, tedy zejména stanvení, které z nákladvých kategrií daný prces využívá. Pstup Krk: Sběr hdnt pžadavků využití typu nákladů jedntlivými prcesy agendy Cílem je stanvení hdnt pžadavků využití typu nákladů (ANO/NE) pr jedntlivé prcesy mdelvané agendy. Na základě vytvřenéh prcesníh ppisu mdelvané agendy je mžné připravit šablnu pr sběr údajů pžadavcích využití typu nákladů jedntlivých prcesů mdelvané agendy. Pr každu nákladvu kategrii a každý prces mdelvané agendy je vyplněna hdnta ANO/NE pdle th, zda daný prces mdelvané agendy využívá/nevyužívá danu nákladvu kategrii. Zdrjem pr vytvření je šablna Metdiky F2.TE.10 Náklady prcesů agendy přístupem shra F2.TE.10 Náklady prcesů agendy přístupem shra a výstup F2.VVY.04 Lkální náklady agend OVM přístupem shra. Obr Příklad listu Prcesy agendy pžadavky šablny F2.TE.10 Náklady prcesů agendy přístupem shra Krk: Kalkulace nepřím přiřaditelných nákladů na úrvni prcesů agendy P sběru pčtu úvazků a hdnt nepřím přiřaditelných nákladů následuje výpčet přím a nepřím přiřaditelných nákladů získaných přístupem shra na prcesy mdelvané agendy. Prtže s úvazky se pracuje pr výpčet bu typů nákladů, je splečný pstup výpčtu ppsán v pdkapitle Kalkulace přím i nepřím přiřaditelných nákladů prcesů mdelvané agendy přístupem shra. Výstupy Výstupem sběru nepřím přiřaditelných nákladů na úrvni prcesů agend je: Využití typu nákladů jedntlivými prcesy mdelvané agendy. Pr výstupy se pužije šablna F2.TE.10 Náklady prcesů agendy přístupem shra Kalkulace přím i nepřím přiřaditelných nákladů prcesů mdelvané agendy přístupem shra Z údajů získaných v předchzích aktivitách a krcích je mžné prvést výpčet nákladů výknu jedntlivých prcesů mdelvané agendy přístupem shra včetně jejich rzdělení d definvaných kategrií. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 103/229

104 Obr Příklad výstupu F2.HVY.05 Náklady prcesů agendy přístupem shra Pr jedntlivé nákladvé kategrie je mžné pužít následující pstup 12 : Mzdy: Osbní náklady prcesu mdelvané agendy = FTE 1 x M 1 + FTE 2 x M FTE N x M N, kde: Finanční náklady: FTE 1-N = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn prcesu mdelvané agendy v jedntlivých mzdvých kategriích. M 1-N = Průměrný sbní náklad v dané mzdvé kategrii. Finanční náklady prcesu mdelvané agendy = FTE PR / FTE FN x FN AG, kde: FTE PR = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn prcesu mdelvané agendy. FTE FN = Suma úvazků dedikvaných všem prcesům mdelvané agendy, u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladu Finanční náklady hdntu ANO. FN AG = Celkvé finanční náklady mdelvané agendy. ICT infrastruktura + knektivita: Náklady prcesu mdelvané agendy na ICT infrastrukturu = FTE PR / FTE ICT x ICT AG, kde: FTE PR = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn prcesu mdelvané agendy. FTE ICT = Suma úvazků dedikvaných všem prcesům mdelvané agendy, u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladu ICT infrastruktura + knektivita hdntu ANO. ICT AG = Celkvé náklady mdelvané agendy v kategrii ICT infrastruktura + knektivita. Mbilní telefny + mbilní knektivita: Náklady prcesu mdelvané agendy na mbilní telefny = FTE PR / FTE MTEL x MTEL AG, kde: FTE PR = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn prcesu mdelvané agendy. FTE MTEL = Suma úvazků dedikvaných všem prcesům mdelvané agendy, u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladu Mbilní telefny + mbilní knektivita hdntu ANO. MTEL AG = Celkvé náklady mdelvané agendy v kategrii Mbilní telefny + mbilní knektivita. 12 Níže je ppsán pstup, který předpkládá ptřebu alkace nepřím přiřaditelných nákladů pmcí alkačních klíčů. V případě existence centrálně platných jedntkvých nákladů pr nepřím přiřaditelné náklady (např. m2 u budv neb km u dpravy) lze pr některé kategrie stanvit náklad přepčtem jedntkvých nákladů a hdnty sptřeby, pdle ppisu v Alkace nákladů na základě centrálně platných jedntkvých nákladů pr vybrané nákladvé kategrie. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 104/229

105 Náklady knkrétních infrmačních systémů: Náklady na knkrétní infrmační systém využívaný prcesem mdelvané agendy = = FTE PR / FTE SWn x SWn AG, kde: FTE PR = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn prcesu mdelvané agendy. FTE SWn = Suma úvazků dedikvaných všem prcesům mdelvané agendy, u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladu knkrétníh infrmačníh systému SWn hdntu ANO. SWn AG = Celkvé náklady mdelvané agendy v kategrii Správa SWn a správa licencí. Náklady statních infrmačních systémů: Náklady na knkrétní infrmační systém využívaný prcesem mdelvané agendy = = FTE PR / FTE OSW x OSW AG, kde: FTE PR = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn prcesu mdelvané agendy. FTE OSW = Suma úvazků dedikvaných všem prcesům mdelvané agendy, u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladu Správa statních SW a nákup licencí hdntu ANO. OSW AG = Celkvé náklady mdelvané agendy v kategrii Správa statních SW a správa licencí. Prstry a vybavení pracviště: Náklady na prstry a vybavení pracviště prcesu mdelvané agendy = = m 2 PR x Avgm 2 OVM, kde: m 2 PR = Užitná plcha využívaná prcesem mdelvané agendy v m 2. Avgm 2 OVM = Průměrné náklady sledvanéh OVM na m 2. Náklady na prstry a vybavení pracviště prcesu mdelvané agendy = Autmbily: = FTE PR / FTE PVP x PVP AG, kde: FTE PR = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn prcesu mdelvané agendy. FTE PVP = Suma úvazků dedikvaných všem prcesům mdelvané agendy, u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladu Prstry a vybavení pracviště hdntu ANO. PVP AG = Celkvé náklady mdelvané agendy v kategrii Prstry a vybavení pracviště. Náklady na autmbily prcesu mdelvané agendy = KM PR x AvgKM OVM, kde: KM PR = Pčet kilmetrů najetých za účelem výknu prcesu agendy. AvgKM OVM = Průměrná cena za kilmetr sledvanéh OVM. Náklady na knkrétní infrmační systém využívaný prcesem mdelvané agendy = Ostatní dprava: = FTE PR / FTE AUT x AUT AG, kde: FTE PR = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn prcesu mdelvané agendy. FTE AUT = Suma úvazků dedikvaných všem prcesům mdelvané agendy, u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladu Autmbily hdntu ANO. AUT AG = Celkvé náklady mdelvané agendy v kategrii Autmbily. Náklady na statní dpravu prcesu mdelvané agendy = FTE PR / FTE OD x OD AG, kde: FTE PR = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn prcesu mdelvané agendy. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 105/229

106 FTE OD = Suma úvazků dedikvaných všem prcesům mdelvané agendy, u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladu Ostatní dprava hdntu ANO. OD AG = Celkvé náklady mdelvané agendy v kategrii Ostatní dprava. Ostatní nákupy nepřiřaditelné přím agendám: Ostatní nepřím přiřaditelné náklady prcesu mdelvané agendy = FTE PR / FTE ONN x ONN AG, kde: FTE PR = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn prcesu mdelvané agendy. FTE ONN = Suma úvazků dedikvaných všem prcesům mdelvané agendy, u kterých dšl k značení pžadavku využití typu nákladu Ostatní nákupy nepřiřaditelné přím agendám hdntu ANO. ONN AG = Celkvé náklady mdelvané agendy v kategrii Ostatní nákupy nepřiřaditelné přím agendám. Ostatní nákupy přím přiřaditelné prcesu agendy: Suma identifikvaných přím přiřaditelných nákladů prcesu mdelvané agendy. Řídící a pdpůrné prcesy: Odpvídající část nákladů na řídící a pdpůrné prcesy přiřazená prcesu mdelvané agendy = FTE PR / FTE AG x ŘPP AG, kde: FTE PR = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn prcesu mdelvané agendy. FTE AG = Suma úvazků dedikvaných mdelvané agendě. ŘPP AG = Celkvé náklady mdelvané agendy na pdpůrné prcesy. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 106/229

107 Výstupy Aktivity Pstup Vstupy Výstupy Prcesy Pstup Vstupy Výstupy Agenda Pstup Vstupy Výstupy OVM Pstup Vstupy PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem zdla Vstupy a cíle Cílem níže ppsané metdy je stanvení nákladů prcesů agendy přístupem zdla na základě sběru dat. Základním vstupem jsu výsledky sběru dat pdle Etapa 2.2: Sběr hdnt AS IS mdelu. Pstup Pr přím přiřaditelné náklady stanvené zdla jsu na úrvni aktivit neb prcesů získána data, pdle ppisu v krku Sběr přím přiřaditelných nákladů. Ta jsu následně pužita pr dpčítání hdnt na úrveň prcesů ( Sběr lkálních hdnt nákladvých determinantů zdla na úrvni prcesů a agend) a následně na úrveň agendy ( Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem zdla). Pr nepřím přiřaditelné náklady není mžný přístup zdla, prt jsu pužity výsledky získané v rámci aktivity Sběr lkálních hdnt nákladvých determinantů shra na úrvni agend OVM. Výstupy F2.VVY.06 Lkální AS IS náklady prcesů agendy přístupem zdla F2.HVY.06 Hdnty nákladvých ukazatelů prcesů agendy. Úrveň detailu dat Náklady přístupem shra Náklady přístupem zdla Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady přístupem shra náklady přístupem shra přístupem zdla přístupem zdla Determinanty kategrií Determinanty kategrií Přím přiřaditelné náklady Jedntkvé náklady Jedntkvé náklady agend přístupem zdla determinantů kategrií determinantů kategrií Nepřím přiřaditelné výdaje Nepřím přiřaditelné přístupem shra výdaje přístupem shra Anualizace výdajů Anualizace výdajů Sučet přím přiřaditelných nákladů přístupem zdla všech agend Přím přiřaditelné Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady náklady OVM přístupem náklady OVM přístupem OVM přístupem zdla OVM přístupem zdla shra shra Jedntkvé náklady Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Využití nákladvé kategrie determinantů kategrií náklady OVM přístupem přístupem zdla na prces pr prces Hdnty determinantů shra v kategriích Využití nákladvé kategrie kategrií pr agendy Využití nákladvé pr agendu (přístup shra) kategrie pr agendy ( např. ANO/NE, ANO/NE v kmbinaci s FTE a pd.) Sběr hdnt determinantů Sběr pžadavků využití Sučet přím přiřaditelných Odvzení pžadavků Využití kategrií (např. rzpad FTE nákladvé kategrie nákladů přístupem zdla nákladvé kategrie úřadu na agendy) Alkace nepřím všech prcesů agendy Prvnání dvzených Sučin hdnt přiřaditelných nákladů pžadavků s pžadavky determinantů kategrií a přístupem shra dle zjištěnými přístupem shra jedntkvých nákladů pžadavků využití Případná krekce (pžadavky determinantů se musí rvnat) Přím přiřaditelné Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady náklady agend přístupem náklady agend agend přístupem zdla agend přístupem shra shra přístupem shra Jedntkvé náklady Nepřím přiřaditelné Pravděpdbnst výskytu Využití nákladvé kategrie determinantů kategrií náklady agend přístupem aktivity pr aktivitu Hdnty determinantů shra v kategriích Hdnty determinantů Využití nákladvé kategrie kategrií pr prcesy Využití nákladvé kategrií pr aktivitu pr prcesy (přístup shra) kategrie pr prcesy ( Četnst prcesu např. ANO/NE, ANO/NE v Jedntkvé náklady kmbinaci s FTE a pd.) determinantů kategrií Sběr hdnt determinantů Sběr pžadavků využití Výpčet průměrných hdnt Odvzení pžadavků využití kategrií (např. rzpad FTE nákladvé kategrie determinantů pr prces nákladvé kategrie agendy na prcesy) Alkace nepřím (např. simulace AISM) Prvnání dvzených Sučin hdnt přiřaditelných nákladů Sučin průměrných hdnt pžadavků s pžadavky determinantů kategrií a přístupem shra dle determinantů pr prces, zjištěnými přístupem shra jedntkvých nákladů pžadavků využití četnsti prcesu a Případná krekce (pžadavky determinantů jedntkvých nákladů se musí rvnat) determinantů Alkace nepřím přiřaditelných nákladů agend přístupem shra dle pžadavků využití Přím přiřaditelné Přím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady náklady prcesů agend náklady prcesů agend prcesů agend přístupem prcesů agend přístupem přístupem shra přístupem shra zdla zdla Determinanty kategrií Jedntkvé náklady determinantů kategrií Expertní dhady Evidence Zjištění pravděpdbnsti Zjištění pžadavků využití výskytu aktivity nákladvé kategrie Typicky není využit. V případě ptřeby lze Zjištění hdnt determinantů pstupvat bdbně jak pr úrveň prcesu. kategrií (např. pracnst) Pravděpdbnst výskytu Pžadavky využití nákladvé aktivity kategrie pr aktivitu Hdnty determinantů kategrií pr aktivitu Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 107/229

108 Výstupy Aktivity Pstup Vstupy Výstupy Prcesy Pstup Vstupy Výstupy Agenda Pstup Vstupy Výstupy OVM Pstup Vstupy PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Sběr lkálních hdnt nákladvých determinantů zdla na úrvni aktivit a prcesů Vstupy a cíle Cílem je sběr dat na úrvni prcesů a aktivit. Pstup Sběr dat prbíhá typicky jak interview, získané údaje jsu expertními dhady. Detailní pstup sběru dat je ppsán v kapitle Pstup sběru a přízení dat. Výstupy Výstupem jsu lkální AS-IS hdnty aktivity a prcesů agendy (F2.VS.03 Lkální AS IS hdnty ukazatelů agendy) sebrané v rámci Etapa 2.2: Sběr hdnt AS IS mdelu. Úrveň detailu dat Náklady přístupem shra Náklady přístupem zdla Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady přístupem shra náklady přístupem shra přístupem zdla přístupem zdla Determinanty kategrií Determinanty kategrií Přím přiřaditelné náklady Jedntkvé náklady Jedntkvé náklady agend přístupem zdla determinantů kategrií determinantů kategrií Nepřím přiřaditelné výdaje Nepřím přiřaditelné přístupem shra výdaje přístupem shra Anualizace výdajů Anualizace výdajů Sučet přím přiřaditelných nákladů přístupem zdla všech agend Přím přiřaditelné Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady náklady OVM přístupem náklady OVM přístupem OVM přístupem zdla OVM přístupem zdla shra shra Jedntkvé náklady Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Využití nákladvé kategrie determinantů kategrií náklady OVM přístupem přístupem zdla na prces pr prces Hdnty determinantů shra v kategriích Využití nákladvé kategrie kategrií pr agendy Využití nákladvé pr agendu (přístup shra) kategrie pr agendy ( např. ANO/NE, ANO/NE v kmbinaci s FTE a pd.) Sběr hdnt determinantů Sběr pžadavků využití Sučet přím přiřaditelných Odvzení pžadavků Využití kategrií (např. rzpad FTE nákladvé kategrie nákladů přístupem zdla nákladvé kategrie úřadu na agendy) Alkace nepřím všech prcesů agendy Prvnání dvzených Sučin hdnt přiřaditelných nákladů pžadavků s pžadavky determinantů kategrií a přístupem shra dle zjištěnými přístupem shra jedntkvých nákladů pžadavků využití Případná krekce (pžadavky determinantů se musí rvnat) Přím přiřaditelné Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady náklady agend přístupem náklady agend agend přístupem zdla agend přístupem shra shra přístupem shra Jedntkvé náklady Nepřím přiřaditelné Pravděpdbnst výskytu Využití nákladvé kategrie determinantů kategrií náklady agend přístupem aktivity pr aktivitu Hdnty determinantů shra v kategriích Hdnty determinantů Využití nákladvé kategrie kategrií pr prcesy Využití nákladvé kategrií pr aktivitu pr prcesy (přístup shra) kategrie pr prcesy ( Četnst prcesu např. ANO/NE, ANO/NE v Jedntkvé náklady kmbinaci s FTE a pd.) determinantů kategrií Sběr hdnt determinantů Sběr pžadavků využití Výpčet průměrných hdnt Odvzení pžadavků využití kategrií (např. rzpad FTE nákladvé kategrie determinantů pr prces nákladvé kategrie agendy na prcesy) Alkace nepřím (např. simulace AISM) Prvnání dvzených Sučin hdnt přiřaditelných nákladů Sučin průměrných hdnt pžadavků s pžadavky determinantů kategrií a přístupem shra dle determinantů pr prces, zjištěnými přístupem shra jedntkvých nákladů pžadavků využití četnsti prcesu a Případná krekce (pžadavky determinantů jedntkvých nákladů se musí rvnat) determinantů Alkace nepřím přiřaditelných nákladů agend přístupem shra dle pžadavků využití Přím přiřaditelné Přím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady náklady prcesů agend náklady prcesů agend prcesů agend přístupem prcesů agend přístupem přístupem shra přístupem shra zdla zdla Typicky není využit. V případě ptřeby lze pstupvat bdbně jak pr úrveň prcesu. Determinanty kategrií Jedntkvé náklady determinantů kategrií Expertní dhady Evidence Zjištění pravděpdbnsti Zjištění pžadavků využití výskytu aktivity nákladvé kategrie Zjištění hdnt determinantů kategrií (např. pracnst) Pravděpdbnst výskytu aktivity Hdnty determinantů kategrií pr aktivitu Pžadavky využití nákladvé kategrie pr aktivitu Sběr přím přiřaditelných nákladů Tabulka níže uvádí přehled elementů a atributů se vztahem k nákladvému mdelu. Tab Přehled elementů a atributů se vztahem k nákladvému mdelu Element Prces Aktivita Rzhdnutí Atributy - Průměrná pracnst pr jedntlivé mzdvé kategrie - Pčet pakvání prcesu za rk - Pžadavky využití typu nákladů (ANO/NE) - Přiřaditelné příjmy - Přiřaditelné náklady - Průměrná pracnst pr jedntlivé mzdvé kategrie - Pžadavky využití typu nákladů (ANO/NE) - Přiřaditelné příjmy - Přiřaditelné náklady - Pravděpdbnst rzhdnutí Získaná sada údajů závisí na výsledku sběru dat. V ideálním případě jsu dstupné všechny údaje aktivitách a pravděpdbnstech rzhdnutí, ze kterých je mžné dpčítat hdntu atributů pr úrveň prcesu a údaje četnstech u všech prcesů, které jsu v rámci agendy vyknávány. Úplnst a přesnst sebraných hdnt determinuje mžnst výpčtu přím přiřaditelných nákladů spjených s výknem jedntlivých prcesů. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 108/229

109 Výstupy Aktivity Pstup Vstupy Výstupy Prcesy Pstup Vstupy Výstupy Agenda Pstup Vstupy Výstupy OVM Pstup Vstupy PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Sběr lkálních hdnt nákladvých determinantů zdla na úrvni prcesů a agend Sběr lkálních hdnt nákladvých determinantů zdla na úrvni prcesů a stanvení lkálních hdnt nákladvých determinantů na úrvni agend je ppsán v následujících třech krcích: Sběr a kalkulace přím přiřaditelných nákladů Stanvení celkvých přím přiřaditelných nákladů zdla a nepřím přiřaditelných nákladů shra výknu prcesů mdelvané agendy Stanvení lkálních hdnt nákladvých determinantů zdla na úrvni agendy. Úrveň detailu dat Náklady přístupem shra Náklady přístupem zdla Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady přístupem shra náklady přístupem shra přístupem zdla přístupem zdla Determinanty kategrií Determinanty kategrií Přím přiřaditelné náklady Jedntkvé náklady Jedntkvé náklady agend přístupem zdla determinantů kategrií determinantů kategrií Nepřím přiřaditelné výdaje Nepřím přiřaditelné přístupem shra výdaje přístupem shra Anualizace výdajů Anualizace výdajů Sučet přím přiřaditelných nákladů přístupem zdla všech agend Přím přiřaditelné Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady náklady OVM přístupem náklady OVM přístupem OVM přístupem zdla OVM přístupem zdla shra shra Jedntkvé náklady Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Využití nákladvé kategrie determinantů kategrií náklady OVM přístupem přístupem zdla na prces pr prces Hdnty determinantů shra v kategriích Využití nákladvé kategrie kategrií pr agendy Využití nákladvé pr agendu (přístup shra) kategrie pr agendy ( např. ANO/NE, ANO/NE v kmbinaci s FTE a pd.) Sběr hdnt determinantů Sběr pžadavků využití Sučet přím přiřaditelných Odvzení pžadavků Využití kategrií (např. rzpad FTE nákladvé kategrie nákladů přístupem zdla nákladvé kategrie úřadu na agendy) Alkace nepřím všech prcesů agendy Prvnání dvzených Sučin hdnt přiřaditelných nákladů pžadavků s pžadavky determinantů kategrií a přístupem shra dle zjištěnými přístupem shra jedntkvých nákladů pžadavků využití Případná krekce (pžadavky determinantů se musí rvnat) Přím přiřaditelné Nepřím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady náklady agend přístupem náklady agend agend přístupem zdla agend přístupem shra shra přístupem shra Jedntkvé náklady Nepřím přiřaditelné Pravděpdbnst výskytu Využití nákladvé kategrie determinantů kategrií náklady agend přístupem aktivity pr aktivitu Hdnty determinantů shra v kategriích Hdnty determinantů Využití nákladvé kategrie kategrií pr prcesy Využití nákladvé kategrií pr aktivitu pr prcesy (přístup shra) kategrie pr prcesy ( Četnst prcesu např. ANO/NE, ANO/NE v Jedntkvé náklady kmbinaci s FTE a pd.) determinantů kategrií Sběr hdnt determinantů Sběr pžadavků využití Výpčet průměrných hdnt Odvzení pžadavků využití kategrií (např. rzpad FTE nákladvé kategrie determinantů pr prces nákladvé kategrie agendy na prcesy) Alkace nepřím (např. simulace AISM) Prvnání dvzených Sučin hdnt přiřaditelných nákladů Sučin průměrných hdnt pžadavků s pžadavky determinantů kategrií a přístupem shra dle determinantů pr prces, zjištěnými přístupem shra jedntkvých nákladů pžadavků využití četnsti prcesu a Případná krekce (pžadavky determinantů jedntkvých nákladů se musí rvnat) determinantů Alkace nepřím přiřaditelných nákladů agend přístupem shra dle pžadavků využití Přím přiřaditelné Přím přiřaditelné Přím přiřaditelné náklady Nepřím přiřaditelné náklady náklady prcesů agend náklady prcesů agend prcesů agend přístupem prcesů agend přístupem přístupem shra přístupem shra zdla zdla Sběr a kalkulace přím přiřaditelných nákladů Vstupy a cíle Hdnty determinantů kategrií pr aktivitu Cílem tét aktivity je stanvení přím přiřaditelných nákladů spjených s výknem jednh průměrnéh pakvání jedntlivých prcesů mdelvané agendy na sledvaném OVM a výpčet celkvých nákladů na úrveň agendy. Vstupem pr tut aktivitu jsu F2.VS.03 Lkální AS IS hdnty ukazatelů agendy sebrané v rámci Etapa 2.2: Sběr hdnt AS IS mdelu. Pstup Typicky není využit. V případě ptřeby lze pstupvat bdbně jak pr úrveň prcesu. Determinanty kategrií Jedntkvé náklady determinantů kategrií Expertní dhady Evidence Zjištění pravděpdbnsti výskytu aktivity Zjištění hdnt determinantů kategrií (např. pracnst) Pravděpdbnst výskytu aktivity K prvedení časvé analýzy je mžné využít mdelvací nástrj AISM-ME, který umžňuje imprt získaných dat a dále s využitím autmatických skriptů výpčet průměrných přím přiřaditelných nákladů na jedn pakvání prcesu. V kmbinaci s údajem pčtu pakvání prcesu je mžné vypčítat přím přiřaditelné náklady na výkn prcesu. Výpčet nástrje AISM-ME prbíhá na základě pravděpdbnstníh hdncení jedntlivých větví prcesníh diagramu pmcí údajů pravděpdbnstech jedntlivých rzhdnutí. Každá větev prcesu má pracnst, která je vyjádřena sučtem pracnstí jedntlivých aktivit dané větve, přím přiřaditelných nákladů aktivit a pravděpdbnstí průchdu danu větví. Sučtem sučinů nákladvstí s pravděpdbnstmi průchdu jedntlivých větví je pak stanvena průměrná pracnst prcesu ve sledvaných mzdvých kategriích, přímé peněžní náklady (např. nákupy externích služeb) a přím přiřaditelné příjmy. Pkud chceme zjistit dané údaje za knkrétní OVM, a v rámci jednh mdelvanéh prcesu vystupuje více participujících OVM, je třeba zvlit před spuštěním skriptu časvé analýzy zvlášť puze zkumaný OVM, jinak budu údaje výstupu časvé analýzy agregvány pr všechny zúčastněné OVM v diagramu. Výstupem prvedené časvé analýzy s využitím nástrje AISM-ME je F2.VVY.05 Časvá analýza AS IS mdelu. Obrázek níže znázrňuje mžné zpracvání výstupu časvé analýzy (F2.HVY.06 Hdnty nákladvých ukazatelů prcesů agendy). Zjištění pžadavků využití nákladvé kategrie Pžadavky využití nákladvé kategrie pr aktivitu Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 109/229

110 Obr Mžné zpracvání výstupu časvé analýzy (F2.HVY.06 Hdnty nákladvých ukazatelů prcesů agendy) Výstupy Výstupem je F2.HVY.06 Hdnty nákladvých ukazatelů prcesů agendy, který zbrazuje průměrné časvé a přím přiřaditelné peněžní náklady spjené se zjištěným pčtem pakvání prcesů mdelvané agendy a zjištěné pdmínky výknu prcesů agendy ve struktuře pr ptřeby alkace nákladů Stanvení celkvých přím přiřaditelných nákladů zdla a nepřím přiřaditelných nákladů shra výknu prcesů mdelvané agendy Vstupy a cíle Cílem tét aktivity je dpčítání přím i nepřím přiřaditelných nákladů výknu jedntlivých prcesů mdelvané agendy pdle rzdělení d nákladvých kategrií definvaných Metdiku PMA a stanvení přím i nepřím přiřaditelných nákladů na úrveň agendy. Pstup Pr samstatnu kalkulaci mhu být využity i některé údaje získané v předcházející etapě, např.: F2.HVY.03 Celkvé náklady OVM. F2.VS.06 Lkální hdnty nákladvých determinantů agend OVM přístupem shra. F2.VVY.04 Lkální náklady agend OVM přístupem shra. F2.VS.07 Lkální hdnty nákladvých determinantů prcesů agendy přístupem shra. Náklady výknu prcesu pr jedntlivé nákladvé kategrie je mžné stanvit pdle pstupu ppsaném v Kalkulace přím i nepřím přiřaditelných nákladů agendy přístupem shra. Výstupy Výstupy jsu F2.VVY.06 Lkální AS IS náklady prcesů agendy přístupem zdla a F2.HVY.06 Hdnty nákladvých ukazatelů prcesů agendy. Obrázek níže znázrňuje mžnu strukturu výstupu: Obr Mžná struktura výstupu F2.HVY.06 Hdnty nákladvých ukazatelů prcesů agendy Stanvení lkálních hdnt nákladvých determinantů zdla na úrvni agendy Přím i nepřím přiřaditelné náklady na úrvni agendy se získají při výpčtu na úrvni prcesů v aktivitě Sběr lkálních hdnt nákladvých determinantů zdla na úrvni prcesů a agend. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 110/229

111 Stanvení přím přiřaditelných nákladů přístupem zdla je sučástí šablny F2.HVY.06 Hdnty nákladvých ukazatelů prcesů agendy, která pskytuje i sučet nákladů na všechny prcesy agendy pr jedntlivé nákladvé kategrie Pstup ptimalizace Cílem pstupu ptimalizace je ppsat pstup a nástrje ptimalizace agend a definvat přístup k řízení výknnsti s cílem udržení přínsů a kntinuálníh zlepšvání jejich výknu. Metdika PMA definuje pstup ptimalizace agend se zaměřením na tři základní příležitsti: Snížení nákladů. Zvýšení kvality. Zvýšení transparentnsti (prtikrupční patření). V tabulce níže jsu uvedeny základní pjmy pužívané v tét kapitle. Tab Pjmy ptimalizace Pjem Benchmarking Change management Klíčvé ukazatele výknnsti (KPI) Kvalita Outsurcing Úrveň vyspělsti prcesů Významnst Ppis Neustálý prces pzrvání a měření za účelem stanvení cílů veducích k zlepšvání aktivit. Prces řízení změn za pužití standardizvaných pstupů s cílem minimalizvat dpad změn na kvalitu pskytvaných služeb. Manažerský nástrj, pmcí kteréh se vyhdncuje a zlepšuje prces. Vycházejí z primárních cílů pr danu agendu a jejich hdnty ukazují, jestli se agenda vyvíjí žáducím směrem. Měly by být jasně definvané a měřitelné. Míra plnění pdmínek pžadvané kvality (úrvně) výknu prcesu agendy. Vyčlenění pdpůrných a vedlejších činnstí splečnsti, která je na danu činnst specializvaná. Vymezený subr charakteristických znaků, stanvený a přijímaný jak srvnávací základna pr hdncení dsaženéh stupně prcesní vyspělsti. Každá úrveň představuje výchzí stav pr další průběžné zlepšvání. Dsažení vyšší úrvně znamená uplatnění zásad fungvání prcesů rganizace, jejichž výsledkem je prcesní způsbilst a vyspělst rganizace. Určuje, jak významně se prces pdílí na nákladech dané agendy Úvd Pr analýzu prcesů a identifikaci příčin neefektivit, defektů a variabilit prcesů jsu pužity vybrané pstupy metdiky Lean Six Sigma zaměřené na zvyšvání efektivity prcesů a kvality výstupů s přihlédnutím ke specifikům výknu veřejné správy jak na ústředních správních rgánech, tak v územních samsprávných celcích Optimalizační přístup Optimalizace prcesů je rzdělena d 3 základních částí pdle Lean Six Sigma: Definice identifikace blastí s ptimalizačním ptenciálem a priritizace prcesů pr detailní analýzu. Analýza detailní analýza prcesů a aktivit, u kterých byl identifikván ptimalizační ptenciál a následující příprava ptimalizačních hyptéz shrnujících mžnsti řešení prblematických blastí. Akceptvané hyptézy jsu následně detailně rzpracvány ve frmě návrhu knkrétních patření. Invace detailní návrh patření (včetně dhadu ptenciálu úspr), priritizace patření a pr patření s vysku priritu návrh jejich realizace. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 111/229

112 Přímé náklady Nepřímé náklady Úrveň výknu agendy Invace Analýza Definice PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY V jedntlivých částech bude zhledněna ptřeba specifickéh přístupu v závislsti na druhu nákladů, typu prcesu a úrvni výknu státní správy. Fáze 1: Iniciální analýza a příprava mdelvání Fáze 2: Sestavení mdelu AS-IS Fáze 3: Sestavení mdelu TO-BE Identifikace ptimalizačníh ptenciálu Priritizace prcesů pr detailní analýzu Vytvření ptimalizačních hyptéz Vytvření detailních návrhů patření Odhad ptenciálu úspr patření Priritizace patření k realizaci Vytvření návrhu realizace patření Obr Optimalizační přístup Typlgie prcesů dle úrvně výknu agend Na brázku níže je zbrazen typické slžení prcesů dle pvahy výknu prcesu a úrvně výknu agendy viz 1.3 Suvislsti pjmů Metdiky PMA. Ústřední správní úřady Vyšší územní samsprávní celky Přímé náklady Nepřímé náklady Základní uzemní samsprávní celky Tvrdé prcesy (např. registrační apd.) Pvaha výknu prcesů Částečně tvrdé prcesy (např. kntrlní činnst) Měkké prcesy (např. metdická činnst) Obr Typické rzlžení prcesů dle pvahy výknu prcesů a úrvně výknu agendy Výše definvané rzdělení prcesů pdle úrvně výknu státní správy nemá dpad na pstup ptimalizace, který zůstane u všech typů zachván. Zásadní rzdíly ale budu v mžnstech výskytu ptimalizačníh ptenciálu a ve vhdných ptimalizačních patřeních. V kapitle Typická ptimalizační patření jsu uvedeny ilustrativní případy, kdy zařazení agendy pdle úrvně výknu a pvahy prcesů umžní dsáhnut lepšíh výstupu. V jedntlivých částech pdle Lean Six Sigma vlivňuje typ prcesu a úrveň jeh výknu ptimalizaci následvně: Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 112/229

113 Definice Typ prcesu vlivňuje pstup identifikace ptimalizačníh ptenciálu v aplikvatelnsti některých kritérií neb jejich částí identifikujících ptimalizační ptenciál. Např. standardizace pstupů a nástrjů indikuje ptimalizační ptenciál spíše u tvrdých prcesů, méně pak u měkkých. Dále je třeba při identifikaci ptimalizačníh ptenciálu vzít v úvahu úrveň výknu prcesů. Příkladem mhu být prcesy, které jsu vyknávány puze na úrvni ústředních správních úřadů. U těcht prcesů není mžné prvnávat náklady na výkn prcesů s jinými OVM. Analýza Pvaha knkrétních prcesů se zhledňuje například při stanvení jedntlivých kritérií detailní analýzy ptimalizačníh ptenciálu. Mezi tat kritéria patří výše zmíněná standardizace nástrjů a pstupů neb časvá nárčnst prcesů. Časvá nárčnst výknu prcesu je také kritériem, u kteréh musí být zhledněna úrveň prcesu. Lze předpkládat, že výkn prcesu bude časvě nárčnější, je-li prces vyknáván na více úrvních. Z tht důvdu je nutné vzít v úvahu rzdělení prcesů při frmulvání ptimalizačních hyptéz. Invace Úrveň, na které je agenda vyknávána, vlivní například předpkládanu dbu implementace, která je sučástí detailníh návrhu patření. Na detailní návrh patření má také vliv i knkrétní pvaha prcesů agendy. V tmt případě bude vlivněn předpkládaný stav agendy p implementaci ptimalizačníh patření. Důvdem je, že některá patření mají jiný efekt, pkud jsu aplikvána na tvrdé, neb na měkké prcesy. V následující části je pr větší názrnst uvedena tabulka s přehledem ptimalizačních hyptéz a jejich předpkládaný efekt na jedntlivé typy prcesů. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 113/229

114 Dpad na úspry PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Typická ptimalizační patření Existuje řada ptimalizačních patření, jejichž mžnsti a úrveň aplikace závisí na knkrétní situaci. V tabulce níže jsu typická ptimalizační patření seřazena pdle dpadu na úspry, který bvykle přinášejí. V prstředí veřejné správy závisí jejich uplatnitelnst na typu prcesu. Typická ptimalizační patření Tvrdý prces Částečně tvrdý prces Měkký prces Zrušení aktivity/ prcesu s nízku přidanu hdntu Autmatizace Outsurcing Centralizace (specializace) Optimalizace nákupu Standardizace/ harmnizace pstupů nástrjů Zvýšení kvality dat Změny standardů pdpůrných prstředků (HW vybavení, telekmunikace, služby, vzidla, kancelářský standard) Trénink Optimalizace schvalvacíh prcesu (pdpisvá práva) Úprava prstrů (ergnmie, dstupnst pdkladů apd.) Uplatnitelnst patření dle typu prcesu: Vyská Střední Nízká Obr Typická ptimalizační patření a jejich dpad na úspry Jedntlivé typy ptimalizačních patření se liší nejen dpadem na úspry, ale také dpadem na investiční náklady a na případné změny právních předpisů. Tabulka níže shrnuje typické dpady patření v těcht blastech. Metdika PMA předpkládá, že další upřesnění a rzšíření výše uvedených typických ptimalizačních patření bude mžné prvést dle aktuálních ptřeb v rámci fungvání Metdickéh centra PMA, které může pžadavky Metdiky PMA dále rzšířit. Například může djít k rzšíření seznam pvinných ptimalizačních hyptéz, které je nutné v rámci přípravy návrhu TO-BE prcesníh mdelu analyzvat. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 114/229

115 Typická ptimalizační patření Náklady Legislativa Zrušení aktivity/ prcesu s nízku přidanu hdntu Autmatizace Outsurcing Centralizace (specializace) Optimalizace nákupu Standardizace/ harmnizace pstupů nástrjů Zvýšení kvality dat Změny standardů pdpůrných prstředků (HW vybavení, telekmunikace, služby, vzidla, kancelářský standard) Trénink Optimalizace schvalvacíh prcesu (pdpisvá práva) Úprava prstrů (ergnmie, dstupnst pdkladů apd.) Dpad na náklady zavedení patření: Velký Střední Malý Dpad na změny právních předpisů: Velký Střední Malý Obr Typická ptimalizační patření a jejich dpad na náklady zavedení a změny právních předpisů Pdpra identifikace a realizace prtikrupčních patření Už ze samtné pdstaty prjektu PMA vyplývá zaměření na zvýšení transparentnsti a dstranění anmálií při výknu státní správy. Definice prcesů, stanvení jasných pravidel jejich výknu a zajištění hrizntální i vertikální infrmační prvázansti správních a samsprávních úřadů včetně veřejné publikace maxima mžných infrmací k mžnsti kntrly bčanů pvede k zmenšení prstru pr krupční jednání. Nad rámec th je dále Metdika PMA zaměřena na 3 aspekty ptimalizace: kvalita / přidaná hdnta, náklady a prtikrupční prstředí. Pdpra identifikace a realizace prtikrupčních patření je v Metdice PMA primárně řešena ve třech etapách: Etapa 2.7: Identifikace ptimalizačníh ptenciálu. Etapa 3.1: Návrh ptimalizačních hyptéz. Etapa 3.4: Vytvření detailních návrhů patření. Při kritickém phledu na prcesy mdelvané agendy v rámci zjišťvání příležitstí pr zlepšení musí Veducí mdelvání krmě nákladvéh a kvalitativníh phledu na zkumané prcesy vnímat i phled prtikrupční a aktivně nacházet bdy a vazby, které ptenciální rizik krupčníh jednání umžňují. Prtikrupční prstředí je jednu z blastí, pr kteru je identifikván ptimalizační ptenciál (viz kapitla Identifikace ptimalizačníh ptenciálu). V rámci ppisu ptimalizačních hyptéz i dalších ptimalizačních patření (rzpracvání akceptvaných hyptéz) musí být jasně definván dpad na aspekt prtikrupčníh prstředí. Optimalizační patření by měla primárně přinést pzitivní dpad, případný negativní dpad musí být kmpenzván nákladvým neb kvalitativním přínsem. Těmit dvěma krky (identifikace, ppis) bude zajištěn jak aktivní vyhledávání mžnstí zlepšení prtikrupčníh prstředí, tak důkladné zvážení dpadů všech patření na prtikrupční prstředí. Hlavními pilíři prtikrupčníh prstředí je vzájemná rvnváha prevence, průhlednsti a pstihu. Obecně se nejvyšší krupční ptenciál nachází v blastech, ve kterých se rzhduje veřejných Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 115/229

116 financích, a tam, kde jsu pskytvány výstupy přím bčanům jak příjemcům výstupů prcesů dané agendy. Typická ptimalizační patření směřující k zlepšení prtikrupčníh prstředí jsu: Optimalizace schvalvacíh prcesu rzlžení rzhdvací pravmci. Standardizace zvýšení standardizace kntrlních prcesů ve veřejné správě. Centralizace umžnění zvýšení kntrly u vybraných prcesů Zaměření na zvyšvání kvality Kvalita je v rámci Metdiky vnímána jak míra plnění pdmínek stanvených definicí pžadvané kvality výknu agendy. Může t být míra chybvsti, délka trvání, maximální pčet kntaktů, ptřeba fyzickéh přesunu bčana apd. Jelikž pžadavky na kvalitu výknu agendy v blasti výknu státní správy čast nejsu explicitně stanveny, musí být uvedené blasti psuzvány mdelvacím týmem v kntextu knkrétní agendy/prcesu/aktivity. Z pdstaty prjektu PMA vyplývá zaměření na standardizaci výknů státní správy. Největším přínsem v blasti zvýšení kvality je samtná standardizace výknů prcesů, kde standard definuje parametry výknu prcesu, tedy jedntlivé aspekty kvality. Při kritickém phledu na prcesy mdelvané agendy v rámci zjišťvání příležitstí pr zlepšení musí Veducí mdelvání vnímat kvalitativní phled a aktivně nacházet bdy a vazby, které kvalitu snižují neb napak genervat nápady, které by mhly kvalitu zvýšit. Pstupy pr identifikaci ptimalizačníh ptenciálu jsu ppsány v kapitle Identifikace ptimalizačníh ptenciálu. Oblasti k identifikaci ptimalizačníh ptenciálu jsu detailněji ppsány v šablně F2.TE.12 Optimalizační ptenciál. V rámci ppisu ptimalizačních hyptéz i následujících ptimalizačních patření (rzpracvání akceptvaných hyptéz) musí být jasně definván dpad na aspekt kvality. Optimalizační patření by měla primárně přinést pzitivní dpad. Případný negativní dpad musí být knfrntván s přínsem nákladvým neb prtikrupčním. Těmit dvěma krky (identifikace, ppis) bude zajištěn jak aktivní vyhledávání mžnstí zlepšení kvality, tak důkladné zvážení dpadů všech patření na kvalitu Část Definice ptimalizačníh ptenciálu Cíle Základním cílem tht krku je identifikace blastí s ptimalizačním ptenciálem a výběr prcesů agendy pr detailní analýzu Identifikace ptimalizačníh ptenciálu Hlavní výstupy F2.HVY.08 Optimalizační ptenciál tabulka s identifikací blastí s ptimalizačním ptenciálem. Identifikace ptimalizačníh ptenciálu je aktivita vyknávaná během celéh prcesu mdelvání. Jedná se kritické hdncení infrmací už při jejich sběru. K tmut účelu psluží zápisník ve frmě šablny Excel, d které účastníci mdelvání značují pr agendu jak celek, jedntlivé prcesy a aktivity tzv. ptimalizační ptenciál. Jedná se blasti, jež upzrňují na mžnsti využití autmatizvaných vazeb, mžnu neefektivitu, nekvalitu apd. Kritéria, pdle nichž hdntíme ptimalizační ptenciál, byla vybrána na základě pstupů metdiky Lean Six Sigma upravených pdle specifik výknu veřejné správy. Dle metdiky Lean Six Sigma bude hdncena neefektivita (plýtvání) prcesů a t v následujících blastech: Délka trvání prcesu/aktivity. Rzdíl délky trvání a pracnsti. Nadprdukce (kvalita, mnžství). Chybvst. Fyzická předávka. Phyb sb. Optimalizační ptenciál identifikván v průběhu mdelvání bude pzději v detailu przkumán s cílem definvat ptimalizační hyptézy a rzpracvat je d knkrétních ptimalizačních patření. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 116/229

117 Pstup: a) Účastníci mdelvání u agendy a každéh prcesu/aktivity značí pdle definvaných kritérií ptimalizační ptenciál. Je-li ptimalizační ptenciál identifikván pr agendu jak celek, bude načen u všech prcesů. Návd je sučástí pskytnuté šablny. b) Pr tent účel využívají šablny F2.TE.12 Optimalizační ptenciál. c) Veducí mdelvání vstupy účastníků zknsliduje a vytvří výstup F2.HVY.08 Optimalizační ptenciál. Obr Mapvání typických ptimalizačních patření na blasti s ptimalizačním ptenciálem Při zvažvání blastí k ptimalizaci je ptřeba vyhdncvat také externí dpady, které může ptimalizace mít (tj. dpady na jiné agendy, dpady ptimalizace jednh prcesu na statní prcesy). Pdrbněji jsu tyt dpady zváženy v etapách následujících p Etapa 2.8: Priritizace prcesů pr detailní analýzu Priritizace prcesů pr detailní analýzu Hlavní výstupy F2.HVY.09 Priritizace prcesů pr ptimalizaci - priritizační matice prcesů agendy. Pr zaměření zdrjů prcesníh mdelvání agendy (čas, finance) na prcesy s nejvyšším ptimalizačním ptenciálem bude využita priritizační matice třech dimenzích: kvalita, relativní nákladvst a důležitst prcesu: Kvalita prcesu je definvána jak funkce kvality vstupů, kvality výstupů a časvé nárčnsti výstupů. Relativní nákladvst je definvána jak pdíl nákladů na výkn prcesu a nákladů na výkn celé agendy. Důležitst je hdncení významnsti prcesu z phledu právních předpisů či navazujících prcesů či dpadů pr bčana neb přidané hdnty pr bčana. Cílem je graficky znázrnit, které prcesy jsu z phledu kvality neb nákladvsti vnímané jak prblematické a zárveň mít mžnst sledvat jejich důležitst pr bčana neb OVM. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 117/229

118 Každý ukazatel je vypčten jak aritmetický průměr hdnt získaných d zástupce hlašvatele, zástupce OVM a případně zástupce bčanů. Ukazatele (krmě nákladvsti) jsu hdnceny na stupnici d 1 d 4, kde 1 značí nízku úrveň a 4 značuje vysku úrveň. Na brázku níže je příklad priritizační matice: Obr Priritizační matice prcesů pr detailní analýzu Interpretace výsledků: Tab Interpretace výsledků priritizační matice Kvadrant Interpretace Pravý dlní Prcesy nejvhdnější k ptimalizaci Pririta 1 Pravý hrní Prcesy vhdné pr ptimalizaci Pririta 2 Levý dlní Prcesy vhdné k ptimalizaci Pririta 2 Levý hrní Prcesy není nutné ptimalizvat Pririta 3 Prcesy v daném kvadrantu značené větší bublinu jsu pak vhdnější pr ptimalizaci, než ty značené bublinu menší. Cílem ptimalizace je zvyšvání kvality a snižvání nákladvsti prcesů, tedy pmyslný přesun prcesů směrem d levéh hrníh rhu. Obr Interpretace priritizační matice prcesů pr detailní analýzu Pstup: Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 118/229

119 a) Účastníci mdelvání u každéh prcesu agendy definují jeh kvalitu a důležitst. b) Veducí mdelvání na základě finanční analýzy agendy dplní nákladvst prcesů. c) Pr tent účel využívají šablny F2.TE.13 Priritizace prcesů pr ptimalizaci. d) Veducí mdelvání vstupy účastníků zknsliduje a vytvří výstup F2.HVY.09 Priritizace prcesů pr ptimalizaci Část analýza ptimalizačníh ptenciálu Cíle Cílem tht krku je detailní analýza blastí s ptimalizačním ptenciálem identifikvaných v předchzím krku u prcesů vybraných na základě priritizace a frmulvání ptimalizačních hyptéz Návrh ptimalizačních hyptéz Hlavní výstupy F3.HVY.01 Optimalizační hyptézy ppis definvaných ptimalizačních hyptéz Detailní analýza prblematických blastí Pr zjištění důvdů neefektivity, chybvsti a dalších blastí ptimalizačníh ptenciálu je prvedena pdle ptřeby detailní analýza frmu interview, wrkshpů, pzrvání, měření apd. Cílem je ptvrdit, neb vyvrátit ptimalizační ptenciál a získat infrmace pr návrh ptimalizačních hyptéz a zárveň kriticky zhdntit mžné dpady na agendu jak celek a statní agendy veřejné správy. Typické tázky řešené při zjišťvání ptimalizačníh ptenciálu v jedntlivých kritériích ilustruje následující tabulka. Tab Příklady tázek pr detailní analýzu blastí s ptimalizačním ptenciálem Oblast ptimalizačníh ptenciálu Příklad tázky 1. Opdstatněnst prcesu/ aktivity Přidaná hdnta (pr klienta neb OVM) Duplicita 2. Nákladvst Nákladvst 3. Využití ptenciálu lidských zdrjů Specializace - Prč je tat aktivita v rámci danéh prcesu vyknávána, i když jiné OVM tut aktivitu d prcesu zahrnutu nemá, a přest jsu výstupy prcesu ttžné? - Z jakéh důvdu pdle Vás není hlašvatel/ OVM/ bčan schpen jasně definvat přidanu hdntu aktivity/ prcesu? - Je mžné využít vstup/výstup z jinéh prcesu neb aktivity? - Je mžné zlepšit využívání již sesbíraných dat? - Jsu vaše náklady v každém účetním bdbí v tét výši? - Prč se náklady v dané plžce výrazně liší ve srvnání s jiným OVM? - Prč není mžné mít v knkrétní plžce náklady ve výši srvnatelné s jiným OVM? - Prč byl uskutečněn knkrétní výdaj, přestže plžka, za kteru byl vynalžen, nebyla značena jak ptřebná k výknu prcesu? - Jak čast využíváte knkrétní nákladvu plžku při výknu prcesu? Při jakých knkrétních aktivitách? - Prč se na výknu dané aktivity pdílí tak veliký pčet sb, přičemž u většiny z nich aktivita zabírá puze zlmek jejich časvéh fndu práce? - Je mžné, aby tut aktivitu vyknával nižší pčet sb? - Je mžné navrhnut užší specializaci pracvníků? - C je ptřeba změnit, aby byla mžná užší specializace pracvníků? Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 119/229

120 Vzdělání a trénink 4. Využití nástrjů a pstupů Využití IT Standardizace pstupů a nástrjů 5. Neefektivita (plýtvání) Délka trvání prcesu/aktivity Rzdíl délky trvání a pracnsti Nadprdukce (kvalita, mnžství) Chybvst Fyzická předávka Phyb sb - Jaká kvalifikace je nutná na knkrétních pracvních pzicích pr vyknávání aktivit prcesu? - Pmhla by vám nějaká znalst při vyknávání aktivity? - Umí všichni pracvníci efektivně pužívat IT systémy využívané při výknu aktivity? - Je mžné pskytnut pracvníkům pžadvané šklení? - Prč se pr výkn aktivity/prcesu nevyužívá IT? - Jaké IT systémy využíváte? - Pmhl by jiný než sučasně pužívaný IT systém ve výknu aktivity/prcesu? - Je mžné danu aktivitu autmatizvat? - Jak čast vyknáváte tut aktivitu? - Prč nejsu standardizvané pstupy a nástrje pr výkn aktivity/prcesu? - Mhla by mít standardizace pstupů a nástrjů vliv na zlepšení výknu prcesu/aktivity? - C je nutné změnit, aby byl mžné standardizaci pstupů a nástrjů využít? - Jaké jsu hlavní faktry, které nejvíce vlivňují délku prcesu? - Je mžné vyknávat některé aktivity ve výrazně kratším čase? - Jaké jsu nutné předpklady pr dsažení pžadvané délky prcesu? - Jaké jsu hlavní důvdy pr takvý rzdíl délky trvání a pracnsti? - Je mžné některé čekací lhůty upravit? - Prč jsu sbírány i údaje, které nejsu klíčvé pr výstup prcesu? - Prč jsu pskytvány výstupy, které nejsu stanvené záknem? - Vzniká v průběhu prcesu nějaký výstup, který se dále nepužije? Prč? - Jaká je chybvst vstupů? - Ve které fázi prcesu se dchází nejčastěji k chybám? - C je nejčastější příčinu chyb? - Klik fyzických předávek je nutných ze zákna? - Prč dchází k rzdílným pčtům předávek, než je definván záknem? - Byl by mžné některé aktivity zautmatizvat? - Klikrát se musí klient (bčan, neb jiný úředník) přesunut z jednh místa na druhé, aby získal pžadvaný výstup? - Jak čast se musí přesuvat zaměstnanci z místa na míst, aby vyhvěli pžadavkům klienta? - Jaký je důvd phybu sb? - Lze najít způsb, jak eliminvat nadměrný phyb sb? Vytvření ptimalizačních hyptéz Zjištění detailní analýzy blastí s ptimalizačním ptenciálem jsu dále diskutvány s cílem definvat ucelené ptimalizační hyptézy. Příklady ptimalizačních hyptéz jsu uvedené v tabulce níže. Tab Příklady ptimalizačních hyptéz Oblast ptimalizačníh ptenciálu 1. Opdstatněnst prcesu/ aktivity Přidaná hdnta (pr klienta neb OVM) Duplicita Příklad ptimalizační hyptézy - Eliminace dané aktivity - Přesunutí aktivity na jinu úrveň - Jasně definvaný výstup - Outsurcing pdpůrných aktivit nesuvisejících přím s výknem agendy - Využívaní vstupů/výstupů z jiných prcesů/aktivit 2. Nákladvst Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 120/229

121 Nákladvst 3. Využití ptenciálu lidských zdrjů Specializace Vzdělání a trénink 4. Využití nástrjů a pstupů Využití IT Standardizace pstupů a nástrjů 5. Neefektivita (plýtvání) Délka trvání prcesu/ aktivity Rzdíl délky trvání a pracnsti Nadprdukce (kvalita, mnžství) Chybvst Fyzická předávka Phyb sb - Eliminace nákladvých plžek, které nejsu nutné k vyknávání prcesu - Úprava pčtu zaměstnanců - Úprava pčtu kntaktních pracvišť - Autmatizace - Vytvření skupiny specialistů - Organizační ddělení strategických/metdických a transakčních činnstí - Příprava tzv. kmpetenčníh mdelu definujícíh na detailní úrvni pžadavky na schpnstí/znalstí pracvních pzic v klíčvých blastech - Vytvření strukturalizvanéh plánu šklení pdle pr dsažení pžadvané úrvně schpnstí/ znalstí - Využití nvéh systému k výknu aktivity/prcesu - Uživatelsky zjedndušit IT systém (pkud lze) - Autmatizace a integrace na jiné systémy využívané OVM - Sjedncení pstupů mezi různými OVM - Využití nástrjů na zlepšvání výknu prcesu (šablny apd.) - Vytvření detailníh ppisu práce pr jedntlivé aktivity - Přizpůsbení pčtu referentů prcesu pdle skutečnéh stavu pžadavků d bčanů - Úprava záknné lhůty - Autmatizace (např. elektrnické frmuláře) - Úprava úředních hdin - Úprava záknné lhůty - Zefektivnění fyzických předávek - Operativní plánvání aktivit - Přesná definice pžadavku (SLA) - Úprava zadávacíh frmuláře - Přizpůsbení pčtu referentů skutečnému zájmu bčanů daný výstup - Autmatizace (např. elektrnické frmuláře) - Omezení fyzických předávek - Standardizace pstupů pr výkn prcesu - Jasné definvání výstupů a vstupů - Zvýšení infrmvansti zaměstnanců - Infrmační kampaň pr bčany - Maximalizace elektrnické výměny dat - Přesun místa výknu prcesu d jedné budvy / na stejné patr atd. - Autmatizace - Rerganizace kanceláří Každá hyptéza bsahuje: Krátký ppis sučasné situace. Krátký ppis hyptézy ptimalizace. Ppis čekávaných dpadů ptimalizace (pzitivních i případných negativních) s adresváním tří primárních cílů: kvalita / přidaná hdnta, náklady, prtikrupční prstředí). Pžadavek na změnu právních předpisů neb referenčních údajů agendě OVM. Vyznačení, jestli má lkální neb centrální dpad (aplikvatelné puze pr dané OVM, neb pr všechny rgány dané úrvně). Označení prcesů, na které se vztahuje. Vyjmenvání blastí s ptimalizačním ptenciálem, které řeší. Vytvření tht stručnéh ppisu ptimalizačních hyptéz má za cíl připravit pdklad pr rzhdnutí jejich dalším rzpracvání d knkrétních ptimalizačních patření. Hyptézy, které jsu z nějakéh Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 121/229

122 důvdu neprůchdné, budu vyřazeny z dalšíh rzpracvání (např. z důvdu dhalenéh knfliktu s výknem jiné agendy apd.) Pstup: a) Účastníci mdelvání prdiskutují výsledky detailní analýzy blastí s ptimalizačním ptenciálem a definují ptimalizační hyptézy. b) Účastníci mdelvání ppíší definvané hyptézy pdle pžadavků šablny F3.TE.01 Optimalizační hyptézy. c) Veducí mdelvání vstupy účastníků zknsliduje a vytvří výstup F3.HVY.01 Optimalizační hyptézy Část invace prcesů agendy Cíle Cílem krku Invace je rzpracvání hyptéz d knkrétních patření pr řešení příčin defektů a překážek prcesů identifikvaných v předchzím krku. Opatření jsu detailně ppsána p věcné stránce a je připraven dhad jejich ptenciálu úspr. Psléze jsu patření pdrbena kritice a je připraven návrh jejich realizace Vytvření detailních návrhů patření Hlavní výstupy F3.HVY.04 Detailní návrh patření detailní ppis navrhvaných patření p věcné a finanční stránce včetně přehledu dhadu ptenciálu úspr patření. F3.HVY.05 Odhad ptenciálu úspr kvantifikace předpkládaných dpadů patření na finanční hspdaření OVM v detailní frmě. Optimalizační hyptézy, které nebyly zamítnuty, jsu pdrbně rzpracvány ve frmě tzv. ptimalizačních patření. Rzpracvání znamená detailní ppis v následujících bdech: Sučasný stav prcesní diagram, hlavní charakteristiky, ppis ptimalizačníh ptenciálu. Navrhvaná změna ppis p rganizační, legislativní, technické, prcesní stránce apd. Buducí stav prcesní diagram, hlavní charakteristiky, zužitkvání ptimalizačníh ptenciálu. Rizika realizace patření definice rizik vč. případnéh negativníh dpadu na statní agendy (neb statní prcesy téže agendy) a návrh jejich řízení. Přínsy patření dpad na jedntlivé vrchly hexagnu veřejné správy (bčan, úředník, legislativa, finance, rganizace, technlgie), se zvláštním důrazem na 3 aspekty ptimalizace: Kvalita / přidaná hdnta (vrchl bčan). Náklady (vrchl finance). Prtikrupční prstředí (vrchl úředník). Odhad ptenciálu úspr patření (předpklady, úspry, náklady, výsledné vyhdncení, grafy). Odhad ptenciálu úspr vychází z prvnání úspr a výdajů patření. Úspry jsu definvány jak pkles prvzních a investičních výdajů způsbených realizací patření. Výdaje realizace patření jsu definvané jak prvzní a investiční výdaje způsbené realizací patření. Výsledný eknmický dpad je rzdílem úspr a výdajů patření. Srvnání uvažuje víceletý hriznt, aby byl zhledněn jak vliv na úspry v běžném rce, tak i na úspry plynucí z dluhdbých investic. Prvnání zárveň vyhdncuje nejen úspru celkvých nákladů, ale i změnu jejich struktury. Výdaje dělíme primárně na prvzní a investiční. Tyt dvě skupiny se dále dělí pdle účelu vynalžení (např. mzdy, dprava, správa SW a nákup licencí atd.). Při kvantifikaci je nutné rzlišit, jestli bude mít patření dpad puze na jedn OVM, neb plšně na určitu skupinu OVM vyknávajících danu agendu a zhlednit t v celkvém výpčtu a také zvážit, zda patření nemá dpad také v jiných agendách (ať už pzitivní neb negativní). Slžitst kalkulace dhadvanéh dpadu se dvíjí d typu patření. Důležité ale je výsledky zknslidvat a prezentvat v jedntné frmě, aby byl mžné rychlé a přehledné srvnání jedntlivých patření. Pr prezentaci výsledků služí šablna F3.TE.04 Odhad ptenciálu úspr. Výsledek bude prezentván ve frmě tabulky a grafů, viz níže. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 122/229

123 Obr Ilustrativní příklad - tabulka celkvéh eknmickéh dpadu patření Obr Ilustrativní příklad - graf úspr a výdajů v jedntlivých letech Obr Ilustrativní příklad - graf celkvéh eknmickéh dpadu patření - celkvá kumulvaná úspra v letech Pstup: a) Účastníci mdelvání prdiskutují jedntlivé bdy patření. b) Účastníci mdelvání připraví ppis patření. c) Pr tent účel využívají šablny F3.TE.03 Detailní návrh patření. d) Účastníci mdelvání prvedu dhad dpadů na jedntlivé prvzní a investiční výdaje; dpad kvantifikují za využití becných plánvacích předpkladů (inflace, růst mezd apd.). e) Pr tent účel využívají šablny F3.TE.04 Odhad ptenciálu úspr, přičemž návd je sučástí pskytnuté šablny. f) Veducí mdelvání vstupy účastníků zknsliduje a vytvří výstup F3.HVY.05 Odhad ptenciálu úspr. g) Veducí mdelvání vstupy účastníků zknsliduje a vytvří výstup F3.HVY.04 Detailní návrh patření, jednu ze sučástí návrhu je i dhad úspr v přehledvé frmě. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 123/229

124 Priritizace patření k realizaci Hlavní výstupy F3.HVY.06 Priritizace patření - priritizace ptimalizačních patření pr výběr k realizaci. Pr priritizaci patření k realizaci bude využita priritizační matice třech dimenzích: nárčnst implementace, implementační náklady a abslutní eknmický příns patření. Nárčnst realizace je dhad představitele hlašvatele agendy a OVM na stupnici d 1 (nenárčná realizace) d 4 (velice nárčná realizace). Vlba hledisek, ze kterých je definvána nárčnst, se může lišit u jedntlivých ptimalizačních patření. Přest lze definvat hlediska, která se s největší pravděpdbnstí budu vyskytvat u všech ptimalizačních patření: Legislativa vyžaduje realizace ptimalizačníh patření změnu zákna? Organizační kultura má změna dpad na kulturu rganizace? Může sučasná kultura realizaci ztížit, neb napak zjedndušit? Trénink je nutné prvést šklení zaměstnanců? Rzhraní vlivní ptimalizační patření i jiné aktivity/prcesy/ovm/bčany atd.? Pr stanvení dhadu nárčnsti realizace není vhdné pužít čistě matematický algritmus, prtže je ptřeba przkumat každé patření zvlášť, zvlit vhdná hlediska a v knečném rzhdnutí reflektvat pčet a pvahu hdntících kritérií. Obecně je mžné stanvit, že pkud je na všechny čtyři výše zmíněné tázky dpvěď negativní, dhad nárčnsti realizace je 1, pkud byl alespň jednu dpvězen pzitivně, nárčnst realizace by měla být dhadnuta minimálně na 2. V tét situaci je na místě plžit si dplňující tázky např.: Jaký je celkvý dpad vyžadvané změny zákna? Jak rzsáhlé bude pskytvané šklení? Na základě dpvědí na tyt dplňující tázky a s přihlédnutím k pčtu pzitivních dpvědí na základní tázky se pak dále bude psuzvat, jak vysku nárčnst realizace (tj. d 2 d 4) patření přiřadit. Jistým vdítkem může být, že pkud je nutná změna právních předpisů, dhad nárčnsti by měl být vyšší neb rvný 3, pkud je nutné šklení zaměstnanců neb změna rganizační struktury, dhad by se měl phybvat d 2 výš a pkud je nutné prvést zásadní prcesní neb technlgické změny, hdncení nárčnsti by měl být rvn 4. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 124/229

125 Interpretace: Pstup: Obr Priritizační matice ptimalizačních patření (ilustrativní příklad) Na prvním místě je vhdné realizvat patření s nízku nárčnstí realizace a nízkými implementačními náklady, a t i v případě, že jejich abslutní eknmický příns je nižší (tzv. quick wins). Pak se realizují patření s největším abslutním přínsem. Psléze prbíhá realizace zbylých patření. a) Účastníci mdelvání u každéh patření definují nárčnst realizace. b) Veducí mdelvání na základě dhadu úspr patření dplní implementační náklady a abslutní eknmický příns patření. c) Pr tent účel se využívají šablny F3.TE.05 Priritizace patření. d) Veducí mdelvání vstupy účastníků zknsliduje a vytvří výstup F3.HVY.06 Priritizace patření Vytvření návrhu realizace patření Hlavní výstupy F3.HVY.07 Návrh realizace patření - návrh implementace patření. Pr patření, která byla na základě priritizace vybrána k realizaci, bude připraven návrh jejich realizace, pzůstávající z: Přehledu patření k realizaci shrnutí benefitů, nákladů, pžadvané změny záknů neb referenčních údajů agendě, předpkládané bdbí realizace. Aktivity a výstupy realizace patření návrh prjektvéh přístupu k realizaci v členění d fází, např.: kncept, detailní design, implementace a definice prjektvých aktivit a výstupů. Časvéh harmngramu realizace. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 125/229

126 Typické aktivity a výstupy v standardních fázích realizace patření: Kncept: Rzpracvání návrhu patření d většíh detailu. Pdrbná identifikace pžadvaných změn právních předpisů. Detailní kalkulace přínsů a nákladů realizace patření na základě detailně sesbíraných vstupů, nezávazné pptávky apd. Detailní design: Implementace: Pstup: Příprava změny zákna. Příprava výběrvých řízení, veřejné zakázky apd. Příprava nástrjů, šabln apd. Příprava rganizačních struktur, aktualizvaných prcesů, ppisů pracvních pzic. Piltní prvz nvéh nastavení na vybraném OVM, reginu apd. Change management, šklení. Realizace výběrvých řízení. Implementace IT systémů. Nábr, přesun a prpuštění zaměstnanců. a) Účastníci mdelvání u každéh patření k realizaci navrhnu aktivity realizace (prjektvý přístup) a harmngram realizace. b) Pr tent účel využívají šablny F3.TE.06 Návrh realizace patření. c) Veducí mdelvání vstupy účastníků zknsliduje a vytvří výstup F3.HVY.07 Návrh realizace patření. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 126/229

127 2.2 Organizace a pdpra prcesníh mdelvání Tat kapitla bsahuje: Ppis rganizačníh zajištění prcesníh mdelvání. Ppis prjektvých rlí včetně hierarchickéh znázrnění ve vazbě na wrkflw AIS RPP Mdelvací. Infrmace přístupu ke šklení. Ppis správy Metdiky PMA Organizace mdelvání a prjektvé rle Kapitla ppisuje rganizaci mdelvání, tj. strukturu mdelvacíh týmu, ppis prjektvých rlí, jejich minimální pžadavky a vazbu prjektvých rlí na AIS RPP Mdelvací. Knkrétní způsb řízení prcesníh mdelvání agendy je ppsán ve výstupu PM.VVY.01 Prjektvý manuál, který vznikne na začátku prcesníh mdelvání (v rámci Etapa 1.1: Iniciální analýza agendy) Organizace mdelvání Metdika PMA definuje prjektvé rle a jejich kmpetence v rámci prcesníh mdelvání dané agendy. Úklem vedení prcesníh mdelvání je bsazení těcht rlí pracvníky splňujícími níže uvedené pžadavky. Struktura vztahů mezi prjektvými rlemi a jejich pužití pdle Metdiky PMA je navržena tak, aby umžňvala jednak realizaci kmplexníh prcesníh mdelvání, ale zárveň v případě ptřeby umžnila zajištění mdelvání například puze dvěma pracvníky. Vlba bsazení prjektvých rlí je závislá na kmplexitě agendy a prjektvé rle lze pdle ptřeby slučvat, tj. přiřadit více prjektvých rlí jednmu pracvníkvi. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 127/229

128 Obrázek bsahuje schéma hierarchie jedntlivých rlí účastníků prcesníh mdelvání, jak z hlediska účasti na prcesním mdelvání, tak i z hlediska systému AIS RPP Mdelvací. Obr Uživatelé a rganizace práce Detailnější ppis prjektvých rlí ve vazbě na wrkflw AIS RPP Mdelvací Kapitla bsahuje detailní ppis prjektvých rlí a minimálních pžadavků na jejich znalsti, schpnsti a zkušensti. V druhé části je ppis prjektvých rlí ve vztahu k wrkflw AIS RPP Mdelvací. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 128/229

129 Řízení prjektu Metdika PMA AIS RPP Mdelvací Prcesní mdelvání Optimalizace/ restrukturalizace Finance/ cntrlling Výkn agendy Právní předpisy a základní registry PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Prjektvé rle Výčet prjektvých rlí a definice minimálních pžadavků na znalsti, schpnsti a zkušensti kladených na nminvanéh pracvníka je na brázku níže a bližší ppis prjektvých rlí je dále v tét kapitle. Znalsti/schpnsti/zkušensti (ZSZ) nutné k výknu rle Gestr agendy Správce mdelu Veducí mdelvání Analytik mdelvání (1) 1 1 Veducí metdiků Metdik mdelvání 1 3 (2) 3 (1) 3 (1) 3 (1) 3 (1) 1 3 (1) Krdinátr metdickéh připmínkvání Účastník metdickéh připmínkvání Obr Minimální pžadavky na prjektvé rle Gestr agendy Typický zástupce: Ohlašvatel agendy / Věcný garant zdpvědný za správu dané agendy. Ppis rle: = metdik mdelvání = metdik mdelvání Krdinátr vnitřníh připmínkvání Účastník vnitřníh připmínkvání Krdinátr vnějšíh připmínkvání Účastník vnějšíh připmínkvání (0) 1 (0) 1 3 Správce RPP Legenda úrvně znalstí/schpnstí/zkušenstí (ZSZ) (0) Žádná znalst nemá žádné ZSZ v dané blasti (1) Základní znalst - rzumí základním knceptům spjených s danu blastí neb má ZSZ a aplikuje ji při jednduchých činnstech v dané blasti (2) Pracvní znalst - plně aplikuje ZSZ v dané blasti při svých pracvních aktivitách, vysvětluje pdstatu blasti jiným, dkáže využít ZSZ při práci bez asistence (3) Expert - je pvažván za zdrj znalstí v dané blasti i mim svůj tým, může řídit pracvní aktivity, kde je nutné využívání příslušné ZSZ Legenda přirazení úrvně (ZSZ) k vícenásbným rlím Minimálně jedna sba v rámci rle má ZSZ na úrvni 3 3 (1) Ostatní sby v rámci rle mají ZSZ na úrvni 1 Zdpvídá za správu dané agendy. Nminuje Správce mdelu agendy jak pvěřenu sbu. Schvaluje předlžené výstupy v rámci prcesníh mdelvání. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 129/229

130 Plní rli spnzra prcesníh mdelvání agendy a mj. zajišťuje nminaci členů prjektvéh týmu prcesníh mdelvání agendy a sučinnst participujících OVM. Správce mdelu agendy Typický zástupce: Zástupce Ohlašvatele agendy / Věcnéh garanta nminvaný pr práci s AISM. Ppis rle: Vybírá agendu, která bude předmětem mdelvání, typ vytvářenéh mdelu a způsb vzniku. Vybírá uživatele d vybraných rlí. Přidělení uživatelů d jím řízených rlí může kdykliv změnit. Může zcela zrušit dané wrkflw. Správce mdelu agendy je v systému evidván jak pracvník OVM hlašujícíh mdelvanu agendu. Veducí mdelvání Typický zástupce: Zástupce OVM/Veducí pracvník či externí splupracvník. Ppis rle: Má na starsti aktivity spjené s mdelváním agendy, včetně zapracvání získaných připmínek. Krdinuje mdelvací aktivity, vybírá uživatele d rle Analytik mdelvání a zadává jim knkrétní úkly. Kmunikuje tvrbu mdelu, definici nákladů agendy a její ptimalizaci s příslušnými specialisty. Veducí mdelvání může kdykliv uknčit editaci mdelu a zahájit fázi připmínkvání. Rzvíjí a řídí vztahy mezi členy mdelvacíh týmu, Metdickéh centra a zástupci zúčastněných rgánů veřejné správy. Pdílí se na dkumentaci nejlepších pstupů a pskytuje pdklady pr databázi KPI. Zaručuje, že mdelvání prbíhá pdle plánu fází mdelvání, v rámci rzpčtů, časvých harmngramů a v suladu s metdickými pkyny. Uživatel má práv na čtení veřejných, neutajených mdelů agend včetně připmínek, jejichž hlašvatelem je OVM, za které uživatel vystupuje. Analytik mdelvání Typický zástupce: Zástupce OVM či externí splupracvník. Ppis rle: Aktivně se pdílí na prcesu mdelvání a ptimalizace v suladu s prcedurami ppsanými v Metdice PMA a zapracvává získané připmínky. Prvádí nákladvé analýzy a identifikuje blasti s ptimalizačním ptenciálem. Vyhledává měřitelné ukazatele výknnsti agendy a pdílí se na definici KPI. V případě ptřeby pdněcuje knzultace se specialisty a zúčastněnými stranami. Identifikuje mžná selhání včasnéh splnění úklu a snaží se minimalizvat suvisející rizika a prblémy, eskaluje v případě ptřeby. Udržuje prfesinální vztahy se členy mdelvacíh týmu, Metdickéh centra a zástupci zúčastněných rgánů veřejné správy. Rzumí prcesnímu mdelvání a demnstruje závazek k plnění harmngramu mdelvání. Identifikuje ptenciální mžnsti zlepšení Metdiky PMA a pstupů a pdává návrhy na změny Veducímu mdelvání. Je řízen Veducím mdelvání, který mu zadává knkrétní úkly. Obvykle se jedná zaměstnance hlašvatele mdelvané agendy. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 130/229

131 Uživatel v tét rli má práv čtení a editace mdelů agend, u kterých je uveden jak Analytik mdelvání. Analytik má práv vlžení stanviska k vypřádání připmínek pr mdel, ke kterému je přidělen. Analytik má práv čtení veřejných neutajených mdelů agend včetně připmínek, jejichž hlašvatelem je OVM, za které uživatel vystupuje. Krdinátr metdickéh připmínkvání Typický zástupce: Zástupce Metdickéh centra. Ppis rle: Krdinuje metdické připmínkvání mdelu. Vybírá uživatele d rle Účastník metdickéh připmínkvání, vyhdncuje získané připmínky za svůj kruh připmínkujících a vkládá za něj knslidvané stanvisk/připmínku. Uživatel v tét rli má práv číst prcesní mdel agendy včetně připmínek, ke kterému je přiřazen a prvádět vkládání připmínek. Uživatel může uknčit připmínkvání za daný kruh ještě před uplynutím standardní lhůty. P uknčení připmínkvání prvádí uživatel knslidaci připmínek uživatelů za svůj kruh. Účastník metdickéh připmínkvání Typický zástupce: Zástupci Metdickéh centra. Ppis rle: Účastník metdickéh připmínkvání mdelu je právněn ke čtení prcesníh mdelu vystavenéh na připmínkvacím prtálu a k vyplnění připmínek k částem prcesníh mdelu. Krdinátr vnějšíh připmínkvání Typický zástupce: Zástupce OVM. Ppis rle: Krdinuje vnější připmínkvání mdelu. Vybírá uživatele d rle Účastník vnějšíh připmínkvání, vyhdncuje získané připmínky za svůj kruh připmínkujících a vkládá za něj knslidvané stanvisk/připmínku. Uživatel v tét rli má práv číst prcesní mdel agendy včetně připmínek, ke kterému je přiřazen, a prvádět vkládání připmínek. Uživatel může uknčit vnější připmínkvání ještě před uplynutím standardní lhůty. P uknčení připmínkvání prvádí uživatel knslidaci připmínek uživatelů za svůj kruh. Účastník vnějšíh připmínkvání Typický zástupce: Zástupci OVM. Ppis rle: Účastník vnějšíh připmínkvání mdelu je právněn ke čtení prcesníh mdelu vystavenéh na připmínkvacím prtálu a k vyplnění připmínek k částem prcesníh mdelu. Krdinátr vnitřníh připmínkvání Typický zástupce: Zástupce OVM. Ppis rle: Krdinuje vnitřní připmínkvání mdelu. Vybírá uživatele d rle Účastník vnitřníh připmínkvání, vyhdncuje získané připmínky za svůj kruh připmínkujících a vkládá za něj knslidvané stanvisk/připmínku. Uživatel v tét rli má práv číst prcesní mdel agendy včetně připmínek, ke kterému je přiřazen, a prvádět vkládání připmínek. Uživatel může uknčit připmínkvání za daný kruh ještě před uplynutím standardní lhůty. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 131/229

132 P uknčení připmínkvání prvádí uživatel knslidaci připmínek uživatelů za svůj kruh. Účastník vnitřníh připmínkvání Typický zástupce: Zástupci OVM. Ppis rle: Účastník vnitřníh připmínkvání mdelu je právněn ke čtení prcesníh mdelu vystavenéh na připmínkvacím prtálu a k vyplnění připmínek k částem prcesníh mdelu. Veducí metdiků Typický zástupce: Zástupce Metdickéh centra PMA (Veducí). Ppis rle: Veducí metdiků řídí a přiděluje práci metdikům ze svéh ddělení. Zajišťuje využívání Metdiky PMA a čerpání z nejlepších pstupů a zkušenstí specialistů v prcesním mdelvání. Zajišťuje využívání Metdiky PMA a čerpání z nejlepších pstupů. Krdinuje vztahy s Ministerstvem vnitra, rgány veřejné správy, bčany i médii. Vyhdncuje výsledky prcesníh mdelvání a ptimalizace a upravuje činnst Metdickéh centra v případě ptřeby. Má práv přidělit knkrétní účet metdika ke schvalvací úlze ve wrkflw i práv kdykliv tent účet v rli nahradit jiným účtem (např. v případě ptřeby zástupu za vybranéh metdika). Metdik mdelvání Typický zástupce: Zástupce Metdickéh centra. Ppis rle: Uživatel v tét rli kntrluje mdel určený k akceptaci, pkud je přiřazen d rle připmínkujícíh metdika, připmínkuje mdel. Metdicky připmínkuje AS-IS mdel i jedntlivé verze TO-BE mdelu. Veducímu mdelvání pskytuje knzultace Metdiky PMA. Připmínkuje reálnst navrhvaných ptimalizačních patření a klíčvých výknnstních ukazatelů. Dhlíží na sulad výslednéh prcesníh mdelu s Metdiku PMA. Dkumentuje nejlepší pstupy mdelvání, definice nákladů, ptimalizace a knstrukce klíčvých výknnstních ukazatelů. Metdik má práv na čtení mdelu, který schvaluje a práv zadávat k němu připmínky. Metdik na závěr zadá kladné/záprné stanvisk k mžnsti schválit mdel. Správce RPP Typický zástupce: Správce RPP. Ppis rle: Uživatel je dpvědný za schválení vystavení mdelu jak referenční verze d RPP. Uživatel má práv na čtení mdelu, který schvaluje. Pkud dmítne zápis d RPP, musí zadat důvdnění. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 132/229

133 Ppis wrkflw AIS RPP Mdelvací Krky tvrby mdelu AS-IS a TO-BE jsu z velké části bdbné. Pr tvrbu mdelu TO-BE platí dílčí výjimky v chvání, například mžnst rzlišení průběžné a knečné verze. Obě wrkflw zahrnují následující hlavní splečné krky: Výběr mdelvané agendy. Tvrbu prcesníh mdelu Analytiky mdelvání v AISM ME. Připmínkvání verze prcesníh mdelu v AISM MP: Připmínkvání za vnitřní připmínkující za mdelující OVM. Připmínkvání za Metdiky. Připmínkvání za vnější připmínkující za jiná OVM. Frmální kntrlu mdelu metdikem mdelvání. Zanesení výsledku akceptace a rzhdnutí publikaci mdelu. Obrázek níže graficky znázrňuje průběh wrkflw AS-IS a TO-BE. Wrkflw AS-IS a TO-BE Obr Wrkflw AS-IS a TO-BE V následující tabulce je ppsán wrkflw k tvrbě mdelu AS-IS a TO-BE v AIS Mdelvací. Pstup tvrby mdelu je rzdělen d 12 dílčích krků. Tab Ppis dílčích krků wrkflw AS-IS a TO-BE Dílčí krk Příprava a spuštění wrkflw Příprava a spuštění mdelvání Ppis Průběh přípravy a spuštění wrkflw má na starsti Správce mdelu agendy. V systému prvede výběr agendy určené k mdelvání, typ wrkflw a nastaví jeh další parametry. Je také mžné prvést výběr již existujícíh prcesníh mdelu, který bude pužit jak vzr. Na závěr je nutné prvést výběr uživatelů d rle Veducíh mdelvání a Krdinátrů připmínek. Veducí mdelvání vybere uživatele d rlí Analytiků mdelvání, kteří se budu pdílet na prcesním mdelvání agendy. Dále může prvést iniciální přípravu prcesníh mdelu. Spuštění mdelvání je zahájen přiřazením knkrétních úklů Analytikům mdelvání. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 133/229

134 Dílčí krk Prcesní mdelvání agendy Výběr kruhů a zahájení připmínkvaní Příprava a spuštění připmínkvání Připmínkvání mdelu Knslidace připmínek a uknčení připmínkvání Kntrla připmínek a předání k akceptaci Kntrla a předání k akceptaci Výběr metdika Kntrla mdelu Akceptace mdelu Ppis Analytici mdelvání pracují na svěřených částech mdelu pdle úklů Veducíh mdelvání. P dknčení mdelvacích prací a prvedení kntrly zpracvání všech částí mdelu spuští Veducí mdelvání připmínkvání. Pdle nastavení wrkflw je mžné vybrat různé kruhy připmínkvání. Krdinátři připmínkvání prvedu výběr Účastníků připmínkvání, prvedu rzdělení úklů a spustí připmínkvání. Účastníci připmínkvání připmínkují přidělené části mdelu. Krdinátři knslidují připmínky účastníků připmínkvání a uknčí připmínkvání za daný kruh. Veducí mdelvání kntrluje knslidvané připmínky, má k dispzici čtyři mžnsti: Pvěří Analytiky mdelvání zapracváním připmínek d mdelu. Vrátí připmínky zpět k připmínkvání bvykle p dplnění stanviska k připmínkám. Odešle mdel k psuzení a připmínkvání Správci mdelu agendy pkud Veducí mdelvání ptřebuje knzultvat stav mdelu a další pstup. Odešle mdel k akceptaci Správci mdelu agendy uzná-li Veducí mdelvání mdel za úplný a způsbilý k zahájení prcesu akceptace. Správce mdelu agendy prvede kntrlu mdelu a rzhdne jeh způsbilsti k akceptaci předá Veducímu mdelvání k přepracvání neb zašle ke stanvisku metdikům. Veducí metdiků vybere Metdika mdelvání. Metdik mdelvání prvádí frmální kntrlu mdelu, předá připmínky a stanvisk Správci mdelu agendy. Správce mdelu agendy prvede kntrlu připmínek, má k dispzici tři mžnsti: Akceptvat mdel pkud je mdel frmálně správný, úplný a splňuje akceptační kritéria. Vrátit mdel zpět d připmínkvání nesplňuje-li mdel akceptační kritéria. Zrušit mdelvací wrkflw vlba může být pužita za různých klnstí, např. v případě, že celá mdelvaná TO-BE varianta pstrádá smysl. V případě akceptace mdelu rzhdne Správce mdelu agendy publikaci mdelu na veřejný prtál. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 134/229

135 Publikace mdelu d RPP Hlavní aktivity wrkflw publikace mdelu zahrnují: Výběr publikvanéh prcesníh mdelu. Opravy v prcesním mdelu Analytiky mdelvání. Frmální kntrlu mdelu Metdikem mdelvání. Rzhdnutí publikaci mdelu. Publikační wrkflw Obr Publikační wrkflw V následující tabulce je ppsán wrkflw znázrněné na brázku výše, které se váže k publikaci finální verze TO-BE mdelu. Pstup je rzdělen d 7 dílčích krků. Tab Ppis dílčích krků wrkflw publikace mdelu Dílčí krk Příprava a spuštění wrkflw Příprava a spuštění mdelvání Prcesní mdelvání agendy Kntrla změn mdelu Výběr metdika Kntrla mdelu Publikace mdelu Ppis Správce mdelu agendy vybere agendu a její TO-BE mdel ve finální verzi, který může být publikvány d RPP. V případě ptřeby úpravy vnitřních vazeb na RPP vybere Veducíh mdelvání. Veducí mdelvání vybere Analytiky mdelvání, přidělí jim úkly a zahájí prcesní mdelvání agendy. Analytici mdelvání pracují na úpravách vnitřních vazeb na RPP. Veducí mdelvání prvede kntrlu zapracvaných změn. Veducí metdiků vybere Metdika mdelvání. Metdik mdelvání prvádí frmální kntrlu mdelu a zadává své stanvisk k mžnsti publikvat mdel d RPP. Správce RPP rzhduje publikaci mdelu d RPP Přístup ke šklení Cílem Šklení PMA je pskytnut vzdělání ptřebné k PMA a standardizaci výknu veřejné správy prstřednictvím šklení jeh účastníků. Cílvu skupinu jsu zástupci Zadavatele jak předpkládaní členvé Metdickéh centra PMA a sby, které se za hlašvatele agend účastní prcesníh mdelvání. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 135/229

136 Úrveň znalstí PMA PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Prblematika je pdrbně zpracvána v samstatném dkumentu Přístup ke šklení. Přístup ke šklení je zalžen na třech základních zásadách: Zástupci Zadavatele a předpkládaní členvé Metdickéh centra PMA (Metdici) dispnují dbrnými znalstmi a zkušenstmi z přípravy prcesních mdelů, jejichž zásluhu mhu pskytvat metdicku pdpru a garantvat sulad připravvaných prcesních mdelů s pravidly Metdiky PMA. Šklení bude dvufázvé, kdy v úvdní fázi prjektu PMA budu vyškleni vybraní zástupci Zadavatele, kteří mhu dále šklit další účastníky prcesníh mdelvání agend. Šklení je rzdělen d šklicích blků s rientací na vybrané skupiny uživatelů, kde pr každu skupinu uživatelů je určen jeden neb více šklicích blků pdle pžadvanéh stupně dbrnsti. Definice šklicích blků a jejich přiřazení k cílvým skupinám se uvádí v Obr Přístup ke šklení. V levé části brázku je zbrazen výčet šklicích blků a jejich charakteristiky jak frma šklicíh materiálu (dkument, prezentace, praktické cvičení a e-learning) a způsb výuky (samstudium neb prezenční šklení). V pravé části brázku je pak dpručená aplikace šklicích blků pr jedntlivé cílvé skupiny uživatelů. Definice šklicích blků Šklicí blk Frma výuky Způsb výuky Přiřazení blků cílvým skupinám Cílvá skupina Šklicí blky 1. Prcesní mdelvání agend Prezenční šklení Prezenční šklení Metdik/ Lektr Pkrčilé čtení mdelu agendy E-learningvý kurz Samstudium Tvůrce mdelu Připmínkvání mdelu agendy E-learningvý kurz Samstudium Správce mdelu Správa mdelu agendy Tvrba mdelu agendy E-learningvý kurz Prezenční šklení Samstudium Prezenční šklení (Samstudium) Připmínkující Odbrný čtenář/gestr Pslupnst šklících blků 6. Umění šklit Prezenční šklení Prezenční šklení Obr Přístup ke šklení Obsah a cíl jedntlivých šklicích blků je uzpůsben ptřebám knkrétních cílvých skupin a dpvídá nárkům na prjektvé rle. Cíl šklicíh blku krespnduje s výstupní znalstí p abslvvání knkrétníh šklicíh blku. Následující tabulka zachycuje přehled nabízených šklicích blků: Tab Šklicí blky ID Název šklicíh blku Obsah šklicíh blku Cíl šklicíh blku 1 Prcesní mdelvání agend 2 Pkrčilé čtení mdelu agendy Základní infrmace k prjektu PMA a vysvětlení principů prcesníh mdelvání agend. Ppis prcesníh mdelu agendy, důraz na uživatelsku znalst AISM, tj. vyhledávání, čtení různých typů mdelů a vazby mezi typy mdelů definvaných v Metdice PMA. Przumět základním pjmům, principům a cílům prcesníh mdelvání, umět se rientvat v prstředí prcesníh mdelvání. Przumět vazbám mezi jedntlivými typy prcesních mdelů agendy, umět se rientvat v prstředí prcesníh mdelvání a pracvat s AISM na uživatelské úrvni, tj. umět vyhledat mdel, rzumět grafickému znázrnění mdelu a umět rzeznat vazby mezi jedntlivými typy Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 136/229

137 ID Název šklicíh blku Obsah šklicíh blku Cíl šklicíh blku mdelů. 3 Připmínkvání mdelu agendy 4 Správa mdelu agendy 5 Tvrba mdelu agendy Zadávání připmínek k jedntlivým mdelům prstřednictvím AISM. Správa uživatelskéh nastavení AISM, např. typy a nastavení wrkflw, přiřazvání rlí a úklů, reprtvání stavu mdelvání, publikace mdelu. Detailní ppis pstupu tvrby mdelu, tj. bsah jedntlivých fází a etap mdelvání včetně dílčích pstupů mdelvání (příprava prcesníh mdelvání, sběru dat, prvázání prcesníh mdelu s referenčními údaji agendě OVM, prcesní dekmpzice, alkace nákladů a ptimalizace) a tvrba mdelu v AISM. Umět zadávat připmínky k mdelům prstřednictvím AISM, v rli Krdinátra připmínek je umět připmínky relevantně psudit, zknslidvat a předat k zapracvání. Umět pracvat s AISM na pkrčilé úrvni, umět nastavit různé typy wrkflw, přiřadit uživatelské rle knkrétním sbám a zadávat úkly. Pchpit principy prcesníh mdelvání, mít detailní přehled pstupu tvrby prcesníh mdelu, dílčích pstupech, umět tvřit mdel v AISM a být schpen prvádět prcesní mdelvání agend. 6 Umění šklit Výuka zaměřená na pstupy pužívané při šklení, tj. příprava šklení, prezentační dvednsti, způsb vedení praktických cvičení, technika práce s publikem, příprava dpvědí na nejčastější dtazy a time management. Být schpen samstatně vést šklení, mít svjené techniky využívané při šklení např. příprava šklení, prezentační dvednsti, vedení praktických cvičení, práce s publikem či jak reagvat na dtazy účastníků. Cílvé skupiny Ptenciální účastníky šklení je mžné rzdělit d pěti skupin pdle th, d jaké hlubky musejí být seznámeni s Metdiku PMA a pstupem tvrby prcesních mdelů. Odbrní čtenáři pracvníci, kteří budu prcesním mdelváním agend vlivnění (budu pracvat s mdelvanými agendami, na mdelaci agend, atd.). Znalsti a dvednsti, které by měla tat skupina p abslvvání získat: Znalst cíle PMA. Znalst základních pjmů pužitých v Metdice PMA. Schpnst vyhledat a przumět prcesnímu mdelu. Uživatelská úrveň práce s AISM umžňující prhlížení ulžených mdelů (relevantní funkčnsti). Připmínkující pracvníci, u kterých bude předpklad účasti připmínkvacíh prcesu ať v rli Krdinátrů neb Účastníků vnějšíh/vnitřníh/metdickéh připmínkvání Znalsti a dvednsti, které by měla tat skupina p abslvvání získat: Základní znalst pstupu tvrby prcesníh mdelu. Základní znalst Metdiky PMA. Prces připmínkvání prstřednictvím AISM: Zadávání připmínek prstřednictvím AISM. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 137/229

138 Knslidace a vyhdncení připmínek pr rle Krdinátr vnějšíh / vnitřníh připmínkvání. Správci mdelu pracvníci budu zastávat prjektvu rli Správce mdelu agendy, tj. pracvníci nminvaní Gestry agend neb jejich zástupci. Znalsti a dvednsti, které by měla tat skupina p abslvvání získat: Nastavení prjektu v AISM pr knkrétní mdelvané agendy. Definice základních parametrů mdelu. Stanvení průběhu knkrétníh wrkflw. Správa uživatelských rlí a přiřazení d wrkflw v AISM. Tvůrci mdelu pracvníci v prjektvých rlích Veducí mdelvání neb Analytik mdelvání, tj. pracvníci, kteří budu prvádět samtné prcesní mdelvání agend. Znalsti a dvednsti, které by měla tat skupina p abslvvání získat: Znalst Metdiky PMA. Tvrba mdelu v AISM. Evaluace a zapracvání připmínek k mdelu v AISM. Řízení prcesu mdelvání v prjektvé rli Veducíh mdelvání. Metdici/Lektři PMA pracvníci, kteří budu metdicky zabezpečvat správnst prcesníh mdelvání agend, a dále šklení statních účastníků prcesníh mdelvání agend. V prcesním mdelvání agendy mhu zastávat prjektvé rle Veducí metdiků, Metdik mdelvání a/neb Krdinátr metdickéh připmínkvání. Znalsti a dvednsti, které by měla tat skupina p abslvvání získat navíc: Prezentační dvednsti. Schpnst samstatně šklit účastníky PMA. Frma šklicíh materiálu Šklicí materiály pr Šklení PMA jsu pskytvány v těcht frmách: Dkument samstudium dkumentu Metdika PMA neb její části Metdika PMA v Kstce. Prezentace bsah šklicíh blku prezentván lektrem. Praktické cvičení věření nabytých dvednstí na vybrané praktické úlze, např. práce se šablnami, vyzkušení práce s AISM v bezrizikvém prstředí. E-learning pkrývá bsah schválených šklicích materiálů vybraných šklicích blků a je pskytván jak prezentace k prhlížení v e-learnigvém prstředí Zadavatele, sučástí je i test pr věření znalstí účastníka. Způsb výuky Pr ptřeby šklení byly zvleny následující způsby výuky, které nejlépe dpvídají ptřebám jedntlivých šklicích blků: Samstudium výuka frmu e-learningu, studium Metdiky PMA v kstce neb Metdiky PMA. Prezenční šklení šklení prbíhá pd vedením lektra, teretická část je pdána frmu prezentace, praktická část zahrnuje zkušení praktických dvednstí, zejména práci s AISM a cvičení práce se šablnami Metdiky PMA, umžňuje zpětnu vazbu mezi lektrem a účastníkem Správa Metdiky PMA Význam správy Metdiky PMA a zdpvědnst za její prvádění Mdelvací praxe může dkrýt blasti, které Metdika PMA v pžadvané míře detailu neřeší neb řeší jinak, než je ptřeba. Jelikž tak budu genervány pžadavky na aktualizaci Metdiky, dkument bude Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 138/229

139 pravidelně aktualizván. Zajistí se tak, aby vždy c nejlépe služil ptřebám svých uživatelů a krespndval se svými cíli, které se v čase také mhu měnit. Hlavní zdpvědnst za údržbu Metdiky PMA má Metdické centrum PMA, jehž hlavním cílem je pdpra a dzr nad mdelváním agend veřejné správy. V Metdickém centru by měla být určena knkrétní sba zdpvědná za správu Metdiky PMA, která bude dbát na její aktualizace pdle níže zmíněnéh pstupu. Metdické centrum má ze své pzice k dispzici zpětnu vazbu uživatelů Metdiky PMA v pdbě dtazů, námětů neb častých chyb, které se v praxi vyskytnu. Díky tmu může identifikvat ptřebu aktualizace Metdiky PMA Pstup aktualizace Metdiky Sběr pdnětů k aktualizaci Metdiky PMA Během celé dby fungvání Metdickéh centra, které má na starsti primárně dhled a pdpru mdelvání jedntlivých agend, je třeba sbírat pdněty k mdifikaci Metdiky, které vyplynu z praktickéh pužívání dkumentu. Tyt pdněty mhu být předkládány uživateli Metdiky z řad mdelářů neb samtnými pracvníky Metdickéh centra. Ti mhu identifikvat čast se pakující chyby či dtazy neb řešení nestandardních situací, které Metdika dsud neřešila. Pdněty musí být klasifikvány ve vztahu k dpvídající části Metdiky PMA a na základě th identifikvány ptřeby změny. V případě, že prvtní infrmace nebudu dstatečné, Metdické centrum zajisti sběr dplňujících infrmací. Výstupem sběru pdnětů bude ucelený subr návrhů na změnu Metdiky PMA. Vyhdncení pdnětů k aktualizaci Metdiky PMA Pdněty k úpravě Metdiky PMA musí být knslidvány. Pdněty, které jsu vhdné k aktualizaci Metdiky PMA, je třeba knzultvat s garantem Metdiky PMA a specialisty na danu blast. Na základě th je ptm mžné frmulvat knkrétní dílčí návrhy změn Metdiky PMA a z nich sestavit knslidvaný návrh změn. Aktualizace Metdiky PMA Navrhvané změny budu nechány k připmínkvání dříve, než se přikrčí k sestavení harmngramu implementace změn. Pdle něh budu ptm změny prváděny. Pstupně bude aktualizvána Metdika PMA i její přílhy tak, aby úpravy pkryly veškeré schválené změny. Výstupem by měla být aktualizvaná Metdika PMA, která však až d knečnéh schválení není závazná a může být v případě nutnsti znvu připmínkvána. Publikace Metdiky PMA Správce Metdiky v tét závěrečné fázi rzhdne uveřejnění nvé verze a stanví také datum (či data) účinnsti, d kteréh se nvá verze Metdiky PMA stane závaznu pr všechny uživatele. Tt datum musí být zřetelně známen a veškeré prvedené změny kmunikvány všem zúčastněným stranám. V případě zásadnějších změn v Metdice PMA mhu být zrganizvána ddatečná šklení k její nvé verzi. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 139/229

140 3. ŘÍZENÍ ŽIVOTNÍHO CYKLU AGENDY Cílem řízení změn je zajistit udržitelnst pdmínek výknu agendy realizvaných ptimalizačních patření a dcílit dalšíh zlepšvání prcesů. Řízení změn je pstaven na definvání metrik a klíčvých ukazatelů výknnsti (key perfrmance indicatrs KPI). Tyt ukazatele vycházejí z primárních cílů pr danu agendu a jejich hdnty ukazují, jestli se agenda vyvíjí žáducím směrem. Jde tedy manažerský nástrj, pmcí kteréh se vyhdncuje a zlepšuje veřejná správa a její výkn ve vztahu k bčanům klientům. Řízení změn v rámci prcesníh mdelu agendy může v pčátku prbíhat bez centrálně definvaných pdmínek výknu agendy státní správy. Cílvě by však řízení živtníh cyklu agendy měl prbíhat na základě stanvenéh závaznéh standardu agendy. Prcesní mdel agendy je nutné mnitrvat, kntinuálně zlepšvat a upravvat na základě externích pžadavků. Cílem je zajistit aktuálnst všech blastí prcesníh mdelu, jeh sulad s právními předpisy a měnícími se pdmínkami prstředí, ve kterém je agenda vyknávána. U některých blastí mdelu může ze své pdstaty dcházet k častějším úpravám než u jiných a úprava může být řešena jiným pstupem. Řízení změn předpkládá, že principy prvádění změn mdelu včetně jejich kmunikace by měly být vymezeny v příslušných právních předpisech. Z pačnéh phledu by sučástí legislativníh prcesu měla být vazba na vyhdncení dpadů d mdelu výknu agend. Metdika PMA ppisuje pstup řízení změn v pěti navazujících fázích s tím, že čtyři fáze jsu definvané puze v rámci řízení změn a jedna fáze je splečná s prcesním mdelváním, viz kapitla Fáze 3: Sestavení TO-BE mdelu. Charakteristiky řízení změn lze shrnut d následujících bdů: Primární cíle zlepšvání výknu veřejné správy se dělí d těcht blastí 13 : Zvyšvání kvality. Snižvání nákladů. Zajišťvání transparence. Efektivní řízení změn zahrnuje: Zaměření zdrjů na dsahvání reálných a prspěšných výsledků pr bčany. Prces řízení a vyhdncvání pkrku směrem k dsažení těcht cílů za pužití integrvanéh přístupu a nástrjů. Prpjení strategických cílů s prvzem prstřednictvím rzpadu cílů na nižší úrvně rganizace, mnitring a vyhdncení plnění těcht cílů a tím i naplňvání strategie. Přínsy řízení změn: Vyšší přidaná hdnta díky zaměření zdrjů na splečenské přínsy, které jsu důležité pr bčany. Knzistence mezi strategickými cíli a prvzními plány prstřednictvím kaskádvé struktury cílů a patření. Zvýšení transparentnsti rganizace. Jasná zdpvědnst za prvádění změn v suladu s celkvu strategií. 13 Pdle prezentace Odbru veřejné správy MVČR, dstupné dne z Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 140/229

141 Sulad mezi strategickými priritami a rlemi jedntlivých funkcí, které je mají naplňvat. Lepší a rychlejší rzhdvání na základě přesných a knzistentních dat. Vyšší efektivita díky zvýšení výknnsti služeb, mezení neptřebných aktivit. Typické prblémy, které je třeba překnat při řízení změn: Organizace se zdráhá udělat první krk. Nízká úrveň infrmatizace rganizace. Diskutabilní vazba na mtivaci zaměstnanců / mžnsti nastavení vazby na mtivaci. Důraz na jednleté rzpčtvé bdbí, neb vlební bdbí. Nejasné zaměření na splečenské přínsy (c je výstup pr bčana). Řízení výknnsti je implementván a pužíván ve vzájemně nesuvisejících blastech v rámci rganizace. Důraz na finanční phled (pmíjení nefinančních metrik). Zdrje pžadavků na změnu/aktualizaci standardu: Interní mnitring výknu dle stávajícíh standardu. Externí změny právních předpisů z externích pdnětů. Typy pžadavků na změnu/aktualizaci mdelu: Parametrické: Pžadvaná kvalita. Nákladvá data. Systémvé: Prcesní pstup. Odpvědné rganizace Primárním zdrjem pr sběr pžadavků na aktualizaci mdelu by měl být neustálé sledvání výknu agendy pdle navržených ukazatelů. Pznatky zjištěné sledváním výknu agendy mhu genervat parametrické i systémvé pžadavky na změnu, jejich realizace pak musí mít těsnu vazbu na suvisející právní předpisy. Pžadavky na úpravu mdelu mhu vycházet ze samtné legislativy, tj. schválením změny stávajících právních předpisů neb zavedením právních předpisů zcela nvých. V tmt případě uvažujeme, že změna právních předpisů není vyvlána pžadavkem ze strany Gestra agendy, ale může se jednat zcela externí pdnět, na Gestrvi agendy více či méně nezávislý. I zde se může jednat změny s parametrickým i systémvým dpadem na mdel. Změny hlavníh zákna agendy, ale i jiných suvisejících právních předpisů, mhu mít zásadní dpad na způsb výknu agendy a tím vlivnit i jedntlivé části mdelu. Aby byl mdel vždy v suladu s platnými právními předpisy, je nutné v kntextu jejich změn prvádět i aktualizace mdelu. Vazbu mdelu na suvisející právní předpisy lze chápat v následujících rvinách: Realizace ptimalizačních návrhů generuje pžadavky na změny právních předpisů: Jedná se přirzený a žáducí směr pžadavků, kdy právní předpisy jsu uzpůsbeny tak, aby agendu byl mžné efektivně vyknávat. Změna právních předpisů generuje pžadavky na změny mdelu: Celý systém musí být na tyt změny připraven. V případě závaznéh standardu musí být sučástí změny právních předpisů i vyhdncení dpadů d standardu a návrh nvéh standardu včetně rámcvéh návrhu způsbu jeh zavedení. V případě vzniku nvé záknné nrmy musí tat nrma vzniknut zárveň se svým závazným standardem, má-li být tent zaveden. Tent pstup se však dpručuje i v případě, že má být standard puze dpručeným. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 141/229

142 Závazný standard agendy je sučástí nrmy definující agendu: Závazný pstup výknu prcesu by měl být sučástí záknné nrmy, aby byly případné změny udržitelné a byl mžné je vždy zhlednit v návrhu nvéh standardu. Způsb výpčtu úhrady je mžné definvat v rámci pdzáknné nrmy tak, aby mhla být flexibilně měněna. 3.1 Celkvý pstup řízení změn Metdika PMA ppisuje prces řízení změn v pěti fázích. Řízení změn je mžné pužít jak pr řízení závaznéh standardu, tak bez jeh existence ke kntinuálnímu zlepšvání výknu agendy (viz Obr Fáze řízení změn). Příprava změn prvedení revize prcesníh mdelu a případné dplnění dat ptřebných pr definici změn. Příprava na zavedení změn prvedení příprav před finálním zavedením nvéh či aktualizvanéh mdelu a případná definice závaznéh standardu na základě piltníh věření. Zavedení změn zavedení změn ve výknu prcesů agendy a v případě existujícíh či plánvanéh financvání pdle standardů také jeh aplikace při úhradě výknu agendy participujícími OVM. Mnitring a sběr pžadavků na změnu sběr pžadavků na změnu výknu prcesů, jejich vyhdncení a výběr pžadavků k realizaci, mnitring výknu prcesů agendy. V případě zavedenéh standardu vyhdncení, zda výkn prbíhá v suladu se standardem. Prcesní mdelvání z phledu zvyšvání kvality výknu státní správy je klíčvá kntinuální ptimalizace prcesů, prt je fáze návrhu TO-BE prcesníh mdelvání nedílnu sučástí řízení změn (vzhledem k tmu, že jsu pužité stejné pstupy, je tat část ppsána puze v kapitle 3 Řízení živtníh cyklu agendy). Obr Fáze řízení změn Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 142/229

143 3.2 Fáze 1: Příprava změn Cílem tét fáze je prvedení revize prcesníh mdelu a případné dplnění dat ptřebných pr zavedení změn. Pkud je cílem zavést výknvý standard, je na základě aktualizvaných dat prvedena rámcvá definice standardu v jeh jedntlivých částech. Shrnutí etap, zdpvědnstí a hlavních výstupů Tab Fáze 1: Příprava změn Etapa Odpvědnst za prvedení Odpvědnst za revizi Sučinnst Hlavní výstup Etapa 1.1: Revize prcesníh mdelu Veducí mdelvání N/A Gestr agendy Participující OVM Rzhdnutí ptřebě úpravy prcesníh mdelu a ddatečnéh sběru dat Etapa 1.2: Ddatečný sběr dat a dplnění prcesníh mdelu Veducí mdelvání N/A Gestr agendy Participující OVM Schválený finální TO-BE prcesní mdel agendy Etapa 1.3: Stanvení předběžnéh standardu Veducí mdelvání Gestr agendy N/A Rámcvě definvaný standard v jedntlivých jeh částech Etapa 1.1: Revize prcesníh mdelu Vstupem d tét etapy je finální verze TO-BE mdelu a pžadavky na změnu/aktualizaci mdelu. V tét části etapy dchází k revizi prcesníh mdelu a psuzení úplnsti dat, tj. zda jsu k dispzici data všech prcesech, které mají být v pžadvané míře detailu a přesnsti předmětem mdelu. Následuje rzhdnutí ptřebě úpravy prcesníh mdelu a ddatečnéh sběru dat. Etapa 1.2: Ddatečný sběr dat a dplnění prcesníh mdelu Na základě rzhdnutí z předcházející etapy může v tent kamžik djít k ddatečnému sběru dat a dplnění prcesníh mdelu. Než bude ddatečný sběr dat realizván, je nutné přesně definvat předmět sběru dat a navrhnut způsb jejich sběru. V rámci návrhu sběru dat je vhdné využít matici dstupnsti dat a navrhnut správnu aplikaci metd sběru dat pdle druhu a úrvně zdrje dat. P realizaci samtnéh sběru je na základě nvě získaných dat prvedena revize/aktualizace TO-BE mdelu. Etapa 1.3: Stanvení předběžnéh standardu Cílem tét etapy je definice struktury standardu agendy ve všech jeh částech, má-li být standard zaveden. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 143/229

144 3.3 Fáze 2: Příprava na zavedení změn Cílem tét fáze je prvedení příprav před finálním zavedením nvéh/aktualizvanéh mdelu agendy a případná definice závaznéh standardu na základě piltníh věření. Shrnutí etap, zdpvědnstí a hlavních výstupů Tab Fáze 2: Příprava na zavedení změn Etapa Odpvědnst za prvedení Odpvědnst za revizi Sučinnst Hlavní výstup Etapa 2.1: Příprava návrhu zavedení změn Veducí mdelvání Gestr agendy Gestr agendy Participující OVM N/A Etapa 2.2: Piltní věření změn Veducí mdelvání Gestr agendy Gestr agendy Participující OVM N/A Etapa 2.3: Stanvení závaznéh standardu Veducí mdelvání Gestr agendy Gestr agendy Participující OVM N/A Etapa 2.1: Příprava návrhu zavedení změn Hlavním cílem tét etapy je příprava návrhu, na základě kteréh může djít k zavedení změn. V případě zavádění závaznéh standardu a financvání pdle standardů agendy participujícími OVM je třeba věnvat tét fázi zvláštní pzrnst. V rámci přípravy návrhu změn by měly být řešeny zejména témata: Výběr participujících OVM pr piltní věření. Harmngram. Alkace ptřebných zdrjů. Způsb průběžnéh vyhdncvání a aktualizace. Případně způsb zavedení standardu ze dvu phledů: Typ: Pstupný fázvý. Paralelní. Big Bang. Objekt: Prces agendy. Agenda. OVM. Hlavním determinantem rzsahu návrhu zavedení změn je rzsah změn stávajícíh výknu agendy, které mají být implementvány. Nejkritičtější a největší svým rzsahem bude prvtní zavedení závaznéh standardu na dané agendě, kdy je nutné zcela změnit celkvý přístup k výknu agendy, jeh řízení a financvání. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 144/229

145 Etapa 2.2: Piltní věření změn Cílem tét etapy je věření definvaných změn při reálném výknu agendy a v případě standardu také stanvení/věření knkrétních hdnt keficientů pr všechny části standardu. Knstrukce standardu a způsby výpčtů musí být před zavedením standardu věřeny na vybraných participujících OVM. Výsledkem by měly být pznatky vhdnsti plšné aplikace dané změny a v případě standardu také vhdnsti knstrukce pr financvání pdle standardů a vstupy pr definici závaznéh standardu. Vzrek participujících OVM pr piltní věření standardu musí být vybírán zejména pdle následujících kritérií tak, aby byly pkryty mžné rzdílnsti výknu agendy na různých OVM (viz část Výběr ukazatelů vlivňující rzdíly v pracnsti prcesů mezi jedntlivými OVM) Etapa 2.3: Stanvení závaznéh standardu Tat etapa prběhne puze v případě zavádění standardu agendy. Jejím cílem je prvedení revize a stanvení závaznéh standardu. Pkud je zárveň zaveden financvání pdle standardů, je v tét fázi definvána závazná knstrukce stanvení úhrady za výkn agendy na základě výsledků piltníh věření. V případě, že je zaváděn puze dpručený standard, budu některé činnsti v rámci tét fáze vynechány neb jim nemusí být věnvána takvá pzrnst (v závislsti na účelu zavádění dpručenéh standardu dluhdbé testvání/benchmarking či puhé zveřejnění nejlepších pstupů jak vdítk pr OVM). Knkrétní pstup stanvení standardu je uveden v kapitle 4 Návrh stanvení standardu agendy. 3.4 Fáze 3: Zavedení změn Zavedení změn ve výknu prcesů agendy a v případě zavedení financvání pdle standardů agendy také jeh aplikace při financvání participujících OVM. Shrnutí etap, zdpvědnstí a hlavních výstupů Tab Fáze 3: Zavedení změn Etapa Odpvědnst za prvedení Odpvědnst za revizi Sučinnst Hlavní výstup Etapa 3.1: Zavedení výknu agendy dle definvaných změn Gestr agendy N/A N/A N/A Etapa 3.1: Zavedení výknu agendy dle definvaných změn Cílem tét etapy je zavedení výknu (a případně financvání agendy) pdle navržených změn (případně dle závaznéh standardu) na participujících OVM. Další pdrbnsti jsu bsaženy v kapitle 4 Návrh stanvení standardu agendy. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 145/229

146 3.5 Fáze 4: Mnitring a sběr pžadavků na změnu Sběr pžadavků na změnu výknu agendy, jejich vyhdncení a výběr pžadavků k realizaci. V případě zavedenéh standardu mnitring výknu prcesů agendy a vyhdncení, zda prbíhá v suladu se standardem. Shrnutí etap, zdpvědnstí a hlavních výstupů Tab Fáze 4: Mnitring a sběr pžadavků na změnu Etapa Odpvědnst za prvedení Odpvědnst za revizi Sučinnst Hlavní výstup Etapa 4.1: Mnitring výknu agendy dle změněnéh mdelu Gestr agendy Ohlašvatel agendy Participující OVM N/A Etapa 4.2 Benchmarking výknu agendy dle změněnéh mdelu Gestr agendy Ohlašvatel agendy Participující OVM N/A Etapa 4.3: Sběr pžadavků na změnu/aktualizaci mdelu Veducí mdelvání/ge str agendy N/A Participující OVM N/A Etapa 4.1: Mnitring výknu agendy dle změněnéh mdelu Sledvány a vyhdncvány jsu sulad pstupu s prcesním mdelem, v případě definvanéh standardu také hdnty KPI, které mhu služit jak cílvé hdnty, vůči nimž rganizace vyhdncuje úspěšnst plnění své strategie. Pr zaznamenání cílvých hdnt a průběžné vyhdncvání jejich plnění lze využít RS.TE.03 Seznam KPI pr agendu. Etapa 4.2 Benchmarking výknu agendy dle změněnéh mdelu Benchmarking je přístup srvnání hdnt výknnstních ukazatelů mezi různými rganizacemi. Ve veřejné správě lze využít srvnávání výknu agendy rgánu veřejné mci mezi jedntlivými rganizacemi, které tut agendu prvádějí. Je prt nástrjem prvnání kvality bčanům pskytvaných služeb a nákladů, které se na ně vážu. Pr srvnání je nutné využít měřitelná kritéria klíčvé ukazatele výknnsti. Z KPI pužívaných k řízení výknnsti vybereme ty, která jsu nejlépe řiditelná, nejsnáze měřitelná a nejméně pdléhají specifickým vlivům např. výrazné reginální rzdíly apd. Příklad: Vhdným ukazatelem je pčet výstupů prcesu na 1 FTE za rk; musíme ale brát v úvahu srvnatelně veliké rganizace a srvnatelné výstupy (typy případů). Méně vhdným ukazatelem jsu fixní náklady na jeden výstup prcesu, jelikž mezi srvnatelně velikými rganizacemi mhu nastat výrazné rzdíly z důvdu reginálních rzdílů cen nemvitstí. Benchmarking může být impulzem pr ptimalizaci činnsti rganizace, kdy jak cíl může být stanven například dsažení úrvně hrníh kvartilu benchmarkvých hdnt. Zárveň může být nástrjem pr výměnu zkušenstí a nejlepších praktik pr výkn srvnávané agendy. Etapa 4.3: Sběr pžadavků na změnu/aktualizaci mdelu V tét etapě dchází ke sběru pžadavků na změnu/aktualizaci mdelu. Hlavním zdrjem těcht pžadavků je kntinuální mnitring výknu agendy dle stávajícíh mdelu, ze kteréh jsu získávány knkrétní pžadavky neb becné pdněty ke změnám, které mhu být dále rzpracvávány. Takt Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 146/229

147 získané vstupy je becně mžné chápat jak pdněty k ptimalizaci a bude k nim přistupván bdbně jak k identifikvaným příležitstem ke zlepšení z Fáze 2 pstupu prcesníh mdelvání agend (viz kapitla Identifikace ptimalizačníh ptenciálu). Druhým zdrjem pžadavků na změnu jsu nvelizace právních předpisů, které jsu externími zásahy d mdelu, tzn., nevyplývají z pžadavků Gestra agendy. V ideálním prstředí se Gestr agendy chystaných změnách právních nrem dzví d jejich autrů, kteří mají pvinnst vyhdncvat dpad připravvaných změn a nvých nrem na existující registrvané agendy a jejich mdely. Aktivní rle Gestra agendy je důležitá pr zajištění zpětné vazby pr připravvané úpravy nvých právních nrem. Získané pžadavky jsu vstupem d fáze Sestavení TO-BE mdelu, která je zárveň sučástí prcesníh mdelvání a řízení změn. Pžadavky jsu v tét fázi vyhdncvány, kategrizvány, dhadván jejich dpad mj. pmcí simulace a zvažván další pstup. Interní pžadavky a pdněty získané mnitringem výknu standardu lze chápat jak pžadavky na ptimalizaci. Budu rzpracvány bdbně jak ptimalizační hyptézy. V případě že se ukáží pdstatněné, vytvří se z nich knkrétní návrhy ptimalizačních patření. Přístup k externím pžadavkům je zejména jejich kategrizace, zda se jedná parametrický pžadavek na změnu, jehž implementace je bvykle jednduchá, či systémvý pžadavek, kde implementace znamená přepracvání vetší či menší části celéh mdelu. Důležitá zde může být aktivní rle Gestra agendy a jeh rzhdnutí, zda je mžné/žáducí vstupit ještě d legislativníh prcesu. Osba zdpvědná za připravvanu změnu právníh předpisu by měla být v kntaktu s Gestry agend, kterých se připravvaná změna dtkne a vyžádat si a brát v ptaz jejich připmínky. Pr knečné pžadavky je vhdné během vytváření TO-BE mdelu (viz Fáze 3: Sestavení TO-BE mdelu) rzpracvat mžnsti jejich realizace (varianty TO-BE mdelu). Z existujících pžadavků na změnu/aktualizaci mdelu jsu pstupně vybrány ty, které budu realizvány. Z externích pžadavků je nutné realizvat všechny, aby byl naplněn sulad mdelu s právními předpisy. Pkud ke knkrétnímu pžadavku existuje více návrhů realizace, dchází sučasně se sestavením TO-BE mdelu k výběru způsbu realizace pžadavků. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 147/229

148 4. NÁVRH STANOVENÍ STANDARDU AGENDY Kapitla ppisuje mžný přístup ke stanvení standardu agendy, který může být v závislsti na způsbu své realizace definvaný jak závazný aneb dpručený: Závazný standard definvaný na základě příslušnéh právníh předpisu s vazbu na způsb financvání výknu agendy. Dpručený standard definvaný např. metdickými pstupy Gestra agendy. Cílem stanvení standardu je vymezení centrálně definvaných pdmínek výknu agendy veřejné správy. Stanvení standardu spčívá ve vlbě klíčvých ukazatelů výknnsti agendy (KPI) na základě cílů regulace a následné stanvení standardu agendy. Návrh stanvení standardu je zalžen na principu stanvení ukazatelů výknnsti ve vazbě na hdntvý strm. Jedná se přístup, který dělí primární cíle (cíle regulace) na strategické cíle a na faktry tvrby hdnty, které je mžné měřit. Stanvení standardu je zalžen na nastavení výše uvedených KPI a jejich zakmpnvání d příslušných blastí standardu (definice úrvně, definice výknu a definice způsbu výpčtu úhrady). Na Obr Schematické znázrnění přípravy definice standardu a stanvení způsbu výpčtu úhrady je znázrněna vazba mezi pdklady, ze kterých definice standardu vychází (výstupy prcesníh mdelvání) a způsb jeh využití pr výpčet výše úhrady za výkn agendy pr dané OVM. Dále v textu jsu detailněji ppsány následující bdy návrhu standardu: Klíčvé ukazatele výknnsti (KPI). Definice úrvně. Definice výknu. Způsb výpčtu úhrady (tj. čerpání zdrjů, bude pužit v případě zavedení závaznéh standardu, který je pdmínku pr zavedení financvání pdle standardů). Způsb výpčtu úhrady bsahuje parametry výpčtu úhrady, nikliv ale jejich knkrétní hdnty. Metdika PMA vychází z předpkladu, že knkrétní hdnty parametrů standardu určí v případě závaznéh standardu samstatná vyhláška. Stanvení výše úhrady (pdle způsbu výpčtu úhrady definvané závazným standardem) prběhne pr knkrétní OVM na základě evidence lkálních hdnt četnstí a keficientů. Platba za výkn agendy prběhne na základě výpčtu finální výše úhrady, která v případě ptřeby může zhlednit i kmpenzaci za výkn agendy pr knkrétní OVM. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 148/229

149 Výpčet úhrady (Více IS) Definice standardu (AISM+ZR RPP) Pdklady pr standard (AISM) PROCESNÍ MODELOVÁNÍ AGEND VEŘEJNÉ SPRÁVY Prcesní mdel Prcesní ppis Vazba na RPP Přímé náklady Pracnst Pdmínky výknu Definice KPI Seznam KPI Zjištění centrálních statistik Statistiky výknu prcesů Standard výknu prcesů agendy (3 blasti) Definice úrvně Definice výknu Způsb výpčtu úhrady Úrveň pr standard Prcesní ppis Pžadvaná kvalita Způsb výpčtu základní úhrady Způsb výpčtu upravené úhrady Způsb výpčtu celkvé úhrady Lkální hdnty Výše hdnt parametrů standardu Výše úhrady pr knkrétní OVM Lkální hdnty četnstí a keficientů Hdnty sankčních keficientů Cena jedntky výknu, fixní slžka Základní výše úhrady Upravená výše úhrady Celkvá výše úhrady dle standardu Definice případné kmpenzace (mim standard) Lkální výše kmpenzace Výše platby za výkn agendy Finální výše úhrady za výkn agendy Obr Schematické znázrnění přípravy definice standardu a stanvení způsbu výpčtu úhrady 4.1 Klíčvé ukazatele výknnsti (KPI) Následující pdkapitly ppisují způsb definice, priritizace a výběr klíčvých ukazatelů agendy ve vazbě na její primární cíle. Ukazatele agendy mhu být vztaženy k různým úrvním agendy, více v kapitle 4.2 Definice úrvně Definice metrik a výknnstních ukazatelů Základem přístupu pr stanvení ukazatelů výknnsti je hdntvý strm. Jedná se analytický přístup, který dělí primární cíle na strategické cíle a na faktry tvrby hdnty, které je mžné měřit. Vizualizace tht přístupu je znázrněna na brázcích Obr Hdntvý strm: Indikátry kvality (ilustrativní příklad), Obr Hdntvý strm: Indikátry nákladů (ilustrativní příklad) a Obr Hdntvý strm: Indikátry transparentnsti (ilustrativní příklad). Např. pžadavek bčana na kvalitu je naplněn při realizaci čtyř strategických cílů (rychlst, bezchybnst, minimální pčet kntaktů a klientský přístup). Úspěšnst plnění těcht strategických cílů klient vnímá na základě výknnstních ukazatelů. Těmi může být pčet kntaktů s úřadem, dba vyřízení neb spkjenst s přístupem úřadu v rámci jednání s klientem. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 149/229

150 Obr Hdntvý strm: Indikátry kvality (ilustrativní příklad) Obr Hdntvý strm: Indikátry nákladů (ilustrativní příklad) Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 150/229

151 Obr Hdntvý strm: Indikátry transparentnsti (ilustrativní příklad) Při definici výknnstních ukazatelů je třeba vzít v úvahu také metdu balanced screcard, česky systém vyvážených ukazatelů výknnsti. Tat metda je zaměřena na řízení výknnsti v následujících čtyřech dimenzích: Klient. Interní prcesy. Finance. Rzvj, vzdělání a růst. V každé rganizaci je mžné sbírat velké mnžství dat. Výběr vhdných metrik pr řízení výknnsti závisí na psuzení něklika faktrů: Relevance: Odráží metrika nejdůležitější výsledky a umžňuje řídit naplňvání cílů? Prpjenst: Je mžné vzájemně se vlivňující metriky využít d nejvyšších úrvní řízení až p jedntlivé skupiny a referenty? Měřitelnst: Je mžné metriku pčítat ze snadn dstupných dat? Řiditelnst: Může dpvědná sba vlivnit výsledek? Srzumitelnst: Je metrika jednznačná a srzumitelná? Správné nastavení: Odráží metrika výsledek aktivity? Důvěryhdnst: Lze výsledkem metriky manipulvat? Odpvědnst: Lze metriku přiřadit dpvědným sbám? Ukazatele by měly být stanveny tak, aby byl mžné prvnávat mezi sebu rganizace prvádějící stejnu agendu. Pstup: a) Účastníci mdelvání na wrkshpu definují primární cíle agendy, rzpracují je na strategické cíle a faktry tvrby hdnty (vytvří hdntvý strm). b) Pr jedntlivé faktry tvrby hdnty účastníci následně definují metriky a výknnstní ukazatele. c) Pr tent účel využívají šablny RS.TE.01 Hdntvý strm. d) Veducí mdelvání vytvří výstup RS.HVY.01 Hdntvý strm Priritizace výknnstních ukazatelů Metriky neb jejich pdíly, které splňují výše zmíněná kritéria, můžeme pvažvat za výknnstní ukazatele. Tyt ukazatele jsu vytvřeny tak, aby je byl mžné umístit d priritizační matice pdle dvu parametrů: Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 151/229

152 Ovlivnitelnst schpnst dpvědné sby vlivnit vývj ukazatele žáducím směrem (sa x). Citlivst vliv hdnty ukazatele na úspěšnst plnění strategických cílů (sa y). Obr Priritizační matice hdntvých ukazatelů (ilustrativní příklad) Za klíčvé ukazatele výknnsti můžeme pvažvat ty, které leží v pravém hrním kvadrantu brázku výše, tedy ukazatele, které jsu jednak silně vlivnitelné činnstí dpvědné sby, ale také intenzivně přispívají k dsahvání strategických cílů. Při řízení výknnsti rganizace z tét skupiny indikátrů vlíme ty, jejichž zlepšvání přím vede k plnění primárních cílů (pdle aktuálních pririt). Význam ukazatelů v levém hrním a pravém dlním kvadrantu je spíše dplňkvý, ukazatele v levém dlním kvadrantu se bvykle nevyužívají. Pstup: a) Účastníci mdelvání na wrkshpu stanví citlivst a vlivnitelnst jedntlivých výknnstních ukazatelů, návd je sučástí pskytnuté šablny. b) Pr tent účel využívají šablny RS.TE.02 Priritizace KPI. c) Veducí mdelvání vytvří výstup RS.HVY.02 Priritizace KPI. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 152/229

153 4.1.3 Ppis výknnstních ukazatelů a přiřazení typům pzic Výknnstí ukazatele, které byly vybrány jak klíčvé, ppíšeme v základních rysech a přiřadíme typům pzic, viz brázek níže: 4.2 Definice úrvně Obr Ppis KPI a přiřazení k typům pzic Definice úrvně ppisuje, na jaké úrvni prcesníh ppisu je standard pr prces zalžen. Standard může být definván na následujících úrvních: Na úrvni prcesu jak celku. Na úrvni jedntlivých výstupů prcesu (buď všech výstupů, neb puze vybraných výstupů). Na úrvni jedntlivých typů případů (tedy v závislsti na variantě průchdu větví prcesníh ppisu pět buď všech, neb puze vybraných). 4.3 Definice výknu Definice výknu určuje pravidla výknu prcesu a kvalitativní parametry. Skládá se z následujících částí: Pžadvaný pstup. Pžadvaná kvalita. Předpkládané čerpání zdrjů Pžadvaný pstup Pžadvaný pstup je prcesní ppis definující správný pstup výknu prcesu, včetně přehledu pskytnutých vstupů, pžadvaných výstupů, pžadvané pslupnsti aktivit a zdpvědnsti za jejich výkn. Pžadvaný pstup dpvídá finálnímu TO-BE prcesnímu ppisu, jehž tvrba je ppsána v kapitle Fáze 3: Sestavení TO-BE mdelu. V případě, že se jedná sučást závaznéh standardu, je tent pstup nutné ddržvat na všech dtčených OVM. Pžadvaný pstup výknu prcesu by měl být v případě závaznéh standardu sučástí záknné nrmy, aby byly případné změny udržitelné a byl mžné je vždy zhlednit v návrhu nvéh standardu. Pžadvaná kvalita Pžadvaná kvalita je stanvena na základě ukazatelů, pdle kterých může být hdncen výkn agendy. Jedntlivé ukazatele se mhu týkat knkrétních prcesů agendy, subru prcesů neb celé agendy. Ukazatele by měly být vybrány z celkvé sady KPI, která je vytvřena pr agendu. Dsažení/nedsažení pžadvaných hdnt jedntlivých ukazatelů může být zhledněn ve způsbu výpčtu úhrady a může vlivnit výši úhrady pr OVM vyknávající agendu v případě závaznéh standardu. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 153/229

154 Základními blastmi, které by měly být v rámci tét části standardu definvány a sledvány, jsu například: Chybvst: Pčet chybných rzhdnutí / Pčet správných rzhdnutí. Pčet dkladů vydaných s chybu / Pčet bezchybně vydaných dkladů. Pčet úspěšných dvlání / Pčet dvlání. Pčet úspěšných žalb / Pčet žalb. Čas: Pčet řízení nedknčených ve lhůtě / Pčet řízení. Průměrná dba trvání prcesu z phledu externíh klienta. Čekací dba na zahájení prcesu. Pčet a typ kntaktů s externím klientem. Dstupnst. Četnst výknu prcesu. Pr vybrané prcesy (některé prcesy z mci úřední) bude stanvena definice ukazatele četnsti výknu prcesu. Ukazatel by měl navázán na hlavní pžadvaný výstup prcesu a zhledňvat časvé bdbí. Vhdným příkladem je ukazatel Pčet dknčených kntrl za měsíc, nevhdným například Pčet zahájených kntrl. V tét suvislsti musí být zhledněna i přidaná hdnta výsledku prvedené kntrly, resp. získaná zjištění (s cílem zaměřit se na klíčvé náležitsti kntrlních prcesů z phledu cílů regulace a minimalizvání kntrl, které by sice byly dknčené, ale jejich bsahem by byla puze kntrla frmálních náležitstí např. uvedení veducíh prvzvny na příslušném místě bez vazby na vlastní předmět regulace). Dsažení/nedsažení pžadvané četnsti může být v případě závaznéh standardu zhledněn v upravené výši úhrady a vlivnit tak celkvu výši úhrady pr OVM vyknávající agendu. Předpkládané čerpání zdrjů Obsahuje ppis, jaké pužití zdrjů (např. autmbily, vybavení ICT, apd.) předpkládá centrální prcesní mdel agendy pr její výkn. V případě financvání dle standardu jsu pak náklady spjené s těmit zdrji zhledněny ve výši úhrady. 4.4 Způsb výpčtu úhrady Tat kapitla předkládá návrh mžnéh pstupu stanvení výše úhrady v případě, že je zaváděn závazný standard. Při tvrbě dpručenéh standardu nemusí být výpčet úhrady uplatňván (standard může být definván puze závazným prcesním pstupem publikací prcesníh ppisu). Návrh předpkládá stanvení úhrady ve třech stupních: Základní úhrada cž je cena jedntky výknu vynásbená pčtem pakvání. Upravená úhrada dvzená d základní výše úhrady a sankčních keficientů vyjadřujících míru plnění pžadvané kvality (úrvně). Celkvá úhrada jak sučet dílčích upravených úhrad a fixní slžky Základní úhrada Cílem kapitly je ppis návrhu způsbu výpčtu úplných nákladů na výkn prcesů agendy na participujících OVM, které se stanu základním vstupem pr kalkulaci jedntkvé ceny standardu. Náklady na agendu budu stanveny jak sučet nákladů na prcesy, které daný OVM vyknává se zhledněním rčních výknů na jedntlivých prcesech. Pr prces bude k dispzici nákladvá rvnice zhledňující přím přiřaditelné časvé a některé peněžní náklady spjené s průměrným jedním pakváním prcesu (případně výstupu neb typu případu) a nutnst pžadavků využití typu nákladů. Stanvení keficientů míry využití a peněžních nákladů jedntky Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 154/229

155 využití (např. pčet m 2 využívaných jedním pracvníkem a peněžní náklady na 1 m 2 ), které musí být sučástí knkrétních rvnic využívaných pr financvání výknu agendy, není předmětem Metdiky PMA. Definice knkrétních hdnt bude realizvána pmcí příslušné úpravy pdmínek výknu agend. Sučástí Metdiky PMA je stanvení jedntlivých kmpnent nákladvé ceny jak pdkladu pr definici způsbu výpčtu jedntkvé ceny Časvá a nákladvá analýza TO-BE mdelu Na základě existující finální verze TO-BE mdelu a navržených výknnstních ukazatelů je mžné získat vstupy ptřebné pr sestavení nákladvé rvnice danéh prcesu. Z phledu navržených vstupních/výstupních ukazatelů pr standard je důležité, zda je pr aktuální prces navržen jeden či více ukazatelů: Jeden vstupní/výstupvý ukazatel (např. pčet pdaných žádsti za bdbí, pčet vydaných dkladů za bdbí): Výkn prcesu je sledván puze pdle jednh vstupníh/výstupníh ukazatele, který definuje pčet pakvání. K tmut ukazateli je vztažená průměrná hdnta nákladů na jedn pakvání. K prcesu existuje jedna nákladvé rvnice. Více suvisejících vstupních/výstupních ukazatelů (např. pčet pdaných žádsti za bdbí a pčet vydaných dkladů za bdbí): Výkn prcesu je pzrván pmcí více suvisejících ukazatelů, pr každý je sledván pčet pakvání. Průměrná hdnta nákladů existuje ve vztahu k více ukazatelům. K prcesu existuje jedna nákladvá rvnice zhledňující hdnty všech ukazatelů; např. OVM dstane zaplacen určitu částku za každu přijatu žádst + ddatečnu částku, pkud žádst sknčila vydáním dkladu vhdné pužít např. v situacích, kdy žádstem není čast vyhvěn neb je s vydáním dkladu spjen specifický výrazný náklad (pzr, sledvané ukazatele a na jejich hdnty navázaná výše úhrady musí být vždy knstruvány tak, aby byl OVM mtivván k aktivitám veducím k prefervanému výstupu prcesu či nemhl djít k bcházení nejasně/nevhdně nastavených pravidel). Více samstatných vstupních/výstupních ukazatelů (např. sledvání pčtu různých typů prvedených kntrl za bdbí): Výkn prcesu je sledván dle typvéh dělení. Existuje průměrná hdnta nákladů pr každý typ pakvání prcesu. Pr každý typ pakvání prcesu existuje samstatná nákladvá rvnice. Prvedení časvé a nákladvé analýzy v nástrji AISM-ME musí být přizpůsben pžadvanému výstupu. V některých případech může být nutné výsledky i manuálně krigvat. Časvu a nákladvu analýzu nástrje AISM-ME je mžné pužít ve třech dimenzích: Prces průměrná hdnta nákladů na výkn průměrnéh pakvání prcesu. Kncvé stavy průměrné náklady při různých výsledcích prvádění téhž prcesu. Typ případu náklady různých cest veducích ke kncvým stavům prcesu Vytvření rámcvé nákladvé rvnice Obecná nákladvá rvnice Níže uvedený vzrec uvádí becnu nákladvu rvnici pr úrveň prcesu. Náklady na výkn prcesu se skládají z přímých a nepřímých. Přím přiřaditelné náklady jsu závislé na pčtu pakvání prcesu (pdle sledvanéh ukazatele) a bsahují vždy náklady sbní, které přím suvisejí s časem nutným pr vyknání prcesu, a přím přiřaditelné náklady v statních nákladvých kategriích. Nepřím přiřaditelné náklady mhu být v buďt závislé na pčtu pakvání, pak bude keficient využití dané nákladvé kategrie vztažen k některé části přímých nákladů (FTE, mzdy), kdy tent vztah nemusí být Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 155/229

156 vždy nutně lineární, neb nezávislé na pčtu pakvání, kdy keficient využití dané nákladvé kategrie bude stanven přím, nezávisle na pčtu pakvání prcesu. Obecná prcesní nákladvá rvnice: N PR = PN + NN. PN = [( ) ( )] NN = ( ), kde: N PR = Náklady výknu prcesu agendy. PN = Přím přiřaditelné náklady. NN = Nepřím přiřaditelné náklady. FTE i-n = Pčet úvazků dedikvaných pr výkn průměrnéh pakvání prcesu v jedntlivých mzdvých kategriích. kmn i-n = Rční sbní náklady v dané mzdvé kategrii. PN i-n = Intenzita využití dané kategrie přímých nákladů. kpn i-n = Keficient peněžních nákladů využití dané kategrie přímých nákladů. PO = Pčet pakvání prcesu. kvnk i-n = Keficient využití dané nákladvé kategrie. kcnk i-n = Keficient ceny dané nákladvé kategrie. Příklad pužití becné nákladvé rvnice Pr tyt uvedené pdmínky bude znázrněn příklad pužití becné nákladvé rvnice: Vstupní/výstupní ukazatel sledvanéh prcesu: Pčet bezchybných dkladů vydaných za sledvané bdbí. Zjištěné průměrné přím přiřaditelné náklady jednh pakvání prcesu: 2 h času referenta. 1 h času veducíh. 35 Kč nákup externích služeb. 25 km ujetých služebním autmbilem. Zjištěné pžadavky využití typu nákladů: ICT infrastruktura + knektivita. Mbilní telefny + mbilní knektivita. SW x. Prstry a vybavení pracviště. Ostatní nákupy materiálu a služeb. Část rvnice pr přím přiřaditelné náklady bude zhledňvat zjištěné hdnty průměrných nákladů, získaných přístupem zdla, jednh pakvání prcesu: Obecná rvnice: [( ) ( )] Příklad: 2 x kmn REFERENT + 1 x kmn VEDOUCÍ x kpn AUTOMOBILY, kde kmn REFERENT = Keficient hdinvých sbních nákladů na referenta. kmn VEDOUCÍ = Keficient hdinvých sbních nákladů na veducíh. kpn AUTOMOBILY = Keficient nákladu na ujetý kilmetr služebním autmbilem. Pzn. Keficienty musí být dplněny Gestrem agendy či sbu dpvědnu za nastavení úrvně financvání veřejné správy. Způsb stanvení keficientů není sučástí tét Metdiky. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 156/229

157 Část rvnice pr nepřím přiřaditelné náklady bude zhledňvat pžadavky využití typu nákladů a rzhdnutí způsbu nastavení intenzity využití jedntlivých nákladvých kategrií: Obecná rvnice ( ) Příklad: FTE REFERENT+VEDOUCÍ x kict + FTE REFERENT+VEDOUCÍ x kmtel + kswx + FTE REFERENT+VEDOUCÍ x km 2 x kavgm 2 + kon, kde FTE REFERENT+VEDOUCÍ = Sučet FTE referentských a veducích pracvníků nutných pr vyknání danéh pčtu pakvání prcesu. kict = Keficient ceny za 1 FTE v nákladvé kategrii ICT infrastruktura + knektivita. kmtel = Keficient ceny za 1 FTE v nákladvé kategrii Mbilní telefny + mbilní knektivita. kswx = Keficient ceny za správu a nákup licencí SW x pr prces agendy. km 2 = Keficient využití prstr na 1 FTE. kavgm 2 = Keficient ceny za m 2 využitých prstr. kon = Keficient ceny statníh materiálu a služeb. Pzn. Keficienty využití dané kategrie musí být dplněny Gestrem agendy či sbu dpvědnu za nastavení úrvně financvání státní správy zde puze jak příklad je uveden keficient využití dle FTE (FTE REFERENT+VEDOUCÍ ), m 2 (km 2 ) či jedntkvéh keficientu (kswx, kon). Keficienty ceny musí být také dplněny Gestrem agendy či sbu dpvědnu za nastavení úrvně financvání veřejné správy. Způsb stanvení keficientů není sučástí tét Metdiky Upravená úhrada Upravená výše úhrady se dvíjí d základní výše úhrady a sankčních keficientů vyjadřujících míru plnění pžadvané kvality (úrvně): Celkvá úhrada Upravená výše úhrady i =základní výše úhrady Celkvá výše úhrady je sučtem dílčích upravených úhrad a fixní slžky: m n KPI k Celkvá výše úhrady= (Upravená výše úhrady i ) +fixní slžka i=1 Výše fixní slžky závisí na charakteru výknu agendy a pměr fixní a variabilní slžky (tedy pměr slžky závislé na pčtu pakvání prcesů) tak může být stanvena ptimálně vždy pr každu agendu. k=1 Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 157/229

158 PŘÍLOHA 1: PODROBNÝ POPIS ETAP PROCESNÍHO MODELOVÁNÍ Pdrbný ppis etap v tét přílze je primárně určen pr usnadnění rientace Veducíh mdelvání a kntrle splnění všech relevantních krků dané etapy. Věcnými dkazy je prpjen s kapitlu 2 Prcesní mdelvání a ptimalizace, kde jsu pdrbně rzepsány jedntlivé pstupy prcesníh mdelvání. Níže na Obr Schéma bsahu ppisu etapy je grafické rzlžení rganizace ppisu vybrané etapy: Název etapy. Přehled etapy název, cíle, vstupy, hlavní a vedlejší výstupy a dkaz na pstup tvrby. Ppis hlavních výstupů etapy. Ppis jedntlivých aktivit etapy. Obr Schéma bsahu ppisu etapy Ppis vstupů a vedlejších výstupů etapy. Metdika prcesníh mdelvání agend veřejné správy 158/229