Microsoft EXCEL Ing. Pavel BOHANES 2012 Popis prostředí Microsoft Excel 2007, popis a použití tohoto tabulkového procesoru Tabulkový procesor Soukromá střední odborná škola Frýdek-Místek, s.r.o. T.G.Masaryka 456 Frýfrk-Místek 738 01 Tabulkové procesory (editory) se používají na zpracování evidencí, výroby, zaměstnanců či plánování, obchod, účetní a finanční rozvahy nebo statistiky a grafické zpracování dat v různých podobách grafů a podobně. Pokud jste nuceni zpracovávat data v tabulkách toto je nástroj, který Vám nejen pomůže ale i zjednoduší a zrychlí efektivnost Vaší práce. A přehledně Vám umožňuje zpracovat grafy i tabulky dle Vašich potřeb. V tomto výukovém materiálu se podíváme na různá řešení a příklady nejen ze školní ale i pracovní praxe.
OBSAH Microsoft Excel... 3 1. Ovládání popis prostředí a práce s tabulkou... 3 1.1 Základní pojmy:... 3 1.2 Spuštění Microsoft Excelu:... 3 1.3 Práce se sešitem... 4 1.4 Zápis, mazání a oprava dat v sešitu... 5 1.5 Zobrazení moţností a vlastností listu... 8 1.6 Úpravy v sešitu... 8 1.7 Práce se vzorci... 10 1.8 Práce s funkcemi... 11 2. Propojení s textovým editorem Microsoft Word... 12 3. Zamknutí buněk... 13 4 Vkládání obrázků a kreslení... 14 5. Grafy... 15 6 Tisk a Náhled sešitu... 17 6. Databázové operace... 19 7. Tipy triky... 21 7.1 Ukotvení příčky... 21 7.2 Funkce Kdyţ (podmíněný příkaz)... 22 7.3 Podmíněné formátování... 22 7.3.1 Rychlé formátování... 22 7.3.2 Rozšířené formátování... 23 7.3.3 Nové pravidlo... 23
Microsoft Excel 1. Ovládání popis prostředí a práce s tabulkou 1.1 Základní pojmy: Sešit: soubor se standardním jménem Sešit1.xlsx (straší verze *.xls): obsahuje obvykle 3 jednotlivé listy, list: obsahuje tabulky, grafy, obrázky apod., tabulka: část listu s daty určenými ke zpracování, řádek: je identifikován číslem (1 1048576 *.xlsx ) nebo (1 65536 *.xls ), CTRL + šipka dolu sloupec: je identifikován písmenem nebo dvojicí písmen (A XFD *.xlsx ) (A IV *.xls ), CTRL + šipka vpravo buňka: je identifikována svojí adresou coţ znázorňuje písmeno sloupce + číslo řádku (např. B1) Aktivní buňka: Buňka, která je označena černým rámečkem a černým bodem v pravém dolním rohu. Její adresa je vypisována v Poli názvů (vlevo nahoře nad řádkem s označením sloupců). Buňku aktivujeme pomocí levého tlačítka myši, kde najedeme kurzorem myši na buňku, se kterou budeme pracovat a stiskneme levé tlačítko myši. Nebo pomoci klávesnice: klávesy se šipkami posun o jednu buňku v daném směru, Home posun do sloupce A na daném řádku, Ctrl + Home posun na buňku A1, Ctrl + klávesy se šipkami (vlevo/vpravo, nahoru/dolu) posun na začátek/konec řádku/sloupce. 1.2 Spuštění Microsoft Excelu: V Hlavním panelu Windows stiskneme tlačítko Start Všechny programy, Microsoft office, Microsoft Office Excel 2007, nebo poklepeme na ikonu Microsoft Excel na Ploše. 3
1.3 Práce se sešitem Uloţení sešitu: Tlačítko Office Uložit (CTRL + S) (uloţení pod stávajícím jménem souboru a do stejného místa), nebo Tlačítko Office Uložit jako (uloţení pod novým jménem či formátem (docx, doc nebo šablonu doté či jiné formáty) nebo do jiné sloţky), nebo tlačítko vedle tlačítka Office (nebyl-li soubor nikdy uloţen, je nový, objeví se dialogové okno Uloţit jako, jinak aktualizuje původní soubor) Automatické ukládání Tlačítko Office, Moţnosti aplikace Excel, vyberte v levém sloupci poloţku Uloţit, Zaškrtněte políčko Ukládat informace pro automatické obnovení po x minutách a nastavte časový údaj (nejlépe v minutách např. 10 min.). Můţete také definovat cestu k Umístění souboru automatického obnovení, kde se ukládá verze, se kterou pracujete. Zavření sešitu: Tlačítko Office, moţnost Zavřít, nebo tlačítko Zavřít v pravém horním rohu okna se sešitem. Nebyl-li list sešitu uloţen budete vyzváni k jeho uloţení. Zavření tabulkového procesoru: tlačítko Zavřít v pravém horním rohu aplikace. Dojde k postupnému uzavření všech otevřených listů s moţným dotazem na jejich uloţení. Znovuotevření jiţ existujícího sešitu: z Průzkumníka nebo Počítač: vyhledáme soubor s poţadovaným sešitem a dvojklikem jej otevřeme, Nebo z aplikace Microsoft Excelu: Tlačítko Office objeví se Poslední otevřené dokumenty Nebo z aplikace Microsoft Excelu: Tlačítko Office vybereme Otevřít a proklikáme se na sešit, se kterým chceme pracovat Stránka 4 z 24
Otevření nového sešitu: Spuštěním aplikace Microsoft Excel a potom se otevře rovnou nový sešit, Nebo Tlačítko Office Nový (CTRL + N otevře se nový prázdný sešit) a v otevřeném dialogovém okně Nový vybereme Prázdný dokument nebo šablonu se kterou chceme pracovat Přepínání mezi listy sešitu: Kaţdý list sešitu má v dolní části okna aplikace Microsoft Excelu svoji záloţku. Klepnutím na tuto záloţku přepínáme mezi jednotlivými listy. Přejmenování listů: dvojklikem na záloţku listu a přepíšeme název listu, nebo pravým tlačítkem myši klepneme na záloţku listu a z kontextového menu vybereme poloţku Přejmenovat. Vloţení nového listu: Stisknutí tohoto tlačítka vedle oušek s názvy listů Nebo pravým tlačítkem myši klepneme na záloţce listu a z kontextového menu vybereme poloţku Vloţit a z otevřeného dialogové okna Vloţit vybereme poloţku s názvem List Zrušení listu: Pravým tlačítkem myši klepneme na záloţku listu a z kontextového menu vybereme poloţku Odstranit. Změna pořadí listů: Pravým tlačítkem myši klepneme na záloţku listu a z plovoucího menu vybereme poloţku Přesunout nebo zkopírovat V dialogovém okně specifikujeme způsob přesunutí/zkopírování, Nebo záloţku listu přesuneme na nové místo drţeným levým tlačítkem myší, Práce s více sešity: Máme-li otevřené další existující sešity, můţeme se mezi nimi přepínat pomoci Pásu karet Zobrazení a v sekci Okno tlačítko Přepnout okna vybíráme to které potřebujeme 1.4 Zápis, mazání a oprava dat v sešitu Vkládání dat do buněk: Data zapisujeme do aktivní buňky. Textové údaje jsou při prvotním zadávání zarovnávány vlevo, číselné údaje vpravo. Klávesou Enter ukončíme vkládání dat do buňky automatický přechod na buňku o řádek níţ. Nebo kurzorovou šipkou následuje přechod na buňku ve směru šipky Vymazání dat: Aktivujeme buňku a stiskneme klávesu Delete. 5
Aktivujeme buňku a stiskneme klávesu BackSpace kurzor bliká prázdné aktivované buňce. Opravy dat: Nastavíme aktivní buňku a potom můţeme přímo psát nová data v této buňce, nebo umístíme kurzor do Řádku vzorců na konkrétní pozici v jiţ napsaném textu, vymaţeme chybný znak pomocí kláves Delete/Back Space a napíšeme nový text, nebo poklepeme na aktivní buňku, umístíme kurzor na místo, kde se nachází chyba a přímo editujeme text v této buňce. Nebo po nastavení aktivní buňky stiskneme F2 a kurzor se nastaví za poslední znak obsahu buňky Psaní speciálních znaků z klávesnice můţe být věcí přepínání klávesnice, v Hlavním panelu Windows klepneme na tlačítko Česky a přepneme klávesnici do jiného jazyku např. na Anglickou, které analogicky přepne zpět na české klávesnice. Nebo stiskneme klávesu ALT + SHIFT a popuštění obou kláves se přepne klávesnice 1. Znaky typu sluchátko, šipky prsty apod. naleznete v mapě znaku Tlačítko Start, v políčku Prohledat programy a soubory kde napíšete Mapa znaků a aplikaci spusťte. Typ písma vyberte Webdings, Windings, Windings2 nebo Windings3 a vyberte znak, který potřebujete pomoci tlačítek vybrat a kopírovat jej máte uloţen ve schránce a do Vašeho.sešitu jej uţ jen vloţíte např. pomoci (CTRL + V) nebo pomoci pásu karet Domů a v sekci Schránka tlačítko Vloţit. Ikona ve tvaru štětce slouţí ke kopírovaní formátu výběru.(ctrl + SHIFT + C) Zrušení resp. obnovení provedené operace: Klepneme na tlačítko (CTRL + Z) Zpět resp. naopak na tlačítko (CTRL + Y). 1 (poznámka podle toho, které a jsou li nainstalovány další klávesnice) Stránka 6 z 24
Přetečení buňky: Buňka můţe obsahovat max. 255 znaků. Obsah, který se nevejde do buňky, jakoby přepisuje prázdné buňky vpravo. Číslo delší neţ 11 znaků se v obecném zobrazení vypíše v exponenciálním tvaru nebo v chybovém kódu 2. Je potřeba upravit formátování buňky nebo šířku sloupce. Vkládání řádků resp. sloupců: Klepnutím na číslo řádku resp. písmeno sloupce označíme jeden nebo více řádků resp. sloupců, před které chceme vloţit příslušný počet řádků resp. sloupců a potom v pásu karet: Domů sekce Buňky. Vloţit řádky nebo sloupce listu. (CTRL + + ) Pokud potřebujeme jen určité buňky vybereme tyto a následně vybereme moţnost Vloţit buňky Odstranění řádků resp. sloupců: Analogicky viz Vkládání řádků resp. sloupců kdy vybereme místo poloţky Vloţit poloţku Odstranit (CTRL + - ) Kontrola pravopisu: Pás karet: Revize Pravopis nebo (F7), Práce s nápovědou: v pravém horním rohu naleznete ikonku ve tvaru otazník to je Nápověda.(F1) Přesouvání a kopírování dat Výběr buňky/buněk = nastavení aktivní buňky/(ho) výběru, výběr řádku: klepneme na číslo řádku, výběr sloupce: klepneme na písmeno sloupce, výběr souvislé skupiny buněk (souvislé oblasti): levým tlačítkem myši vybere oblast, se kterou hodláme pracovat, aktivujeme první buňku, stiskneme klávesu Shift (necháme stisknutou) a pomocí kurzorových kláves se šipkami, resp. PgUp, PgDn vymezíme souvislou oblast a uvolníme stisknutou klávesu, nebo aktivujeme první buňku, stiskneme klávesu Shift, přemístíme kurzor myši do poslední buňky a stiskneme levé tlačítko myši, výběr nesouvislé oblasti (nesousedících buněk): aktivujeme první buňku, stiskneme a drţíme klávesu Ctrl a klikáme myši do následujících buňek, Přesouvání a kopírování dat: Vybereme co chceme přesouvat/kopírovat, zadáme příkaz Vyjmout/Kopírovat, přemístíme kurzor na novou pozici v rámci daného nebo jiného sešitu a zadáme příkaz Vloţit. Pás karet Domů a sekce schránka kde se nacházejí tlačítka pro naši operaci o tlačítko Vyjmout (Ctrl+X), Kopírovat 2 Viz 1.8. Práce s funkcemi část Chybová hlášení 7
(Ctrl+C), a Vloţit (Ctrl+V). Přesouvání/kopírování můţeme provádět v rámci jednoho listu, mezi listy v rámci jednoho sešitu nebo mezi sešity. Na novém listu musíme zadat, od které buňky se bude vkládat přesouvaná/kopírovaná část. 1.5 Zobrazení možností a vlastností listu Pás karet Zobrazení: v sekci Zobrazení sešitu je základní rozloţení zobrazení listu.zobrazení dokumentu na obrazovce: Normálně, Konce stránek, Rozloţení stránky, Celá obrazovka nebo i v pravém dolním rohu s moţností Lupy (CTRL + Rolovací kolečko na myši), která se nachází v samostatné sekci Lupa. V Pásu karet Zobrazení je důleţitá poloţka Pravítko, která by měla být zaškrtnutá pro práci například se zaráţkami, okraji apod. Dále pak Řádek vzorců (pro editaci vzorců a vkládání funkcí) a Nadpisy (Názvy sloupců a řádku). Změna šířky sloupce/výšky řádku: vybereme v pásu karet Domů v sekci Buňky poloţku Formát kde pouţijeme volbu Šířka sloupce pro určení šířky sloupce/(ů) nebo analogickou volbu Výška řádku pro určení výšky řádku/(ů) nebo levým tlačítkem myší posuneme v záhlaví sloupců svislou hranici mezi sloupci. Nebo změna výšky řádku: vodorovnou hranici mezi řádky. Změna šířky sloupce resp. výšky řádku na nejlepší hodnotu: vybereme volbu Přizpůsobit výšku řádků nebo přizpůsobit šířku sloupců, viz obrázek Změna šířky sloupce/výšky řádku nebo v záhlaví sloupců/řádků dvojklikem myší na dělicí oblast mezi sloupci/řádky 1.6 Úpravy v sešitu V pásu karet Domů v sekci Písmo, formátujeme text v buňce/buňkách výběru, ve skupině znaků nebo jen pro jeden znak: vyuţijeme rozbalovací nabídky Stránka 8 z 24
Písmo, Velikost písma a tlačítka řezu písma Tučné, Kurzíva, Podtrţení s moţnosti rozbalení nabídky podtrţení, Barva písma (CTRL + SHIFT + P), Zvětšení /Zmenšení písma Zarovnání textů (vodorovně i svisle): vyuţijeme tlačítka Zarovnat doleva, Zarovnat na střed, Zarovnat doprava, Zarovnat nahoru, Zarovnat doprostřed, Zarovnat dolů (aktivně vybraná volba), Orientace, Sloučit a zarovnat na střed. Formátování číselných údajů: vyuţijeme tlačítek z pásu karet Domů ze sekce číslo, Formát čísla (Datum, Čas, zlomek apod.), Měna (Kč, Sk, $), Styl procent, Styl oddělovače (rozdělení jednotek tisíců), Přidat desetinné místo, Odebrat desetinné místo, Vytvoření rámečků okolo buněk: vybereme buňku/buňky a potom tlačítko Ohraničení v pásu karet Domů sekce Písmo, Výplň buněk: vybereme buňku/buňky a potom tlačítko Barva výplně v pásu karet Domů sekce Písmo, Třídění hodnot ve sloupcích: podle první ho sloupce výběru, nejprve vybereme oblast dat (buněk) určenou ke třídění, potom v pásu karet Domů sekce Úpravy, vzestupně /sestupně, Nebo podle jiného sloupce výběru neţ prvního, čí podle aţ 3 sloupců: v pásu karet Domů sekce Úpravy vybereme poloţku Vlastní řazení a postupně zadáme sloupce, podle kterých dojde ke třídění a definujeme způsob třídění (pořadí), jestliţe jsme vyznačili setřiďovanou oblast buněk včetně záhlaví sloupců, pak je třeba klepnout na zaškrkávátko. Jinak by došlo ke třídění včetně záhlaví, 9
1.7 Práce se vzorci Vzorce slouţí pro matematické výpočty, logické operace apod. Kaţdý vzorec vţdy začíná znaménkem = Zobrazení Obsahu buňky (textového nebo číselného údaje) do druhé buňky, tzv. dynamická provázanost obsahu druhé buňky závislé na první buňce: např. Vzorec typu =A1. Vzorce typu =2*A1, =A1+B1, =2*A1+3*B1, =A1/B1. Vyuţití myši při tvorbě vzorců: Během psaní vzorce kliknutím do příslušné buňky se adresa této buňky automaticky přepíše do vytvářeného vzorce v Řádku vzorců. Kopírování vzorců ve sloupci, v řádku, do libovolné buňky: Standardní postupy pro kopírování, viz kapitola 4. Kopírování obsahů buněk pomocí černého čtverečku, který je umístěn v pravém dolním rohu rámečku aktivní buňky: Vybereme buňku/buňky a myší posuneme černý čtvereček do cílové buňky. Vytváření posloupností údajů (dny v týdnu, měsíce, číselné posloupnosti): Do dvou sousedních buněk (vodorovně/svisle sousedících) zapíšeme první dva členy vytvářené posloupnosti (po, ut; pondělí, úterý; Leden, Únor; I,II; apod.) vybereme tyto dvě buňky a posuneme černý čtvereček (ve směru ve kterém jsou obsazeny tyto buňky) v pravém dolním rohu rámečku aktivních buněk do poslední buňky vytvářené posloupnosti. Adresování buněk: relativní adresa A1, absolutní adresa $A$1, smíšené adresy A$1, $A1. Znak $ píšeme: na anglické klávesnici, nebo (levý ALT + 36), či v řádku vzorců umístíme kurzor na adresu buňky a stiskneme klávesu F4. Opakovaným stisknutím klávesy přepínáme mezi A1, $A$1, A$1, $A1. Kopírování vzorců s relativní/absolutní/smíšenou adresou: při kopírování vzorců se změní relativní adresy, nezmění se absolutní adresy a ve smíšených adresách se nezmění absolutní sloţka adresy, změní se relativní sloţka adresy. Vyuţití absolutní adresace při tvorbě vzorců s parametry: zásadně píšeme všechny parametry do samostatných buněk a ve vzorcích uvádíme pouze odkazy na tyto buňky. Pro Stránka 10 z 24
přehlednost tabulek je dobré kaţdý číselný údaj v sousední buňce popsat, pojmenovat nebo komentovat. 1.8 Práce s funkcemi Vkládání funkcí: Součet obsahů buněk pomocí tlačítka Součet: aktivujeme buňku, ve které chceme mít umístěn výsledek součtu, v pásu karet Domů v sekci Úpravy klepneme na tlačítko Součet; automaticky vznikne vzorec z přilehlých číselných buněk typu =SUMA(A2:A10) 3, nebo tento prostě napíšeme, (všimněte si, ţe pole tvoří levá horní buňka výběru a pravá dolní buňka výměru rozděleny dvojtečkou), pokud chcete provést součet z jiné oblasti stačí zkontrolovat v řádku vzorců zdaje oblast výběru (to co je závorce např. A1:A5) aktivně vybraná tuto přepsat nebo jen levým tlačítkem myši vybrat jinou. Ve vzorci zkontrolujeme správnost výběru buněk (případně provedeme změny) a stiskneme klávesu Enter. nebo z pásu karet Vzorce v sekci Knihovna funkci, nebo pomocí tlačítka Vloţit funkci vybereme kategorii funkcí (Vše, Datum a čas, Matematické, Text atd.) a konkrétní funkci (např. průměr, absolutní hodnota, minimum, maximum apod.). Při práci s funkcemi se řídíme nápovědou ke konkrétní funkci. 4 Zadáme adresy buněk buď přímým zapsáním adresy, výměrem oblastí pomoci levého tlačítka myši před pouţitím funkce nebo stisknutím tlačítka přejdeme z dialogového okna do listu sešitu, vybereme příslušnou oblast buněk a opětovným stisknutím tlačítka se vrátíme zpět do dialogového okna. Chybová hlášení: ###### číselná hodnota v buňce je příliš dlouhá, #HODNOTA! ve vzorci je pouţit chybný typ argumentu, #DIV/0! ve vzorci je pouţito dělení nulou, #NÁZEV? Excel nerozpoznává text ve vzorci, #REF! ve vzorci není platná adresa buňky, #N/A hodnota není ve vzorci dostupná. Výpočty mezi více listy jednoho sešitu: Vzorec typu =List1!B3. Výpočty mezi několika sešity: Vzorec typu =[Sešit1]List1!$B$3. 3 Analogicky můţete napsat i funkce Průměr, Min a Max coţ jsou průměrná, minimální a maximální hodnota výběru, 4 Argumenty goniometrických funkcí zadáváme v radiánech.(radiány=stupně*pi()/180) 11
2. Propojení s textovým editorem Microsoft Word Vloţení bez propojení: vybereme tabulku/graf, stiskneme tlačítko Kopírovat, přepneme se mezi MS Excelem a MS Wordem kde poloţíme kurzor na poţadovanou pozici ve vytvářeném dokumentu, stiskneme tlačítko Vloţit. Následné změny prováděné v MS Excelu se do dokumentu v MS Wordu nepromítnou. Vloţení s propojením: vybereme tabulku/graf, stiskneme tlačítko Kopírovat, přepneme se mezi MS Excelem a MS Wordem kde poloţíme kurzor na poţadovanou pozici ve vytvářeném dokumentu, vybereme v pásu karet Domův sekci Schránka na rozbalovací šipku u Vložit a vyberte položku Vložit jinak a klikněte na radiobutton propojením. Změny provedené v MS Excelu se budou automaticky projevovat v dokumentu v MS Wordu. Stránka 12 z 24
3. Zamknutí buněk Chceme-li, aby obsah některých buněk nebylo moţno měnit, zamkneme je pro úpravu. Zamknutí: vybereme buňky, které chceme nechat přístupné, a v pásu karet Domů v sekci vyberte rozšíření poloţky Formát a v části Zámek volbu Zamknout buňku. Nebo volbu Formát buněk a v listu zámek vyberte volbu Uzamčeno. Proceduru končíte v pásu karet Revize v sekci změny Zamnutím Listu. Odemknutí: provedete analogicky pouze zrušíte vybrané volby nebo moţnosti 13
4 Vkládání obrázků a kreslení Vloţení obrázku, Klipartu, SmartArtu (SmartArt je sdělení, prezentace, vašich informací a myšlenek) nebo tvaru: se provádí z pásu karet vloţení sekci Ilustrace klikneme na pak nabrouzdáme v otevřeném dialogovém okně na konkrétní obrázek a vybereme jej, nebo vybereme konkrétní Tvar klipart nebo SmartArt. Vyberete li Klipart objeví se vlevé části aplikace nový sloupec Klipart kde zadáté téma pro výběr v mém případě uklízečka a zkontrolujete zdali máte v sekci prohledávat všechny kolekce a v sekci Očekávané výsledky Všechny typy. Toto je pouze pro zvýšení pravděpodobnosti nalezení vašeho výběru protoţe jinak můţe prohledávat jen některé galerie a typy obrázků. Vyberete li SmartArt otevře se dialogové okno Změna velikosti a umístění obrázku: pomocí myši: klikneme na obrázek kde posouváme ohraničující body které mění velikost obrázku ve směru pohybu nebo klikneme do obrázku a posouváme celý obrázek. Stránka 14 z 24
5. Grafy Tvorba grafu pomocí průvodce: příkaz pro tvorbu grafu vybereme tabulku se zobrazovanými daty, potom v pásu karet vloţit v sekci vybereme typ grafu, který chceme zobrazit (vytvořit) typ grafu: Sloupcový, Spojnicový, Výsečový, Pruhový, Plošný, Bodový a další grafy 5 V nástrojích grafu (aktivně vybereme daný graf) v sekci rozloţení grafu nalezneme obrázky, jak se graf uspořádá po pouţití, toho kterého rozloţení, ve smyslu nadpis grafu, popisy os, legenda apod., texty píšeme přímo do editačních polí, která můţeme dále formátovat ve smyslu práce s grafickým objektem 6 nebo i změna umístění a velikosti grafu (vybereme graf (klepnutím na graf), pomocí myši posouváme graf, posunutím černých čtverečků na okrajích grafu měníme velikost grafu.) Odstranění grafu: vybereme graf a stiskneme klávesu Delete. Editace grafu: Nastavíme ukazatel myši do oblasti grafu a potom stiskneme pravé tlačítko myši pro editaci grafu nebo klikneme na konkrétní část grafu, kterou chceme editovat a následně stiskneme pravé tlačítko myši a postupujeme v otevřeném dialogovém okně v editaci konkrétní objektu: např. změnu barvy 5 - typ grafu Spojnicový Spojnicové grafy umoţňují zobrazení souvislých dat v čase a jejich srovnání se společnou stupnicí, a jsou proto ideální pro zobrazení trendů v datech ve stejných intervalech, - typ XY bodový Bodové grafy se typicky pouţívají pro zobrazení a porovnání číselných hodnot, např. vědeckých, statistických nebo technických dat. 6 - stiskneme pravé tlačítko myši na konkrétním grafickém objektu nebo na konkrétní části grafu a vybereme z kontextového menu poloţku Formát oblasti grafu/formát konkrétního objektu a nastavíme volby, které potřebujeme změnit. 15
sloupce ve sloupcovém grafu, barvy výsečí ve výsečovém grafu, barvy spojnic ve spojnicovém grafu, barvy pozadí grafu, Viz obrázky Formát datové řady, Formát oblasti grafu Kopírování grafu z jednoho listu na druhý list: Viz 1.4 Zápis, mazání a opravy dat v sešitu - Opravy dat část Přesouvání a kopírování dat Tisk grafu: tiskneme celý list ze sešitu s daty a grafem, nebo vybereme graf a tiskneme samotný graf. Stránka 16 z 24
6 Tisk a Náhled sešitu Zkontrolování sešitu před tiskem Náhled: Tlačítko Office, vyberte tisk (neklikejte aby nedošlo k tisku) najetím rozevřete nabídku Tisk a vyberte Náhled nebo rozšiřte panel nástrojů Rychlý přístup. A to přidáním poloţky pomoci rozbalovacího menu kde zaškrtněte poloţku Náhled přidejte i Tisk pokud chcete tuto operaci následně zrychlit Změnila se vám nabídka Rychlý přístup Kde tlačítko je Náhled (CTRL + F2) a tlačítko je rychlý tisk Vzhled stránky: se nachází v pásu karet Rozloţení stránky v sekci Vzhled stránky Zde si nastavíme moţnosti pro okraje rozevřením poloţky Okraje, orientaci na šířku nebo výšku rozevřením poloţky Orientace apod.. Nebo otevřeme přímo Vzhled stránky (rozevírací čtvereček v pravém dolním rohu sekce. Kde můţe nastavit poloţky 17
ze sekce Vzhled stránky s většími podrobnostmi. Např. Měřítko kde můţete zvětšit nebo zmenšit tabulku ne velikost poţadovanou tiskem a podobně. Tisk: tisk jedné kopie celého sešitu: tlačítko Tisk na panelu Rychlý přístup. Začne tisk bez moţnosti nastavení čehokoli rovnou tiskne na výchozí tiskárnu, nebo Tlačítko Office volba Tisk kde vybereme poloţku Rychlý tisk Tisk více kopií, celého sešitu nebo jenom jeho části: Tlačítko Office volba Tisk kde vybereme poloţku Tisk a objeví se dialogové okno Tisk kde vybereme příslušnou poloţku v dialogovém okně Tisk či počet kopií. Tisk Grafu: vybereme objekt tedy graf a postupujeme analogicky jako u normálního tisku nebo tisku s volbami počtu stránek apod. Stránka 18 z 24
6. Databázové operace Základní pojmy: záznam (rekord) = řádek s daty (např. údaje o konkrétní osobě), pole sloupec hodnot, jména polí (názvy sloupců (Hlavička tabulky), např.: Jméno, Příjmení, Bydliště ). Vytvoření databázové tabulky: do sloupců v prvém řádku zapíšeme jména polí, do dalších řádků vyplníme jednotlivé záznamy s daty. Např. č. JMÉNO ADRESA TELEFON 1 Nováková Ivana Palkovice 123, 738 41 F-M 777 751 221 2 Nováček Ivo Dr. Vančury 456. 73801 F-M 777 508 691 3 Nová Dita U Mateřské školy 789, 739 32 Vratimov 777 554 123 Třídění dat v tabulce: (Viz Úpravy v sešitu, část Třídění hodnot ve sloupcích) vybereme celou tabulku nebo alespoň všechny sloupce k danému záznamu (Jinak můţe dojít ke zničení tabulky, protoţe přiřadíte jiné hodnoty jednotlivým poloţkám: např. Nováček můţe bydlet v píkovicích apod.), potom v pásu karet Data v sekci Seřadit a filtrovat, vyberte poloţku Seřadit od nejmenšího po největší nebo Seřadit od největšího po nejmenší (Toto je třídění dat podle prvního sloupce výběru). Nebo definujeme způsob seřazení dat stiskem tlačítka: podle kterých sloupců, v jakém pořadí polí a zda vzestupně nebo sestupně. Automatické filtrování dat v tabulce: vybereme celou tabulku, následně v pásu karet Data v sekci Seřadit a filtrovat, tlačítko Filtr. V záhlaví Hlavičky (první řádek tabulky/databáze) u všech sloupců můţeme definovat konkrétní nastavení filtru pře rozbalovací tlačítko. 19
Filtrování s vyuţitím oblasti kritérií: zkopírujeme hlavičku tabulky, vytvoříme tabulku s kritérii. Jednotlivá kritéria na řádku jsou spojována logickým operátorem a, kritéria na různých řádkách jsou spojována logickým operátorem nebo, potom pás karet Data sekce seřadit a filtrovat poloţka upřesnit, v následujícím dialogovém okně (Rozšířený filtr) nadefinujeme jednotlivé oblasti. Například: Oblast kritérií (A1:C4) a oblast dat (A6:C10) pro hodnotu buňky A2 je Ma nebo ="=Ma" a buňky B3 je ="=?h*", zobrazení výsledku vidíte na obrázku jen A2 můţe být i =Ma. Znak rovná se (=) slouţí při zadávání textu nebo hodnot do buňky k označení vzorce. Chcete-li pouţít rovnost jako porovnávací operátor pro text nebo pro hodnotu, zadejte kritéria do příslušné buňky oblasti kritérií jako řetězcový výraz: =''=poloţka'', kde poloţka je text nebo hodnota, kterou chcete najít. Výsledek vašeho filtru je vidět na dalším obrázku. Oblast pro kritéria vyberte s minimální moţnou velikostí oblasti. (Jiné moţnosti: =C7>PRŮMĚR($C$7:$C$10 pro kritéria apod.) Stránka 20 z 24
7. Tipy triky 7.1 Ukotvení příčky V pásu karet Zobrazení v sekci Okno je volba Ukotvit příčky. Zde vybereme moţnost Ukotvit horní řádek, pro ukotvení pouze prvního řádku nebo volbu Ukotvit první sloupec, pro ukotvení pouze prvního sloupce. Pokud chcete ukotvit více řádku nebo sloupců či jejich kombinaci je potřeby provést výběr tak, aby horní část výběru korespondovala se spodní částí ukotvení a analogicky i levá část výběru korespondovala s pravou části ukotvení a následně v pásu karet Zobrazení v sekci Okno je volba Ukotvit příčky. Zde vybereme moţnost Ukotvit příčky. Všimněte si, ţe pod číslem řádku 1. není 2., ale 14. to znamená, ţe první řádek pevně drţí je ukotven a pohybují se ty následující, analogicky by to bylo i pro sloupce či kombinaci řádku/ů a sloupce/ců. 21
7.2 Funkce Když (podmíněný příkaz) V buňce A7 je hodnota a výsledky podle vzorců viz níţe jsou adresách A8 a A9. Pro záznam A8: =KDYŢ(A7<0;E2;KDYŢ(A7<6;E3;KDYŢ(A7<18;E4;A7))) Pro záznam A9: =KDYŢ(A7<0;"NENAROZENEC";KDYŢ(A7<6;E3;KDYŢ(A7<18;"ŠKOLÁK/JUNIOR";KDYŢ(A7<62;E5;E6)))) Funkce Kdyţ začíná jako kaţdá jiná funkce či vzorec znaménkem =. Zápis funkce vypadá asi takto: =Kdyţ(podmínka;ANO;NE). To znamená, ţe v podmínce udáváme to, nač se ptáme a zdali to odpovídá našemu dotazu následuje středník, kde je odpověď, která se rovná kladnému výsledku našeho dotazu, (tedy chceme-li text je to hodnota zapsána do uvozovek). Chceme-li adresu, zadáme pouze adresu bez uvozovek, následuje střední a negativní volba pro náš dotaz. Do pozic ANO/NE můţeme samozřejmě vnořovat následující podmínkové dotazy, které jsou vidět i na příkladu. 7.3 Podmíněné formátování Slouţí k rychlému a barevnému zorientování v datech, která se zpracovávají v tabulkách ať uţ pomocí funkcí a vzorců nebo jen prostá data. 7.3.1 Rychlé formátování Vyberte oblast buněk v tabulce, kterou chcete zpracovávat. A na kartě Domů v sekci Styl na rozbalovací šipku u poloţky Podmíněné formátování a potom klikněte na poloţku Barevné škály a vyberte škálu, kterou pouţijete. (Umístěním ukazatele myši na ikony barevné škály zjistíte, která z nich je dvoubarevná. A to přímo ve vašem výběru). Při eventuální úpravu tohoto pravidla se v rozbalovací šipce u poloţky Podmíněné formátování vybere poloţka Správa pravidel, kde je moţnost vybrat nejenom Upravit pravidlo ale také vytvořit pravidlo nové či jej odstranit Stránka 22 z 24
Dialogové okno pro Úpravu pravidla Dialogové okno pro Nové pravidlo V těchto oknech si vybereme hodnoty, které Nám vyhovují pro náš záměr formátování. 7.3.2 Rozšířené formátování Vyberte oblast buněk v tabulce, kterou chcete zpracovávat. A na kartě Domů v sekci Styl na rozbalovací šipku u poloţky Podmíněné formátování a potom klikněte na poloţku Správa pravidel (Viz obrázek výše Správce pravidel podmíněného formátování). Zobrazí se dialogové okno Správce pravidel podmíněného formátování. Pokud chcete přidat podmíněné formátování, klepněte na moţnost Nové pravidlo. Zobrazí se dialogové okno Nové pravidlo formátování. Pokud chcete změnit/upravit podmíněné formátování klepněte na moţnost Upravit pravidlo a zobrazí se dialogové okno Nové pravidlo formátování a zkontrolujte zdali je vybrán příslušný list nebo tabulka. Potřebujete-li změnit oblast buněk kliknutím na ikonu Sbalit dialog a vyberte novou oblast buněk na listu a klepněte na ikonu Rozbalit dialog. 7.3.3 Nové pravidlo Vyberte oblast buněk v tabulce, kterou chcete zpracovávat. A na kartě Domů v sekci Styl na rozbalovací šipku u poloţky Podmíněné formátování a potom klikněte na poloţku Správa pravidel (Viz obrázek výše Správce pravidel podmíněného formátování). Zobrazí se dialogové okno Správce pravidel podmíněného formátování. Klepněte na moţnost Nové pravidlo a v otevřeném dialogovém okně Nové pravidlo formátování můţeme vybírat mezi různými typy pravidel a jejich moţnosti grafického zobrazení 23
Například máme vybranou moţnost (viz obrázek Nové pravidlo formátování) Formátovat pouze buňky obsahující. A ve spodní části Upravit popis pravidla definujeme to co se bude dít a za jakých podmínek. V poli Formátovat buňky můţeme vybrat, které buňky budou zpracovávány a v následujících polích určit co budou obsahovat nebo čemu se budou rovnat. Např. pro Hodnotu buněk můţeme vybírat moţnosti, jako jsou (je mezi, není rovno, je rovno ) a v dalších polích určujeme hodnoty, se kterými chceme porovnávat. V části náhled pomoci tlačítka Formát následně můţete vybrat formát a design jak se bude vaše políčko zobrazovat při splnění konkrétních kriterií. Stránka 24 z 24