Úprava obchodního dopisu na předtisk dopisního papíru

Transkript

1 Úprava bchdníh dpisu na předtisk dpisníh papíru Centrum pr virtuální a mderní metdy a frmy vzdělávání na Obchdní akademii T. G. Masaryka, Kstelec nad Orlicí

2 Při úpravě dpisů na předtisk navazujeme na celek úprava adres a dvlacích údajů Frmální úprava textu dpisu Celý text dpisu se člení vhdně d dstavců tak, aby jedna myšlenka byla jeden dstavec. V bchdní a úřední krespndenci se pužívá blkvá úprava dstavců všechny řádky jsu zarvnané k levé svislici (d levéh kraje). Řádkvání se pužívá jednduché. Mezi dstavci se vynechává řádek neb se ve frmátu dstavce nastaví mezidstavcvá mezera 12 bdů za entrem. Pravý kraj je nezarvnaný neb se autmaticky zarvnává. Při autmatickém zarvnávání musíme kntrlvat, zda na knci řádku není např. uveden titul a jmén až na dalším řádku, rzdělené datum neb jestli nezůstala na knci řádku neslabičná předlžka s, k, v neb z. Vlastní text dpisu tvří slvení důvd, prč píšeme c ptřebujeme a navrhujeme závěrečná zdvřilstní věta, pzdrav, pdpis, jmén a funkce pracvníka, který dpvídá za správnst dpisu, případně dplněné razítkem. Oslvení Oslvení je prjev zdvřilsti a uvádíme h na začátku dpisu. Mezi heslvitým vyjádřením věci a slvením se vynechávají dva řádky. Oslvení začíná vždy d levé svislice a knčí čárku, vlastní text pak začíná malým písmenem. Mezi slvením a textem se vynechává jeden řádek.

3 Oslvuje se 5. pádem - např. pane Mrávku, pane Dud, nikliv pane Mrávek, pane Duda. Pkud má adresát uvedený titul neb funkci, dáváme ji při slvení přednst a slvujeme nejprve k funkci - např. pane řediteli, paní veducí, ptm teprve i titulu, např. pane inženýre, paní dktrk, apd. Je-li uveden puze jmén a příjmení pracvníka, slvujeme k příjmení, např. pane Petrláku, paní Vyskčilvá, apd. Pkud není v adrese uveden žádné jmén, ani funkce pracvníka, slvujeme becně Vážení přátelé, Vážení bchdní partneři neb puze Vážení. Puze výjimečně slvujeme Vážený pane, Vážená paní. Příklady Vážený pane řediteli. Vážený paní inženýrk, Vážený pane Hvrk, Vážený paní Hrákvá, Vážení bchdní přátelé, Vážení, Text dpisu Pravpis bchdních dpisů a dpisů vůbec upravují Pravidla českéh pravpisu. Způsb psaní znamének, zkratek, závrek, uvzvek, značek, matematických pjmů aj. upravuje platná ČSN Úprava písemnstí psaných strjem neb zpracvaných textvými editry.

4 Pkud jde veliksti písma, nrma dpručuje písm minimálně veliksti 10 až 12 bdů. My dpručujeme písm veliksti 12 bdů. Objí se uvádí jak dpručení, nikliv nařízení. Žádný předpis neupravuje druh písma (fntu). Lze pužívat písm Třes New Rman, Curier New, Arial neb kterékliv jiný fnt, který zbrazuje všechna česká písmena, včetně písmen s háčkem a s částku. Důležité je, aby text byl čitelný. (Nelze tedy pužít např. Wingdings a pdbné typy písma. Obrázky jsu t sice hezké, ale smysl by jednznačně unikl.) Také je dbré pužívat jen ty fnty, které respektují česku interpunkci. Nedpručuje se psát dpisy kurzívu, ta služí ke zvýrazňvání částí textu. Důležitá je stránka stylistická. Je nezbytné vyjadřvat bsah bchdníh dpisu vždy s maximální přesnstí, jasně, srzumitelně a úplně. Stať dpisu se stylizuje výhradně v mnžném čísle. Jedntné čísl se pužívá puze v případě, že pisatelem dpisu je majitel firmy. Frmální hlediska úpravy dpisu jsu uvedena níže (řádkvání, dstavce, kraje, zvýrazňvání textu) Nezapmeňte, že výrazy, které tvří jeden významvý celek, musí být vždy na tmtéž řádku. Jedná se zejména čísla, značky, zkratky titulů, hdnsti apd. V takvých případech se využívá tzv. "pevných mezer" (pmcí kláves Ctrl +Shift + mezerník). Řádkvání Pr bchdní a úřední dpisy se pužívá jednduché řádkvání. Enter pužíváme puze na knci dstavce neb v případě, že chceme nějaku část textu umístit na samstatný řádek. Ptm se vytvří mezidstavcvá mezera, která je nastavena na 12 bdů za entrem. Odstavce Pdle bsahu se text člení d dstavců. Mezi dstavci se vynechává jeden řádek. Míst řádkvání využívejte mezidstavcvé mezery 12 bdů za dstavcem (Frmát Odstavec Mezery - Za:).

5 Odstavce začínají d levé svislice. Může se pužívat tzv. blkvá úprava - pravý kraj je zarvnán "d blku" neb může pravý kraj zůstat nezarvnaný. Začátek dstavců však musí být v celém textu jedntný. Úprava textu d blku se nedpručuje. Při blkvé úpravě dpručujeme pužít funkci "Dělení slv". Nedjde tak ke vzniku velkých mezer mezi jedntlivými slvy na kratším řádku. V textvém editru Wrd se v nižších verzích pužívá příkaz Nástrje - Dělení slv, u Micrsft 2000 příkaz Nástrje - Jazyk - Dělení slv. V prgramu Micrsft Office 2007 zvlíte zálžku Rzlžení stránky, ptm ve Vzhledu stránky zvlíte Dělení slv a vyberete mžnst dělení slv, která vám vyhvuje. Pkud nemáte mžnst nastavit na PC dělení slv budete se muset smířit se zmíněnými většími mezerami neb pužít jinu úpravu dstavců, případně rzdělvat slva ručně. U důležitých údajů lze pužít zvýraznění (tučným neb pdtrženým písmem neb umístěním údaje na samstatný řádek). Příklad Vážení, xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx S pzdravem

6 Okraje Na dpisních papírech s předtištěnými dvlacími údaji je vzdálenst předtisku d levéh kraje papíru 20 mm. Při úpravě dpisu se slupcvými dvlacími údaji umístěnými nalev d adresníh ple a při úpravě s řádkvými dvlacími údaji text adresy i dpisu začíná na stejné svislici jak předtisk. Pravý kraj je rvněž širký 20 mm. Úprava se slupcvými dvlacími údaji umístěnými naprav d adresníh ple se text píše d stejné svislice jak adresa. Pravý kraj je stejně širký. V praxi se předtisk s dvlacími údaji umístěnými naprav d adresníh ple nepužívají. Na pravém kraji se text nezarvnává neb se autmaticky zarvnává d blku. Na pravém kraji by neměla být větší mezera než na 5 písmen. D výrazů, jež nemají být d sebe dděleny při autmatickém lámání řádků, se vkládají pevné mezery (pmcí kláves Ctrl + Shift + mezerník). Zvýrazňvání textu Důležité části textu lze zvýraznit tímt způsbem: umístěním na samstatný řádek změnu řezu písma (tučný tisk, kurzíva) pdtržením změnu velksti písma změnu druhu (fntu) písma psaním verzálkami (velkými písmeny) vlžením d uvzvek prlžením

7 Příklad 1 Na základě Vaší nabídky bjednáváme 10 ks kancelářských židlí, typ ADS28 v barvě šedé. Ddávku pžadujeme d knce tht měsíce, tj. d 30. dubna t. r. Fakturu zaplatíme příkazem k úhradě. Příklad 2 Na základě Vaší nabídky bjednáváme 10 ks kancelářských židlí, typ ADS28 v barvě šedé. Ddávku pžadujeme d knce tht měsíce, tj. d 30. dubna t. r. Fakturu zaplatíme příkazem k úhradě. Příklad 3 Na základě Vaší nabídky bjednáváme 10 ks kancelářských židlí, typ ADS28 v barvě šedé. Ddávku pžadujeme d knce tht měsíce, tj. d 30. dubna t. r. Fakturu zaplatíme příkazem k úhradě.

8 Různé způsby zvýraznění je mžn kmbinvat. V bchdním dpise by neměl být více než dva druhy zvýraznění. Členicí znaménka připjená před/za zvýrazněný text se zahrnují d zvýraznění. Pzdrav Pzdrav se pvažuje za další dstavec. Začíná vždy d stejné svislice jak předcházející dstavce. Od psledníh řádku se dděluje jedním prázdným řádkem. Míst řádkvání můžete vlžit mezidstavcvu mezeru 12 bdů entrem, takže se vytvří za předcházejícím dstavcem dpvídající řádkvá mezera. Závěrečný pzdrav může být sučástí pslední věty neb suvětí. Může být také uveden samstatně. V tm případě h pvažujeme za další dstavec. Za pzdravem neděláme žádné interpunkční znaménk, máme za t, že jeh sučástí je i pdpis, jmén a příjmení, včetně funkce pracvníka, který dpis pdepisuje. Příklady Očekáváme Vaši dpvěď a jsme s pzdravem Těšíme se na další splupráci a jsme s pzdravem S pzdravem

9 Razítk Jestliže se pužije razítk firmy neb úřadu, tiskne se nejméně tři řádky pd text dpisu nad vlastnruční pdpis tak, aby jej nepřekrýval. Tat razítka se většinu pužívají u písemnstí běžnéh charakteru. Kulatá razítka se státním znakem se umisťují na písemnsti trvaléh celrepublikvéh charakteru, dispnvat jím mhu instituce a sby, které k tmu pvěřil stát. K těmt písemnstem patří například všechny typy vysvědčení, rzhdnutí, usnesení vlády, ministerstev a rgánů státní správy. Otiskují se dprstřed pd textvý slupec. Příklad 1 Umístění hranatéh razítka: Razítk (Vlastnruč ní pdpis) Ing. Jindřich Hvrka ředitel Příklad 2 Umístění kulatéh razítka Razítk

10 Pdpis Při pužití blkvé úpravy (dstavce začínají d levé svislice) se pdpis umísťuje rvněž d levé svislice. Mezi textem a dpisem jsu minimálně 3 vlné řádky neb mezidstavcvá mezera 36 bdů Pužijeme-li razítk, je třeba mezeru přiměřeně zvětšit. Pd prstrem pr pdpisy dpvědných pracvníků se vypisuje jejich titul, jmén (nezkráceně), příjmení (neprlženě). Vždy se uvádí napřed jmén a pak příjmení. Na další řádek napíšeme funkci pracvníka, který dpis pdepisuje. Oba údaje jsu umístěny těsně pd sebu pužijeme pr řádkvání Měkký enter, tj. zkratkvá klávesa SHIFT + ENTER. Jsu-li na písemnsti dva pdpisy, pdepisuje se pracvník funkčně vyšší vlev a pracvník funkčně nižší vprav. Jestliže je na písemnsti více pdpisů, umísťují se p dvjicích tři až čtyři řádky pd sebu, eventuální lichý pdpis samstatně dprstřed pd pslední dvjici. Jestliže jsu pracvníci funkčně na stejné úrvni, následují pdpisy za sebu v abecedním přadí. Pkud písemnst pdepisují dvě rganizace, vprav je pdpis té, která dpis vyhtvila. Na rzmnžených písemnstech se pdpis dpvědnéh pracvníka napíše strjem neb vytiskne s pznámku v. r. (vlastní ruku). Nikdy se nerzmnžuje písemnst s vlastnručním pdpisem! Příklad 1 (Vlastnruč ní pdpis) Ing. Jindřich Hvrka ředitel

11 Příklad 2 Bc. Jana Bělhlávkvá, v. r. Příklad 3 (Vl astnruč ní pdpis) Ing. Julie Blánvá ředitelka (Vlastnruč ní pdpis) Jana Audrlická referentka dbytu Parafvání Parafa je zkratka příjmení, v tmt případě pracvníka, který písemnst před jejím desíláním kntrluje. Jestliže dpis stylizval někd jiný než ten, kd jej pdepíše, předlží se mu před pdepsáním ke kntrle a k parafvání. Dpisy se předkládají k parafvání také právníkvi, překladateli apd. Pracvní svji parafu ptvrzuje, že se s bsahem dpisu seznámil a že s ním suhlasí. V případě, že má k některé části dpisu připmínky, pznamená je na kraj dpisu a pracvník, který dpis stylizval, jej musí pravit a dát znvu ke kntrle. Parafují se na levém dlním kraji puze nedesílané kpie, které se zakládají.

12 Příklad H Ing. Jindřich Hvrka Přílhy Upzrnění na přílhy, které se k dpisu přikládají, se uvádí d levé svislice - pd psledním řádkem textu se vynechávají dva až čtyři řádky. Psledním řádkem textu rzumíme vždy pdpis, takže přílhy uvádíme bvykle dva řádky pd pdpisem. Pkud vyjmenujeme přílhy v textu, můžeme uvést puze jejich pčet. Pkud přílhy nejsu v textu uvedeny, jedntlivé přílhy vyjmenujeme pd nadpisem Přílhy: Přílhy se mhu: uvést pčtem, pkud jsu vyjmenvány v textu a lze je zvýraznit, vyjmenvat (při malém pčtu) a každu přílhu je mžn zvýraznit, vyjmenvat pd zvýrazněným nadpisem Přílhy jedntlivé přílhy se již nezvýrazňují. Za nadpisem Přílhy není žádné členící (interpunkční) znaménk. Příklad 1 2 přílhy

13 Příklad 2 Přílhy: Katalg Ceník Příklad 3 Katalg nvých výrbků Rzdělvník Upzrnění, že kpie dpisu byla zaslána někmu jinému na vědmí, se pznamená dle d levé svislice. Nadpis Na vědmí, Rzdělvník neb Kpie lze zvýraznit, nepíše se za ním žádné členící znaménk. Mezi psledním řádkem textu (pdpisem neb přílhami) se vynechají dva řádky. Výčet adresátů se píše pd nadpis Na vědmí: každý adresát na samstatný řádek. U adresátů, kteří jsu zaměstnanci stejné firmy, se mhu uvádět puze jména a příjmení, včetně titulů.

14 Příklad 1 Na vědmí: Městský úřad Kstelec nad Orlicí, Palackéh nám. 38, dbr rzvje města Městský úřad Kstelec nad Orlicí, Palackéh nám. 38, finanční dbr Příklad 2 Na vědmí: Ing. Věra Rzehnalvá Mgr. František Zelenka Něklikastránkvé dpisy Při psaní delšíh dpisu je třeba vždy pamatvat, aby na zaknčení zbyl dst místa, aby vlastnruční pdpis nebyl překryt razítkem, aby se vešly přílhy a rzdělvník. Stránka nesmí knčit nadpisem. Za dstavec před ním vlžíme knec stránky (Vlžit Knec - Knec stránky neb Ctrl +Enter). Začíná-li na knci stránky nvý dstavec, musí bsahvat alespň dvě řádky. Pkud se na stránku vejde puze jeden řádek nvéh dstavce, pět před něj vlžíme knec stránky. Na pslední stránce se píše ještě alespň jeden celý řádek textu krmě pzdravu. Řešíme vlžením knce stránky před pslední dstavec. Pkud je adresa desílatele uvedena v záhlaví dpisu, autmaticky se zbrazí i v záhlaví na další stránce dpisu. Pkud textvý editr neumžňuje psát

15 d záhlaví, je nutné uvést na první řádky další stránky adresu desílatele dpisu. Jestliže je dpis na více než dvu listech, je ptřeba jedntlivé listy d strany 2 číslvat. Čísla stránek umístíme na stránce dle, uprstřed neb na pravé straně. Pdpis nikdy nesmí být na stránce bez části textu

16 Úprava bchdníh dpisu na předtisk dpisníh papíru Centrum pr virtuální a mderní metdy a frmy vzdělávání na Obchdní akademii T. G. Masaryka, Kstelec nad Orlicí Pužitá literatura a zdrje z www stránek: Pjmy z blasti písemné a elektrnické kmunikace, NÚOV - Knůpek J., Ing., Slavíčkvá, Valešvá ČSN Úprava písemnstí psaných strjem neb zpracvaných textvými editry (nvelizace z r. 2002), NÚOV - Knůpek, Slavíčkvá, Valešvá Obchdní krespndence pr střední škly - Fleischmannvá E., Kuldvá O., Šedý R. Obchdní krespndence I. - Štikvá S., Ing. ČSN Dpisní papíry pr bchdní a úřední krespndenci, březen 1998

17