Enterprise Agreement (EA)

Transkript

1 Enterprise Agreement (EA) (úhrada během tří let licence jsu trvalé p sknčení smluvy a zaplacení) C si vyžádat d ddavatele Dklad nabytí licence s následujícími náležitstmi: dběratel/ddavatel, přesná specifikace typu prduktu (verze, edice, jazyk, ), přesná specifikace typu smluvy, pčet licencí a cena, datum. Infrmace licenčních pdmínkách a způsbu pužití prduktů, které jsu zachyceny v dkumentech Užívací práva k prduktům (Prduct Use Rights) a Prduct List a jsu nedílnu sučástí smluvy! Pr pužívání sftwaru v určité verzi platí vždy ty licenční pdmínky, které byly aktuální v čase, kdy zákazník prdukt přídil. Tt ustanvení platí i v případě dwngrade. C a jak dluh archivvat Kpii dkladu nabytí sftwaru a licenční smluvy dpručujeme archivvat v evidenci sftwaru v ddělení IT. Originály nabývacích dkladů je třeba archivvat p celu dbu skutečnéh užívání sftwaru (viz zákn účetnictví, část věnvaná skartaci dkumentů). Likvidační prtkly p vyřazení. Originály datvých nsičů (dpručujeme). Je nutné archivvat všechny dklady nabytí až k prvnímu zdrjvému prduktu. Upzrnění Veškeré účetní pstupy dpručené v tmt dkumentu jsu nastaveny dle českých účetních standardů pr účetní jedntky, které účtují pdle vyhlášky č. 504/2002 Sb., ve znění pzdějších předpisů. Při účtvání nehmtném majetku je nutn respektvat nejen becné předpisy, ale také vnitřní směrnice knkrétní účetní jedntky. Existence vnitřních směrnic je pvinná a navíc může pmci šetřit řadu detailů a knkrétních pdmínek účetní jedntky. Návd uvedený v tmt dkumentu je becný. V případě nejasnstí či výjimek dpručujeme kntaktvat dbrníky na danu prblematiku. Při zpracvání tht materiálu byl čerpán z analýzy účtvání sftwarvých licencí Micrsft, připravenéh splečnstmi KPMG, ATERRA ADVISORY a DAQUAS. Tent materiál není závazným předpisem, ani návdem, puze pskytuje infrmace pr snazší rientaci v dané prblematice. Výjimky, změny licenční plitiky, nvé prdukty či nvé licenční mdely mhu situaci, ze které tent materiál vychází, změnit. Infrmace uvedené v tmt materiálu nejsu vyčerpávající, jsu

2 puze infrmativní, nemají vztah k jakékliv knkrétní situaci a mhu pdléhat změnám. Splečnst Micrsft nedpvídá za bsah tht materiálu, za interpretaci jakýchkli částí tht materiálu ani za jakékliv právní ani faktické následky užití či jiné implementace tht materiálu či infrmací v něm bsažených. Splečnst Micrsft nedpvídá za jakukliv případnu škdu, která může vzniknut v suvislsti s užitím tht materiálu či infrmací v něm bsažených, ani za jakékli jiné následky suvisející s užitím tht materiálu či infrmací v něm bsažených. Splečnst Micrsft není autrem tht materiálu a nebude zdpvídat jakékli dtazy týkající se tht materiálu a infrmací v něm bsažených. Ve vztahu k užití a interpretaci tht materiálu a infrmací v něm bsažených se prsím bracejte na zpracvatele snvy tht materiálu Daňvé ddělení KPMG Česká republika ( neb na zpracvatele knečné pdby tht materiálu splečnst ATERRA ADVISORY s.r.. ( a DAQUAS spl. s r.. ( Pradenské služby mhu být zpplatněné pdle pdmínek knzultačních splečnstí. Vždy pak dpručujeme splupracvat s kvalifikvanými dbrníky na tázky licenčních pdmínek, správy sftwarvých aktiv (Sftware Asset Management, SAM) a účetní a daňvé tázky.

3 Jak zaúčtvat přízení licence Tent licenční mdel umžňuje nabyvateli užívat p dbu trvání smluvy (36 měsíců) sftware s tím, že licence se stává trvalu p úplném dplacení a uplynutí dby, na kteru byla smluva uzavřena (pdle kamžiku, který nastane pzději). Při tevření smluvy a při každém rčním výrčí se stanví rzsah prduktů (při výrčí lze zvyšvat) a stanví se platba na následující bdbí. Platba za jedntlivá bdbí se bude účtvat d nákladů na příslušné účty 51 Služby, přičemž částky je nutn časvě rzlišit na příslušné měsíce. P uknčení smluvy jsu trvalé licence zařazeny d pdrzvahvé evidence. Pkud jsu vynalženy náklady na pravy a údržbu licence, účtují se na příslušný účet skupiny 51 Služby. Prnajaté licence dpručujeme evidvat v perativní evidenci, a t hlavně z důvdu uznatelnsti nákladů na údržby. Pr tyt účely je mžn využít evidenci IT ddělení, vedenu z důvdů prkazvání legality sftware a evidence jedntlivých instalací. Není nutn vést takvu evidenci samstatně/dděleně. Zvláštní pzrnst je však třeba věnvat časvému rzlišení, aby náklady vynalžené účetní jedntku na prnájem sftwaru byly vykázány ve správném účetním bdbí, za které jsu placeny. K časvému rzlišení bude třeba využít účet 381 Náklady příštích bdbí. Pkud je účtván měsíčně, je časvé rzlišení bezpředmětné. Náklady na SA jsu rvněž účtvány časvě rzlišeně na příslušné účty skupiny 51 Služby Ocenění Z hlediska majetku nedchází k žádnému ceňvání, p uplynutí smluv je práv zařazen d pdrzvahvé evidence. Účetní dpisy licence Účetní jedntka nedepisuje, výdaje za prnájem jsu prmítnuty přím v nákladech. Daňvé dpisy licence Účetní jedntka neeviduje žádné daňvé dpisy. Náklady jsu vykazvány v plžce služby. UPGRADE technické zhdncení licence Vzhledem k licenčním mdelům splečnsti Micrsft je mžný puze upgrade desktpvéh peračníh systému, který připadá v úvahu puze v ceně d Kč, prt jej dpručujeme účtvat přím ve prspěch nákladů účty skupiny 51 Služby. Knkrétní pstup musí stanvit vnitřní směrnice. Jak zacházet s licencemi CAL CAL (Client Access License) je licence klientskéh přístupu, která pravňuje uživatele neb zařízení k přístupu na daný server či více shdných serverů (detaily viz licenční smluva). Pkud je CAL získána v rámci servervé licence, není samstatně ceňvána a pvažuje se za vlastnst tét licence.

4 Pkud je CAL kupvána samstatně, pvažuje se za samstatnu licenci každá CAL jedntlivě. V praxi není mžné dsáhnut situace, kdy by CAL měla hdntu vyšší než Kč, prt se licence depisuje samstatně přím d nákladů ve prspěch účtů skupiny 51 Služby. Údržba a pravy se rvněž účtují na účty skupiny 51 Služby. Upgrade CAL je účtván na účty skupiny 51 Služby, nebť jeh cena nikdy nepřesáhne Kč. Licence CAL dpručujeme evidvat v perativní evidenci, a t hlavně z důvdu znatelnsti nákladů na údržby. Pr tyt účely je mžn využít evidenci IT ddělení, vedenu z důvdů prkazvání legality sftwaru a evidence jedntlivých instalací. Není nutn vést takvu evidenci samstatně/dděleně. Sftware Assurance (SA) Jedná se pplatek, který zajistí příjemci přístup k různrdé nabídce dplňkvých služeb k efektivnějšímu užívání sftwaru Micrsft. Nejznámější z nich je práv přejít na nvější verzi prduktu, avšak puze v případě, že tat nvá verze bude v průběhu platnsti SA vydána. Zárveň SA bsahuje další služby stanvené dle rzsahu licencí, ke kterým je SA přizvána. Z tht důvdu se nejedná upgrade sftwaru, ale službu, která bude účtvána na příslušné účty skupiny 51 Služby. Zvláštní pzrnst je však třeba věnvat časvému rzlišení, aby náklady vynalžené účetní jedntku na SA byly vykázány ve správném účetním bdbí, za které je SA placena. K časvému rzlišení bude třeba využít účet 381 Náklady příštích bdbí. Např. SA na bdbí červenec červen bude účtvána 6 měsíců na 51x, 6 měsíců na 381 Náklady příštích bdbí. Účet 381 Náklady příštích bdbí bude rzpuštěn d nákladů v následujícím účetním bdbí. Převd licence na další subjekt Pkud djde k rzdělení neb změně právní subjektivity rganizace, je mžné licenci převést na nástupnický subjekt. Vždy je třeba získat suhlas splečnsti Micrsft. S převdem vám chtně pradí inflinka na čísle , czinf@micrsft.cm. Převd licence znamená faktické přepsání licenční smluvy z půvdníh nabyvatele na nvéh. Vyřazení licence Vzhledem k tmu, že majetek je evidván puze v pdrzvahvé evidenci, bude vyřazena puze zde. V účetnictví se vyřazení nijak neprjeví. Účetní jedntka je pak pvinna nehmtný majetek (licenci, sftware apd.) zcela dstranit, ppřípadě smazat, včetně případných zálžních kpií, aby licence nemhla být v rámci splečnsti nadále pužívána. Záznam pužívání a prtkl vyřazení licence dpručujeme archivvat v evidenci sftwaru v ddělení IT. Mžnsti afilací U uvedenéh licenčníh mdelu je zárveň mžn přizvat licence pr afilace, tj. dceřiné neb sesterské firmy, pkud vyhvují definici afilace uvedené ve smluvě. V takvém případě rzhdně dpručujeme náklady spjené s licenčním pkrytím přenést na příslušné splečnsti, a t buď samstatně, neb ještě lépe v rámci balíku ceny za správu IT. Mžnsti přechdu na jiný licenční mdel Licence získané ve smluvě Enterprise Agreement (EA) jsu trvalé, další nákupy se mhu dehrát jakýmkli způsbem (nejen EA). Při prdlužvání platby za Sftware Assurance (na knci smluvy) lze

5 pkračvat smluvu Select, Open License neb pět tříletu smluvu Enterprise Agreement či Open Value, kde se platí vždy SA na 1 rk.

6 Užitečné tipy Přehled svých licencích najdete na Máte zde také mžnst stáhnut instalace a získat prduktvé klíče ke své licenční smluvě. S vašimi dtazy k licencím vám chtně pradí v Zákaznickém centru splečnsti Micrsft (tel.: , czinf@micrsft.cm).