Řízení získané hodnoty v podnikové informatice

Transkript

1 Řízení získané hdnty v pdnikvé infrmatice Jan Pur katedra infrmačních technlgií, VŠE Praha pur@vse.cz Abstrakt: Řízení výknnsti pdnikvé infrmatiky (IT perfrmance management, IT PM) je zalžen na becném knceptu řízení výknnsti zahrnujícíh integraci manažerských metd, pdnikvých prcesů, metrik a analytických aplikací. Článek je zaměřen na dvě z těcht metd, které jsu v sučasnsti čast publikvány a diskutvány a které tvří neb mhu tvřit sučást již zmíněnéh knceptu. Jsu t metdy EVM (Earned Value Management) a její rzšíření, tj. PBEV (Perfrmance Based Earned Value) které byly publikvány např. Peterem Slmnem a Ralphem Yungem. Článek charakterizuje jejich základní principy a způsb využití v kntextu řízení výknnsti pdnikvé infrmatiky. Klíčvá slva: Perfrmance-Based Earned Value, PBEV, Earned Value Management, EVM, řízení prjektů, Prject Management, PM, pdnikvý prces, Key Perfrmance Indicatr, KPI, Crprate Perfrmance Management, CPM, business intelligence. Abstract: IT perfrmance management (IT PM) is based n the general cncept f perfrmance management including the integratin f managerial methds, prcesses, metrics and analytical applicatins. The paper is aimed at tw f the mst published and discussed methds included in the mentined cncept. These are Earned Value Management (EVM) and its enhancement called Perfrmance Based Earned Value (PBEV) published e.g. by P. Slmn and R. Yung. The paper discusses sme basic principles and sme pssible appraches t the use f the mentined methds in the cntext f IS/IT management. Key Wrds: Perfrmance-Based Earned Value, PBEV, Earned Value Management, EVM, Prject Management, business prcess, Key Perfrmance Indicatr, KPI, Crprate Perfrmance Management, CPM, business intelligence. Metda řízení získané hdnty (Earned Value Management, EVM) patří k metdám využívaným zejména v blasti řízení infrmatických i neinfrmatických prjektů. Metda získané hdnty na základě výknu (Perfrmance-Based Earned Value, PBEV) je rientvána rvněž d blasti prjektvéh řízení. Na druhé straně, jak bude patrné z dalšíh textu, jejich užití může tvřit sučást celéh systému řízení pdnikvé infrmatiky a její výknnsti. Je tedy užitečné je chápat jak sučást knceptu IT PM (IT Perfrmance Management). Smyslem tht článku je upzrnit na některé charakteristiky těcht metd, které se v literatuře již relativně čast presentují, jak na příklad (Budd, Budd, 2005, Slmn, Yung, 2007, Varian a kl., 2004, Webb, 2005 a další). SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/2009 7

2 Jan Pur 1. EVM a PBEV, základní charakteristiky Řízení získané hdnty (Earned Value Management, EVM) představuje základ nárdníh standardu USA značenéh jak Earned Value Management Systems (EVMS) a definvanéh v rámci PMBOK (Prject Management Bdy f Knwledge). PBEV (Perfrmance-Based Earned Value) pak znamená rzšíření tht standardu nvé principy a přístupy rientvané zejména na prvázání prjektvých nákladů, sptřeby času a prti tmu dsahvané technické, resp. funkční výknnsti prduktu neb řešení (viz další text). EVM je deklarvána jak metda, resp. nástrj pr řízení prjektů sledující bjem práce a sptřebvanéh času na prjekt, výši prjektvých nákladů a analyzující některé výknvé charakteristiky prduktu. Hlavní důraz je však zde kladen na bjem dvedené práce. V prvnání s metdu PBEV je však menší pzrnst věnvána kvalitě řešení a výslednéh prduktu. EVM je pstavena na definvané struktuře prjektvých prací, struktuře výsledných prduktů a rganizačních jedntkách přestavujících celkvu rganizaci prjektu. Na druhé stran pracuje také se systémem metrik. Pužité strukturální jedntky i metriky dpvídají standardům Prject Management Bdy f Knwledge (viz PMI, 2004). Obrázek 1 zachycuje hlavní sučásti EVM ve vzájemných vazbách, tak jak vyplynuly z výše uvedené literatury (např. Slmn, Yung, 2007). S hledem na vyšší přesnst vyjádření jsu jedntlivé struktury a jejich prvky pnechány v půvdní anglické terminlgii. Pr strukturu výslednéh prduktu je zde pužit termín PBS (Prduct Breakdwn Structure), pr strukturu prjektvých prací termín WBS (Wrk Breakdwn Structure) a pr rganizační strukturu prjektu termín OBS (Organizatinal Breakdwn Structure). Metda je charakterizvaná jak prduktvě rientvaná, t znamená, že je primárně dvzená d struktury výslednéh prduktu, tedy jedntlivých sftwarvých mdulů, kmpnent apd. T umžňuje ptřebnu transparentnst prjektvých prací a jejich řízení na ptřebné úrvni granularity. Jedntlivé prjektvé úlhy, resp. jedntky (Wrk Packages) jsu vázány na jasně definvané sučásti výslednéh prduktu. CA (Cntrl Accunt) představuje vazbu mezi strukturu pracvních úlh a rganizační strukturu, resp. rganizačními jedntkami. Každá CA má přiřazenéh pracvníka s definvanu zdpvědnstí, tzv. CAM (Cntrl Accunt Manager). Ten pr každu jedntku CA zpracvává pracvní specifikaci úlhy, tj. SOW (Statement f Wrk) určující rzpčet a harmngram řešení úlhy, a t na nejnižší úrvni pracvních jedntek umžňující již zmíněnu transparentnst plánvání úlh vyjádřenu v plánvacích jedntkách (Planning Packages). Uvedené tři struktury jsu pak vzájemně prvázány, přičemž těmi základními integrujícími jedntkami jsu právě pracvní jedntky (Wrk Packages), na které jsu navázány plánvací jedntky (Planning Packages) a sučásti prduktu (Wrk Prducts), viz brázek 1. 8 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/2009

3 Řízení získávané hdnty v pdnikvé infrmatice Prduct Prject Organizatin PBS Prduct Breakdwn Structure WBS Wrk Breakdwn Structure OBS Organizatinal Breakdwn Structure CA Cntrl Accunt SOW Statement f Wrk CAM Cntrl Accunt Manager Wrk Prducts Wrk Prduct WP Wrk WPPackages Wrk Package Planning Packages Wrk Prduct Base Measure PMB Perfrmance Measurement Baseline MR (Management Reserve) Obrázek 1: Základní sučásti EVM a jejich vztahy (Zdrj: autr) Další sučástí metdy EVM je základ pr měření výknu v rámci prjektu a jeh výstupů, tzv. PMB (Perfrmance Measurement Baseline). K tét sučásti celé metdy se vrátíme v suvislsti s metrikami uplatňvanými v metdách EVM a PBEV. 2. Principy EVM a PBEV Metda EVM je pstavena na 7 základních principech, a t: 1. Plánuj veškeré pracvní úkny nutné pr dknčení a kmpletaci prduktu. 2. Rzděl celý bjem práce až na dílčí úlhy, které mhu být přiřazeny zdpvědnému pracvníkvi neb rganizační jedntce pr sledvání plnění technických, časvých a nákladvých cílů. 3. Prvaž časvé a nákladvé cíle prací na prjektu s principy měření výknu, čímž bude mžné měřit a psuzvat dsažené výsledky. 4. Využívej skutečné sptřebvané a evidvané náklady pr hdncení vyknané práce. 5. Vyhdncuj dsažené výsledky na úrvni pracvních jedntek. 6. Analyzuj významné dchylky d plánu a dhadů, resp. předpvědí a vlivy, které zde půsbí, zpracuj dhady hdnt pr finální řešení zalžené na psuzení bjemu práce a pžadvanéh výknu. 7. Využívej infrmací dpvídajících EVMS standardu v prcesech řízení firmy. SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/2009 9

4 Jan Pur Metda PBEV jak rzšíření EVM, resp. EVMS frmuluje další 4 principy řízení, a t: 1. Zabuduj pžadavky na výsledný prdukt neb řešení a kvalitativní charakteristiky d plánu prjektu. 2. Specifikuj výkn prti pžadavkům na prdukt, včetně plánvané kvality jak základ pr měření získané hdnty (earned value). 3. Integruj řízení rizik s řízením získané hdnty (risk management s earned value management). 4. Mdifikuj pužití EVM pdle specifikvaných rizik. Každý z výše uvedených principů je v metdě PBEV knkretizván sadu direktiv (guidelines), které přesněji definují ptřebné aktivity pr naplnění specifikvanéh principu. Jak příklad je pužit princip Zabuduj pžadavky na výsledný prdukt neb řešení a kvalitativní charakteristiky d plánu prjektu, k němuž jsu definvány následující direktivy (Slmn, Yung, 2007): Definuj pžadavky na prdukt a alkuj je na jedntlivé kmpnenty prduktu. Udržuj busměrné sledvání (bidirectinal traceability) pžadavků na prdukt a kmpnenty prduktu mezi plánem prjektu pracvními jedntkami (wrk packages), plánvacími jedntkami (planning packages) a výslednými prdukty. Identifikuj změny, které musí být prvedeny v plánech prjektu, pracvních jedntkách, plánvacích jedntkách a vlastním prduktu vyplývající ze změn pžadavků na prdukt. PBEV bsahuje pr každu definvanu direktivu specifikaci mžných zdrjů, nejlepších praktik a dpručení. Tímt způsbem jsu ppsány uvedené veškeré principy, cž vytváří z PBEV kmplexní a knsistentní metdu pstihující nejen kvantitativní, ale i kvalitativní charakteristiky prjektů a jejich výsledných řešení. Je patrné, že PBEV frmuluje nvé principy vzhledem k EVM v pněkud širším smyslu, zahrnuje jasně definvaná kritéria úspěšnsti řešení zalžená na systému metrik (viz dále), které se sledují a vyhdncují během jedntlivých milníků prjektu. Pr PBEV je navíc charakteristické, že kvalitativní charakteristiky a parametry jsu významnější, než všechny statní. Pdstatnu sučástí PBEV je řízení rizik, identifikující mžné chyby a prblémy v harmngramu a rzpčtu prjektu. Pkud shrneme základní charakteristiky metdy PBEV, pak dle (Slmn, Yung, 2007) jsu t: Plán je definván primárně pžadavky na prdukt nikli na bjem prací. Získaná hdnta (earned value) je zalžena na technické úrvni a kvalitě řešení. Technický výkn je determinván naplněním technických kritérií a jejich vyhdncením. Metda PBEV navíc: Respektuje standardy a mdely systémvéh inženýrství, sftwarvéh inženýrství a řízení prjektů. Pskytuje sfistikvané plánvání pracvních úlh. 10 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/2009

5 Řízení získávané hdnty v pdnikvé infrmatice Umžňuje kvalitní analýzy dchylek a variant řešení. Nabízí jednduchý a nákladvě nenárčný přístup. Umžňuje flexibilitu řízení z hlediska rzsahu a kmplexity vzhledem k vyhdncení rizik. Integruje aktivity řízení rizik se systémem měření výknu (Perfrmance Measurement Baseline, PMB). Metda je pužitelná ve vazbě s jinými mdely a metdami řízení, včetně agilních metd a metdik. Všechny uvedené principy, direktivy i charakteristiky metdy PBEV, resp. EVM se prmítají d pdnikvých prcesů, které pdprují, d systému metrik a v rámci th KPI (Key Perfrmance Indicatrs) a dkumentů, které se v řídících prcesech a aktivitách využívají. 3. Prcesy a metriky EVM a PBEV metdy se standardně váží k pdnikvým prcesům, včetně prcesů řízení infrmatiky, jak ukazuje brázek 2 v dalším textu. PBEV, s hledem na jejich význam v kntextu celéh řešení, specificky definuje vybrané prcesy, a t v návaznsti na standard IEEE Std TM -2005: IEEE Standard fr Applicatin and Management f the Systems Engineering Prcess. Jde tyt prcesy: Prces analýzy pžadavků. Prces validace pžadavků. Prces funkční verifikace řešení pžadavků. Je zřejmé, že specifikaci pžadavků na prdukt a jejich řízení se v metdě PBEV věnuje klíčvá pzrnst. K nim se vrátíme v další části příspěvku. EVM a PBEV zahrnují vedle prcesů i systém metrik značvaný jak Perfrmance Measurements Baseline (PMB). PMB je de fact dsuhlasený plán prjektu, který v sbě integruje parametry a metriky rzsahu a kvality řešení, harmngramu, časvé nárčnsti a nákladů na prjekt. Základní strukturu nejpdstatnějších parametrů a metrik dkumentuje následující schéma, přičemž i na tmt místě je s hledem na přesnst využita půvdní anglická terminlgie. SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/

6 Jan Pur WP Wrk Packages BCWS time thased Budgeted Cst fr Wrk Scheduled EV Earned Value AC Actual Csts BAC Budget atcmpletin EAC Estimate at Cmpletin SV = EV - BCWS Cumulative Schedule Variances CV = EV - AC Cumulative Cst Variances CPI Cst Perfrmance Index CPR Cntract Perfrmance Reprt Obrázek 2: Schéma struktury metrik v EVM (Zdrj: autr) Výchzí jedntku pr další využití metrik je pracvní jedntka (wrk package). Na tét jedntce jsu pstaveny další metriky neb jejich sady. Jednu z nich jsu rzpčtvané náklady na prjektvé práce v rzdělení pdle jedntlivých fází prjektu (Budgeted Cst fr Wrk Scheduled, BCWS). V průběhu realizace prjektu se sledují skutečné aktuální náklady (Actual Cst, AC), a hdnta prací a prduktů, které byly reálně vyknány značvaná právě jak získaná hdnta (Earned Value, EV). BCWS, skutečné náklady a získaná hdnta jsu základní metriky pr analýzy dchylek (variance analysis) pr identifikaci situací a blastí, kde se realita liší d plánvaných neb rzpčtvaných hdnt. Využívají se dvě metriky pr sledvání dchylek, a t:: Kumulativní dchylky nákladů (Cumulative Cst Variances): CV = EV AC - prblém nastává, jestliže skutečné náklady realizvaných prací překrčí plánvané náklady. Kumulativní dchylky rzvrhu (Cumulative Schedule Variances): SV = EV BCWS - prblém nastává, jestliže plánvaná hdnta realizvaných prací je vyšší než získaná hdnta. Všechny základní i kalkulvané metriky se sumarizují pdle pracvních jedntek (wrk packages) d dkumentu značvanéh jak kntrlní reprt výknu (Cntrl Perfrmance Reprt, CPR). Ten zahrnuje vedle již zmíněných metrik i např. index nákladů a výknů (Cst Perfrmance Index, CPI). Je vyjádřen následující frmulí: CPI = EV / AC Příklad dkumentu CPR je uveden v tabulce SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/2009

7 Řízení získávané hdnty v pdnikvé infrmatice WBS BCWS EV AC SV CV CPI 1 DWH úv. studie DWH analýza DWH návrh 3.1 analýza pžad dimen. mdel Ttal Tabulka 1: Příklad CPR Otázku zůstává, jak určvat získanu hdntu, tedy earned value. Metda PBEV nabízí něklik mžnstí. Jednu z těch nejvýznamnějších je dvzvat ji d naplnění uživatelských pžadavků na cílvý prdukt. Určvání pžadavků je v tét metdě věnván značný prstr, jak byl patrné již z definice vybraných prcesů. Předpkládá, že pžadavky mají relativně přesnu funkční a technicku specifikaci, jsu alkvány na jedntlivé části prduktu (sftwarvé mduly, kmpnenty, jejich funkcinalitu). Jsu zde rvněž přesně definvány stavy, v nichž se pžadavky v průběhu řešení prjektu mhu nacházet. Na tmt místě uvádíme puze pr rientaci puze jejich základní přehled: 1. pžadavek je definván, 2. je prvedena prvtní validace pžadavku, tj. zda má smysl, zda zapadá d celkvé kncepce řešení, 3. jsu definvány a vybrány metdy pr verifikaci splnění pžadavku (s cílem zajistit c nejvyšší kvalitu testvání a věření správné realizace pžadavku), 4. pžadavek je schválený, dsuhlasený, 5. pžadavek je alkván na příslušnu část řešení systému, jednh neb více zadavatelů a cílvých uživatelů, 6. pr pžadavek je připraven verifikační dkument a testvací prcedura, 7. je připraven návrh řešení pžadavku, 8. řešení pžadavku je implementván, 9. řešení pžadavku je testván, 10. řešení pžadavku je verifikván. Jedntlivým pžadavkům je přiřazena čekávaná hdnta, kteru jeh realizace má přinést (business value) a váha v rámci celéh prjektu neb řešení, nebť všechny pžadavky nejsu stejně významné. Na základě takt stanvené business hdnty vynásbené pčtem alkvaných zadavatelů (uživatelů se stejným pžadavkem) a přepčtené běžným způsbem pdle stanvených vah se určuje získaná hdnta pr daný pžadavek. Jejich sumarizaci se pak zjišťuje získaná hdnta pr jedntlivé části řešení prjektu. Případně se prvádí analýza pdle dpvídajících pracvních jedntek, t znamená lze zjišťvat jejich příns pr výsledný prdukt a tedy i jejich efektivnst. 4. Užití v IT PM V sučasné dbě je k dispzici celá řada mdelů a metd pr řízení pdnikvé infrmatiky a její výknnsti. Jedním z těcht mdelů je ITGPM (viz Vříšek a kl., 2008, Pur, 2008) rientvaný na řízení výknnsti pdnikvé infrmatiky a SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/

8 Jan Pur zalžený na základních principech řízení výknnsti firmy - Crprate Perfrmance Management, CPM (např. Scheer a kl., 2005). Celkvé schéma mdelu ITGPM se zakmpnvanými metdami EVM a PBEV a jejich sučástmi demnstruje brázek 3. V návaznsti na předchzí schémata je rvněž pnechán v anglické terminlgii. Methds and methdlgies f IT perfrmance management BSC: Balanced Screcard (gals definitin) PBEV: Perfrmance Based Earned Value EVM: Earned Value Management ABC: Activity Based Csting IT mng. prcesses Cre prcesses Supprt Managerial Strategic Level: IS/IT Strategic Management Tactical Level: IS/IT Planning, Prjects Definitins and Systems Integratin Service Level Management Surces Management SLA, Vendr Management Finance, Staff, Custmer Relatinships Data, ICT Operatinal Level: Prject Management Operatins Management IT Perfrmance metrics KGI Key Gal Indicatrs KPI: Key Perfrmance Indicatrs EV: Earned Value Metrics IT Perfrmance Applicatin: Plans. Budgets, Financial Reprting Cst and Benefit Analysis Analysis f Perfrmance Based Earned Value Prfitability Mdelling Dashbards, Screbards,, Obrázek 3: Schéma IT Perfrmance Management s integrvanými prvky PBEV (Zdrj: autr) Využití metd EVM a PBEV a jejich sučástí v mdelu řízení výknnsti ITGPM přináší následující efekty: PBEV přináší nvu sadu metrik rientvaných na řízení kvality a výknnsti (jak byl uveden výše, plus celu řadu dalších), které nemusí být využity puze v blasti řízení prjektů, ale i v dalších blastech řízení infrmatiky, jak ukazuje brázek 3. Obdbně, jak v předchzím bdě, definvané a uvedené principy EVM a PBEV mhu být efektivně využity nejen v prjektvém managementu, ale i v řízení infrmatických služeb, řízení datvých a technlgických zdrjů a dalších. Principy a direktivy PBEV (viz výše uvedené příklady) znamenají pdstatný zdrj pr invace již existujících prcesů a s nimi spjených metrik. Prcesy a metriky definvané v rámci EVM a PBEV přinášejí nvé pžadavky na řešení analytických aplikací v rámci mdelů řízení výknnsti, včetně ITGPM. 14 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/2009

9 Řízení získávané hdnty v pdnikvé infrmatice PBEV a EVM respektují světvě uznávané základní i de fact standardy (PMI, PMBOK, CMMI a další). Tyt standardy musí respektvat i mdely typu IT PM a musí být s nimi knsistentní. Je zřejmé, že integrace metd EVM a PBEV d mdelů CPM a IT PM, bdbně jak v případě jiných takvých metd např. Balanced Screcard neb Activity Based Csting, není nic mimřádnéh a představuje naplňvání becnéh knceptu řízení výknnsti, jak byl definván splečnstí Gartner. Jde jen t, systematicky je využít a efektivně prvázat na kmplexní, splečnu základnu prcesů, metrik a analytických aplikací. 5. Závěr Na závěr lze knstatvat, že řešení typu CPM a IT PM jsu zaměřeny na pstupné rzšiřvání a integraci různých manažerských metd, prcesů, metrik a aplikací nvé metdy a přístupy. Metdy EVM i PBEV je třeba v rámci těcht řešení respektvat a začlenit je d nich. Krmě th je jim účelné věnvat dpvídající pzrnst, a t i díky jisté ppularitě a zvýšenému zájmu v různých publikacích a praxi (viz např. již zmíněné (Budd, Budd, 2005, Slmn, Yung, 2007, Varian a kl., 2004, Webb, 2005 a další). Literatura 1. Budd, Ch., I., Budd, Ch., S.: A Practical Guide t Earned Value Prject Management. Vídeň, Management Cncepts Pur, J.: Perfrmance and Effects f Crprate Infrmatics. Jindřichův Hradec, IDIMT PMI (Prject Management Insitute): A Guide t the Prject Management Bdy f Knwledge. 3 rd Ed., Scheer, A-W. and thers: Crprate Perfrmance Management. Saarbrucken, Springer Slmn, P., Yung, R.: Perfrmance-Based Earned Value (Practitiners). New Jersey, Jhn Wiley and Sns Varian, H., R., Farrell, J., Shapir, C.: The Ecnmics f Infrmatin Technlgy: An Intrductin (Raffaele Mattili Lectures), Cambridge, Cambridge University Press Učeň, P.: Metriky v infrmatice. Praha, Grada Vříšek, J. a kl.: Principy a Mdely v řízení pdnikvé infrmatiky. Prague, Oecnmia Webb, A.: Using Earned Value: A Prject Manager s Guide. Burlingtn, Gwer Příspěvek je zpracván jak jeden z výstupů výzkumných prjektu Mdel vztahu mezi výknnstí pdnikání, účinnstí pdnikvých prcesů a efektivnstí pdnikvé infrmatiky registrvanéh u Grantvé agentury České republiky pd evidenčním číslem a s pdpru grantů GAČR 402/05/2210 a MŠMT výzkumná centra 1M SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/

10 Jan Pur 16 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/2009